Грамотное общение с кандидатами из базы – рассматривают ли они предложения;

1. грамотное общение с кандидатами из базы – рассматривают ли они предложения;

2. грамотное приглашение на собеседование.

Анализ эффективности работы менеджеров и ассистентов по данным показателям выявил существенные отличия эффективности работы Ассистента 1 от показателей других сотрудников ООО «Best Personal» (таблица 5, 6).

Таблица 5

Доля кандидатов из старой базы данных ООО «Best Personal», рассматривающих предложения о смене работы

Таблица 6

Доля соискателей, пришедших на собеседование, из приглашенных

В столбце D таблицы 7 представлены те результаты, которые могли бы быть, если бы эффективность работы Ассистента 1 была бы не ниже эффективности остальных сотрудников ООО «Best Personal».

Таблица 7

Статистика по закрытым вакансиям

Приравняем итоги деятельности по приглашению соискателей на собеседования и по обзвону кандидатов из базы данных ООО «Best Personal» к итогам деятельности по тем же позициям Менеджера 1, как к наиболее низким, но близким к остальным результатам.

* Количество соискателей, приглашенных и пришедших на собеседование = (86,3% + 87,5% + 86,3% + 88,6% + 89,6%)/5 = 87,6%

* Количество обзвоненных кандидатов из старой базы данных, рассматривающих предложения = (27,8% + 28,1% + 27,8% + 32,3% + 32,1%)/5 = 29,62%

В результате недостаточной эффективности работы ассистента 1 с соискателями, выручка ООО «Best Personal» сократилась почти на 200000 руб. в год (7716471,93-7522347,00=194124,93 руб.).

Организационная культура ООО «Best Personal»предусматривает:

1. представительная внешность, стиль одежды – деловой;

2. график работы;

2.1. ассистенты работают строго с 9.30;

2.2. менеджера при системе оплаты с процентной составляющей 15% или 35% могут передвигать начало и конец рабочего дня, при соблюдении 8-ми часового рабочего дня;

2.3. переработки приветствуются, но не оплачиваются;

2.4. менеджера при системе оплаты с процентной составляющей 25% сами определяют начало и конец рабочего дня;

3. отношения между сотрудниками дружеские;

4. обучение сотрудников вне организации приветствуется, возможно незначительное сокращение рабочего дня при выполнении объема работы;

5. при отсутствии на работе по объективным причинам до нескольких часов, нет вычетов из зарплаты;

6. развитие сотрудников внутри компании приветствуется и поощряется;

7. отмечаются дни рождения и основные общепринятые праздники.

12. Рекомендации повышения эффективности кадрового менеджмента ООО «Best Personal»

Разработка стратегии деятельности ООО «Best Personal»

Для повышения эффективности кадрового менеджмента необходим комплексный подход к персоналу организации. До настоящего времени многим направлениям кадрового менеджмента в ООО «Best Personal» не уделялось достаточного внимания.

Для того, чтобы повысить эффективность деятельности ООО «Best Personal», необходимо выбрать четкую стратегию в отношениях с персоналом рекрутинговой организации. На жизненном цикле роста организации, приоритетным направлением стратегии ООО «Best Personal» должно быть качественное совершенст­вование конкретного вида бизнеса. Работники должны восприни­маться как профессионалы не только по своей специальности, но и в данной сфере бизнеса. Обязанности каждого сотрудника должны соответствовать его профессиональному уровню.

При разработке стратегии кадрового менеджмента следует выбрать следующие приоритеты:

1. высокий уровень оплаты труда;

2. преобладание положительных форм стимулирования по сравнению с методами отрицательной мотивации;

3. выбор внутрифирменного типа организационной коммуникации «единая семья», близкие внутрифирменные отношения, приверженность работника к единым ценностям и нормам является более важной, чем его квалификация (в основном касается ассистентов);

4. при подборе персонала для своих нужд предпочтение отдается найму из внутренних источников, к кандидатам из внешних источников предъявляется широкий перечень требований;

5. гибкая организация труда, взаимозаменяемость работников, неформальные отношения;

6. замена дисциплинарного контроля деятельности персонала регулярными отчетами результатов деятельности каждого сотрудника.

В кадровой политике следует акцентировать внимание на удержание существующих специалистов, т.к. сотрудники в данном случае являются основным активом компании. В зависимости от жизненных приоритетов сотрудников можно разработать несколько наиболее эффективных подходов кадрового менеджмента. Поскольку кадровый состав ООО «Best Personal»отличается значительной стабильностью, основные усилия должны направляться на максимально полное использование возможностей и способностей кадров. Набор персонала осуществляется по мере необходимости, в основном в связи с расширением организации.

Необходимо создать специальный документ «Кадровая политика», отражающий следующие моменты:

1. значимость персонала организации;

2. индивидуальный подход к каждому сотруднику (система мотивации, график работы);

3. возможность варьировать время отпускного периода;

4. наличие полностью официальной зарплаты;

5. возможность карьерного роста;

6. возможность обучения сотрудников внутри компании;

Информацию по кадровой политике необходимо разместить на официальном сайте организации для осведомления потенциальных сотрудников организации. Параметры кадровой политики являются для большинства потенциальных сотрудников существенным конкурентным преимуществом на рынке труда. Высокий имидж на рынке труда является очень существенным. При определенных обстоятельствах, соискатели готовы работать в престижных компаниях на менее выгодных для них условиях с точки зрения монетарной мотивации, но с приобретением значимого опыта работы с профессиональной точки зрения.

Кадровое планирование не являлось для ООО «Best Personal» основным направлением кадрового менеджмента, так как количество сотрудников недостаточно велико. Однако в настоящий момент времени необходимо вопросу кадрового планирования уделить особое внимание, поскольку организационная структура находится на промежуточной стадии между элементарной и функциональной организационными структурами. Необходимо разработать план мероприятий по переходу к функциональной организационной структуре, с минимальными финансовыми потерями для фирмы. С этой целью предлагается организационную структуру ООО «Best Personal» изменить.

Нечеткая организация работы негативно влияет на общую эффективность ООО «Best Personal». Одной из наиболее серьезных проблем является превышение реального объема работ над человеческими возможностями ассистентов при отсутствии разделения их обязанностей и приоритетности заданий (рис.6). При невыполнении определенного вида работ нельзя однозначно сказать, кто в этом виноват, поскольку практически всегда ощущается значительная нехватка времени. Несвоевременно сделанная работа достаточно быстро перестает быть актуальной.

Несвоевременно выполненная работа становится неактуальной, поэтому менеджерам приходится перерабатывать. Это объясняется также тем, что менеджера больше заинтересованы в закрытии позиций, чем ассистенты. Рабочее время менеджера стоит значительно дороже, чем рабочее время ассистента. Необходимо структуру предприятия построить таким образом, чтобы каждый менеджер работал в паре со своим ассистентом. При этом выделить должность секретаря с функциями Ассистента 1.

При выполнении некоторого вида обязанностей количество необходимого для выполнения обязанностей времени можно сократить, поскольку при работе с 1 менеджером ассистент лучше ориентируется в требованиях к соискателям.

Следовательно, структуру ООО «Best Personal» следует построить в соответствии с требованиями эффективности менеджмента персонала (рис.7):

Рис.7. Рекомендуемая организационная структура

При внедрении рекомендуемой организационной структуры распределение обязанностей должно строиться следующим образом (таблица 8, 9):

Таблица 8

Рекомендуемое распределение обязанностей ассистента, по часам

При рекомендуемом распределении обязанностей ассистент должен выполнять практически полностью всю механическую работу (таблица 8,9). Менеджер использует свою квалификацию более целенаправленно (таблица Поиск информации в Интернете будет больше соответствовать необходимым требованиям.

Доказано, что количество кандидатов, пришедших на собеседование прямо пропорционально выручке. При наличии у каждого менеджера своего ассистента, время на проведение собеседований увеличивается на 41% (17*100/12 = 141,66%). Соответственно, при правильном использовании времени, выручка увеличится на 41%.

Таблица 9

Рекомендуемое распределение обязанностей менеджера, по часам

Таким образом, выручка увеличится на 7522347,00х0,41 = 3084162,27руб. При этом ежемесячные расходы увеличатся на 24000 руб., что составит 288000руб. в год.

Необходимо будет прописать должностные инструкции для всех должностей.

В должностные обязанности секретаря должно входить:

1. прием и распределение звонков;

2. рассылка факсов;

3. оформление договоров и сопутствующей документации;

4. оформление и отправка резюме клиентам;

5. жизнеобесечение офиса (закупка товаров для офиса);

6. систематизация входящей почты;

7. прием посетителей;

8. организация заполнения кандидатами анкет.

К должностным обязанностям ассистента необходимо отнести:

1. разбор входящей почты;

2. обновление объявлений;

3. размещение и обновление объявлений;

4. поиск необходимой информации в базе данных ООО «Best Personal» и Интернете;

5. обзвон потенциальных кандидатов из старой базы;

6. приглашение соискателей на собеседование.

В должностные обязанности менеджера следует включить:

1. общение с клиентами;

2. составление текста объявлений;

3. поиск информации в Интернете;

4. аналитика информации;

5. обзвон кандидатов из базы ООО «Best Personal»;

6. проведение собеседований;

7. работа с кандидатами после прохождения собеседований у клиентов, в процессе их оформления на работу, в период прохождения испытательного и гарантийного срока;

8. выдача заданий ассистенту, контроль его работы.

В зависимости от эффективности командной работы ассистента с менеджером, ассистент получает премию. Практика показывает, что мотивация не должна превышать 30% оклада ассистента и зависеть от суммы закрытой позиции.

В противном случае система мотивации может отразиться негативно на эффективности работы ассистента:

1. ассистент начинает выбирать, какую работу ему материально выгодно делать, а какую – нет;

2. получив несколько раз значительно большую сумму, ассистент может быть крайне неудовлетворен незначительной премией, что тоже может быть.

13. Совершенствование процесса подбора персонала для внутренних нужд организации и его адаптация

В настоящее время адаптацией и обучением новых сотрудников занимаются сразу все, и вместе с тем никто за это не отвечает. При появлении нового сотрудника в компании необходимо сразу определить конкретного человека, ответственного за адаптацию нового сотрудника.

При приеме на работу нового ассистента, ответственным за его адаптацию может быть ассистент или менеджер. При приеме на работу менеджера, ответственным за его адаптацию может быть другой менеджер или директор.

При использовании системы наставничества к наставнику необходимо применять дополнительную мотивацию, но только при условии успешного прохождения новым сотрудником испытательного срока. В качестве мотивации может выступать денежный фактор. Для специалистов, стремящихся к карьерному росту, успешно проведенный процесс адаптации новых сотрудников, может являться дополнительным преимуществом при дальнейшем развитии (возможность стать руководителем группы менеджеров).

Похожие работы

Содержательные и процессуальные теории мотивации и их прикладное значение (на примере ООО "Регион-Дизайн")

Скачать

137335

3

1

... следствий из теории Герцберга для проектирования рабочего места, они не могут быть непосредственно транслированы в реальную практику управления человеческими ресурсами. 1.3 Процессуальные теории мотивации Содержательные теории мотивации не учитывали влияния многих переменных величин на ситуацию. Впоследствии ученые пришли к выводу, что для объяснения механизма мотивации необходимо учитывать ...

Исследование теорий мотивации в системе трудовых отношений

Скачать

82037

0

0

... важнейшие потребности посредством такого образа действий, который способствует достижению целей всей организации. теория мотивация трудовое отношение Несмотря на то, что теория А. Маслоу дала весьма полезное для различного рода руководителей описание процесса мотивации, последующие экспериментальные исследования подтвердили ее далеко не полностью. Основная критика в адрес этой теории сводится к ...

Современные теории мотивации

Скачать

40921

1

0

... даже не является мотивационной моделью, поскольку она работает лишь по принципу стимулирования подчиненных, но ее простота и, с определенными оговорками, эффективность делает ее актуальной и по сей день. Теориями мотивации в подлинном смысле слова можно считать уже ставшие классическими содержательные и процессуальные схемы мотивации человека. Содержательные теории мотивации. Содержательные ...

Современные теории мотивации и исполнение их элементов в отечественной науке и практике

Скачать

59205

0

3

... степень удовлетворения. Отсюда важный вывод о том, что именно результаты труда являются причиной удовлетворения сотрудника, а не наоборот. Согласно такой теории результативность должна неукоснительно повышаться. 2.2.4. Теория мотивации Л. С. Выготского Среди отечественных ученых наибольших успехов в разработке теории мотивации достигли Л.С. Выгодский и его ученики А.Н. Леонтьев и Б.Ф. Ломов ...