Информационная система менеджера по работе с клиентами

ОГЛАВЛЕНИЕ

ВВЕДЕНИЕ

1. НАЗНАЧЕНИЕ И ОБЛАСТЬ ПРИМЕНЕНИЯ

2. ТЕХНИЧЕСКИЕ ХАРАКТЕРИСТИКИ

2.1 Постановка задачи

2.2 Описание и обоснование входных и выходных данных

2.3 Информационная модель и ее описание

2.4 Описание и обоснование выбора состава технических и программных средств

2.5 Описание алгоритма программы

2.6 Описание функциональных точек

3. РУКОВОДСТВО ОПЕРАТОРА

3.1 Назначение программы

3.2 Условия выполнения программы

3.3 Выполнение программы

3.4 Сообщения оператору

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

ИСТОЧНИКИ, ИСПОЛЬЗОВАННЫЕ ПРИ РАЗРАБОТКЕ

ПРИЛОЖЕНИЯ

ВВЕДЕНИЕ Данное программное обеспечение разрабатывается на тему: "Информационная система менеджера по работе с клиентами фирмы оказывающей ритуальные услуги", на основе учебного плана специальности 230103 "Автоматизированные системы обработки информации и управления (по отраслям)" в Сосенском радиотехническом техникуме, по дисциплине "Разработка и эксплуатация автоматизированных информационных систем". Основным назначением программы является автоматизация рабочего места менеджера по работе с клиентами фирмы оказывающей ритуальные услуги.

При исследовании предметной области на примере фирмы, оказывающей ритуальные услуги было выявлено:

-      вся информация находится на бумажных носителях;

-      отсутствует система защиты от несанкционированного доступа;

-      сбор аналитической информации производится путем анализа информации, хранящейся на бумажных носителях;

-      контроль поступления и продажи услуг осуществляется путем регистрации информации на бумажных носителях;

Все выше перечисленные недостатки позволяют сделать вывод о необходимости автоматизации труда менеджера по работе с клиентами фирмы оказывающей ритуальные услуги. При использовании данной программы значительно уменьшается время обслуживания клиентов фирмы, исключается возникновение математических ошибок при вычислении стоимости покупки, производится своевременная выдача клиентам накладной на проданный товар.

Поиск аналогов данной программы результатов не дал.

1.         НАЗНАЧЕНИЕ И ОБЛАСТЬ ПРИМЕНЕНИЯ

Информационная система предназначена для осуществления продажи клиенту различной ритуальной атрибутики. Во время осуществления продажи клиенту (покупателю) предоставляется возможность выбора различных услуг, имеющихся в наличии.

Область применения программы – это отдел продаж фирм предоставляющих ритуальные услуги. Менеджер может легко извлекать, заносить и изменять информацию в базе данных, что позволит ему быстро и качественно обслуживать клиентов. Создание программы обусловлено тем, что многие отделы продаж не нуждаются в универсальных пакетах прикладных программ, а достаточно небольшой узкоспециализированной программы, которая бы смогла выполнять основные действия, выводить на печать информацию выдаваемую покупателю после оформления сделки.

Для написания рабочей программы, соответствующей всем требованиям, нужно составить типовую схему организации (или её подразделения).

При анализе предметной области, её можно разделить на несколько этапов и указать информационные процессы, происходящие на каждом из них.

Внешние сущности выявленные в результате анализа предметной области:

клиенты;

менеджер по работе с клиентами;

накопителями данных являются следующие сущности:

информация о клиентах;

информация об услугах;

информация о менеджере по работе с клиентами;

информация об оказанных услугах.

Типовая схема организации представлена на рисунке 1: (Приложение 1).

Взаимодействуя с отделом продаж, директор получает следующую информацию.

Таблица 1. Информация, передаваемая из отдела продаж директору.

Подразделение фирмы	Информационные процессы
Отдел продаж	передача информации о оказанных услугах; передача информации о поступивших на склад товарах; передача информации о клиентах формы.

Разрабатываемая информационная система предназначена для автоматизации рабочего места менеджера по работе с клиентами фирмы оказывающей ритуальные услуги. При организации работы фирмы одним из важнейших аспектов является квалифицированная работа сотрудников (продавцов), которые способны организовать процесс продажи товара клиентам так, чтобы своевременно оповещать директора фирмы по вопросам прохождения процесса продаж товаров.

В обязанности менеджера по работе с клиентами входят следующие функции:

Ø   контроль поступивших в распоряжение фирмы товаров;

Ø   подготовка статистической информации по требованиям директора фирмы для принятия им управленческих решений;

Ø   регистрация клиентов обратившихся в фирму;

Ø   заполнение накладной;

При оказании менеджером услуги, происходит регистрация его личных данных в базу данных. Исходная информация, необходимая для результатных показателей, берётся из справочной и оперативной информации. В качестве справочной информации используются личные данные клиентов фирмы, и т.д.

Работа менеджера по работе с клиентами – является процессом, происходящим во времени, который можно разделить на последовательные этапы:

Ø   подготовительный этап;

Ø   этап оформления информации клиента;

Ø   этап формирования списка товаров;

Ø   этап оформления продажи товара;

Ø   этап оформления заказа товара;

Ø   этап выдачи накладной на проданный товар клиенту;

В каждом этапе происходят информационные процессы, которые сведены в таблицу 2:

Таблица 2. Информационные процессы этапов

Этап	Информационные процессы
1.      Подготовительный этап	Ø   подготовка информации о товаре; Ø   выдача этой информации клиентам салона;
2.      Этап оформления информации клиента	Ø   сбор анкетных и других данных у клиента и их систематизация;
3.      этап формирования списка товаров	Ø   регистрация в базе данных поступивших товаров;
4.      этап оформления продажи товара	Ø   Занесение информации о покупателе базу данных ; Ø   Выбор необходимых покупателю товаров;
5.          этап оформления заказа товара;	Ø   Занесение информации о покупателе (заказчике) товаров; Ø   Заказ необходимых покупателю (заказчику) товаров;
6.          этап выдачи накладной на проданный товар	Ø   Выдача накладной;

Программа должна обеспечивать выполнение следующих функций:

Ø  ввод исходных данных клиента при оформлении заказа;

Ø  расчет стоимости заказа;

Ø  сохранение информации о поступивших услугах;

Ø  ввод и сохранение данных о накладной;

Ø  изменение пароля доступа к программе;

Ø  вывод прайс-листа на печать;

Ø  вывод накладной на печать;

Ø  предоставление справки о работе программы;

2.         ТЕХНИЧЕСКИЕ ХАРАКТЕРИСТИКИ 2.1      Постановка задачи

Автоматизация управленческой деятельности предполагает формирование электронной системы организации. Основными преимуществами разработки такой системы могут быть:

Ø   уменьшение времени обработки входящей информации и получение результатных данных;

Ø   повышение степени достоверности выходящей информации;

Ø   снижение трудоемкости и количества ошибок при решении задачи.

В программе должны быть реализованы следующие функции:

Ø   ввод исходных данных клиента при оформлении заказа.

Ø   расчет стоимости заказа

Ø   сохранение информации о поступивших услугах

Ø   ввод и сохранение данных о накладной

Ø   изменение пароля доступа к программе

Ø   вывод прайс-листа на печать

Ø   вывод накладной на печать

Ø   предоставление справки о работе программы

Выполнение всех выше перечисленных функций осуществляется следующим образом:

1.         автоматизация ввода, контроля, загрузки данных первичной информации в базу данных с использованием экранных форм:

Ø окно просмотра и изменения информации таблиц: клиенты, продажи, товар;

Ø окно продажи товара;

2.         ведение условно-постоянной информации, хранящейся в таблицах базы данных:

Ø организация входа в систему;

3.         выдача справочной информации:

Ø Прайс-лист

Ø справочник пользователя (инструкции по работе с информационной системой);

4.         отчеты о проданном товаре:

Ø формирование накладной.

Таблица 3. Перечень таблиц, хранящих входную информацию.

№п/п	Наименование таблицы	Поля таблицы
1.	Услуги	Номер_п/п Наименование К-во Закупочная_ Цена Цена_продажи №_накладной
2.	Продавцы	Номер_п/п ФИО Адрес Телефон Пароль
3.	Клиенты	Номер_п/п ФИО Адрес Телефон

Таблица 4. Перечень таблиц, хранящих результирующую информацию

№п/п	Наименование таблицы	Поля таблицы
1.	Заказ	Номер_п/п №_продавца №_клиента
2.	Данные накладной	№_накладной Дата Выдать Основание Получатель Сдатчик

2.2      Описание и обоснование входных и выходных данных

Данные о перечне форм входной информации находятся в таблице 5.

Таблица 5. Перечень форм ввода входной информации.

№ п/п	Название формы проекта	Номер рисунка	Примечания
1. 2.	Главная (продать) Главная (приход материалов)	Рисунок 2 Рисунок 3	(Приложение 2) (Приложение 2)

Данные о перечне форм формирования выходной информации находятся в таблице 6.

Таблица 6. Перечень форм формирования выходной информации.

№ п/п	Название формы проекта	Номер рисунка	Примечания
1.	Главная (продать)	Рисунок 4	(Приложение 2)

Данные о перечне форм формирования отчетов находятся в таблице 7.

Таблица 7. Перечень форм формирования отчетов.

№ п/п	Название формы проекта	Номер рисунка	Примечания
1. 2.	Накладная Прайс-лист	Рисунок 5 Рисунок 6	(Приложение 2) (Приложение 2)

Схема взаимосвязи программных модулей и информационных хранилищ находится в: (Приложение 3) Рисунок. 7.

2.3      Информационная модель и ее описание

Проведя анализ предметной области путем изучения вышеперечисленной информации, были выявлены следующие внешние сущности:

Ø Клиенты, осуществляющие заказ;

Ø Поставщики, осуществляющие поставку услуг на склад;

Ø Менеджер по работе с клиентами осуществляющий регистрацию данных клиента и сохранение данных о заказе;

Ø Администратор осуществляющий контроль за правами доступа к программе.

Потоки данных представлены в виде схемы и подробного словесного описания: (Приложение 4).

На этапе анализа необходимо провести подробное исследование: будущих функциональных возможностей разрабатываемой системы; информации, необходимой для их выполнения. Поэтому особое внимание было уделено полноте информации и поиску противоречивой, дублирующей или неиспользуемой информации. После того как была проведена нормализация таблицы "Заказ" и "Перечень", они были объединены в одну – "Заказ"

Каждая сущность имеет большое количество атрибутов, но, проанализировав все требования к системе и проведя детализацию хранилищ данных, будущую модель можно представить в виде связанных между собой отношениями сущностей:

1.   Услуги:

Ø   Номер_п/п;

Ø   Наименование;

Ø   К-во;

Ø   Закупочная_ Цена;

Ø   Цена_продажи;

Ø   №_накладной.

2.         Продавцы:

Ø   Номер_п/п;

Ø   ФИО;

Ø   Адрес;

Ø   Телефон;

Ø   Пароль.

3.         Клиенты:

Ø   Номер_п/п;

Ø   ФИО;

Ø   Адрес;

Ø   Телефон.

4.         Заказ:

Ø   Номер_п/п;

Ø   №_продавца;

Ø   №_клиента;

Ø   №_накладной;

Ø   №_услуги;

Ø   Количество;

Ø   Сумма.

5.   Данные накладной:

Ø   Сдатчик;

Ø   Получатель;

Ø   Основание;

Ø   Выдать;

Ø   Дата;

Ø   №_накладной.

В результате полученная модель данных графически представлена в виде инфологической модели, представленной в виде рисунка 8: (Приложение 5).

На основе разработанной инфологической модели строится датологическая модель данных. Наиболее приемлемой для дальнейшей разработки является реляционная модель данных представленная в виде рисунка 9: (Приложение 6).

2.4      Описание и обоснование выбора состава технических и программных средств

Существующее техническое оснащение: персональный компьютер класса Pentium IV, принтер марки Canon 100. Программное обеспечение – совокупность программ для реализации целей и задач информационной системы, а также нормального функционирования комплекса технических средств. В состав программного обеспечения входят общесистемные и специальные программные продукты. К общесистемному программному обеспечению относятся комплексы программ, ориентированных на пользователей и предназначенных для типовых задач обработки информации. Информационное обеспечение, реально существующее на рабочем – операционная система Windows ХР и Microsoft Office. В связи с этим тип файлов базы данных был выбран .mdb (MS Access).

Сама информационная система реализована в среде разработки приложений Delphi. В основе идеологии Delphi лежит технология визуального проектирования и методология объектно-ориентированного программирования. Для представления программ в Delphi используется разработанный Borland язык Object Pascal, в основе которого лежит Turbo Pascal.

В основе Delphi лежит концепция быстрого создания приложений (RAD -Rapid Application Development). Основной составляющей среды быстрого создания приложений является технология, получившая название Two Ways Tools. Это значит, что при размещении или изменении компонента в какой-либо форме, соответствующая программа автоматически дополняется и модифицируется. И наоборот, все изменения, которые вносятся в программу при разработке приложения, автоматически отражаются на функциональных свойствах компонентов формы.

Среда разработки приложений Delphi предоставляет программисту широкие возможности создания интерфейса пользователя и большой выбор компонентов, входящих в стандартный набор, с помощью которых можно создавать приложения достаточно высокого уровня сложности. Среда программирования обладает всеми возможностями современных систем управления базами данных и имеет встроенную поддержку языка структурированных запросов SQL.

2.5       Описание алгоритма программы

Схемы загрузки форм представлены в виде рисунка 10. (Приложение 7).

Алгоритм работы программы представлен в виде блок-схемы, демонстрирующей кнопки вызова форм.

После запуска файла Ritual.exe на экране выводится форма Проверка прав (блок 2), которая через элемент MaskEdit предлагает ввести пароль. На форме находятся несколько вкладок:

-  "Продать" (блок 5) на этой вкладке выполняются все действия связанные с оформлением заказа. Также на этой вкладке можно добавить нового клиента фирмы и сохранить данные накладной. На вкладке находится кнопка "Печать накладной" (блок 6), при помощи которой можно попасть на форму "Накладная" (блок 7);

-  "Приход материалов" (блок 8) позволяет фиксировать приход материалов на склад;

-"Пароль" (блок 9) осуществляет редактировать пароль доступа к программе;

Так же на форме главная находятся 2 кнопки:

-"Справка" (блок 10) активирует форму "Справка" (блок 11) на которой можно просмотреть справку по работе с программой. Возврат на форму "Главная" осуществляется путем нажатия кнопки "На главную" (блок 12);

-          "Выход" (блок 13) осуществляет закрытие программы.

Блок – схема программы представлена в Приложении 8.

2.6      Описание функциональных точек В проекте используется 5 форм, 13 невизуальных компонентов и процедуры обработки событий, которые в совокупности предназначены для автоматизации обслуживания клиентов фирмы, оказывающей ритуальные услуги. Все невизуальные компоненты находятся на форме "DataModule1". Форма "DataModule1" представлена в виде рисунка 12 (приложение 9).

Каждый из этих компонентов выполняет свою определённую функцию. Например, компоненты с названиями: Klient_Table1, Uslugi_Table2, Zakaz_Table1, ProdavetsTable1, Nakladn_Table1, ADOTable1 используются для подключения таблиц из базы данных.

Компоненты: Klient, Uslugi, Zakaz, Prodavets, Nakladn, DataSource1– используются для вывода информации из базы данных в таблицы.

Основные процедуры обработки событий:

Файл Glavnaya.pas.