Информационные системы в административном управлении

11. Информационные системы в административном управлении

 

Характеристика следующих элементов MS Word 2000:

а)         Структура рабочего экрана Word 2000

Рабочий экран Word включает в себя следующее элементы: строку заголовка, главное меню, панели инструментов, горизонтальную и вертикальную линейки, окно документа, строку состояния. Состав всех перечисленных элементов может изменятся в зависимости от настроек.

1.  Главное меню. Задание команд главного меню можно выполнить щелчком мыши в имени пункта меню (например, щелчком в пункте меню Правка раскроем меню Правка) с последующим выбором нужной команды (например, команда Копировать) и повторным щелчком.

2.  Панели инструментов. Позволяют задавать команды щелчком мыши на соответствующей кнопке. В окне текстового процессора имеются панели инструментов: Стандартная, Форматирование, Рисование. Скрыть или сделать видимой в окне любую из панелей инструментов можно с помощью команд подменю Панели инструментов меню Вид.

3.  Окно активного документа. При заданных размерах окна Word окно документа всегда развернуто максимально. Окно документа можно разделить на две части с помощью команды Разделить меню Окно. При необходимости можно открыть несколько окон документа, при этом под каждое окно документа открывается отдельный экземпляр текстового процессора.

4.  Область задач. Размещается справа от окна документа, является контекстно – зависимой и позволяет визуально задавать ряд действий по работе с документом, например, действия, связанные с использованием буфера обмена, или действия по созданию нового документа.

5.  Кнопка системного меню текстового процессора. Вызывает системное меню текстового процессора, содержащее команды управления размещением и размерами окна, а также сворачиванием и закрытием окна.

6.  Кнопка сворачивания приложения в значок.

7.  Кнопка управления размерами окна приложения. В зависимости от текущего состояния нажатие на кнопку приводит к разворачиванию окна до максимально возможных пределов или к восстановлению его предыдущих размеров.

8.  Кнопки закрытия приложения и документа.

9.  Линейка (горизонтальная). Позволяет удобно выполнять ручное форматирование абзацев.

10.      Линейка (вертикальная). Служит для контроля за размещением текста по вертикали, доступна в режиме разметки страницы.

11.      Вертикальная и горизонтальная полосы прокрутки. Выполняют быстрое перемещение по документу.

12.      Кнопка выбора объекта перехода. Вызывает панель инструментов для объекта перехода такого как страница, форма, примечание, поле и т.д.

13.      Кнопки перехода к предыдущему и к следующему объектам.

14.      Кнопки управления режимами просмотра и редактирования документа.

15.      Строка состояния. Помогает следить за текущим положением курсора в документе и активностью некоторых режимов.

б)  Режимы просмотра документа

При работе с документом пользователь в зависимости от выполняемых действий задает подходящий режим просмотра документа. В режиме Обычный достигается наибольшая скорость ввода и редактирования текста документа. Режим Веб – документ ориентирован на просмотр и редактирование Веб – документов. Режим Разметка страницы более точно отображает окончательный точный вид документа при печати, кроме того, этот режим обязателен при работе с графическими объектами. Режим Чтения предназначен для повышения удобства чтения документов на экране. Режим Структура удобен для просмотра и управления структурой документа в целом, а также для создания и работы с главным документом и вложенными документами.

в)  Основные приемы оформления абзацев и отдельных фрагментов текста

При прямом форматировании изменение параметров абзацев выполняется с помощью диалогового окна Абзац, вызываемого по команде Абзац меню Формат. Вариант выравнивания абзацев удобно устанавливать с помощью кнопок панели инструментов Форматирование, которые задают выравнивание по левому краю, по центру, по правому краю и по ширине соответственно. В свою очередь, междустрочный интервал для абзацев удобно задавать с помощью кнопки Междустрочный интервал, панели инструментов Форматирование, которая открывает панель выбора значений 1;1,5;2;2,5 и 3. Отступы слева и справа от абзаца, а также отступ первой строки текущего абзаца или нескольких выделенных абзацев удобно настраивать с помощью горизонтальной линейки.

г)  Понятие стиля оформления документов

Форматирование документов в Word осуществляется с помощью стилей. Различают стили абзацев и стили символов, определяющие соответственно внешний вид абзацев и фрагментов текста. Использование стилей текста позволяет: экономить время, затраченное на оформление документа, так как к различным элементам документа могут применяться имеющиеся стандартные, настроенные или заново разработанные стили; легко обеспечивать единообразное оформление всего документа благодаря идентичности форматирования однотипных элементов; легко изменять внешний вид всего документа изменением одного или нескольких стилей.

Стиль символа представляет собой совокупность параметров, определяющих характеристики шрифта, границы и заливки, языка, используемого при проверке правописания.

Стиль абзаца представляет собой совокупность параметров, которые определяют характеристики шрифта, абзаца, табуляции, границы и заливки, языка, рамки, нумерации.

Стиль таблицы представляет собой совокупность параметров, определяющих характеристики шрифта, границы и заливки для ячеек таблицы.

Стиль списка представляет собой совокупность параметров, определяющих размещение списка, тип списка, стиль и начало нумерации, выравнивание и табуляцию.

Для работы со стилями в Word служит область задач Стили и форматирование.

д)         Разработка таблиц

Есть возможность имеющиеся данные преобразовывать в таблицу (Таблица/Преобразовать). Но проще сразу создать таблицу, кликнув Добавить таблицу, после чего выбрать необходимое количество строк и столбцов. Другой способ задания таблица – командой Таблица/Добавить/Таблица. Можно рисовать таблицы карандашом из панели инструментов Таблицы и Границы.

е)         Вставка рисунков, кадров, графических объектов

Работа с графическими объектами возможна только в режиме разметки страницы.

Для просмотра этих установленных приложений можно выбрать команду Вставка/Объект, все установленные приложения будут перечислены в списке Тип Объекта.

Для удобства работы с функциями рисования и использования графических элементов (Сервис/Настройка).

Если выбрать категорию Рисование, то на панели кнопок появится панель графических элементов: линии, стрелки, эллипсы, прямоугольники, дуги.

После создания графического объекта его можно залить цветом, увеличить, уменьшить, переместить. При добавлении рисунка в документ, он присоединяется к находящемуся вокруг тексту. Если при проведении линии удерживать нажатой Shift, то полученная прямая будет проведена по горизонтали, по вертикали или под углом 30°, 60°, 45°.

Для более четкого выделения графических объектов можно использовать тени, для чего выделив объект к которому следует добавить тень в меню Формат выполнить команду Графический объект, а затем выбрать вкладку Линия и в нижней части появившегося окна установить флажок Тень.

Рисунок можно вставить в любое место в документе. Для этого нужно установить курсор в то место документа, в которое следует вставить рисунок, затем выбрать команду Рисунок в меню Вставка.

Если рисунок, который был помещен в текст, очень большой или нужен его фрагмент, можно изменить его границы (размеры). Для этого нужно:

1) выделить рисунок, установить курсор на рисунке и нажать левую кнопку мыши

2) нажать клавишу Shift и установить указатель на маркер размера так, чтобы он принял вид указателя отрезка

3) переместить маркер размера на рисунке. При этом перемещении рисунок сохраняет свой размер, уменьшается только видимая часть рисунка. Определить результат сформированных размеров или исходные размеры можно с помощью команды Рисунок (меню Формат). Можно выбрать нужные размеры обрезки. Данные операции можно проводить только в случае, если предварительно активизировать рисунок щелчком мыши, установленной на рисунке.

После изменения размеров рисунка нужно нажать кнопку Установить границы рисунка (панель инструментов Рисунок), чтобы границы рисунка изменить до нужного размера. По окончании редактирования нужно нажать кнопку Закрыть рисунок на панели инструментов.

Рисунок для возвращения в документ.

Созданные или импортированные рисунки можно разобрать в отдельные графические объекты. Для этого нужно установить курсор в кнопке Разобрать рисунок и переместить кнопку на панель инструментов, далее выделить рисунок и нажать кнопку Разобрать рисунок.

Для редактирования рисунка или графического объекта необходимо выбрать команду параметры в меню Сервис, а затем вкладку Правка из списка Редактор рисунков (в нижней части окна) выбрать приложение в качестве редактора рисунков. Есть возможность объединить (сгруппировать) или разгруппировать графические объекты. Для этого использовать кнопку Сгруппировать или Разгруппировать.

Если необходимо расположить объект в конкретном месте страницы в окне диалога Форматирование объекта нужно выбрать вкладку Размер и положение, и ввести координаты в поля по горизонтали и по вертикали.

Для наложения объектов друг на друга нужно перемещать их относительно друг друга, помещая поверх остальных нужный графический объект. Для выполнения этой операции нужно выделить графический объект, нажать кнопку На передний план (панель графических элементов), затем поместить выделенный графический объект перед другими перекрывающимися объектами.

ж)       Проверка орфографии

Проверку орфографии по всему документу можно вызвать командой Рецензирование/Правописание. На экране появляется диалоговое окно, где отображается сама ошибка и возможные варианты ее исправления. Если таких вариантов нет, то пользователь может сам ввести поправку. Также можно проигнорировать ошибку, отмеченную Word, нажав Пропустить или Пропустить все.

з)         Разбивка документа на страницы и разделы.

Условия разбивки текста на страницы для печати задается на вкладке Положение на странице в окне диалога команды Абзац из меню Формат.

В группе Разбивка на страницы предусмотрена установке следующих флажков:

Запрет висячих строк предотвращает вывод на печать одиночной последней строки абзаца или одиночной первой строки абзаца внизу страницы.

Не разрывать абзац - запрещает переносить на следующую страницу часть абзаца.

Не отрывать от следующего - обеспечивает печать выделенного абзаца и следующего на одной странице.

С новой страницы вставляет разрыв страницы перед выбранным абзацем, чтобы печатать этот абзац с новой страницы.

Запретить нумерацию строк подавляет процесс нумерации строк в выделенном абзаце, если в этом разделе строки нумеруются.

Запретить автоматический перенос слов - запрещает автоматическую расстановку переносов слов в выделенном абзаце.

Интерфейс управления программой MS Exel в составе:

а)         Система меню

Главное окно Excel

На рисунке показаны следующие объекты: строка основного меню, две панели инструментов Стандартная и Форматирование, строка формул, поле имени, строка состояния, полосы прокрутки.

Строка основного меню содержит меню текущего окна

Основная обработка данных осуществляется при помощи команд из строки основного меню. При работе с инструментами строка основного меню, как правило, не изменяется, но появляются новые команды в ниспадающих меню, связанные с текущим инструментом.

Строка состояния расположена в нижней части экрана Excel. В левой части строки состояния кратко описывается выделенная команда. Левая часть строки состояния также указывает на выполняемую операцию (например, открытие или сохранение файла, копирование ячеек). Правая часть строки состояния содержит калькулятор и показывает, включены ли ключи Caps Lock, Scroll Lock и Num Lock.

В строке состояния присутствует калькулятор. Вычисления суммы, среднего значения, максимума, минимума, количества значений и чисел в выделенной области вычисляются автоматически. Нужная функция из перечисленных устанавливается после нажатия правой кнопки мыши в строке состояния.

Команда Вид - Строка состояния удаляет строку состояния с экрана и восстанавливает ее вновь.

Полосы прокрутки предназначены для перемещения по рабочему листу или разделу Справки. Позиция бегунка в полосе прокрутки указывает часть рабочего листа или раздела, выведенного в данный момент в окне. Для быстрой прокрутки к другой части рабочего листа или раздела протяните бегунок. Для прокрутки одной строки или столбца в заданном направлении нажмите кнопку со стрелкой в конце полосы. Для прокрутки на одно окно вверх или вниз нажмите мышью на полосе выше или ниже бегунка, соответственно. Для быстрого перехода к последней использовавшейся строке рабочего листа нажмите клавишу Ctrl и, не отпуская ее, переместите бегунок в нижнюю часть полосы прокрутки.

На рисунке показана часть экрана после нажатия мышью на строке формул. На ней присутствуют следующие объекты: кнопки ввода и отмены, расположенные в строке формул, ярлычки листов и кнопки их прокрутки.

Строка формул используется для ввода и редактирования значений или формул в ячейках или диаграммах. Excel выводит в этой строке постоянное значение или формулу активной ячейки. Для ввода данных выделите ячейку, введите данные и нажмите кнопку Ввод в строке формул или нажмите клавишу Enter. Данные появляются в строке формул по мере их ввода. Для ввода формулы нажмите кнопку.

Мастер функций.

Для редактирования данных нажмите мышью на строке формул или нажмите клавишу F2. Затем внесите изменения и нажмите кнопку Ввод или нажмите клавишу Enter. Для отмены изменений используйте кнопку Отмена в строке формул или нажмите клавишу Esc.

Команда Вид - Строка формул предназначены для удаления строки формул с экрана и восстановления вновь.

Поле имени - это окно слева от строки формул, в котором выводится имя ячейки, где расположен маркер. В поле имени можно задать имя ячейки или интервала ячеек. Для диаграмм поле имени идентифицирует выделенный элемент диаграммы. Например, если выделена легенда, появится слово "Легенда", если выведен код Р1Т3, это означает, что выделена третья точка первого ряда данных. Просмотр списка имен осуществляется нажатием кнопки.

Маркер разбиения ярлычков изменяет окно между ярлычками листов и горизонтальной полосой прокрутки. Маркер разбиения ярлычков позволяет вывести болью ярлычков листов или увеличить длину полосы прокрутки. Перемещение маркера разбиения ярлычков налево приведет к увеличению длины полосы прокрутки, а направо - к увеличению числа ярлычков листов рабочей книги. Для возврата маркера в стандартное положение дважды нажмите мышью на маркере разбиения ярлычков.

Кнопки прокрутки ярлычков осуществляют прокрутку ярлычков рабочей книги. Эти кнопки не выделяют ярлычки. Для выделения ярлычка нужно нажать на нем мышью. Крайние кнопки осуществляют прокрутку к первому и последнему ярлычку рабочей книги. Внутренние кнопки осуществляют прокрутку к предыдущему и следующему ярлычку рабочей книги. Для прокрутки нескольких ярлычков за один раз удерживайте нажатой клавишу Shift во время нажатия мышью кнопок прокрутки.

б)         Панели инструментов

В главном окне Excel имеется две панели инструментов.

Наиболее простой способ получения информации о кнопках панели состоит в следующем. Указатель мыши перемещается на интересующую кнопку, например, на кнопку Справка. При этом рядом с кнопкой появляется ее название в окошке желтого цвета, а в левой части строки состояния - краткая характеристика действий, которые произойдут при нажатии этой кнопки. Рассмотрим кратко функции кнопок (пиктограмм) панели инструментов Стандартная.

Название пиктограмм:

Создать рабочую книгу - создает новую рабочую книгу.

Открыть -выводит окно диалога "Открыть", в котором можно открыть требуемую рабочую книгу.

Сохранить - сохраняет изменения, внесенные в активную рабочую книгу.

Печать - выводит активную рабочую книгу на печать. При этом используются параметры, предварительно определенные в окнах диалога "Печать" и "Параметры Страницы".

Просмотр печати - выводит каждую страницу в том виде, в котором она будет напечатана на принтере. Строка состояния в нижней части экрана показывает номер текущей страницы и суммарное число страниц для вывода данного листа.

Орфография - проверяет орфографию текста на рабочих листах и диаграммах, включая текст в текстовых полях, на кнопках, в колонтитулах, примечаниях ячеек и в строке формул.

Вырезать - удаляет выделенный текст или выделенные объекты и помещает их в буфер обмена.

Копировать - копирует в буфер обмена выделенный текст или выделенные объекты, не удаляя из таблицы.

Вставить - копирует содержимое из буфера обмена.

Копировать формат -копирует только форматы выделенных ячеек или объектов.

Отменить - отменяет последнюю выбранную команду, если это возможно, или удаляет последнюю введенную информацию.

Повторить - повторяет последнюю выбранную команду, если это возможно, включая любые установки параметров в окнах диалога.

Автосуммирование - автоматически вызывает функцию СУММ и предлагает интервал суммирования.

Мастер функций - открывает окно диалога "Мастер функций" и вставляет выбранную функцию в строку формул или активную ячейку.

Сортировать по возрастанию - сортирует текущий список, расположенный в столбце, в порядке от наименьшего значения к наибольшему.

Сортировать по убыванию - сортирует текущий список, расположенный в столбце, в порядке от наибольшего значения к наименьшему.

Мастер диаграмм - запускает Мастер диаграмм, который помогает создать новую диаграмму.

Географическая карта - используется для создания географической карты на основе выделенных ячеек листа.

Текстовое Поле - рисует текстовое поле, в котором можно вводить текст на рабочем листе. Добавляет текст к диаграмме.

Рисование - выводит на рабочий лист панель инструментов Рисование.

Масштаб - позволяет изменить масштаб выведенного на экран листа и получить наиболее подходящий уровень детализации.

Мастер подсказок - открывает окно "Мастер подсказок", в котором выводятся подсказки, относящиеся к выполняемым вами действиям.

Справка - добавляет к курсору мыши вопросительный знак (?). Перемещая кнопку можно получить информацию о командах и элементах экрана. Для этого нужно установить в требуемое место указатель мыши и нажать левую кнопку мыши.

в)         Электронная книга: листы, ячейки

Документ Exel называется Электронной книгой и помещается в отдельном окне. Книга состоит из рабочих листов. Пользователь может добавить листы в книгу (максимально возможное число – 255.) Таблицы в Exel создаются на рабочем листе. Рабочий лист разделен на строки и столбцы, которые пересекаясь, образуют ячейки. Рабочий лист состоит из 256 столбцов и 65536 строк.

г)         Адресация ячеек, листов

По умолчанию строки нумеруются, а столбцы обозначаются одной или двумя латинскими буквами.

Адрес ячейки при ссылке на нее задается путем указания обозначения номера строки и столбца. Диапазон ячеек задается адресами верхней левой и правой нижней его ячеек, разделенными символом двоеточия :

д)         Использование ссылок на ячейки в формулах

Абсолютная ссылка задает абсолютные координаты ячейки в рабочем листе. При перемещении или копировании формулы из одной ячейки в другие такая ссылка в формуле не изменяется и всегда указывает на одну и ту же ячейку таблицы. Для записи АС используется знак $, например, $B$5.

Относительная ссылка записывается без знака $, например: А1. При вычислении формулы такие ссылки, также как и абсолютные указывают на координаты ячеек таблицы, участвующих в операции. Отличие заключается в том, что при копировании формулы с относительными ссылками в другое место, последние изменяются. Изменения определяются новым положением формулы в таблице.

Смешанная ссылка – это ссылка, в которой адресация строки отличается от адресации столбца. Например, А$3 – смешанная ссылка с указанием относительной адресации столбца и абсолютной адресации строки.

 

е)         Автозаполнение ячеек

При автозаполнении ячеек Exel сам продолжает логическую цепочку первоночальных данных или же заполняет указанный диапазон ячеек копией содержимого начальной ячейки.

Ряды данных, используемые при автозаполнении ячеек, делят на встроенные и пользовательские. Пользовательские ряды, в отличие от встроенных, можно удалять или заменять их после создания.

Если текст, который необходимо перевести с помощью компьютера, представлен на бумажном носителе, то существует два способа его перевода:

1)         Ввести текст в окно переводчика самостоятельно с клавиатуры (рекомендуется при переводе отдельных слов и маленьких текстов)

2)         Отсканировать текст при помощи сканера, затем распознать его при помощи специального программного продукта, например, такого как Fine Reader. Затем распознанный текст сохранить в текстовом редакторе. Открыть обработанный текст в программе-переводчике через меню Открыть или скопировать содержимое текста и вставить в окно переводчика.

Электронная цифровая подпись (ЭЦП) - одна из криптографических систем зашиты контроля и подлинности информации. Значение ЭЦП усилилось при передаче информации расчетно-денежных документов по каналам связи в условиях “безбумажной” технологии выполнения банковских операций.

ЭЦП - система, позволяющая гарантированно подтвердить авторство и установить истинность документа “безбумажной” технологии.

В отличие от “бумажной” подписи ЭЦП не является неизменной и проставляется она не человеком, а программой. Большую роль в предотвращении подделки ЭЦП играют стандарты на электронную подпись, т.к. они представляют собой подробное описание алгоритмов, по которым вычисляется и проверяется подпись.

 

12. АИС во внешнеэкономической сфере деятельности

SWIFT (Society for World-Wide Interbank Financial Telecommunications) - сообщество всемирных межбанковских финансовых телекоммуникаций является ведущей международной организацией в сфере финансовых телекоммуникаций. Основными направлениями деятельности SWIFT являются предоставление оперативного, надежного, эффективного, конфиденциального и защищенного от несанкционированного доступа телекоммуникационного обслуживания для банков и проведение работ по стандартизации форм и методов обмена финансовой информацией.

В настоящее время SWIFT объединяет 4800 банков и финансовых организаций, расположенных в 155 странах мира (среди них более 2700 банков), у которых насчитывается более 20 000 терминалов. Все они, независимо от их географического положения, имеют возможность круглосуточного взаимодействия друг с другом 365 дней в году.

SWIFT не выполняет клиринговых функций, являясь лишь банковской коммуникационной сетью, ориентированной на будущее. Передаваемые поручения учитываются в виде перевода по соответствующим счетам «ностро» и «лоро», так же как и при использовании традиционных платежных документов.

SWIFT - это акционерное общество, владельцами которого являются банки-члены. Зарегистрировано общество в Бельгии (штаб-квартира и постоянно действующие органы находятся в г. Ла-Ульп недалеко от Брюсселя) и действует по бельгийским законам. Высший орган - общее собрание банков-членов или их представителей (Генеральная ассамблея). Все решения принимаются большинством голосов участников ассамблеи в соответствии с принципом: одна акция - один голос. Главенствующее положение в совете директоров занимают представители банков стран Западной Европы с США. Членом SWIFT может стать любой банк, имеющий в соответствии с национальным законодательством право на осуществление международных банковских операций. Наряду с банками- членами имеются и две другие категории пользователей сети SWIFT - ассоциированные члены и участники. В качестве первых выступают филиалы и отделения банков-членов. Ассоциированные члены не являются акционерами и лишены права участия в управлении делами общества. Так называемые участники SWIFT - всевозможные финансовые институты (не банки): брокерские и дилерские конторы, клиринговые и страховые компании, инвестиционные компании, получившие доступ к сети в 1987г.

Российские банки активно используют сеть для проведения внутренних расчетов. Большие потенциальные возможности открывает и использование SWIFT для организации клиринговых расчетов, а также для работы на российском рынке ценных бумаг. Членство в SWIFT создает возможности для более широких и интенсивных финансовых и экономических внешних контактов, в том числе, в частности, создания нормальных условий для функционирования иностранных инвестиций на территории России и других стран СНГ.

 

Литература

1.Информационные системы в экономике/Под ред. В.В.Дика.-М.:Финансы и статистика,1996 .

2. Информационные системы и технологии в экономике/В.Б. Уткин, К.В. Балдин.- М.:ЮНИТИ, 2003

3.Автоматизированные информации системы бухгалтерского учета, анализа, аудита: Учебное пособие.-М.: Перспектива, 2001