Разработка единого стандарта документооборота

3.2 Разработка единого стандарта документооборота

Стандарт электронного документооборота является основой функционирования телекоммуникационной системы сбытового комплекса предприятия. Внедрение стандарта позволяет структурировать передаваемую информацию, а значит, более эффективно загружать и использовать ее в реляционных базах данных, значительно уменьшать объем передаваемых данных, снижать плату за график, повышать степень защиты при передаче конфиденциальной информации, более рационально организовывать весь документооборот кирпичного завода и, в конечном итоге, минимизировать его. Укрупненная структура электронного документооборота представлена на рисунке 4.

Рисунок 4. Стандарт электронного документооборота

3.3 Разработка информационной системы структурных подразделений

Информационная система структурных подразделений предприятия (отдела маркетинга и бухгалтерии) создается в два этапа.

На первом этапе проектируется и внедряется уровень автоматизации операционных процессов. Для дальнейшего проектирования применяется CASE- технология Oracle Designer/2000, которая позволяет на порядок снизить трудоёмкость и сроки проектирования по сравнению с обычным программированием.

На втором этапе информационная система оснащается уровнем поддержки принятия решений OLAP Oracle Express, который обеспечивает анализ статистики продаж, обоснованное формирование планов продаж, анализ маркетинговой информации, формирование ценовой политики и т.д.

Создание на базе существующих технических средств отдельных интеллектуальных рабочих мест не обеспечит их эффективную, согласованную работу. Уровень автоматизации операционных процессов является “фундаментом” функционирования информационной системы структурных подразделений предприятия.

Главной проблемой данного этапа является проектирование уровня принятия решений для руководства предприятия. Разработка методик использования OLAP требует дополнительных финансовых затрат.

	Server Oracle

ЛВС подразделений организации и контроля сбыта

 модем

 

  

 

Склад

принтер

Рисунок 5. Схема информационной системы структурных подразделений

модем

3.4 Разработка информационной системы всего предприятия

ИС предоставляет сотрудникам рабочие места, ориентированные на выполняемые функции, а не на особенности технологий.

Необходимость иметь дело с несколькими независимыми приложениями при выполнении бизнес-функции чрезвычайно затрудняет работу. Например, составление сводки новостей требует сбора и систематизации информации из Internet. При нынешнем уровне развития технологий приходиться использовать клиентское ПО и поисковые механизмы различных служб Internet. Выполнение простого действия (составление тематической сводки) может потребовать использования десятка программ и решения множества проблем, связанных с различием форматов данных.

Для предприятия такой стиль работы выливается в дополнительные затраты на обучение сотрудников, обслуживание их рабочих мест и оплату затраченного впустую времени. Если же этот стиль применяется для организации бизнес - процессов, критически важных для работы предприятия, передача пользователю функций координатора согласованных воздействий на корпоративную информацию, создает угрозу ее непротиворечивости. Например, если принятый на предприятии распорядок разрешает отпускать товар только после его оплаты и выписывание накладных технологически не связано с бухгалтерией, то ответственность за выполнение распорядка ложится на сотрудников. Неизбежные ошибки приведут к расхождениям товарного и финансового учета. Если рассматривать все аспекты деятельности предприятия, количество логических взаимосвязей столь велико, что подобные расхождения становятся практически неконтролируемыми.

Проект информационной системы предприятия приведен на рисунке 6.

Модем GVC 56K

 принтер Epson Stylus 680

   

	10 BASE T		10 BASE T

   

		ЛВС бухгалтерии		ЛВС маркетинга

   

	Epson Stylus 680

	GVC 56 K		GVC 56 K

 

			Epson Stylus 680		Epson Stylus 680
	Директор

Рисунок 6. Проект информационной системы предприятия

Создание современной корпоративной ИС требует усилий большого количества высококлассных специалистов: системных аналитиков, инженеров и программистов, авторов технической документации и учебных курсов, специалистов по внедрению систем и пользователей. Предприятие, не накопившее опыта подобных работ, не может эффективно планировать их трудоемкость, длительность и стоимость. Единственный проверенный мировой способ создания корпоративных ИС состоит в привлечении к работе специализированной фирмы – поставщика комплексных решений в области информационных технологий.

Список использованной литературы:

1. Методические указания к изучению курса и выполнению контрольных работ по дисциплине “Информационные системы в экономике предприятия”(для студентов специальности 7.09.02.02 и 7.05.01.07 дневной и заочной формы обучения)/Сост. Л.П. Колот. - ДГМА, 2006.

2. Конспект лекций для студентов заочного факультета по дисциплине «Информационные системы в экономике предприятия» (для студентов заочного факультета)./Сост. Л.П.Колот. – ДГМА, 2007.

3. Садовников В.И., Эпштейн В.Л. Потоки информации в системах управления. М.: «Энергия».- 1998.

4. Компьютеризация информационных процессов на промышленных предприятиях / В.Ф.Сытник, Х.Сорока, Н.В.Еремина и др. – К.: Техника: Катовица: Экономическая академия имени Карола Адамецкого: 1991.-215с.