Заполнение таблиц данными

3. Заполнение таблиц данными

Для каждой логически обособленной информационной единицы в таблице следует создать поле.

- поместим указатель в первое пустое поле в столбце Имя поля

- введем имя поля

- определим тип данных

Если в макете определено поле с типом данных Счетчик, то Access использует его в качестве ключевого поля.

Аналогичным способом определим другие поля.

Таблица «Комплектующие»

Таблица «Поставщики»

Таблица «Цена»

4. Создание схемы БД

Чтобы иметь возможность в дальнейшем создавать запросы, формы и отчеты на основе нескольких таблиц, включенных в БД, необходимо определить связи между отдельными таблицами, то есть необходимо создать схему данных. Таким образом, схема данных – таблица с установленными между ними связями. Чтобы иметь возможность установить связь между таблицами, нужен столбец для уникальной идентификации каждой строки таблицы. Такой столбец называется первичным ключом или ключевым полем. Первичный ключ любой таблицы обязан содержать уникальные непустые значения для каждой строки (одно из правил целостности данных). Ключевое поле – одно или несколько полей, комбинация значений которых однозначно определяет каждую запись в таблице.

При установке связи между таблицами могут возникнуть отношения трех типов:

- отношение «многие-ко-многим» между двумя таблицами нельзя создавать непосредственно, поскольку одной записи в одной таблице могут соответствовать несколько записей в другой таблице и наоборот. Для определения отношения «многие-ко-многим» нужно создавать третью (связывающую) таблицу и добавить в нее ключевые поля двух таблиц;

- при типе отношения «один-к-одному» значению ключа в каждой записи главной таблицы соответствует значение в связанном поле только в одной записи подчиненной таблицы. В этом случае связь между таблицами может быть установлена только через ключевые поля обеих таблиц;

- при типе отношения «один-ко-многим» значению ключа в каждой записи главной таблицы соответствует значение в связанном поле в нескольких записях подчиненной таблицы. Этот тип отношения между таблицами довольно часто используется в реляционной системе БД.

В окне схемы данных можно задать отображение установленных связей между таблицами текущей базы, изменить связи, а также создавать новые связи:

1. переходим в окно открытой БД

2. выбираем команду Сервис/Схема данных или нажимаем одноименную кнопку на панели инструментов. Access отобразит на экране окно схемы данных и откроет окно диалога для добавления таблицы или запроса.

3. выбираем нужные таблицы в окне диалога Добавление таблицы и нажимаем кнопку Добавить для добавления их в окно схемы данных.

4. перетащим ключевые поля главной таблицы на соответствующее поле связанных таблиц

5. установим в этом окне нужные параметры:

- проверим имена полей, через которые устанавливается связь между таблицами

- установим флажок параметра Обеспечение целостности данных. Как правило, при определении связи этот флажок должен быть установлен

6. нажмем кнопку Создать. Access создаст связь и вернет нас к работе в окне схемы данных.

7. программа отобразит между именами полей двух таблиц соединенную линию (линию связи)

«Схема данных»

Если установлен флажок параметра Обеспечение целостности данных, то рядом с линией связи отображена информация о типе отношения между таблицами (в данной работе – «один-ко-многим»).

Вывод:

1. Научилась создавать базу данных.

2. Научилась создавать объект базы данных «Таблицы»

3. Научилась заполнение таблицы данными;

4. Научилась создавать схемы БД.

Отчет по практической работе №2 «Создание запросов, форм и отчетов по БД «Компьютеры»»

Цель работы:

1. Научиться создавать запросы на выборку;

2. Научиться создавать формы;

3. Научиться создавать отчеты.

Ход работы:

1.Создание запросов

Запрос – создание новой таблицы с помощью определенных условий. С помощью запроса можно отфильтровать те записи, которые соответствуют заданным условиям. При этом можно задать отображение только нужных полей базовых таблиц или запросов. Отображаемые в запросе данные могут происходить из одной или нескольких таблиц. Если в основе запроса лежат несколько таблиц, то их следует объединить одна за другой.

В Access можно создавать различные типы запросов. При работе в режиме конструктора запросов на панели инструментов в распоряжении пользователя имеется специальный список Тип запроса, позволяющий определить нужный тип запроса.

Наиболее часто используемым типом запроса является запрос на выборку, который возвращает результирующий набор записей в соответствии с определенными в макете запроса условиями отбора.

В перекрестном запросе данные отображаются в виде, аналогичном виду данных в электронной таблице.

Программа позволяет создать четыре различных типа запроса на изменение:

1) запрос на создание таблицы позволяет сохранить результирующий набор записей в качестве новой таблицы.

2) запрос на обновление записей используется для изменения данных в записях в соответствии с заданным выражением.

3) запрос на добавление добавляет записи, соответствующие заданному условию, в другую таблицу.

4) запрос на удаление удаляет записи, соответствующие заданному условию.

Для создания нового запроса Access предоставляет в распоряжение пользователя окно конструктора запросов, в котором в дальнейшем можно изменить макет существующего запроса. Выбрав Создание запроса в режиме конструктора, необходимо добавить таблицы или запросы, которые будут участвовать запросе.

Окно конструктора запросов разделено на две области:

- в верхней области отображаются списки полей добавленных таблиц или запросов. Здесь же можно объединить таблицы или запросы.

- в нижней области окна конструктора запроса – бланке запроса – определяется собственно макет запроса.

После определения базовых таблиц запроса и объединения таблиц следует указать отображаемые в запросе поля, а также порядок размещения полей. Мы можем добавить в бланк запроса каждое поле по отдельности. Добавим имя поля таблицы в нужную ячейку строки Поле в бланке запроса.

Эту задачу можно решить одним из следующих способов:

• перетащив имя поля из списка полей в бланк запроса;

• щелкнув дважды на имени нужного поля в списке полей;

• открыв список полей в соответствующей ячейке строки Поле в бланке запроса и выбрав нужное имя из списка.

Путем указания условий отбора определяются отображаемые в результирующем наборе записи. Условие отбора записей задается с помощью действительного выражения Access. Для создания выражения можно использовать построителя выражений программы. Поместим курсор ввода в бланке запроса в ячейку строки Условия отбора поля, для которого указывается условие отбора, и нажмем кнопку Построить на панели инструментов. Определение условия отбора зависит от типа данных поля, для которого задается условие. Как правило, Access автоматически «адаптирует» условие к типу данных поля. Укажем выражение условия отбора для поля. Сохраним запрос, задав имя запроса.

Запрос на выборку №1

Запрос на выборку №2