Технологія використання та приклади використання операцій обміну даними між компонентами MS Office

3. Технологія використання та приклади використання операцій обміну даними між компонентами MS Office

Перетаскування даних між програмами

Використовуйте перетаскування для копіювання і переміщення даних, створення зв'язаних об'єктів, ярликів і гіперпосилань між документами різних програм. Кожна з програм повинна підтримувати протокол OLE.

·      Розташуєте вікна програм таким чином, щоб обидва файли — вихідний та кінцевий відкриті і видні. Необхідно бачити дані, що перетаскуються, а також те місце, куди вони будуть поміщені.

·      Виділите дані, а потім при натиснутій правій кнопці миші перетягнете виділені дані на нове чи місце в іншу програму.

·      У контекстному меню виберіть потрібну команду.

Вставка даних з Microsoft Access у документ Word

Існує можливість перенести дані з Microsoft Access у новий чи існуючий документ Word.

Щоб включити дані Microsoft Access в існуючий документ Word, вставте вміст таблиці чи запиту Microsoft Access. Щоб сформувати потрібний набір даних, використовуйте запит для відбору і сортування полів і записів. Щоб підтримувати дані в документі обновленими, створіть зв'язок з даними Microsoft Access. При кожній зміні даних у Microsoft Access їх копія буде автоматично обновлятися в документі Word. Щоб перенести дані з Microsoft Access у новий документ Word, експортуйте таблицю, запит, звіт чи інший об'єкт бази даних Microsoft Access. Потім ці дані можна відформатувати і відредагувати засобами Word чи використовувати як джерело даних злиття.

Вставка вмісту таблиці чи запиту Microsoft Access в існуючий документ Word

·      У документі Word виберіть місце вставки вмісту таблиці чи запиту.

·      Відобразіть панель інструментів Бази даних, а потім натисніть кнопку Вставить базу данных .

·      Натисніть кнопку Получить данные.

·      Якщо для одержання, відбору і сортування даних варто використовувати Microsoft Access і/або Word, перейдіть до кроку 5.

·      Якщо для одержання, відбору і сортування даних варто використовувати Microsoft Query, натисніть кнопку MS Query, створіть запит, а потім перейдіть до кроку 9.

·      Виберіть Базы данных MS Access у списку Тип файлов.

·      У поле Имя файла введіть ім'я потрібної бази даних Microsoft Access, а потім натисніть кнопку Открыть.

·      Виберіть вкладку чи Таблиці Запросы, виберіть потрібну таблицю чи запит, а потім натисніть кнопку OK.

·      Щоб виконати відбір записів і/або полів для включення в таблицю Word, натисніть кнопку Отбор записей, виберіть потрібні параметри, а потім натисніть кнопку OK.

·      Для настроювання форматування таблиці Word натисніть кнопку Автоформат таблицы, виберіть потрібні параметри, а потім натисніть кнопку OK.

·       Натисніть кнопку Вставить данные.

·      У групі Вставить записи вкажіть, які записи варто включити в таблицю Word.

·      Щоб зберегти можливість відновлення даних у таблиці Word у випадку зміни вихідних даних, установите прапорець Вставить данные как поле.

Word вставляє дані в таблицю Word у виді поля DATABASE, зв'язаного з вихідною таблицею чи запитом. Щоб обновити поле, виділіть його в таблиці і натисніть клавішу F9.

Експорт даних з Microsoft Access у документ Word

·      У вікні Microsoft Access відкрийте потрібну базу даних, а потім відкрийте об'єкт бази даних: таблицю, запит, форму чи звіт.

·      Якщо потрібно експортувати тільки частину даних, виділіть потрібні рядки чи стовпці.

·      Оберіть команду Экспорт у меню Файл.

·      У списку Тип файла оберіть формат файлу для експортованих даних:

Щоб створити документ зі збереженням вихідного форматування даних, виберіть параметр Формат RTF.

Щоб створити простий текстовий файл для використання як джерела даних злиття, оберіть параметр Слияние Microsoft Word.

·      У полі Имя файла вкажіть ім'я файлу для нового документа.

·      Щоб експортувати весь об'єкт бази даних, виберіть параметр Сохранить все. Щоб експортувати тільки виділені рядки чи стовпці, оберіть параметр Сохранить фрагмент.

Імпорт текстового файлу Word у Microsoft Access

Існує можливість імпортувати дані з текстового файлу Word, наприклад джерела даних злиття.

·      У Word збережіть копію файлу у виді неформатованого текстового файлу; як роздільники використовуйте коми чи знаки табуляції.

Інструкції

·      Перейдіть у Microsoft Access і відкрийте нову чи існуючу базу даних.

·      У вікні бази даних натисніть кнопку Таблицы на панелі об'єктів.

·      У меню Файл виберіть команду Внешние данные, а потім — команду Импорт.

·      У списку Тип файлов оберіть параметр Текстовые файлы.

·      У поле Имя файла введіть ім'я текстового файлу для імпорту.

·      Натисніть кнопку Импорт.

·      Дійте за вказівкам майстра імпорту.

Для перегляду додаткових параметрів чи зміни специфікацій, наприклад роздільника полів, натисніть кнопку Дополнительно в першому з діалогових вікон майстра. Щоб зберегти специфікації для наступного використання при імпорті схожих текстових файлів, натисніть кнопку Сохранить как.

Про вставку листа чи діаграми Microsoft Excel у документ Word

Word надає кілька способів вставки даних Microsoft Excel у документ Word. Наприклад, можна легко скопіювати і вставити лист чи діаграму. Можна також уставити лист чи діаграму у виді зв'язаного об'єкта чи впровадженого об'єкта. Основні розходження між зв'язуванням і вбудовуванням полягають у місці збереження даних і способі відновлення даних після приміщення їх у документ:

Зв'язаний об'єкт.  Зв'язаний об'єкт — лист чи діаграма — відображається в документі, але його інформація зберігається у вихідній книзі Microsoft Excel. При редагуванні даних у Microsoft Excel, Word може автоматично обновляти лист чи діаграму в документі. Зв'язування варто застосовувати, коли необхідно включити інформацію, що незалежно вводиться, таку як дані, зібрані різними відділами, а також коли потрібно зберігати обновлювану в Word інформацію. Через збереження зв'язаних даних в окремому місці, зв'язування може також допомогти мінімізувати розмір файлу документа Word. Див. інструкції з створення зв'язаного об'єкта з існуючого листа або діаграми Microsoft Excel.

Впроваджений об'єкт.  Впроваджений об'єкт — лист чи діаграма — зберігає інформацію безпосередньо в документі Word. Можна створити впроваджений об'єкт з існуючого листа або діаграми Microsoft Excel чи створити новий впроваджений лист або діаграму Microsoft Excel. Щоб відредагувати впроваджений об'єкт, двічі клацніть його для запуску Excel, внесіть зміни і поверніться назад у Word. Можна впровадити існуючий чи новий порожній лист чи діаграму. Оскільки інформація зберігається в документі Word, упровадження варто застосовувати, коли потрібно поширення оперативної версії документа персонам, що не будуть мати доступу до окремо зроблених аркушів і діаграм.

Створення зв'язаного об'єкта з існуючого листа чи діаграми Microsoft Excel

·      Відкрийте документ Word і книгу Microsoft Excel, що містить дані, необхідні для створення зв'язаного об'єкта.

·      Перейдіть у вікно Microsoft Excel, а потім виділіть весь лист, діапазон осередків чи діаграму.

·      Натисніть кнопку Копировать.

·      Перейдіть у документ Word, а потім виберіть місце вставки зв'язаного об'єкта.

·      Виберіть команду Специальная вставка в меню Правка.

·      Виберіть параметр Связать.

·      Зі списку Как виберіть потрібний параметр.

o  Якщо є труднощі у виборі параметра, виділіть його і прочитайте опис у полі Результат.

·      Щоб відобразити зв'язаний лист чи діаграму у виді значка, встановіть прапорець В виде значка.

Рада.  Щоб передбачити можливість зміни набору осередків даних у зв'язаному діапазоні, привласніть цьому діапазону ім'я в Microsoft Excel і вкажіть при вставці в документ Word не координати, а це ім'я. З появою додаткових даних у діапазоні треба відповідним чином перевизначити його ім'я в Microsoft Excel. Word автоматично додасть нові дані при наступному відновленні зв'язаного об'єкта.

Створення впровадженого об'єкта з існуючого листа чи діаграми Microsoft Excel

·      Відкрийте документ Word і книгу Microsoft Excel, що містить дані, необхідні для створення впровадженого об'єкта.

·      Перейдіть у вікно Microsoft Excel, а потім виділіть весь лист, діапазон осередків чи діаграму.

·      Натисніть кнопку Копировать.

·      Перейдіть у документ Word, а потім виберіть місце вставки впровадженого об'єкта.

·      Виберіть команду Специальная вставка в меню Правка.

·      Виберіть параметр Вставить.

·      У списку Как виберіть Лист Microsoft Excel Объект чи Диаграмма Microsoft Excel Объект.

·      Щоб відобразити впроваджений лист чи діаграму у виді значка, встановіть прапорець В виде значка.

Примітки

Щоб швидко створити впроваджений об'єкт із усього листа, виберіть команду Объект у меню Вставка, а потім — вкладку Создание из файла. У поле Имя файла введіть ім'я книги, з якої варто створити впроваджений об'єкт, чи натисніть кнопку Обзор і виберіть ім'я файлу зі списку. Зніміть прапорець Связать с файлом. Якщо необхідно, встановіть чи зніміть прапорець В виде значка. Незалежно від вибору команди, використовуваної для створення впровадженого об'єкта Microsoft Excel, — Специальная вставка чи Объект — у документ Word фактично вставляється вся книга. При використанні команди Специальная вставка у впровадженому об'єкті відображається тільки виділений діапазон листа, а при використанні команди Объект — перша сторінка книги. В обох випадках одночасно відображається тільки один лист книги. Для відображення іншого листа двічі клацніть впроваджений об'єкт, а потім виберіть потрібний лист.

Створення нового впровадженого листа чи діаграми Microsoft Excel

·      У документі Word виберіть місце вставки нового впровадженого об'єкта: листа чи діаграми.

·      Виберіть команду Объект у меню Вставка, а потім — вкладку Создание.

·      У списку Тип объекта виберіть Лист Microsoft Excel чи Диаграмма Microsoft Excel.

·      Щоб відобразити впроваджений лист чи діаграму у виді значка, установите прапорець В виде значка.

·      Натисніть кнопку OK.

·      Створіть лист чи діаграму.

Для одержання довідки про роботу в Microsoft Excel виберіть команду Справка по Microsoft Excel у меню Справка.

Примітка.  При створенні впровадженого об'єкта Microsoft Excel у документ вставляється вся книга. У документі одночасно відображається тільки один лист. Для відображення іншого листа двічі клацніть об'єкт Microsoft Excel, а потім оберіть потрібний лист.

Коды полей: DDE и DDEAUTO

{ DDE Приложение Элемент [Фрагмент] }
{ DDEAUTO Приложение Элемент [Фрагмент] }

Установка связи DDE с документом, созданным в другом приложении Windows. В случае изменения связанных данных новые данные вставляются в документ при обновлении поля DDE. Поле DDEAUTO автоматически вставляет новые данные при первой возможности. Если Word не сможет установить связь при обновлении поля DDE или DDEAUTO, отображаемые полем данные не изменятся.

Элемент	Описание
Приложение	Имя другого приложения Windows, поддерживающего DDE.
"Элемент"	Имя файла или другого элемента, имеющее смысл для указанного приложения. Если этот параметр включает длинное имя файла с пробелами, заключите его в кавычки. При задании пути используйте двойные обратные косые черты, например: "C:\\Мои документы\\Отчет.doc"
[Фрагмент]	Фрагмент указанного файла или элемента, например диапазон ячеек в книге Microsoft Excel или закладка в документе Word.