Список встреч (слева) отображает текущий день с расписанными по часам встречами, событиями и собраниями;

1. список встреч (слева) отображает текущий день с расписанными по часам встречами, событиями и собраниями;

2. календарь (справа вверху) отображает дни текущего месяца;

3. панель задач отображает текущие задачи. Дата в Календаре, выделенная жирным шрифтом, обозначает, что на этот день запланировано мероприятие. Щелкнув по дате на Календаре, вы можете просмотреть расписание на этот день. Для выделения несмежных дней в Календаре щелкните по нужным дням, удерживая клавишу Ctrl. Чтобы перенести мероприятие на другой день, перетащите его название из Календаря на другую дату в календаре, расположенном в верхнем углу окна Календарь (рис.5). Панель задач в Календаре представляет список задач, содержащихся в папке Задачи, который можно просматривать разными способами, По умолчанию устанавливается представление Задачи на сегодня. Это представление можно изменить.

Изменение представления задач в Календаре

1. Выберите команду Представление задач в меню Вид. 2. Появится список представлений панели задач: все задачи, задачи на сегодня, активные задачи для выделенных дней, задачи на следующие 7 дней, просроченные задачи, задачи, завершенные в выбранные дни. Отметьте нужное представление. 3. Установите или снимите флажок Включить задачи без даты завершения. Перенеся задачу из панели задач в Календарь, вы запланируете время работы над ней. Все изменения задач на панели отражаются в папке Задачи.

 

Рис.5. Окно папки Календарь

Рассмотрим, как запланировать предстоящее мероприятие с помощью Календаря на примере создания встречи. Для создания встречи существует несколько способов. Вот два из них.

Создание новой встречи (первый способ)

Раскройте папку Календарь.

Выберите в меню Файл команду Создать, в раскрывшемся меню выберите Встреча.

На экране появится форма ввода информации (Рис.6).

В поле Тема введите описание - семинар.

В поле Место определите место встречи - КУДИЦ.

Введите время начала и время окончания встречи, соответственно. 7. Установите прочие параметры по мере необходимости.

Сохраните запись, нажав кнопку Сохранить и закрыть. В вашем Календаре появилась запись о предстоящем семинаре (Рис.6).

Рис.6. Форма Встреча

Создание новей встречи (второй способ)

Выделите интервал времени в нужный день на панели Список встреч.

Щелкните по нему правой кнопкой мыши.

Выберите в открывшемся меню команду Создать встречу.

Заполните поля формы Встреча.

Помимо единичных встреч, происходят встречи периодически повторяющиеся. Например, семинар по новым информационным технологиям проводится в организаций каждый месяц. Создадим встречу с периодом повторения 14-е число каждого нового месяца и продолжительностью повторения б месяцев.

Создание повторяющейся встречи

Выберите команду Создать повторяющуюся встречу в меню Действия.

На экране появится форма Повторение встречи.

В поле Время встречи вредите время начала (12.30) и время окончания (13.00).

В поле Повторять отметьте ежемесячно, повторять 14 числа каждого 1 месяца.

В поле Пределы повторения введите б в пункт Завершить после _ повторений.

Нажмите ОК.

Откроется форма Повторяющаяся встреча, похожая на форму Встреча, используемую при создании единичной встречи.

В поле Тема введите - семинар. В поле Место введите - КУДИЦ.

Сохраните запись, нажав кнопку Сохранить и закрыть.

Создать повторяющуюся встречу можно и из единичной. В раскрытом окне Встреча нажмите кнопку Повторение, появится диалоговое окно Повторение встречи. Закладка Планирование позволяет быстро организовать собрание с участием нескольких лиц (рис.7). При выборе времени собрания и определении списка участников формируется расписание каждого участника. Средство автовыбора позволяет найти интервал времени, удобный для всех. Если кто-то находится в другом часовом поясе, просмотрите время собрания в этом поясе. Определив время собрания, можно рассылать приглашения участникам.

Рис.7. Закладка Планирование

 

Имеется возможность добавлять в Календарь национальные и международные праздники, быстро переключать часовой пояс в Outlook, при этом Календарь продолжает отображать и время в начальном часовом поясе.

Настройка Параметров Календаря

Вызовите команду Параметры из меню Сервис.

Нажмите кнопку Параметры календаря, откроется окно, позволяющее настроить параметры Календаря (рис.8).

Рис.8. Параметры Календаря

Контакты

Папка Контакты - электронная адресная и телефонная книга (рис.9) предназначена для хранения сведений о людях и организациях (контактах). В Контактах может храниться почтовый адрес, адрес электронной почты, несколько номеров телефонов и другие всевозможные сведения, касающиеся контактного лица, должность, день рождения. Элемент Контакт может содержать более 100 стандартных полей со сведениями о корреспонденте.

Рис.9. Окно Outlook с раскрытой папкой Контакты

Создание нового контакта

Выберите в меню Файл команду Создать контакт, появится форма контакта с открытой закладкой Общие, которая содержит пять областей с полями общей информации о контакте (имя контакта, телефоны, адрес, электронная почта и WWW-адрес, описание).

Заполните поля диалогового окна для формирования контакта (рис.10).

Нажмите кнопку Сохранить и закрыть.

 

Рис.10. Закладка Общие формы Контакт

Для каждого контакта задается до трех адресов (рабочий, домашний или дополнительный). Отметьте один из них как почтовый, для использования его на конвертах, наклейках и при слиянии документов в Word. Данные в карточке о контакте помещаются в отдельные поля. Это позволяет сортировать, группировать и фильтровать контакты. Помимо закладки Общие форма Контакт имеет еще четыре закладки: Подробности, Действия, Сертификаты, Все поля. На закладке Подробности можно ввести дополнительную информацию о контакте (деловые подробности, личные подробности и т.д.). На закладке Действия отображаются все действия, связанные или назначенные контакту (встречи, задачи, сообщения и т.д.). Можно быстро просматривать все данные о контактах, например дату и тему полученных электронных сообщений.

Просмотр данных о контакте в электронной почте

Откройте нужный контакт, щелкнув по нему мышью (например, Arkadii Lyubarev).

Перейдите на закладку Действия.

В поле Показать выберите Электронная почта.

В окне появились все электронные сообщения выбранного контакта (рис.11).

Рис.11. Окно данных о контакте в электронной почте

Закладка Сертификаты служит для назначения определенного цифрового сертификата безопасности при отправке сообщений данному контакту. Закладка Все поля дает возможность просматривать всю информацию по контакту и вводить дополнительную. С помощью команд меню Действия для контакта можно задать поручение, адресовать приглашение на собрание и т.п. (рис.12). Если есть модем, Outlook набирает номер телефона контакта. Очень часто требуется выполнить одни и те же процедуры для нескольких клиентов. Например, если нужно отправить приглашение всем участникам собрания, Outlook предоставляет возможность объединения контактов в специальные группы рассылки.

Рис.12. Команды меню Действия

 

Создание списка рассылки

Выберите пункт Создать список рассылки в меню Действия.

На закладке Члены заполните поле Имя (например, участники собрания).

Наймите кнопку Выберите членов.

Выберите нужный контакт и нажмите кнопку Добавить.

Повторите пункт 4 для всех участников.

Нажмите кнопку ОК, затем кнопку Сохранить и закрыть.

Папка Контакты имеет семь стандартных представлений (табл.2). Группировка элементов по местоположению По отметке "К исполнению".

Представление	Отображаемые элементы
Адресные карточки	Отображает краткую информацию о каждом контакте в виде визитной карточки
Подробные адресные карточки	Отображает полную информацию о каждом контакте в виде визитной карточки
Список телефонов	Табличное представление всех контактов
По категориям	Группировка элементов по категориям
По организациям	Группировка элементов по организациям
По местоположению	Группировка элементов по отметке К исполнению

Таблица 2. Представления папки Контакты

 

Адресная книга и контакты

Windows имеет встроенное приложение для работы с контактами; это адресная книга, но возможности адресной книги Outlook гораздо больше, чем адресной книги Windows. Часто, работая с другими приложениями Windows, приходится использовать данные из адресной книги. Для того чтобы папка Контакты отображала свою информацию в адресной книге Windows, необходимо установить специальный параметр.

Изменение параметров папки Контакты

Нажмите правую клавишу мыши, установив указатель на ярлыке Контакты.

В появившемся контекстном меню выберите пункт Свойства (откроется диалоговое окно Свойства папки "Контакты").

На закладке Адресная книга Outlook отметьте флажок Показать эту папку как адресную книгу.

Нажмите кнопку ОК.

Задачи

Задача - это любое дело или поручение, личное или служебное, сведения о степени выполнений которого хранятся в Outlook (рис.13).

Рис.13. Окно Outlook с раскрытой папкой Задачи

Задачи бывают разовыми или повторяющимися. Повторение задачи происходит с регулярными интервалами, например написание ежеквартального отчета о проделанной работе. Существует возможность добавить в список задач Outlook ту, которую следует выполнить для активного документа Word. Например, рецензия на документ должна быть готова к определенной дате. Можно открыть документ и, находясь в текстовом редакторе Word, добавить соответствующую задачу в Outlook. Задачи можно перемещать в списке. Присваивая задачам различные приоритеты, можно сортировать их, располагая по степени важности.

Создание разовой задачи

Выберите команду Создать из меню Файл или щелкните мышью в поле Добавление элемента.

По умолчанию форма Задача с полями для заполнения (табл.3) откроется на закладке Задача.

 

Таблица 3. Поля формы Задача

Поле	Значения поля	Значения по умолчанию
Тема	Тема задачи	Не устанавливается
Срок	Срок выполнения задачи, Outlook не позволяет оставить значение этого поля пустым	Не устанавливается
Дата начала	Дата начала работы. Может быть не определена	Не устанавливается
Состояние	Пять состояний задачи на данный момент: На началась, Выполняется, Завершена, В ожидании, Отложена	Не началась
Готово	Состояние задачи, в данный момент в процентном соотношении	0%
Важность	Три значения важности задачи: Высокая, Обычная, Низкая	Обычная
Оповещение	Устанавливается на определенную дату и время	Устанавливается надень  завершения задачи на 8.30 утра
Описание	Содержит текст с описанием задачи, а также присоединенные файлы и внедренные объекты
Контакты	Указываются контакты, связанные  с решением данной задачи
Категории	Указывается принадлежность к категории
Частное	Указывается характер задачи

Введите тему задачи - подготовка к презентации.

Введите срок окончания - и дату начала работы -

Введите значение для поля Состояние - не началась, соответственно в поле Готово - 0%.

Заполните поле Важность - обычная.

Введите дату и время оповещения - в 9 часов утра 21.09.2010.

Для отображения диалогового окна Категории (рис.14) нажмите кнопку Категории.

Рис.14. Выбор категории

Установите в списке флажок около нужной категории - Международные контакты. Нажмите кнопку ОК. После заполнения всех полей формы (рис.15) щелкните кнопку Сохранить и закрыть.

 

Рис.15. Форма задачи

На закладке Подробно формы Задача можно вносить информацию о реально затраченном времени, об объемах работ, о расходах и т.д. При регулярном повторении действий, например написании квартального отчета или визите в спортзал, определите только первый экземпляр задачи. Следующая копия создается автоматически в зависимости от заданного интервала и даты, на которую назначено выполнение задачи.

Создание новой повторяющейся задачи

Раскройте форму задачи описанным выше способом.

Заполните поля формы.

Нажмите кнопку Повторение. Раскроется диалоговое окно Повторение задачи (рис.16).

Выберите частоту повторения задачи.

Установите параметры выбранной частоты, время, дату начала и окончания.

Нажмите ОК, затем кнопку Сохранить и закрыть. Для назначения задач другим пользователям применяются поручения (команда Создать поручение в меню Действия). Вид формы задачи при этом несколько изменится (рис.17). Если вы хотите следить за ходом работы над задачей, то установите флажок Держать обновленную копию этой задачи в списке задач.

Рис.16. Диалоговое окно Повторение задачи

Рис.17. Форма задачи в процессе создания поручения

Дневник

Существует возможность автоматической записи сведений о работе Outlook и данных о файлах, созданных любым приложением Office. Каждая запись Дневника содержит сведения об одной операции (создание документа, ответ на запрос, сообщение электронной почты и т.п.). Виды деятельности, автоматически заносимые в Дневник, можно установить в диалоговом окне Параметры дневника (рис.18), выбрав команду Параметры в меню Сервис.

 

Рис.18. Окно Параметры дневника

Действия, отмеченные в поле Автозапись элементов, будут заноситься в Дневник автоматически. Все другие действия, включая беседы и работу с обычными письмами, можно записывать в Дневник вручную.

Создание записи в Дневнике

Т. Нажмите кнопку Создать, Запись в дневнике; раскроется диалоговое окно Запись в дневнике (рис. 19).

Выберите тип записи в поле Тип (например, письмо).

Заполните нужные поля диалогового окна.

По окончании создания записи нажмите кнопку Сохранить и закрыть для сохранения записи в Дневнике.

 

Рис. 19. Форма записи в Дневнике

Каждая запись Дневника представляет собой один факт и регистрируется при его совершении. Например, запись о документе вносится при его создании или использовании. Можно открыть и просмотреть подробные сведения. Кроме того, запись можно использовать как средство быстрого доступа к элементу Outlook или соответствующему документу. Если вы помните дату работы с файлом, но забыли, где он находится, обратитесь к Дневнику: это позволяет найти нужную информацию. При наличии модема можно записывать продолжительность телефонных разговоров и других действий. В Дневнике Outlook можно задать автоматическую запись ваших связей с контактами, выбранными из списка. Автоматически записываемые в Дневник Outlook документы иногда появляются не сразу, а через несколько минут.д.невник имеет шесть стандартных представлений: по типу, по контактам, по категориям, список элементов, за последние семь дней, телефонные звонки. На (рис. 20) записи в Дневнике сгруппированы по типам и распределены по временной шкале. Представления в виде временной шкалы имеют различный масштаб: в режимах День и Неделя записи в Дневнике изображаются значком соответствующего типа и текстом темы (рис. 20), в режиме Месяц - только значком.

Рис. 20. Записи в Дневнике в режиме День

Заметки

Заметки - это электронный заменитель бумажного блокнота с отрывными листками, куда заносятся вопросы, напоминания и многое другое, что вы обычно записываете в бумажный блокнот. В заметках удобно хранить сведения, которые могут понадобиться позднее, например указания или текст для вставки в другие элементы или разделы документов. Заметку легко создать, вызвав соответствующее окно программы Outlook (рис.21). Можно работать, оставив заметки открытыми на экране; можно сохранить вместе с другими заметками или экспортировать в другие документы Microsoft Office. Текст заметки набирается шрифтом, заданным в поле диалогового окна Параметры заметок, доступном при выборе команды Параметры в меню Сервис (рис.22). Объем вводимого текста неограничен; если он превышает стандартный размер заметки, текст можно прокрутить. Можно увеличить и уменьшить стандартный размер заметки, перетащив границу окна с помощью мыши.

Рис.21. Окно Outlook с раскрытой папкой Заметки

Рис.22. Диалоговое окно Параметры заметок

Доступ к файлам, их просмотр и совместное использование

Имена файлов и папок отображаются в Outlook так же, как и в Проводнике Windows. Просмотр папок и файлов в Outlook осуществляется посредством группы Другие ярлыки на панели Outlook.

Просмотр папки или файла

Щелкните левой кнопкой мыши по названию группы Другие ярлыки.

Щелкните по ярлыку Мой компьютер; в области просмотра информации появятся доступные диски, папки и файлы (рис.23). Форма представления данных устанавливается выбором команды Текущее представление в меню Вид. Если на компьютере установлены программы Excel или Word, можно создать файл, не выходя из Outlook, выбрав команду Создать документ Office в меню Файл.

 

Рис.23. Просмотр файлов и папок в окне Outlook

В Outlook можно задавать поиск любых файлов по заданным условиям, выбрав команду Расширенный поиск в меню Сервис. После нажатия кнопки Найти отобранные элементы выводятся в области Результат поиска (рис.24).

Рис.24. Список найденных файлов

Найденные файлы можно сортировать, группировать, задавая параметры команды Текущее представление в меню Вид (рис.25). Для организации удобного хранения информации в Outlook можно использовать папки, ярлыки которых доступны при выборе панели Другие ярлыки и находятся слева в диалоговом окне программы. Средства создания ярлыка пользовательской папки в любой группе такие же, как ив Проводнике. Использование общих папок или совместное использование папок возможно, только если вашим администратором организована система разграничения прав совместного доступа и использования папок.

Рис.25. Группировка найденных файлов

Электронная почта

Мы уже говорили о том, что Microsoft Outlook можно использовать для организации личной деятельности, но только коллективная работа с Outlook позволяет реализовать все возможности, одна из которых - обмен сообщениями электронной почты. Электронная почта в настоящее время является одним из основных способов оперативного обмена деловой информацией. Она позволяет вести переписку, отправлять сообщения, добавлять в них вложенные файлы, а также отвечать на приглашения и т.п. Для отправки, хранения и получения сообщений и элементов Outlook, а также для задания места хранения сведений Outlook используется группа настроек, называемая информационной службой. Примеры информационных служб: оперативная служба Microsoft Network, сервер Microsoft Exchange. Если планируется использование в Outlook средств электронной почты, необходимо включить в конфигурацию соответствующую информационную службу. Информационную службу электронной почты в любой момент можно добавить или удалить. Если конфигурация уже создана администратором и в ней установлена информационная служба и параметры электронной почты пользователя, то можно приступать к настройке электронной почты в Outlook.

Как настроить электронную почтуНастройка электронной почты

В меню Сервис выберите пункт Параметры.

На закладке Настройки нажмите кнопку Параметры почты.

В открывшемся окне (рис.26) отметьте флажками те пункты, которые вам нужны.

Рис.26. Окно Параметры электронной почты

Если вы ведете интенсивную. электронную переписку с постоянным кругом адресатов, держать в памяти электронные адреса всех своих партнеров сложно. Для того чтобы адреса и имена ваших партнеров заносились в папку Контакты автоматически, Необходимо отметить флажком пункт Адреса, по которым я отвечаю, помещать в папку. Для установки дополнительных параметров воспользуйтесь кнопкой Дополнительные параметры (рис.27). В зависимости от установленных флажков в группе При получении сообщения Outlook может подать звуковой сигнал, изменить на время вид курсора. Воспользовавшись кнопкой Параметры отслеживания в окне Параметры электронной почты, вы сможете установить автоматическую обработку уведомлений о доставке сообщений.

Рис.27. Окно Дополнительные параметры электронной почты

Как получить и просмотреть почту

Откройте папку Входящие, щелкнув по ее ярлыку на панели Outlook (рис.28). В левом верхнем окне, рядом с названием папки, показано число полученных вами сообщений. Рабочее поле состоит из двух частей:

списка сообщений;

текста сообщения (выделенного).

Список сообщений содержит данные о письмах, имеющихся в текущей папке. К этим данным относятся: Автор сообщения (поле От), Тема сообщения (поле Тема), Дата получения (поле Получено). В поле текста сообщения показывается содержимое текущего сообщения (выделенного синим цветом). Заголовки писем, которые вы еще не прочитали, отмечены значком запечатанного конверта, в отличие от них прочтенные письма - значком открытого конверта. Скрепка рядом с заголовком письма показывает на то, что в письме имеется вложенный файл. Красный восклицательный знак рядом со значком конверта указывает на высокую важность сообщения, синяя стрелка вниз - на низкую.

Рис.28. Окно просмотра папки Входящие

Как написать электронное письмо

В принципе электронная переписка ничем не отличается от обычной бумажной. Электронное письмо должно быть грамотно составлено, перед отправкой надо тщательно проверить орфографию. Суть должна быть изложена кратко и четко, тем более что скорость общения по электронной почте позволяет получателю письма быстро запросить у отправителя интересующие его подробности. Письмо должно быть написано в обычном деловом стиле, без употребления жаргона и нестандартных сокращений. Письмо следует начинать с приветствия. Дата и электронный адрес могут и не проставляться, так как они указываются в заголовке письма. И наконец, как и на обычные письма, на электронные письма желательно отвечать, хотя бы кратко, что письмо принято к сведению. Если вам нужно разослать приглашения, поздравления, вы можете воспользоваться бланками-шаблонами.

Использование бланков-шаблонов

Войдите в меню Действия.

Выберите пункт Новое сообщение с помощью других бланков. Вам представится возможность выбрать бланк, который вас устроит.

Часто возникает необходимость присоединить к электронному письму какой-либо файл.

Вставка файла в сообщение

Выберите в меню Вставка пункт Файл.

Появится стандартное окно Вставка файла (рис.29), с помощью которого укажите тот файл, который надо присоединить к письму.

В группе Вставка выберите один из трех видов вставки.

Вставка элемента в сообщение

Выберите в меню Вставка пункт Документ.

Появится окно Вставка элемента (рис.30). В списке Папки выберите папку, содержащую элемент.

В списке Элементы выберите нужный элемент.

В группе Вставить как установите требуемый переключатель.

Нажмите кнопку ОК.

В Outlook существует понятие подписи. Для вставки подписи в конец письма воспользуйтесь пунктом Подпись меню Вставка.

Рис.29. Окно Вставка файла

Рис.30. Окно Вставка элемента

Когда сообщение готово к отправке, нажмите кнопку Отправить на панели инструментов. Подготовленное сообщение помещается в папку Исходящие и будет ждать доставки почты. После отправки письма его копия помещается в папку Отправленные, а в папке Исходящие оно удаляется.

Список использованной литературы

1.         www.mikrosoft.com

2.         www.3dnews.ru

3.         www.mobiledevice.ru

4.         www.workpaper.ru

5.         Меженный, О.А. Microsoft Office. Краткое руководство. - М.: ООО "И.Д. Вильямс", 2008. - 384 с.: ил.