Разработка баз данных и инструкций пользователям информационно-справочной системы

3.2      Разработка баз данных и инструкций пользователям информационно-справочной системы

 

Опишем состав объектов БД «Вступительные экзамены» и порядок работы с БД.

Объекты БД – это таблицы, формы, запросы, отчеты, макросы, модули и страницы. Описываемая база данных состоит из следующих таблиц: Абитуриенты, Дисциплины, Преподаватели, Экзамены и Специальности.

Формы, входящие в состав БД: Кнопочная форма, Абитуриенты, Специальности, Экзамены, Преподаватели, Автоформа Экзамены, Дисциплины.

Запросы: запрос с параметром по должности, запрос по двоечникам, запрос по отличникам, запрос с параметром по специальностям.

Отчеты, входящие в состав БД, формируются на основании запросов.

При загрузке БД открывается Кнопочная форма, содержащая кнопки, открывающие следующие объекты: форму Абитуриенты, форму Специальности, форму Преподаватели, автоформу Экзамены, форму Дисциплины, отчеты по четырем запросам и кнопку выхода из БД.

Рис. 3.5 Окно изменения страницы кнопочной формы БД «Вступительные экзамены»

 

Основные элементы (объекты) базы данных представлены на следующих рисунках.

Рис. 3.6 Основные объекты БД «Вступительные экзамены»

 

Форма Дисциплины, также как и другие формы предназначены для добавления и редактирования записей.

Форма Экзамены позволяет редактировать сведения, относящиеся к вступительным экзаменам.

Рис 3.7 Форма Экзамен БД «Вступительные экзамены»

 

Таблица Абитуриенты содержит сведения об абитуриентах. Как и форма, она предназначена для редактирования записей и хранения информации об абитуриентах

Рис. 3.8 Вид таблицы Абитуриенты в БД «Вступительные экзамены»

 

Запросы реализуют наиболее важные функции БД, а именно выбор информации, удовлетворяющей каким-либо условиям. Например, запрос по отличникам, запрос по двоечникам.

Рис. 3.9 результат обработки информации запросом по двоечникам БД «Вступительные экзамены»

 

Еще один запрос – запрос по специальностям – работает следующим образом: после его активации возникает окно Введите параметр (введите специальность), в котором надо набрать название специальности, после чего появится результат обработки данных БД.

Рис. 3.10 Окно ввода параметра специальность для работы запроса по специальностям

 

Рис 3.11 Результат работы запроса по специальностям

Опишем состав объектов БД «Преподаватели».

Описываемая база данных состоит из следующих таблиц: Личные данные, Паспортные данные, Работа, Квалификация, Дисциплины.

Кроме таблиц, для удобства ввода данных были разработаны формы: Кнопочная форма, Сводная таблица, Личные данные, Паспортные данные, Работа, Квалификация, Дисциплины.

Для удобства обработки информации и выбора нужных сведений были разработаны следующие запросы: запросы с параметрами о сотрудниках по номеру телефона, по количеству детей, по дате рождения и по квалификации, запрос дисциплины по семестрам.

Отчеты, входящие в состав БД формируются на основании запросов.

При загрузке БД открывается Кнопочная форма, содержащая кнопки, открывающие следующие объекты: форму Сводная таблица, форму Личные данные, форму Паспортные данные, форму Работа, форму Квалификация, форму Дисциплины, отчеты по шести запросам и кнопку выхода из БД.

Рис. 3.12 Кнопочная форма БД «Преподаватели»

 

Основные элементы (объекты) базы данных представлены на следующих рисунках. Вносить изменения в структуру таблиц можно открыв любую из них в режиме конструктора.

Рис. 3.13 Режим конструктора таблицы Дисциплины

Формы БД предназначены для внесения и редактирования записей.

Рис. 3.14 Форма Паспортные данные БД «Преподаватели»

 

Все запросы в БД с параметром, то есть при активации запроса необходимо ввести параметр, например, количество детей, после чего будет получен результат обработки сведений в БД.

Рис. 3.15 Запрос по количеству детей БД «Преподаватели»

Кроме того в БД есть сводная таблица, открывающаяся со страницы Кнопочной формы. Она предназначена для ввода наиболее значительных данных по преподавателям.

Рис. 3.16 Сводная таблица по преподавателям БД «Преподаватели»

Опишем состав объектов БД «Студенты».

Описываемая база данных состоит из следующих таблиц: Дисциплины, Личная карточка, Награжденные студенты, Специальность, Студенты.

Кроме таблиц, для удобства ввода данных были разработаны формы: Кнопочная форма, Награжденные студенты, Студенты, Специальность, Дисциплины.

Для удобства обработки информации и выбора нужных сведений были разработаны следующие запросы: запросы о количестве награжденных студентов, запрос о дисциплинах, запрос о специальностях и о студентах, получивших награду.

Отчеты, входящие в состав БД формируются на основании запросов.

При загрузке БД открывается Кнопочная форма, содержащая кнопки, открывающие следующие объекты: редактирование формы Студенты, отчеты по ранее перечисленным запросам, печать отчетов и выход из БД.

Рис. 3.17 Кнопочная форма БД «Студенты»

 

Например, отчет по награжденным студентам выглядит следующим образом:

Рис. 3.18 Отчет по награжденным студентам БД «Студенты»

 

Таблица Студенты содержит наиболее полную информацию о студентах.

Рис. 3.19 Таблица Студенты БД «Студенты»

 

Все объекты БД призваны для упорядочивания информации, касающейся студентов ПУ №33.

Опишем состав объектов и указания пользователям БД «Библиотека».

Описываемая база данных состоит из следующих таблиц: Библиотечная карточка, Вид авторства, Место издания, Место хранения, Сигла хранения, Город, Тематика, Экземпляры. Кроме таблиц, для удобства ввода данных были разработаны формы: Кнопочная форма и формы по всем перечисленным таблицам. Для удобства обработки информации и выбора нужных сведений были разработаны следующие запросы: запросы по месту издания, запрос по тематике, запрос по количеству книг с определенным годом издания. Отчеты, входящие в состав БД формируются на основании сведений в библиотечной карточке.

Рис. 3.20 Библиотечная карточка БД «Библиотека»

При загрузке БД открывается Кнопочная форма, содержащая кнопки, открывающие следующие объекты: Библиотечная карточка, информация по запросам, отчет по карточке и выход из БД.

Рис. 3.21 Кнопочная форма БД «Библиотека»

 

После открытия объекта Информация по запросам, осуществляется переход на новую страницу кнопочной формы, представляющую доступ к открытию запросов.

Рис 3.22 Страница Кнопочной формы Информация о книгах в библиотеке

Объект кнопочной формы Библиотечная карточка открывает доступ ко всем формам БД.

Таким образом, нами была разработана информационно-справочная система, состоящая из четырех БД для разграничения доступа к информации и удобства использования в различных подразделениях ГОУ НПО ПУ № 33.

РАЗДЕЛ 4. ОЦЕНКА ЭФФЕКТИВНОСТИ ПРОЕКТА ИНФОРМАЦИОННО-СПРАВОЧНОЙ СИСТЕМЫ

Эффективность любого вида деятельности, любого процесса, системы, в том числе социальной и хозяйственной, отдельного действия/операции, является его главной характеристикой, определяющей целесообразность их существования и применения[13].

Определение эффективности – ключевая проблема, решение которой в обобщенном виде продолжается уже несколько столетий и лежит в поле зрения философских, экономических, технических и социальных наук.

В большинстве случаев эффективность увязывает качественные характеристики процесса с его целью, силами/ средствами ее достижения и полученным результатом. Информация же о деятельности, процессе или системе является неотъемлемой частью управления.

Эти логические построения приводят к тому, что вопрос эффективности информационно-аналитической или же информационно-поисковой деятельности неразрывно связан с эффективностью управления. При этом связь эта носит неоднозначный характер: высокая эффективность информационно-поисковой деятельности может повысить эффективность управления. Но эффективность управления может достигаться и без эффективности информационно-поисковой деятельности вовсе, например, базируясь на опыте и интуиции субъекта управления и удачном построении структуры деятельности без использования банков и баз данных на базе современных информационных технологий.

Если говорить об эффективности информационно-аналитической работы на конкретном хозяйствующем субъекте, то стоит заметить, что она зависит не столько от технического обеспечения и масштаба обрабатываемых информационных потоков, сколько от четкой постановки задач и непосредственного взаимодействия с потребителями аналитических материалов[14].

В целом, по отношению к такому сложному и неоднозначному виду деятельности, как информационно-аналитическая работа применение понятия «эффективности» представляет особую сложность, продиктованную, кроме всего, еще и пониманием цели, субъекта/ объекта деятельности и подходом к определению эффективности информационно-справочных систем, а также ее местом в системе управления.

Расчет эффективности по указанной методике применим к любой информационной деятельности, в том числе и к информационно-поисковой. Однако, разработана она была для оценки результативности информационно-аналитических систем. Данная схема (см. Приложение Д) и попытка численного выражения эффективности ИАД характерна для увязки цели, объектов и субъектов деятельности через единый управляющий деятельностью субъект оперативного управления.

В данном случае мнимый характер оценки эффективности объясняется неизбежной субъективностью оценки внутреннего оперативного управляющего и его зависимостью от конечного результата (т.е. также от объективной и субъективных оценок его управленческой деятельности в целом). При этом вводится коэффициент мнимой эффективности, рассчитываемый по формуле:

К эф.мн. = К пси. * С выд. /С затрат(4.1)

Где: С выд – выделенные на информационно-справочную систему ресурсы, С затрат – себестоимость применяемых методов и средств, К пси. – субъективно оцениваемый психологический эффект меры достижения цели оперативного управления с использованием информационно-справочной системы.

Кроме этого, можно рассчитать коэффициент заданной эффективности, по формуле:

К эф.задан. = К общ. * С выд. /С затрат(4.2)

Где: К общ. – субъективно оцениваемый эффект комфортности среды.

Рассчитаем оба коэффициента.

К эф. мн.= 0,7*1=0,7 К эф. задан.=0,6*1=0,6

Внедрение в организации информационно-справочной системы может принести ряд преимуществ, а именно:

·          обеспечение качественной, достоверной, своевременной учётной информации, а также механизмов поддержания её в актуальном состоянии;

·          кроме того, осуществление непрерывного разнопланового мониторинга ситуации по предметным областям, что обеспечит отслеживание состояния и выявление новых проблем в этих сферах деятельности образовательного учреждения;

·          повышение эффективности принимаемых решений, за счет предоставления оперативной информации;

·          использование системы приведет к увеличению массивов обрабатываемой информации;

·          кроме того, интерфейс системы достаточно прост, а следовательно, пользователи смогут приступить к работе сразу, то есть экономия времени на обучение сотрудников системе.

Таким образом, мы рассчитали коэффициенты мнимой и заданной эффективности, учитывающие не только количественные (стоимостные) показатели информационно-справочной системы, но качественные параметры оперативного управления.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

 

Вопрос систематизации информации является одним из актуальнейших вопросов управления. Наличие в рамках корпоративной информационной системы информационно-справочного компонента дает возможность использовать еще один инструмент, позволяющий повысить эффективность управления организацией. Информационно-справочная система предоставляет оперативный доступ к информации, помогает в создании единого информационного пространства для всех уровней управления, упрощает регистрацию данных и их обработку, позволяет регистрировать информацию в режиме реального времени в том месте, где она появилась, способствует снижению трудозатрат и распределению их равномерно на всех участников системы учета, планирования и управления.

В ходе работы над данным проектом нами были проанализированы теоретические основы проектирования информационно-справочных систем. В результате анализа было определено значение информационно-справочных компонент в корпоративных информационных системах и рассмотрены этапы проектирования информационно-справочных систем.

Далее в процессе решения задач проектирования была дана характеристика информационной системе ГОУ НПО ПУ №33. Анализ деятельности Государственного образовательного учреждения «Профессиональное училище № 33 г. Белгорода» показал, что: учреждение является перспективным и динамично развивающимся; свою деятельность осуществляет в соответствии с нормативно-правовыми актами различных уровней; главной задачей является создание необходимых условий для удовлетворения потребности личности в получении начального профессионального образования, конкретной профессии, соответствующего уровня квалификации, с возможностью повышения общего образовательного уровня обучающихся, не имеющих среднего (полного) общего образования, а также ускоренного приобретения трудовых навыков для выполнения определенной работы; решению задач в рамках достижения указанной цели способствует, в том числе, и развитие информационной системы ГОУ НПО ПУ № 33, которую в свою очередь можно оценить как удовлетворительную; -была выявлена необходимость проектирования информационно-справочной системы для повышения эффективности управления ГОУ НПО ПУ № 33.

Путем интервьюирования руководителя организации нами были выявлены наиболее важные направления деятельности, по которым необходимы сведения в составе информационно-справочной системы. Таким образом, была получена общая структура информационно-справочной системы, в составе которой имеется четыре базы данных, характеризующих предметные области деятельности ПУ №33. Это такие направления как: сведения об абитуриентах, сведения о студентах, сведения о преподавателях, сведения о библиотечных фондах.

Для разрабатываемой информационно-справочной системы предполагается отдельная работа каждого пользователя с конкретной базой данных. Для ввода предполагается наличие специальных форм, а производить ввод будет сотрудник, ответственный за конкретную базу.

Общие требования ко всем базам данных информационно-справочной системы были нами проанализированы и были сформулированы основные задачи проектирования информационно-справочной системы:

1. Возможность внесения в БД новых данных, наращивание массива записей в объектах базы данных.

2. Удобство и наглядность использования объектов баз данных.

3. Обеспечение эффективного выполнения запросов к содержимому БД для поиска нужных данных и информации.

4. Формирование полноценных отчетов по результатам выполнения запросов.

Далее мы спроектировали и создали базы данных, которые содержат информацию по следующим направлениям:

1. Сведения об абитуриентах и вступительных экзаменах. Необходимы для использования информации и данных в работе приемной комиссии. Пользователем базы данных будет секретарь приемной комиссии. Потребность в отчетной информации испытывает председатель приемной комиссии, а также директор ГОУ НПО ПУ №33.

2. Сведения о студентах, обучающихся в ГОУ НПО ПУ №33. Необходима база данных для использования в работе учебно-методической части. Информация будет поступать из отдела кадров, из приемной комиссии, от классных руководителей. Пользователем будет методист учебного отдела. Отчетные сведения будут получать завуч, директор, классные руководители, заместитель директора по воспитательной работе.

3. Сведения о преподавателях ГОУ НПО ПУ №33. База данных будет использована в отделе кадров, пользователь – методист отдела кадров. Отчетная информация потребуется директору, начальнику отдела кадров и сотрудникам, организующим культурно-массовые мероприятия.

4. Сведения о библиотечных фондах образовательного учреждения. Информация базы данных необходима для упорядочивания информационных процессов в библиотеке. Пользователь – библиотекарь. Информация отчетного характера необходима главному бухгалтеру, директору, преподавателям.

Кроме разработки баз данных нами были описаны инструкции пользователям информационно-справочной системы, а также была рассчитана эффективность проекта.

Таким образом, задачи, поставленные для достижения цели дипломного проекта, были решены и внедрение результатов проектирования, на наш взгляд, положительно отразится не только на оперативном управлении ГОУ НПО ПУ №33, но и в целом на повышении эффективности деятельности учреждения.

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННОЙ ЛИТЕРАТУРЫ:

 

1.         Балдин, К.В. Информационные системы в экономике: Учебник/ Балдин К.В., Уткин В.Б.- М: Дашков и К? – 2004. - 395 с.

2.         Банк В.Р. Информационные системы в экономике: Учебник для вузов/ Банк В.Р., Зверев В.С, - М: Экономистъ, 2005. - 477 с.

3.         Барановская Т. П. Информационные системы и технологии в экономике Издательство: Финансы и статистика. – 2003, - 416 с.

4.         Блюмин А. М. Проектирование систем информационного, консультационного и инновационного обслуживания/ Блюмин А. М., Печеная Л. Т., Феоктистов Н. А. –М.: Издательский дом Дашков и К, 2009 – 352 с.

5.         Божко В. П. Информационные технологии в статистике Издательства: Финстатинформ, КноРус, 2002 - 144 с.

6.         Веревченко А. П. Информационные ресурсы для принятия решений Издательства: Деловая Книга, Академический проект; 2002. - 560 с.

7.         Волокитин А. В. Средства информатизации государственных организаций и коммерческих фирм. Справочное пособие Издательство: ФИОРД-ИНФО 272 стр., 2002

8.         Гаранин М.В. Системы и сети передачи информации Издательство: Экзамен, 336 стр., 2003 г.

9.         Гаскаров Д. В. Интеллектуальные информационные системы Издательство: Высшая школа, 432 стр., 2003 г.

10.      Гвоздева Т. Проектирование информационных систем. – М.: Феникс. – 2009, -354 с.

11.      Герасимова Л.Н. Информационное обеспечение маркетинга Издательство: Маркетинг, 120 стр., 2004 г.

12.      Годин В. В. Информационное обеспечение управленческой деятельности.// В.В. Годин, И.К. Корнеев. - Издательства: Высшая школа, Мастерство, - 2001. - 240 стр.

13.      Годин, В.В. Управление информационными ресурсами: 17-модульная программа для менеджеров ≪Управление развитием организации≫. Модуль 17./ В.В. Годин, И.К. Корнеев — М.: ИНФРА-М, 2000. — 352 с. (23, 88, 109, 116, 242)

14.      Григорьев, Л. Информационные технологии: проблемы развития отрасли в России

15.      Гринберг А. С. Информационные технологии моделирования процессов управления экономикой Издательство: Юнити-Дана; 400 стр., 2003 г.

16.      Гринберг А. С. Информационный менеджмент Издательство: Юнити-Дана; 416 стр., 2003 г.

17.      Данилин, А. Архитектура и стратегия. "Инь" и "янь" информационных технологий/ Интернет-университет информационных технологий/ ИНТУИТ.ру 2005// Данилин А., Слюсаренко А.- [Электронный ресурс] Режим доступа http://www.intuit.ru/department/itmngt/entarc/popup.lit.html#122

18.      Дик В.В. Информационные системы в экономике: Учебник / Под ред. В.В.Дика. — М.: Финансы и статистика, 1996. – 342 с.

19.      Дудипска Э., Мизла М. Управленческие информационные системы // Проблемы теории и практики управления. 1996. № 2. С. 114—120.

20.      Душин В. К. Теоретические основы информационных процессов и систем Издательство: Дашков и Ко , 250 стр., 2002 г.

21.      Калянов Г. Н. Консалтинг: от бизнес-стратегии к корпоративной информационно-управляющей системе Издательство: Горячая Линия – Телеком 208 стр., 2004 г.

22.      Карминский, А.М. Информатизация бизнеса: Концепции, технологии, системы/ Карминский А.М., Карминский С.А., Нестеров В.П. и др. - М: Финансы и статистика. – 2004, - 624 с.

23.      Крылович А.В. Информационные технологии в управлении предприятии.// Открытые системы. Директор информационной службы. – [Электронный ресурс] – Режим доступа http://www.osp.ru/cio/2008/07/38319/ 12 февраля 2009

24.      Липаев В. В. Системное проектирование сложных программных средств для информационных систем Издательство: Синтег; 268 стр., 2002 г.

25.      М. Р. Когаловский Перспективные технологии информационных систем Издательства: ДМК Пресс, Компания АйТи; 288 стр., 2003 г.

26.      Майкл Дж. Д. Саттон Корпоративный документооборот. Принципы, технологии, методология внедрения Издательства: БМикро, Азбука, 446 стр., 2002 г.

27.      Маклаков С. В. Моделирование бизнес-процессов Издательство: Диалог – МИФИ, 240 стр., 2003 г.

28.      Меняев М. Ф. Информационные технологии управления. Книга 3. Системы управления организацией , 464 стр., 2003 г.

29.      Н. Н. Карабутов Информационные технологии в экономике Издательство: Экономика; 208 стр., 2003 г.

30.      Патрушина С. М. Информационные системы в бухгалтерском учете Издательство: МарТ; 368 стр., 2003 г.

31.      Патрушина С.М. Информационные системы в экономике: Учебное пособие для вузов - М: ИКЦ МарТ, - 2004. - 352 с.

32.      Прокушева А. П. Информационные технологии в коммерческой деятельности Издательство: Маркетинг, 192 стр., 2001

33.      Родионов, И. И.. Рынок информационных услуг и продуктов Издательство: МК-Периодика 552 стр., 2002 г.

34.      Романов В.П. Интеллектуальные информационные системы в экономике: Учебное пособие для вузов/ Под ред. Тихомирова Н.П./ М: Экзамен – 2003, - 496 с.

35.      С. М. Патрушина Информационные системы в экономике. Издательство: Бизнес , 352 стр., 2004 г.

36.      Синюк В.Г., Шевырев А.В. Использование информационно-аналитических технологий при принятии управленческих решений Издательство: ДМК Пресс; 160 стр., 2003 г.

37.      Скрипкин К. Г. Экономическая эффективность информационных систем Издательство: ДМК Пресс; 256 стр., 2002 г.

38.      Сорокин А.А. Проектирование экономических информационных систем: Учебник для/ Смирнова Г.Н., Сорокин А.А., Тельнов Ю.Ф.- М: Финансы и статистика, – 2003. - 512 с.

39.      Стрелец И. А. Новая экономика и информационные технологии Издательство: Экзамен, 256 стр., 2003 г.

40.      Томас Хюлланд Эриксен Тирания момента. Время в эпоху информации Издательство: Весь Мир, 208 стр., 2003 г.

41.      Уткин В. Б., К. В. Балдин Информационные системы в экономике Издательство: Финансы и статистика , 288 стр., 2004 г.

42.      Хорошилов А. В. Мировые информационные ресурсы Издательство: Питер; 176 стр., 2004

43.      Черенков А.П. Информационные системы для экономистов: Учебное пособие для вузов - М: Экзамен, - 2004. - 192 с.

44.      Шафрин Ю. Информационные технологии. Часть 2 Издательство: Бином. Лаборатория знаний; 320 стр., 2002 г.

45.      Широков Л. А. Бухгалтерские информационные системы Издательство: МГИУ, 250 стр., 2002 г.

[1] См.: Банк В.Р. Информационные системы в экономике: Учебник для вузов/ Банк В.Р., Зверев В.С, - М: Экономистъ, 2005. – С. 18

[2] См.: Стрелец И. А. Новая экономика и информационные технологии Издательство: Экзамен. – 2003

[3] См.: Гаскаров Д. В. Интеллектуальные информационные системы Издательство: Высшая школа, - 2003. – С. 102

[4] См.: Крылович А.В. Информационные технологии в управлении предприятии.// Открытые системы. Директор информационной службы. – [Электронный ресурс] – Режим доступа http://www.osp.ru/cio/2008/07/38319/ 12 февраля 2009

[5] См.: Гринберг А. С. Информационный менеджмент Издательство: Юнити-Дана. – 2003, - С. 23

[6] См.: Маклаков С. В. Моделирование бизнес-процессов Издательство: Диалог – МИФИ. – 2003, - С. 89

[7] См.: Романов В.П. Интеллектуальные информационные системы в экономике: Учебное пособие для вузов/ Под ред. Тихомирова Н.П./ М: Экзамен – 2003

[8] См.: Годин В. В., И. К. Корнеев Информационное обеспечение управленческой деятельности Издательства: Высшая школа, Мастерство. – 2001, - С. 67

[9] См.: Блюмин А. М. Проектирование систем информационного, консультационного и инновационного обслуживания/ Блюмин А. М., Печеная Л. Т., Феоктистов Н. А. –М.: Издательский дом Дашков и К, 2009 – С.46

[10] См.: Сорокин А.А. Проектирование экономических информационных систем: Учебник для/ Смирнова Г.Н., Сорокин А.А., Тельнов Ю.Ф.- М: Финансы и статистика, – 2003. – С. 53

[11] См.: Веревченко А. П. Информационные ресурсы для принятия решений Издательства: Деловая Книга, Академический проект. – 2002

[12] См.: Дудипска Э., Мизла М. Управленческие информационные системы // Проблемы теории и практики управления. 1996. № 2. С. 114—120

[13] См.: Грищенко О.В. Анализ и диагностика финансово-хозяйственной деятельности предприятия// Административно-управленческий портал. – Режим доступа http://www.aup.ru/books/m67/1.htm

[14] См.: Доронин А. Информационно-аналитическая работа: основные принципы. //Психология для руководителя [Электронный ресурс]. – Режим доступа http://www.inter-press.ru/articles/detail/237