Работа с базами данных Microsoft Access 2000

 

Учебно-практическое пособие

 

"Работа с базами данных Microsoft Access 2000"

Введение

Любое предприятие, фирма, банк, учреждение обрабатывает большой объем информации, связанной как с внешними партнерами, так и с внутренними операциями, начиная от начисления заработной платы сотрудникам и заканчивая учетом операций с материальными и денежными средствами внутри и вне фирмы. Эти данные могут представлять собой бизнес-информацию (имя клиента, суммы платежей в платежных ведомостях, данные о сотрудниках и т.д.), предоставляться другой системой (информация о курсах валют, акций), носить временный характер (результаты промежуточных преобразований информации, имена временных файлов и т.д.). Независимо от типа используемой информации и способа работы с ней, данные должны быть логически организованы. Может понадобиться ввод новых данных, редактирование имеющихся, их просмотр и представление в виде отчета.

Табличный процессор Microsoft Excel позволяет хранить данные в одной или нескольких таблицах, проводить однотипные расчеты с большими наборами данных, формировать сводные таблицы и т.д. Однако в электронных таблицах данные не всегда структурированы, в связи с этим в записях таблицы имеется много повторений. Все это затрудняет корректировку и обработку данных. Более гибкие средства обработки данных представляет приложение Microsoft Access 2000.

Система управления базами данных (СУБД) Microsoft Access 2000 поддерживает самую распространенную модель хранения данных – реляционную. Ссылка из одной таблицы на другую через какое-нибудь общее (ключевое) поле называется отношением (relation), а база данных, построенная на таком принципе, – реляционной.

1. Структура реляционной базы данных

Реляционная модель баз данных представляет данные как коллекцию таблиц. Структура базы данных определяется введением связей между простыми таблицами.

Пусть фирма ведет учет продаж, данные о которых хранятся в следующей таблице:

Таблица 1

Объемы продаж фирмы «Гигант»
Покупатель	Товар	Ед.измер.	Кол-во	Цена за ед., руб.	Сумма, руб.	НДС%	Сумма с НДС	Дата сделки
Атлант	Бананы	кг	25	12		25		02.11.05
Рога и копыта	Бананы	кг	30	12		25		02.11.05
Атлант	Консервы	банка	20	15,5		25		01.11.05
Метеор	Консервы	банка	50	8,3		25		02.11.05
Атлант	Консервы	банка	20	7,5		25		05.11.05
Рога и копыта	Консервы	банка	60	8,7		25		05.11.05
Метеор	Конфеты	шт.	30	45		25		01.11.05
Рога и копыта	Конфеты	кг	25	10,5		25		01.11.05
Метеор	Конфеты	кг	40	12,5		25		05.11.05
Рога и копыта	Яблоки	кг	50	10		25		01.11.05
Метеор	Яблоки	кг	50	8		25		04.11.05
Атлант	Яблоки	кг	10	11,5		25		07.11.05
Атлант	Конфеты	кг	25	40		25		08.11.05
Рога и копыта	Бананы	кг	30	12		25		08.11.05
Атлант	Конфеты	кг	20	30		25		07.11.05
Метеор	Консервы	банка	20	8,3		25		09.11.05
Атлант	Консервы	банка	40	12		25		08.11.05
Рога и копыта	Консервы	банка	30	8,7		25		05.11.05
Метеор	Конфеты	шт.	10	45		25		08.11.05
Рога и копыта	Консервы	банка	25	5		25		08.11.05
Метеор	Бананы	кг	40	12,5		25		07.11.05
Рога и копыта	Конфеты	кг	50	25		25		09.11.05
Метеор	Яблоки	кг	50	8		25		08.11.05
Атлант	Яблоки	кг	100	11,5		25		05.11.05

Таблица содержит избыточную информацию: имя покупателя, наименование товара, единицы измерения повторяются в разных ее строках. Разработчик базы данных должен структурировать данные таким образом, чтобы устранить излишнее дублирование и обеспечить скорейший поиск всех нужных данных. Проводимое с этой целью разделение данных на отдельные таблицы называется нормализацией. Простейшие базы данных можно нормализовать, следуя простому правилу: таблицы, содержащие повторяющиеся данные, нужно разделить на отдельные таблицы, чтобы исключить повторения.

Между таблицами могут быть установлены отношения один ко многим, когда каждой записи одной таблицы соответствует несколько записей другой таблицы, и многие ко многим, когда одной записи первой таблицы соответствует много записей второй и наоборот. Отношение многие ко многим реализуется через два и более отношений один ко многим.

Для повышения эффективности нормализуем таблицу Объемы продаж фирмы «Гигант» (табл. 1), разделив ее на отдельные таблицы: Покупатели (табл. 2), Товары (табл. 3), Заказы (табл. 4) со соответствующей структурой.

Таблица 2

Таблица Покупатели		Таблица Покупатели (структура)
ИДКл Покупатель Фамилия Адрес Город 1 Атлант Балаганов ул. Садовая, 45, кв. 8 Черноморск 2 Рога и копыта Бендер пр. Героев, 31, кв. 5 Москва 3 Метеор Щукина Речной пер., 3, кв. 17 Москва		ИДКл Покупатель Фамилия Адрес Город

Таблица 3

Таблица Товары		Таблица Товары (структура)
Код товара Товар Поставщик Ед. изм. Цена В на-личии 1 Бананы АО Экзотика кг. 300 200 2 Конфеты ЗАО Рот Фронт кг. 15 300 3 Яблоки АО Умелец кг. 45 500		КодТовара Товар Поставщик ЕдИзм. Цена В_наличии

Таблица 4

Таблица Заказы		Таблица Заказы (структура)
Код Заказа ИДКл Дата КодТовара НДС Кол-во 1 1 02.11.06 1 25% 25 2 2 02.11.06 1 25% 30 3 1 01.11.06 2 25% 20		КодЗаказа ИДКл Дата НДС КодТовара Кол-во

По сравнению с таблицей 1 в таблицы Покупатели (табл. 2) и Товары (табл. 3) добавлены поля (соответственно Фамилия, Адрес, Город и Поставщик, В наличии), которые позволяют поместить в них дополнительные сведения, необходимые для работы с клиентами и поставщиками товаров. Поля Сумма и СуммаНДС в таблицу Заказы не включены с целью экономии памяти компьютера. Значения этих атрибутов будем вычислять при обращении к БД с помощью запросов.

Каждая запись имеет ключ. Ключ – это поле или группа полей в таблице, которые индексируются для быстрого извлечения данных. Ключ может быть однозначным (unique) или неоднозначным в зависимости от того, разрешается ли в нем наличие повторений. Однозначный ключ может быть назначен первичным ключом (primary key), являющимся неповторяемым идентификатором для каждой строки таблицы. Если ключевое поле не установлено, то Microsoft Access автоматически устанавливает в качестве ключевого поле Счетчик. В приведенных таблицах идентификационные номера записей (выделены жирным шрифтом) являются первичными ключами таблиц, потому что однозначно определяют одну и только одну запись.

В таблице 5 внешние ключи выделены жирным курсивом.

Таблица 5

Покупатели		Заказы		Товары
ИДКл		КодЗаказа		КодТовара
Покупатель		ИДКл		Товар
Фамилия		Дата		Поставщик
Адрес		НДС		Ед.изм.
Город		КодТовара		Цена
		Кол-во		В наличии

Тип отношений, приведенный в таблице Заказы, называется отношением один ко многим, так как одни клиент может сделать несколько заказов, но конкретный заказ может быть размещен только одним заказчиком, и один товар может быть заказан несколькими клиентами.

Между таблицами Покупатели и Товары установлено отношение многие ко многим. Один клиент может заказать несколько товаров, а один товар может быть заказан несколькими клиентами. Отношение «многие ко многим» реализовано путем создания двух отношений «один ко многим», с общей таблицей «многие» (таблица Заказы), которая содержит внешние ключи других таблиц: таблица Заказы связана как с таблицей Товары (через поле КодТовара), так и с таблицей Покупатели (через поле ИДКл).

Так как таблицы нормализованы, можно изменять данные о заказах, исправив всего одну запись в таблицах Покупатели или Товары. Кроме того, используя нормализованные таблицы, можно составить новые, виртуальные таблицы, содержащие требуемую информацию, сделать удобным ввод данных в БД.

2. Создание базы данных

Для проектирования собственной базы данных загрузите приложение Microsoft Access, для этого нажмите кнопку  на панели Microsoft Office.

После загрузки приложения появится диалоговое окно, в котором пометьте переключатель Новая база данных и нажмите кнопку ОК.

После этого появится диалоговое окно с предложением ввести имя базы данных. Введите имя базы данных и нажмите кнопку Создать. На экране появится окно База данных с именем базы (рис. 1).

Задание 1