Обмен данными

1.4. Обмен данными.

Каждый раз, когда две программы Windows работают с общими данными, используется Буфер обмена. Любой выделенный объект, например блок текста в Word-документе или интервал в электронной таблице либо другой фрагмент данных этих программ, может быть вырезан или скопирован щелчком мыши на кнопке Удалить в буфер или Копировать в буфер на панели инструментов. После этого Windows хранит эту информацию в памяти компьютера, пока пользователь не укажет место вставки и не вставит копию в активный документ. При этом неважно, принадлежат ли источник копирования и целевой документ к одному типу или это различные документы, например, таблица Excel и текст Word,- процедура выглядит совершенно одинаково. Следует помнить, что в любой момент времени Буфер обмена способен хранить только один объект.

При работе с БД возникает необходимость создать новую БД, содержащую часть данных из одной БД и часть из другой или просто дополнительные данные, которые не нужны были при работе с исходной БД. Но при этом необходимо, чтобы все изменения в исходной БД автоматически учитывались во вновь созданной БД и не только в БД, но и в любом другом документе Microsoft Office, использующем как составную часть данные электронной таблицы. Тогда мало скопировать через буфер обмена данные из одной БД в другую, необходимо их связать. Создание связи между документом и электронной таблицей начинается с копирования данных в Буфер обмена. Однако вместо использования команды Вставить для вставки из Буфера обмена необходимо использовать команду Специальная вставка.

Порядок действий:

Ø В электронной таблице выделить интервал, который необходимо скопировать.

Ø Щелкнуть правой кнопкой мыши на выделенной области и в появившемся контекстном меню выбрать Копировать (или щелкнуть на панели инструментов кнопку копирования).

Ø Переключиться в документ, в который следует скопировать данные выделенной области (это может быть новая БД или документ Word).

Ø Выбрать Правка – Специальная вставка, в результате чего появится диалоговое окно «Специальная вставка».

Ø Выбрать опцию Связать, щелкнув мышью на нужном положении переключателя.

Ø Убедившись, что в поле Как выделен подсветкой пункт Лист Microsoft Excel Объект, щелкнуть на кнопке OK.

В результате на экране появится копия интервала из электронной таблицы. Над этим материалом нельзя выполнять операции Word, хотя он будет похож на Word-таблицу после вставки в Word-документ.

Для примера создадим БД, содержащую поля «№», «Фамилия», «Имя», «Отчество», «Группа» и «Стипендия», такие же, как в нашей БД. Дополним новую БД полями «Дата рождения» и «Возраст», задав соответствующую формулу для вычисления возраста: (СЕГОДНЯ() – «Дата рождения»)/365 (лет).

Возраст, таким образом, будет меняться, с каждым днем увеличиваясь на 1/365, так как выражение в скобке определяет разность между днем сегодняшним и датой рождения в днях. Можно ввести в БД еще одно поле, вычисляющее возраст в днях.

Эти все операции выполняются по правилам действий над датами в Excel. Свяжем новую БД с исходной, чтобы можно было учитывать любые изменения, возникающие в исходной БД в общих полях, без дополнительной корректировки новой БД.

Теперь изменим в исходной БД оценку студента Горца по информатике на «5», что повысит его средний балл и обеспечит стипендией в размере 12гр., а также скорректируем имя и отчество студента Прокопенко: как видим, данные изменились автоматически как в новой БД, так и в данном Word-документе.

Литература:

1.         Методические указания к проведению вычислительной практики №1

2.         Конспект лекций по курсу «Информатика и компьютерная техника».

3.         Руденко В.Д., Макарчук О.М., Патланжоглу М.О. Практичний курс інформатики. /За ред. Мадзігона В.М.-К.: Фенікс, 1997.-307 с.

2.1. Проектирование базы данных.

 На этапе проектирования базы данных задаем структуру базы, определяем количество, наименование и типы полей базы, определяем для вычисляемых данных формулы, по которым они вычисляются.

  2.1.1. Структура базы данных

 В соответствии с заданием база данных должна содержать следующие поля:

№ поля	Имя поля	Тип поля	Тип данных	Длина поля
1	ФИО	Символьный	Исходные	20 символов
2	Бригада	Символьный	Исходные	12 символов
3	Специальность	Символьный	Исходные	15 символов
4	Оклад	Числовой	Исходные	4 символа
5	Премия	Числовой	Вычисляемые	4 символа
6	Начислено	Числовой	Вычисляемые	4 символа
7	Налог	Числовой	Вычисляемые	8 символов
8	К выплате	Числовой	Вычисляемые	8 символов

 

Рис.2.1 Структура проектируемой базы данных.

  2.1.2. Определение формул для вычисляемой части базы данных. В создаваемой базе несколько вычисляемых полей Определим зависимости, по которым вычисляются значения в этих полях. Введем условные обозначения, которые будем использовать при составлении формул:

Премия – П;

 Оклад – О;

 Стаж- С;

 Начисленная сумма - НС;

 Подоходный налог - ПН;

1.Премия.

 В соответствии с условиями премия начисляется сотрудникам, проработавшим определенное время на фирме. Для сотрудников со стажем от 2-х до 5-ти лет премия составит 15% оклада, со стажем более 5 лет 25% оклада.

При использовании Мастера функции логическое выражение для вычисления премии приобретет вид:

П= Если (С <= 2; 0; если(С>5;0.25*O;0.15*O))

 2.Начисленная сумма. Значение начисленной суммы определяется как результат сложения значения оклада и премии.

НС=П+О.

 3.Подоходный налог.

 Подоходный налог определяется в зависимости от величины начисленной суммы: не облагаются налогом суммы до 70 грв. включительно; при начисленной сумме более 250 грв. подоходный налог составляет 20% от суммы; в остальных случаях подоходный налог равен 10% от суммы.

 ПН= 

 При использовании Мастера функций логическое выражение примет вид:

ПН=Если(НС<=70;0;если(НС>250;0.2*НС;0,1*НС))