Работа с приложениями Microsoft Office

Зміст

Вступ------------------------------------------------------------------------------------------------------------------ 3

1. Теоретична частина----------------------------------------------------------------------------------- 4

1. Загальні відомості про БД: базові визначення, операції----------------------------------------------------------------------- 4

2. Основні поняття--------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 5

3. Характеристика зв'язків і мова моделювання-------------------------------------------------------------------------------------- 6

4. Технологія вибіркового використання даних БД у Excel: фільтрація, пошук даних, реалізація запитів 9

1. Фільтрація списку за допомогою розширеного фільтра-------------------------------------------------------------------------- 9

2. Приклади умов добору розширеного фільтра--------------------------------------------------------------------------------------- 9

3. Пошук даних, тексту і чисел------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 11

4. Створення запиту---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 13

5. Створення запиту з умовами------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 14

5. Побудова зведених таблиць, звітів----------------------------------------------------------------------------------------------------- 14

1. Створення зведеної таблиці-------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 15

2. Підведення підсумків і обробка даних зведеної таблиці------------------------------------------------------------------------ 15

3. Звіти----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 16

2. ПРАКТИЧНА частина------------------------------------------------------------------------------------ 17

1. Постановка задачі та її формалізація------------------------------------------------------------------------------------------------- 17

1. Загальна характеристика предметної області------------------------------------------------------------------------------------ 17

2. Проектна частина----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 17

1. Опис технологічного процесу збору й опрацювання інформації------------------------------------------------------------ 17

2. Опис вхідних даних і бази даних------------------------------------------------------------------------------------------------------- 19

3. Розрахункова частина.---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 20

1. Опис засобів MS Excel, які використовувалися при розрахунках----------------------------------------------------------- 20

2. Розрахунок середньої ціни холодильника і розкид цін------------------------------------------------------------------------- 21

3. Розрахунок середньої ціни холодильника різних виробників---------------------------------------------------------------- 22

4. Розрахунок кількості одиниць асортименту холодильників у різних продавців--------------------------------------- 23

Висновки--------------------------------------------------------------------------------------------------------- 25

Список літератури----------------------------------------------------------------------------------------- 26

Додаток А -----------------------------------------------------------------------------------------------------27

Додаток Б -----------------------------------------------------------------------------------------------------28

Вступ

У наш час, коли інформаційний потік збільшується, для прийняття оптимальних рішень необхідно правильно обробляти інформацію. У деяких галузях для рішення проблеми обробки інформації використовують бази даних. Дана курсова робота присвячена деяким аспектам зв'язаним з базами даних. Відомо, що для оволодіння або яким "інструментом" теоретичних знань не достатньо, необхідні практичні знання. Метою практичної частини роботи є створення бази даних і вирішення поставлених питань з її допомогою. Крім цього в процесі створення і використання БД застосовувалися засоби MS Excel.

MS Excel – дозволяє зручно працювати з інформацією, представляти її у вигляді таблиць, розташовувати дані так як треба користувачу, проводити їх аналіз, будувати бази даних, обробляти дані і завдяки вмонтованим функціям проводити розрахунки.

Таким чином, курсова робота містить деякі теоретичні положення про БД, опис створення конкретної БД про ринок холодильників і безпосередню реалізацію цієї БД. На підставі проведеної обробки інформації зроблені висновки.

Структура курсової роботи полягає в наступному.

В теоретичної частині курсової роботи розглядаються такі питання: загальні відомості про Бази Даних, застосування даних БД в MS Excel, а саме фільтрування, пошук даних, запити, побудова зведених таблиць, звітів. Ці відомості є важливими при побудові й розробці БД, вони також дають уяву про те, як краще організувати збір та аналіз даних, який був проведений в практичній частині курсової роботи.

В практичної частині роботи побудована база даних, яка містить інформацію про ринок холодильників у м. Дніпропетровську. Розглядаються холодильники, які мають 1, 2, 3 камери. Як додаткова інформація приведено колір корпусу холодильнику. В роботі проведено розрахунки засобами MS Excel, та розраховано: середня ціна та розкид цін для холодильників, середня ціна холодильників для кожного виробника, кількість одиниць асортименту у різних продавців.

Курсова робота складається з теоретичної частини, практичної частини, висновків і списку літератури. Теоретична частина містить в собі 5 підрозділів. Практична частина – 3.

В курсовій роботі приведено одна таблиця і 21 рисунок. Список літератури містить 26 джерел. В Додатку А приведено повний зміст бази даних. В Додатку Б – згруповані дані за виробниками і кількістю камер холодильників.

1. Теоретична частина 1. Загальні відомості про БД: базові визначення, операції

Сприйняття реального світу можна співвіднести з послідовністю різних, хоча іноді і взаємозалежних, явищ. З давніх часів люди намагалися описати ці явища (навіть тоді, коли не могли їх зрозуміти). Такий опис називають даними.

Традиційно фіксація даних здійснюється за допомогою конкретного засобу спілкування (наприклад, за допомогою природної мови чи зображень) на конкретному носії (наприклад, камені чи папері). Звичайно дані (факти, явища, події, ідеї чи предмети) і їхня інтерпретація (семантика) фіксуються спільно, тому що природна мова досить гнучка для представлення того й іншого.

Нерідкі випадки, коли користувачі однієї і тієї ж ЕОМ створюють і використовують у своїх програмах різні набори даних, що містять подібну інформацію. Іноді це зв'язано з тим, що користувач не знає, що в сусідній кімнаті чи за сусіднім столом сидить співробітник, що уже давно ввів в ЕОМ потрібні дані. Частіше тому, що при спільному використанні тих самих даних виникає маса проблем.

Активна діяльність по відшуканню прийнятних способів усуспільнення безупинно зростаючого обсягу інформації привела до створення на початку 60-х років спеціальних програмних комплексів, називаних "Системи керування базами даних" (СКБД).

Основна особливість СКБД – це наявність процедур для введення і збереження не тільки самих даних, але й описів їхньої структури. Файли, постачені описом збережених у них даних і знаходяться під керуванням СКБД, стали називати банки даних, а потім "Бази даних" (БД).

СКБД повинна надавати доступ до даних будь-яких користувачів, включаючи і тих, котрі практично не мають представлення про:

·     фізичному розміщенні в пам'яті даних і їхніх описів;

·     механізмах пошуку запитуваних даних;

·     проблемах, що виникають при одночасному запиті тих самих даних багатьма користувачами (прикладними програмами);

·     способах забезпечення захисту даних від некоректних відновлень і (чи) несанкціонованого доступу;

·     підтримці баз даних в актуальному стані і безлічі інших функцій СКБД.

Спочатку створюють узагальнений неформальний опис створюваної бази даних. Це опис, виконаний з використанням природної мови, математичних формул, таблиць, графіків і інших засобів, зрозумілих усім людям, що працюють над проектуванням бази даних, називають инфологичною моделлю даних.

Инфологична модель відображає реальний світ у деякі зрозумілі людині концепції, цілком незалежні від параметрів середовища збереження даних. Існує безліч підходів до побудови таких моделей: графові моделі, семантичні мережі, модель "сутність-зв'язок" і т.д. Найбільш популярної з них виявилася модель "сутність-зв'язок".

Инфологична модель повинна бути відображена в комп'ютерно-зориєнтовану даталогичну модель, "зрозумілу" СКБД. У процесі розвитку теорії і практичного використання баз даних, а також засобів обчислювальної техніки створювалися СКБД, що підтримують різні даталогичні моделі.

Спочатку стали використовувати ієрархічні даталогичні моделі. Простота організації, наявність заздалегідь заданих зв'язків між сутностями, подібність з фізичними моделями даних дозволяли домагатися прийнятної продуктивності ієрархічних СКБД на повільних ЕОМ з дуже обмеженими обсягами пам'яті. Але, якщо дані не мали деревоподібної структури, то виникала маса складностей при побудові ієрархічної моделі і бажанні домогтися потрібної продуктивності.

Складність практичного використання ієрархічних СКБД змушувала шукати інші способи представлення даних. Наприкінці 60-х років з'явилися СКБД на основі інвертованих файлів, що відрізняються простотою організації і наявністю дуже зручних мов маніпулювання даними. Однак такі СКБД володіють поруч обмежень на кількість файлів для збереження даних, кількість зв'язків між ними, довжину запису і кількість її полів.

Сьогодні найбільш поширені реляционі моделі

2. Основні поняття

Ціль инфологичного моделювання – забезпечення найбільш природних для людини способів збору і представлення тієї інформації, що передбачається зберігати в створюваній базі даних. Тому инфологичну модель даних намагаються будувати за аналогією з природною мовою (останній не може бути використаний у чистому виді через складність комп'ютерної обробки текстів і неоднозначності будь-якої природної мови). Основними конструктивними елементами инфологичних моделей є сутності, зв'язки між ними і їхньої властивості (атрибути).

Сутність – будь-який помітний об'єкт (об'єкт, що ми можемо відрізнити від іншого), інформацію про яке необхідно зберігати в базі даних. Сутностями можуть бути люди, місця, літаки, рейси, смак, колір і т.д. Необхідно розрізняти такі поняття, як тип сутності й екземпляр сутності. Поняття тип сутності відноситься до набору однорідних особистостей, предметів, подій чи ідей, що виступають як ціле. Екземпляр сутності відноситься до конкретної речі в наборі. Наприклад, типом сутності може бути МІСТО, а екземпляром – Москва, Київ і т.д.

Атрибут – пойменована характеристика сутності. Його найменування повинне бути унікальним для конкретного типу сутності, але може бути однаковим для різного типу сутностей (наприклад, КОЛІР може бути визначений для багатьох сутностей: собака, автомобіль, дим і т.д.). Атрибути використовуються для визначення того, яка інформація повинна бути зібрана про сутність. Прикладами атрибутів для сутності автомобіль є тип, марка, номерний знак, колір і т.д. Тут також існує розходження між типом і екземпляром. Тип атрибута колір має багато екземплярів чи значень: Червоний, Синій, Банановий, Біла ніч і т.д., однак кожному екземпляру сутності привласнюється тільки одне значення атрибута.

Абсолютного розходження між типами сутностей і атрибутами немає. Атрибут є таким тільки в зв'язку з типом сутності. В іншому контексті атрибут може виступати як самостійна сутність. Наприклад, для автомобільного заводу колір – це тільки атрибут продукту виробництва, а для лакофарбової фабрики колір – тип сутності.

Ключ – мінімальний набір атрибутів, за значеннями яких можна однозначно знайти необхідний екземпляр сутності. Мінімальність означає, що виключення з набору будь-якого атрибута не дозволяє ідентифікувати сутність по що залишилися.

Зв'язок – асоціювання двох чи більш сутностей. Якби призначенням бази даних було тільки збереження окремих, не зв'язаних між собою даних, то її структура могла б бути дуже простій. Однак одне з основних вимог до організації бази даних – це забезпечення можливості відшукання одних сутностей за значеннями інших, для чого необхідно установити між ними визначені зв'язки. А тому що в реальних базах даних нерідко містяться сотні чи навіть тисячі сутностей, те теоретично між ними може бути встановлене більш мільйона зв'язків. Наявність такої безлічі зв'язків і визначає складність инфологичних моделей.

3. Характеристика зв'язків і мова моделювання

При побудові инфологичних моделей можна використовувати мову ER-діаграм (від англ. Entity-Relationship, тобто сутність-зв'язок). У них сутності зображуються позначеними прямокутниками, асоціації – позначеними ромбами чи шестикутниками, атрибути – позначеними овалами, а зв'язку між ними – ненаправленими ребрами, над якими може проставлятися ступінь зв'язку (1 чи буква, що заміняє слово "багато") і необхідне пояснення.

Між двома сутностям, наприклад, А і В можливі чотири види зв'язків.

Перший тип – зв'язок один-до-одного (1:1): у кожен момент часу кожному представнику (екземпляру) сутності А відповідає 1 чи 0 представників сутності В рис. 1.

Рис. 1. Зв'язок один-до-одного

Студент може не "заробити" стипендію, одержати звичайну чи одну з підвищених стипендій.

Другий тип – зв'язок один-до-баготьох (1:М): одному представнику сутності А відповідають 0, 1 чи кілько представників сутності В (рис. 2.).

Рис. 2. Зв'язок один-до-баготьох

Квартира може пустувати, у ній може жити один чи кілька мешканців.

Тому що між двома сутностями можливі зв'язки в обох напрямках, то існує ще два типи зв'язку багато-до-одного (М:1) і багато-до-баготьох (М:N).

Приклад 1. Якщо зв'язок між сутностями ЧОЛОВІКА і ЖІНКИ називається ШЛЮБ, то існує чотири можливих представлення таких зв'язків рис. 3.

Рис. 3.

Характер зв'язків між сутностями не обмежується перерахованими. Існують і більш складні зв'язки:

·     безліч зв'язків між тими самими сутностями (рис. 4.)

Рис. 4.

(пацієнт, маючи одного лікуючого лікаря, може мати також трохи лікарів-консультантів; лікар може бути лікуючим лікарем декількох пацієнтів і може одночасно консультувати кілька інших пацієнтів);

·     тренарні зв'язкі (рис. 5.)

Рис. 5.

(лікар може призначити трохи пацієнтів на кілька аналізів, аналіз може бути призначений декількома лікарями декільком пацієнтам і пацієнт може бути призначений на кілька аналізів декількома лікарями);

·     зв'язку більш високих порядків, семантика (зміст) яким іноді дуже складна.

У приведених прикладах для підвищення ілюстративності розглянутих зв'язків не показані атрибути сутностей і асоціацій у всіх ER-діаграмах. Так, уведення лише декількох основних атрибутів в опис шлюбних зв'язків значно ускладнить ER-діаграму (мал. 6). У зв'язку з цим мова ER-діаграм використовується для побудові невеликих моделей і ілюстрації окремих фрагментів великих. Частіше ж застосовується менш наочний, але більш змістовна мова инфологичного моделювання (МИМ), у якому сутності й асоціації представляються пропозиціями виду:

СУТНІСТЬ (атрибут 1, атрибут 2 , ..., атрибут n)

АСОЦІАЦІЯ [СУТНІСТЬ S1, СУТНІСТЬ S2, ...]

(атрибут 1, атрибут 2, ..., атрибут n)

де S – ступінь зв'язку, а атрибути, що входять у ключ, повинні бути відзначені за допомогою підкреслення.

Так, розглянутий вище приклад безлічі зв'язків між сутностями, може бути описаний на МИМ у такий спосіб:

Лікар (Номер_лікаря, Прізвище, Ім'я, По батькові, Спеціальність)

Пацієнт (Реєстраційний_номер, Номер ліжка, Прізвище,

Ім'я, По батькові, Адреса, Дата народження, Підлога)

Лікуючий_лікар [Лікар 1, Пацієнт M]

(Номер_лікаря, Реєстраційний_номер)

Консультант [Лікар M,Пацієнт N]

(Номер_лікаря, Реєстраційний_номер).

Рис. 6. Приклади ER-діаграм

Для виявлення зв'язків між сутностями необхідно, як мінімум, визначити самі сутності. Але це не проста задача, тому що в різних предметних областях той самий об'єкт може бути сутністю, чи атрибутом асоціацією. Проілюструємо таке твердження на прикладах, зв'язаних з описом шлюбних зв'язків (див. приклад 1).

Приклад 2. Відділ записів актів цивільного стану (ЗАГС) має справа не з усіма людьми, а тільки з тими, хто звернувся з проханням про реєстрацію шлюбу, чи народження смерті. Тому в країнах, де допускаються лише традиційні шлюби, відділи ЗАГС можуть розміщати зведення про шлюби, які региструються в єдиній сутності:

Шлюб (Номер_свідчення, Прізвище_чоловіка, Ім'я_чоловіка,

По батькові_чоловіка, Дата_народження_чоловіка, Прізвище_дружини,

... , Дата_реєстрації, Місце_реєстрації, ...),

ER-діаграма якої приведена на Рис. 6,б.

Для кожної БД можуть існувати свої специфічні операції. Але найбільш загальні операції зв'язані з функціонуванням БД це: фільтрація, пошук даних, реалізація запитів.

4. Технологія вибіркового використання даних БД у Excel: фільтрація, пошук даних, реалізація запитів 1. Фільтрація списку за допомогою розширеного фільтра

Щоб фільтрувати список за допомогою розширеного фільтра, стовпці списку повинні мати заголовки. На листі також повинне бути не менш трьох порожніх рядків вище списку. Ці рядки будуть використані як діапазон умов добору.

1 Скопіюйте зі списку заголовки стовпців, які фільтруються .

2 Уставте скопійовані заголовки стовпців у першому порожньому рядку діапазону умов добору.

3 Введіть у рядки під заголовками умов необхідні критерії добору. Переконаєтеся, що між значеннями умов і списком знаходиться як мінімум один порожній рядок.

4 Вкажіть осередок у списку.

5 Виберіть пункт Фільтр у меню Дані, а потім — команду Розширений фільтр.

6 Щоб показати результат фільтрації, сховавши непотрібні рядки, установите перемикач Обробка в положення Фільтрувати список на місці.

Щоб скопіювати відфільтровані рядки в іншу область листа, установите перемикач Обробка в положення Скопіювати результати в інше місце, перейдіть у поле Помістити результат у діапазон, а потім укажіть верхній лівий осередок області вставки.