Нажмите кнопку <ОК>

5. Нажмите кнопку <ОК>.

С помощью перечисленных действий создадим отчеты:

«Долги», «Фирмы-должники», «Недоплата за товары», «Оценка оплаченной части», «Анализ». Данными для этих таблиц будут являться соответствующие запросы.

 

4.10 Создание форм

Форма - объект БД, в котором разработчик БД размещает элементы управления, необходимые для ввода, отображения и изменения данных в полях таблиц.

Большая часть сведений в форме поступает из базового источника записей. Остальные сведения формы хранятся в ее структуре.

Связь между формой и источником данных для нее создается при помощи графических объектов, называемых элементами управления. Наиболее часто используемым для вывода и ввода данных элементом управления является поле.

Существует несколько способов создания форм:

- с помощью Конструктора;

- с помощью Мастера;

- с помощью Автоформы;

Рассмотрим процесс создания форм с помощью Конструктора. Для создания формы в режиме Конструктора необходимо выполнить следующие действия:

В окне базы данных выделяем объект «Формы». Затем нажимаем на кнопку <Создать>. Выбираем вариант создания Конструктор и нажимаем<ОК>. И в открывшемся окне конструктора форм приводим форму к желаемому виду, изменяя цвета, размеры и размещая на ней различные элементы управления. Мы будем создавать следующие формы:

 - Главная (содержит кнопки перехода к соответствующим формам)

- Заказчики

- Изделия

- ТТН

- ПТР

- ОТТН

- ОПТР

Эти формы будут использоваться для просмотра и ввода данных в соответствующие таблицы.

Внешний вид формы ТТН представлен в Приложении 2.

Теперь сделаем так, чтобы кнопочная форма «Главная» автоматически загружалась во время открытия базы данных. Для этого необходимо выполнить следующие действия:

1. Откройте базу данных.

2. Открываем пункт меню «Сервис» → «Параметры запуска»

3. В выпадающем списке «Вывод форм/страниц:» выбираем таблицу «ГЛАВНАЯ» и ОК

При следующем открытии базы данных указанная кнопочная форма («ГЛАВНАЯ») откроется автоматически.

База данных Access содержит ряд объектов:

1) таблица - это основная единица хранения данных в БД

2) форма - объект БД, в котором разработчик БД размещает элементы управления, необходимые для ввода, отображения и изменения данных в полях таблиц

3) запрос - это требование на отбор данных из таблиц или выполнение определенных действий над ними. Существуют такие запросы, как запрос на выборку, на обновление, на удаление.

4.11 Создание графиков

Объект размещения графиков – отчет .С помощью графиков дается анализ о проделанной работе. Создание графика с помощью конструктора. Открывем окно конструктора затем нажимаем кноп «Вставка » на главной панели и вибираем оттуда Диаграмма. Выбираем место, где она будет размещена, выбираем таблицу или запрос для создания диаграммы. Выбираем поля с данными, которые необходимо отразить в диаграмме. Выбираем тип диаграммы и тип отображения данных на диаграмме. Далее даем название диаграмме и нажимает готово.

5. Руководство пользователя

В начале работы пользователя с базой данных автоматически на экране появляется главная кнопочная форма, содержащая основное меню. Основное меню содержит шесть кнопок для открытия таблиц: <Заказчики>, <Изделия>, <ТТН>, <ПТР>, <ОТТН>, <ОПТР>, а также по пять кнопак для просмотра и печати отчётов.

При нажатии на кнопку <Заказчики> открывается форма, содержащая сведения о заказчиках, которые отображаются из таблицы Заказчики. В открывшейся форме можно добавить запись, удалить запись. Форма также содержит кнопку «Выход».

Аналогично открываются формы, содержащие сведения из таблиц.

Для просмотра и печати созданных отчётов необходимо нажать на кнопки с соответствующими символами отчёта.

6. Контрольный пример

В качестве контрольного примера продемонстрируем решение поставленной задачи с использованием исходных данных, приведенных в приложении, подтвердив тем самым работоспособность разработанной базы данных и правильность формируемых ею выходных данных.

Из таблиц ТТН и ПТР видно, например, что по товаротранспортным накладным с номером 0024, 0025 и 0050 есть недоплата, так как общая сумма оплаты меньше суммы, на которую был отгружен товар. Значит, при правильной работе программы в запросе «Долги фирм» по номеру ТТН следует ожидать появления записей, отражающих сумму недооплаты по товаротранспортным накладным с номерами 0024, 0025 и 0050 соответственно заказчиками 1, 3 и 4. Отчёт по долгам, содержащий результаты соответствующего запроса, представлен на рис.З

.

Рис.3. Отчёт запроса по долгам

Из рисунка видно, что заказчику 4 (магазин «Лига») 21 ноября 1996 года было отгружено 200 единиц изделия с кодом 001, а оплачено было 75. Соответственно, недоплату по данному изделию можно найти:

([Кол_отг_изделия-[Кол_опл_изделия])*[Цена_изделия]=(200-75)*3200=400000, что совпадает с данными, предоставляемыми программой.

Информацию по недоплаченным изделиям можно получить в отчете «Недоплата за товары». Содержание соответствующего отчета представлено на рис.4.

Рис. 4. Список изделий, по которым имеется недоплата

Анализ состояния фирмы:

На графике отображающем состояние финансового положения фирмы по месяцам видно что с августа по сентябрь фирма заработала (3500000 – 600000=2900000) р . Значит в этом месяце были заказы с полной оплатой отгруженой продукции или заказы с небольшим кредитом. В следующем месяце заметно снижение следовательно были заказы с большим кредитом. Точка на графике в сентябре остановилась на отметке 400000 значит необходимо отменять сделки при которых существует кредит до периода возврата предыдущих долгов или до сделок с полной оплатой либо оплатой больше 50% продукции, иначе граафик пойдет ниже, и пересечет прямую 300000. Это говорит о том, что в следующем месяце у фирмы не будет средств на производство продукции, зарплату, произойдет банкротство.

Заключение

Таким образом, поставленная задача решена. Разработанная база данных позволяет на основе хранимых данных (об отгрузках и оплатах за отгруженную продукцию) по запросу пользователя производить автоматизированный анализ оплаты для заданного изделия и выдавать соответствующий отчет. Отчет содержит сведения об оплаченной части отгруженных изделий и недооплате. Кроме того, выдается список изделий по всей номенклатуре, по которым имеется недооплата. Также для удобства пользователя программа формирует отчет, содержащий информацию о заказчиках-должниках и общей сумме недоплаты. В итоге проведенной работы был дан анализ состояния фирмы по месяцам.

Список литературы

1) Каратыгин С. Microsoft Access 2000 на примерах. Руководство пользователя; М.: Лаборатория Базовых знаний, 2000;

2) Справочная система: Microsoft Access 2000;

3) «Экономическая информатика». Учебник для вузов, под редакцией Евдокимова В.В., С-Пб.: 1997;

Приложение 1

Структуры таблиц базы данных:

 

 

Приложение 2

Структура запроса на выборку сведений об оценке оплаченной части :

Формы: