Розробка концепції електронного офісу

ЗМІСТ

ВСТУП

РОЗДІЛ І. Концепція електронного офісу, як універсальний принцип системи автоматизованого документообігу

1.1 Коротка характеристика системи документообігу підприємства

1.2 Основні етапи розвитку офісної діяльності

1.3 Концепція електронного офісу

РОЗДІЛ ІІ. Технології та підсистеми САД електроного офісу: структурні та функціональні особливості

2.1 Технології обробки зображень документів

2.2 Системи оптичного розпізнавання символів

2.3 Системи керування документами

2.4 Програмне забезпечення для робочих груп (Groupware)

2.5 Системи автоматизації ділових процедур

РОЗДІЛ ІІІ. Гіпертекст, як технологія організації повнотекстових баз даних

в автоматизованій системі документообігу електроного офісу

3.1 Сутність та розвиток технології гіпертекст

3.2 Характеристика сучасних гіпертекстових систем та технологій

ВИСНОВОК

СПИСОК ВИКОРИСТАНОЇ ЛІТЕРАТУРИ

ВСТУП

п.1 Актуальність

Україна поетапно інтегрується до європейської спільноти, цей процес вплинув на динаміку розвитку внутрішнього економічного та інформаційного середовища. В таких умовах особливо важливим для розвитку вітчизняного бізнесу є створення ефективнодіючої системи документальних комунікацій, адже знання у сучасному світі – це основа економічної активності.

Отже, інформація на підприємстві повинна бути доступною, організованою та керованою. Потужний потенціал для забезпечення розвитку системи документальних комунікацій у даному напрямку створено завдяки сучасним технологічним досягненням. На їх базі стало можливим здійснити комплексну автоматизацію задач розробки, узгодження, розповсюдження, пошуку та архівного зберігання документів в системі документальних комунікацій країни взагалі та документообігу окремих організацій державної та приватної форми власності.

Постійне збільшення кількості інформації, призводить до того, що традиційні методи роботи з документами стають не достатньо ефективними. Так, по даним компанії Delphi, 15% паперових документів безповоротно губляться і для їх пошуку службовці витрачають до 30% свого робочого часу. Під час переходу до електронної документації та автоматизації документообігу ріст продуктивність їх працівників збільшується на 25—50%, скорочується час обробки одного документа більш ніж на 75%, зменшуються витрати на оплату площі для зберігання документів на 80% (оцінка Norton Nolan Institute).

Тенденцію переходу від традиційних технологій організації документообігу до комп’ютерних відображають наступні цифри: співвідношення кількості паперових та електронних документів через п’ять років буде становити 50 на 50%, через десять років — 30 на 70%; кількість електронних документів подвоюється за рік, а паперових документів росте тільки на 7% (данні компанії XРLOR).

Отже, існують вагомі підстави для впровадження та комплексного застосування нових підходів до організації конторської праці. У сучасній літературі ці підходи об’єднуються у єдину концепцію електроного офісу, що реалізується на базі системи автоматизації документообігу (САД).

п.2 Огляд літератури

Концепція електроного офісу характеризується динамічним розвитком. Це зумовлено швидким зростанням технічних досягнень та широким інтегруванням САД із суміжними системами. Таким чином, беручи до уваги економічну ситуацію в нашій країні, можна зробити висновок, що якісне теоретичне висвітлення питань, пов’язаних з темою дослідження досить проблематичне. Це підтверджує невелика кількість літератури, що містить актуальну науково обгрунтовану інформацію про предмет дослідження.

Тему розробляли: Трофімов І. П., Суботін М. А., Назаров С. В., Фєльзер А. Б., Ніколаєв А., Кудряєв В. А. та ін. Серед вітчизняних дослідників – Кривенко В. І., Паньчишин Б. І., Буров Є.

п.3 Предмет

Предметом дослідження є концепція електроного офісу, статична та динамічна теоретична модель системи автоматизації документообігу. А також, її підсистеми (нові технології, що забезпечують практичну реалізацію концепції):

·  технології обробки зображень документів (Imaging System);

·  системи оптичного розпізнання символів (Optical Character Recognition System, OCR);

·  системи керування документами, СКД (Document Management System, DMS);

·  повнотекстові бази даних (Full-Text System);

·  системи автоматизації ділових процедур, АДП (Workflow System);

·  програмне забезпечення для робочих груп (Groupware),

·  елементи та зв’язки між ними.

п.4 Мета

Мета – використовуючи результати наукових досліджень, опублікованих у спеціалізованих періодичних та монографічних виданнях, збірниках наукових праць, описати концепцію електроного офісу; дослідити структурні і функціональні особливості системи автоматизації документообігу і систематизувати отриману інформацію таким чином, щоб вона поєднувала у собі загальний опис концепції електроного офісу та аналіз окремих елементів САД.

п.5 Завдання

5.1        Відібрати і проаналізувати літературу, яка містить актуальну, науковообґрунтовану інформацію про предмет дослідження.

5.2        Використовуючи отриману інформацію дослідити концепцію електроного офісу та структуру САД, її характерні риси та функції.

5.3        Здійснити опис концепцію електроного офісу.

5.4        Змоделювати САД використовуючи метод системного аналізу.

п.6 Методи

Оскільки предметом дослідження є добре організована система із чітко вираженими цілями, складом та структурою, то найзручнішою методологією її дослідження має бути системний аналіз реалізований на основі системного підходу, як загальнонаукового принципу.

В основному робота написана з використанням методів якісного системного аналізу, але для обгрунтування окремих висновків було застосовано й методи кількісного аналізу. З метою здійснення детального огляду найсуттєвіших якостей предмета використано метод моделювання.

У роботі запропоновано динамічну модель (у вигляді схеми) багатоетапного процесу автоматизованого зчитування текстової інформації.

З метою обгрунтування якісних переваг окремих носіїв інформації застосовано статистичні моделі.

Для реалізації методу системного аналізу було використано процедури декомпозиції та агрегування. Перша процедура передбачає виявлення особливостей структури системи, принципи її роботи. Друга – функціональні характеристики системи, її динамічні показники.

Усі наведені методи були використані у комплексі із за-гальнологічними діалектичними методами (індукція та дедукція, синтез та аналіз, абстрагування).

п. 7 Теоретична та практична цінність

Робота містить узагальнену інформацію про предмет дослідження, відібрану з опублікованих наукових творів, та логічні висновки зроблені на її основі. Крім того, укладено перелік бібліографічних описів документів використаних при написанні даної роботи. Зміст роботи та списки джерел можуть бути використані як оглядовий матеріал з предмету дослідження.

Практична цінність полягає у набутті автором роботи практичних навичок в сфері інформаційно-аналітичної діяльності, зокрема, в процесі аналітико-синтетичної обробки виявленої літератури.

п. 8 Структура курсової роботи

Основна частина складається з трьох розділів:

          I.       Концепція електронного офісу, як універсальний принцип системи автоматизованого документообігу.

        II.       Технології та підсистеми САД електроного офісу: структурні та функціональні особливості.

       III.       Гіпертекст, як технологія організації повнотекстових баз даних в автоматизованій системі документообігу електроного офісу.

З метою систематизації викладу змісту розділи поділено на підрозділи, пронумеровані за десятковою системою.

РОЗДІЛ І. Концепція електронного офісу, як універсальний принцип системи автоматизованого документообігу 1.1 Коротка характеристика системи документообігу підприємства

Документообіг – рух документів в організації з моменту їх отримання або створення до завершення виконання чи відсилання. Правильна організація документообігу сприяє оперативному проходженню документів в апараті управління, врівноваженню навантаження на підрозділи та на посадових осіб, позитивно сприяє на процес управління в цілому.

Документообіг в установі здійснюється у вигляді потоків документів, які циркулюють між пунктами обробки інформації (керівники установи та структурні підрозділи, спеціалісти, кваліфіковані службовці) та пунктами технічної обробки документів.

По відношенню до апарату управління розрізняють потоки документів, що надходять, відправляються, та внутрішніх документів.

В установі відбувається розподіл поступаючого обсягу документів на потоки, які направляються керівникам, в структурні підрозділи та окремим виконавцям.

У процесі функціювання організаційної системи, формуються інформаційні потоки, які на виході створюють потік документів, що відправляються. Крім того, в установах циркулюють документи, які не виходять за їх межі (потоки внутрішньої документації).

До основних параметрів потоків, що беруться до уваги в процесі документообігу, відносять:

·          напрямок потоку, що визначається пунктами відправлення та призначення;

·          обсяг потоку, який визначається кількістю документів, що проходять через систему за одиницю часу;

·          структура потоку, визначається різновидом документів, авторством та іншими ознаками класифікації;

·          режим потоку, визначається періодичністю руху документів через пункти обробки [1]

Практично перед будь-якою організацією постає питання автоматизації документообігу. Задачі, які вирішуються в процесі автоматизації документообігу установи, багато у чому залежать від характеру її комерційної діяльності, інфраструктури, адміністративної організації та багатьох інших факторів. Але не залежно від специфіки кожної окремої установи існує ряд загальних вимог до систем автоматизації офісної діяльності (документообігу).

1.2 Основні етапи розвитку офісної діяльності

Офіс - це група людей, тому на перший план висуваються засоби організації внутрішньо-корпоративної взаємодії. Визначений склад цих засобів, їх зміст та наповнення багато у чому залежить від специфіки діяльності установи. Під час організації внутрішньокорпоративних ділових процедур, у компанії виникає потреба в автоматизації різних видів діяльності її співробітників.

Документообіг охоплює всі структурні підрозділи організації - від канцелярії до керівництва, він є важливим елементом системи управління установи. Якщо реєстрація документу достатньо типова процедура для усіх організацій то процеси його виконання та контроль за його проходженням формалізуються важко і багато у чому залежать від адміністративного устрою організації. Виходячи з цього, система документообігу повинна містити розвинуті засоби адаптації до адміністративної структури організації та алгоритму роботи з документами, який використовується в даній установі.

Система автоматизації документообігу повинна підтримувати розсилку та візування документів, тобто здійснювати відображення реальних процесів роботи з паперами у будь-якій установі.

В наслідок автоматизації документообігу повинна бути забезпечена й інша типова операція в роботі з паперами - контроль над проходженням документів. Крім того, дана система повинна забезпечувати введення до системи документів з різних джерел (паперова документація, повідомлення електронної пошти, факсимільні повідомлення та ін.) [5]

Широке використання автоматизованих технологій в системі документообігу окремих установ почалось у 60-х роках. У зв’язку з цим в розвитку офісної діяльності почали розглядати наступні три етапи:

·          традиційний офіс;

·          виробничий офіс;

·          електронний офіс.

Традиційний офіс являє собою порівняно невеликий колектив співробітників з достатньо широким колом обов’язків. Його характеризують три суттєві ознаки: порівняно невеликий обсяг роботи, постійна оцінка ситуації, ініціатива та швидка внутрішня комунікація. Традиційний офіс - стійкий до змін (при порівняно невеликих обсягах праці) та за багатьма показниками добре підготовлений до трансформації в електронну форму.

Виробничий офіс характеризується великими обсягами одноманітної праці, її чіткою формалізацією, виділенням спеціалізованих функцій, дрібним розподілом праці, централізацією допоміжної праці та її організацією за поточним принципом. Аналогічно організоване й застосування ЕОМ у виробничому офісі. В даному випадку сутність автоматизації полягає у формуванні та підтримці великих інформаційних фондів однорідних даних, їх систематизації, накопиченні, зберіганні, виробництві вторинної документації та ін.

Електронний офіс втілює концепцію всебічного використання в офісній діяльності засобів обчислювальної техніки та зв’язку з одночасним збереженням та підсиленням переваг традиційного та виробничого офісу.

Передбачається, що електронний офіс дозволить:

·          відмовитись від внутрішньоофісної документації на паперовій основі;

·          удосконалити розподілення функцій у процесі інформаційного обслуговування керівництва;

·          відновити традиційну форму концентрації офісної діяльності навколо спеціаліста, або керівника.

Інформаційно-обчислювальні потужності в електронному офісі також персоналізуються із збереженням електронного зв’язку в середині офісу, з централізованими базами даних та віддаленими підрозділами.

Спільний розвиток та поступове об’єднання обчислювальної та комунікаційної техніки забезпечує службовцям офісу необмежений доступ до будь-якої потрібної інформації та користування обчислювальними потужностями, незалежно від місцезнаходження працюючого в офісі.

Практичне втілення концепції електронного офісу - це трудомісткий, багатоетапний процес, який умовно можна розділити на дві стадії :

·          електронізація;

·          організація.

Електронний офіс завдяки електронній пошті та ПЕОМ збільшує можливості забезпечення безпосередньої взаємодії людей (аналогічно традиційному офісу), не потребуючи при цьому їх фізичної концентрації в межах одного приміщення.

Концепція електронного офісу, дає перспективу суттєвого підвищення ефективності творчої діяльності службовців, які здійснюють інтенсивну обробку великих обсягів документальної інформації[3].

1.3 Концепція електронного офісу

Ключем до вирішення проблеми підвищення рівня ефективності діяльності персоналу офісу вважається концепція електронного (автоматизованого) офісу. У цьому випадку мова йде про комплексне використання сучасних технічних засобів для автоматизації процедур і функцій керування (обробка текстів, їхнє редагування, збереження і пошук, передача інформації каналами електрозв'язку всередині офісу і за його межі, інформаційне обслуговування персоналу офісу, деякі аспекти процесу підготовки й ухвалення рішення і т.д.), засобів програмної підтримки, підходів до проектування приміщень офісу, охорони праці персоналу.

Впровадження у різних сферах електронних офісів виявилося практично можливим насамперед завдяки широкому розповсюдженню ПК із відкритою архітектурою, що дозволяє змінювати конфігурацію машини з орієнтацією на виконання конкретних робіт, різноманітних проблемно-орієнтованих програмних продуктів (зокрема, пакет Microsoft Office), а також усіляких високоефективних засобів оргтехніки.

Незважаючи на порівняно невеликий час, концепція електронного офісу вже пройшла у своєму розвитку два етапи. В даний час успішно реалізується третій. Для першого етапу була характерна орієнтація на автоматизацію рутинних, часто повторюваних операцій, здійснюваних секретарями або технічним персоналом офісу, установи. Характерним прикладом таких операцій є машинописні роботи. Для підвищення продуктивності праці при їхньому виконанні були створені так звані пристрої обробки текстів (організаційні автомати), що дозволяють швидко виправляти і редагувати різні документи, а також створювати і використовувати шаблони при підготовці документів. На другому етапі розвитку автоматизованих офісів окремі пристрої поєднувалися за допомогою внутрішніх ліній зв'язку в єдину мережу, що давало змогу здійснювати ряд додаткових функцій, зокрема: автоматизований зв'язок між різними робочими місцями, спільна робота над документами, автоматизований контроль за виконанням документів та ін.

Третій етап розвитку електронних (автоматизованих) офісів пов'язаний із широким застосуванням ПК і створенням на їхній основі автоматизованих робочих місць (АРМ). АРМ поєднуються за допомогою комунікаційних засобів в єдину систему (мережу), що має доступ до всіх обчислювальних ресурсів офісу, баз даних, а також до зовнішніх джерел інформації. При цьому значно прискорюється можливість інформаційного обміну між користувачами мережі, автоматизуються деякі традиційні операції, зв'язані з прийомом і відправленням кореспонденції та інших документів каналами зв'язку. Типове АРМ складається з ПК, обладнаного при необхідності додатковими пристроями, що розширюють його функціональні можливості, і периферійного устаткування (принтера, сканера, графобудівника). Крім того, кожне робоче місце обладнане оргтехнікою відповідною до функцій, які виконуються на даному робочому місці (див. табл. 1).

Для кожного працівника (групи працівників) розробляється й обладнується АРМ, професійно орієнтоване на виконання конкретних функцій керування. Така орієнтація реалізується на основі вибору й установки відповідного програмного забезпечення. Текстові редактори (або сучасні текстові процесори) являються першим компонентом електронного офісу, оскільки проблема обробки тексту і його перетворення є одним із основних завдань діловодства.

Поява наступного компонента дозволила реалізувати за допомогою комп'ютера функцію інформаційного обміну, що належала системі телефонного і поштово-телеграфного зв'язку. Таким компонентом стала система електронної пошти для обміну інформацією між користувачами на багатокористувацьких комп'ютерах, а потім і в мережах.

Значно пізніше стали використовуватися системи розробки баз даних (своєрідних електронних картотек), а також електронні таблиці (що згодом отримали назву “табличні процесори”) для виконання різних (іноді дуже складних) розрахунків. Надалі в офісах стали використовуватися системи ділової графіки, необхідні для наочності виконуваних офісних процедур.

Усі перераховані компоненти службової діяльності персоналу офісу відповідають спеціалізованим пакетам, призначеним для комплексної автоматизації згаданих функцій. Одним із таких пакетів є офісна система Microsoft Office. Усі програмні продукти цієї системи не тільки уніфіковані, але й інтегровані між собою, що дає змогу в рамках рішення певної ділової проблеми здійснювати інформаційний обмін незалежно від того, який тип документа опрацьовується. Використання ПК в офісі не виключає, а, навпаки, підсилює роль засобів організаційної техніки, розробленої на основі застосування новітніх досягнень електроніки (скануючі пристрої, факс-модемні плати, копіювальні багатофункціональні машини, факсимільні апарати, слайд-принтери тощо). Практична реалізація концепції електронного офісу поступово приводить до зміни стилю і методів керування, до перегляду і перерозподілу функцій персоналу, підвищення продуктивності його праці при виконанні цілого ряду діловодних операцій.

У той же час впровадження електронних офісів має і деякі негативні наслідки. Основним з них є негативний вплив на організм людини електронної техніки, яка інтенсивно використовується на робочих місцях. Крім того, погіршуються можливості особистих контактів персоналу офісу, що впливає на загальний психологічний клімат у колективі. Слід зазначити, що в результаті електронізації офісу змінюються кваліфікаційні вимоги до персоналу, що може створити конфліктні ситуації.

Нові технічні засоби й інформаційні технології покликані забезпечити підвищення продуктивності праці в офісній і адміністративній діяльності. Поряд із цим технічні засоби і комп'ютерні технології, адміністративні й офісні системи виконують, по суті, допоміжні роботи, зв'язані з обробкою інформаційних масивів. Процес прийняття рішень залишається прерогативою людини. Але завдяки автоматизації деяких процесів керування персонал офісу звільняється від виконання рутинних операцій і приділяє більше часу аналітичним та творчим процесам [6].

РОЗДІЛ ІІ. Технології та підсистеми САД електронного офісу: структурні та функціональні особливості

На сучасному етапі розвитку інформаційних технологій до структури системи автоматизації документообігу електронного офісу традиційно включають наступні підсистеми:

·        технології обробки зображень документів (Imaging System);

·        системи оптичного розпізнання символів (Optical Character Recognition System, OCR);

·        системи керування документами, СКД (Document Management System, DMS);

·        повнотекстові бази даних (Full-Text System);

·        системи автоматизації ділових процедур, АДП (Workflow System);

·        програмне забезпечення для робочих груп (Groupware),

 елементи та зв’язки між ними.

Розглянемо структурні та функціональні особливості даних підсистем*.

2.1 Технології обробки зображень документів

Технології обробки зображень документів призначені для введення, обробки, збереження і пошуку графічних образів на паперових документах. Подібні системи доцільно застосовувати в організаціях з великим обсягом документообігу. Технічне забезпечення систем включає високошвидкісні сканери, документні контролери (виконують швидку і високоефективну компресію/декомпресію документів і забезпечують швидкісну роботу зі сканерами та принтерами), бібліотеки-автомати на базі оптичних нагромаджувачів з автоматичною подачею дисків. Комп'ютерні образи документів знаходяться на сервері зображень і проглядаються на робочих станціях-клієнтах.

Системи обробки зображень здійснюють сканування документів для запису на сервер, їх класифікацію за різними критеріями, передачу зображень на робочу станцію для перегляду, модифікацію або друк. Подібні системи передбачають також визначення маршруту передачі зображень по мережі, їх розсилання по факсу чи електронній пошті, пошук зображень за окремими елементами.

Оскільки файли зображень досягають великих розмірів, існують різні варіанти організації їхнього збереження. З метою заощадження пам'яті на запам'ятовуючому пристрої більшість систем стискають зображення і створюють спеціальний індекс зображень, де містяться відповідні значення атрибутів документів. Наприклад: найменування, автор, тема.

У високопродуктивних системах реалізовані технології, що дають змогу збільшити швидкість роботи. Наприклад, попередня вибірка і перенесення зображень з повільних оптичних носіїв на більш швидкі магнітні; адаптуюче кешування, що дозволяє зберігати часто використовувані зображення в пам'яті сервера; перенесення на лазерний диск; групове сканування, що забезпечує зчитування кількох сторінок за одну операцію.

2.2 Системи оптичного розпізнавання символів

Багато систем обробки зображень мають програмне забезпечення оптичного розпізнавання символів (OCR).

Застосування OCR дозволяє вирішити проблему перекладу паперових документів в електронну форму у виді текстового файлу. Системи OCR дозволяють одержувати електронну копію документа з друкованого аркуша або копію документа, що прийшов по факсу. Існують експериментальні системи, що дозволяють подібним чином обробляти також і рукописні матеріали (Intelligent Character Recognition).

У стислому вигляді функціонування системи OCR можна уявити в такий спосіб. За допомогою скануючого пристрою зчитується зображення документа. У результаті розпізнавання тексту зображення документа відображається у файл, відформатований як текстовий. Таким чином, паперовий документ, минаючи трудомістке ручне введення, автоматично перетвориться в електронну форму (див. схема 2).

Виділяють два класи систем OCR — ті, яких навчають, та інтелектуальні. Принцип дії систем першого класу заснований на “поточечному” порівнянні відцифрованого символу зі зразком із довідника. При збігу зразка і символу останній вважається розпізнаним і додається в результуючий файл. При такому способі розпізнавання розміри зразка і шрифту документа повинні збігатися, тобто в системі необхідно мати маски для кожного розміру кожного типу шрифту, тому подібна система більш ефективна у випадку однотипного і якісного тексту. В другому випадку “маска” символу замінюється на його “образ”, що може бути використаний для будь-яких розмірів шрифтів. Для підвищення точності розпізнавання інтелектуальні системи можуть виконувати ряд перевірок результуючого тексту. Наприклад, здійснювати частотний аналіз тексту і порівнювати частоту появи даного символу в тексті з його частотою в мові оригіналу або виявляти неправильне сполучення символів, виходячи з правил орфографії.

У реальних системах OCR сполучаються різні розпізнавальні механізми, що дає можливість обробляти будь-які шрифти і будь-які тексти.

На сьогоднішній день відомо кілька досить якісних програмних продуктів по розпізнаванню тексту, у тому числі дві системи вітчизняних фірм, орієнтовані в першу чергу на розпізнавання російськомовних текстів (Fine Reader та CuneiForm). Середня швидкість роботи системи OCR на устаткуванні середньої потужності складає приблизно одну машинописну сторінку за хвилину. Якість розпізнавання - одна-дві помилки на 1000 знаків у тексті середньої якості.

Можна рекомендувати наступні критерії вибору системи OCR:

·          сумісність з існуючим програмним та апаратним забезпеченням;

·          швидкість сканування і розпізнавання переважного в даній установи типу тексту, наприклад: факс - українська мова, ксерокопія різної якості, машинопис різної якості та ін.;

·          якість розпізнавання текстів різних типів, наприклад, кількість помилок на 1000 знаків;

·          здатність розпізнавати рідкісні шрифти;

·          здатність навчання новим символам;

·          наявність елементів семантичного аналізу тексту;

·          наявність модуля перевірки орфографії;

·          зручність користувальницького інтерфейсу.

Проте, основними характеристиками читаючих автоматів є достовірність розпізнання та виробничі потужності.

2.3 Системи керування документами

Системи керування документами (СКД) призначені для автоматизації збереження, пошуку і керування електронними документами різноманітних форматів, у тому числі і зображеннями документів. Можна сказати, що СКД фактично виконують роль СКБД для неструктурованої інформації.

Розвинуті системи керування документами здійснюють наступні функції:

·          індексування документів;

·          повнотекстовий пошук за ключовими словами;

·          керування конфігурацією документа з установленням взаємозв'язку між окремими структурними компонентами;

·          асембліювання документів, що дає змогу об'єднати всі частини складеного документа для відображення на екрані;

·          організація доступу до документа незалежно від місця його збереження;

·          пошук і керування документами за допомогою ключових компонентів (зміст або назва розділу);

·          багаторівневий захист даних, що дозволяє доступ до документів тільки окремим користувачам або встановлює види доступу (наприклад, “тільки для читання”);

·          адміністрування обліку й архівування;

·          організація видачі / повернення документа;

·          контроль версій документа;

·          розсилання документів.

Виконання функції видачі / повернення аналогічне блокуванню запису в БД. Якщо документ уже виданий, інші користувачі редагувати його не можуть. Він залишається доступним тільки для перегляду і копіювання.

Функція контролю за версіями використовується для відстеження різних версій документа, використовуючи попередні редакції документа, які з метою економії пам'яті автоматично архівуються.

Функція розсилання документів здійснюється шляхом інтегрування системи з додатками електронної пошти. Це дозволяє переміщати документи по мережі підприємства і передавати документи від одного працівника до іншого.

Розвиток мережі Internet сприяв появі ряду функцій сучасних СКД. Наприклад: можливість розміщення документів на Web-вузлі; підтримка обміну документами по інтрамережі між працівниками фірми, а по Internet - із клієнтами та партнерами фірми.

Системи керування документами базуються на архітектурі клієнт-сервер, що складається з чотирьох основних елементів:

·          центрального додатка, що знаходиться на сервері;

·          програм клієнтів, що працюють на мережних робочих станціях і утворюють користувальницький інтерфейс;

·          програмного забезпечення для індексування і пошуку, розміщеного на сервері СКБД і працюючого з базою даних, в якій реєструється місце збереження документа;

·          документів, які розглядаються системою як об'єкти, що складаються з файлів різних типів (текстів, зображень) і можуть зберігатися як на твердих дисках робочих станцій, так і на серверах.

Лідером на світовому ринку СКБД є компанія Documentum (продукт Enterprise Document Management).

2.4 Програмне забезпечення для робочих груп (Groupware)

Сьогодні, у сфері систем автоматизації документообігу провідні позиції займають програмні продукти класу Groupware (Lotus, Notes, Windows for Workgroups, Windows NT та інші). Це відкриті системи обміну інформації (між користувачами мережі), які відображають рух від сприймання документа як одного цілого до колективної обробки.

Програмне забезпечення для робочих груп (Groupware) призначене для організацій, працівникам яких за характером їх діяльності потрібний постійний обмін документами. Здійснює функції збереження, перегляду і спільного використання документів. Системи класу groupware дозволяють автоматизувати таку діяльність, що не вписується в стандартні схеми реляційних баз даних. Наприклад, взаємодію великої кількості людей, що виконують різні роботи у фізично віддалених один від одного місцях. Такі додатки можуть обробляти як структуровану, так і неструктуровану інформацію.

Основними функціями програмного забезпечення (ПЗ) для робочих груп є:

·  електронна пошта;

·          підтримка відеоконференцій / нарад;

·          керування зображеннями документів;

·          спільне використання документів;

·          маршрутизація документів;

·          календарне планування.

Кращими системами класу groupware вважаються: Lotus Notes компанії Lotus Development, Link Works компанії Digital Equipment, Group Wise компанії Novel.

Продукт Lotus Notes — це середовище з архітектурою клієнт-сервер. Він призначений для розробки і спільного використання додатків колективної роботи. До складу Lotus Notes входять три основні елементи:

·  засіб маршрутизації й обробки документів;

·  засіб забезпечення захисту й керування документами;

·  розподілена база даних (документів).

У базах даних Lotus Notes зберігаються документи різних форматів, у тому числі структурована інформація, різні тексти, електронні таблиці, зображення, відео- та аудіоінформація. Lotus Notes дозволяє створювати ОLE-серверні додатки, тобто графіки, електронні таблиці, малюнки можна вбудовувати в документи. Спеціальні додатки Lotus Notes можуть бути зв'язані з записами і полями реляційних баз даних. Також існує можливість повнотекстового пошуку.

Lotus Notes має розвинуту систему керування доступом, що здійснюється на кількох рівнях: бази даних, документа або його частин. Керувати доступом можна також на рівні одного користувача або груп користувачів. У системі виділяється вісім видів доступу: від відкритості для всіх користувачів до повної заборони доступу.

Найважливішою перевагою Lotus Notes є можливість синхронізації баз даних. Бази даних різних комп'ютерів синхронізуються через визначені інтервали часу шляхом мінімально необхідного для цього обміну по каналах зв'язку. Тиражування (процес двосторонньої синхронізації копій розподіленої бази даних) дає можливість користувачам різних мереж працювати з однієї і тією же інформацією. Через задані інтервали часу сервери Lotus Notes зв'язуються один з одним і синхронізують усі зміни в документах і списках керування доступом.

Lotus Notes інтегрований із системою електронної пошти NotesMail, що дозволяє надсилати кореспонденцію іншим користувачам або групам.

Базовими засобами для розробки додатків у Lotus Notes є форми, представлення і макрокоманди. Представлення — це форма висновку даних на чи екран принтер (аналогічно звітам у реляційних СКБД).

Перевагою Lotus Notes є висока платформна незалежність. Система працює на платформах OS/2, Windows NT, UNIX різних версій, Macintоsh System. Додатки Lotus Notes достатньо легко масштабуються, їх можна адаптувати як до малої робочої групи, так і для організації роботи в масштабі підприємства.

В останню версію Lotus Notes 4.0 включені засоби сумісності з Internet (вбудований броузер, редактор Web-сторінок, поштова програма, що працює зі стандартним Internet-протоколом); розширено інструменти розробки додатків (включена мова Lotus Script, що є розширеним аналогом Visual Basic).

Система Group Vise компанії Novel включає засоби електронної пошти, особистого і групового календарного планування, керування завданнями і документами. Останні версії системи базуються на архітектурі клієнт-сервер і підтримують стандарти Internet, відрізняються високою продуктивністю і маштабованістю.

Основними складовими системи є сховище документів (бібліотека) і три об¢єктно-орієнтовані бази даних у форматі Novel. Бібліотека містить документи (тексти, електронні таблиці, графічні файли). Всі операції з документами реєструються. Доступ до документів здійснюється під контролем засобів захисту. Перша БД зберігає повідомлення (поштові й усні повідомлення, факси, розклади зустрічей, перелік завдань, нотатки). Друга БД містить інформацію про зв'язки між користувачами і повідомленнями / документами. Третя БД зберігає характеристики документів.

У Group Wise існує можливість пошуку даних як за повним текстом, так і за допомогою фільтрів. Для забезпечення безпеки застосовуються паролі і засоби керування правами доступу.

Перевагою останньої версії Group Wise є розвиті засоби керування документами. У систему інтегрована СКБД Soft Solutions, що раніше випускалася тією же компанією, але окремим продуктом.

Продукт Link Works також відноситься до класу group ware і є об'єктно-орієнтованою офісною системою. Надає кінцевим користувачам можливість керування як їх персональними, так і зв'язаними з робочою групою документами за допомогою єдиного об¢єктно-орієнтованого середовища для настільних систем. Адміністратор розміщає групові і персональні папки документів на серверах Link Works, а кінцеві користувачі налаштовують середовище настільних систем на обмін документами між персональними і груповими папками. До складу Link Works входять:

·          система персонального документообігу (графічний аналог робочого столу);

·          електронна пошта;

·          організація спільного використання документів і контролю версій.

2.5 Системи автоматизації ділових процедур

Системи автоматизації ділових процедур (АДП,Work Flow System) призначені для створення складних прикладних систем колективної обробки документів у процесі здійснення конкретних бізнес-процесів. Документальні потоки на підприємстві прив'язуються до існуючих бізнес-процесів та регламенту їхньої взаємодії. У випадку жорсткої маршрутизації документа заздалегідь прописується рух документа через усі робочі місця. Визначаються права користувачів на документ у кожному пункті маршруту. При вільній маршрутизації виконавець може визначити подальший напрямок руху документа, переважно на один рівень.

Прикладом систем АДП може служити продукт фірми Staffware. Документи в системі обробляються за прийнятим в установі алгоритмом та рухаються в рамках корпоративної системи між окремими підрозділами і виконавцями по заздалегідь визначених маршрутах. Система заснована на технології клієнт-сервер, інтегрується з програмними продуктами, що працюють на платформах Windows NT, Windows 95, 98, UNIX. До складу системи може входити засіб для графічної побудови процедур (Graphical Worcflow Definer), що описує документопотік у вигляді діаграм із вказівкою логічних кроків, маршрутизації, граничних термінів і форм звітів. [6]

У загальних рисах алгоритм організації документообігу реалізований на базі даної системи можна охарактеризувати наступним чином. Документ сканується, автоматично проходить стандартну процедуру реєстрації та направляється до відповідного службовця, котрий переглядає на моніторі весь сценарій роботи з документом, який йому треба виконати; робить текстову обробку і формує запит до зовнішньої бази даних на додаткову інформацію про документ. Всі операції можуть виконуватись паралельно.

Програмне забезпечення контролює правильність проходження необхідної процедури обробки документів, як тільки один службовець закінчує певну операцію з документом, останній автоматично пересилається наступному працівнику, який територіально може находитись в іншому місці. Система пам’ятає, де і в якому стані знаходиться конкретний документ і, якщо обробка вчасно не закінчується, робить зауваження.

Згубити документ практично неможливо, оскільки усі критичні точки (наприклад, закінчення строку виконання конкретних операцій над документом) система контролює автоматично, сигналізуючи про відхилення. Постійно перевіряється також і право доступу визначених осіб до конкретних документів.

Керівник зі свого автоматизованого робочого місця може контролювати стан робіт над документом, рівень завантаження працівників та при необхідності перекласти частину завдань на іншого службовця.

Між Groupware та Workflow існує суттєва різниця. В документообігу ініціатива завжди за користувачем. Програмні продукти Groupware не змушують користувача виконувати певну задачу, вони суттєво полегшують її виконання. А продукти Workflow, навпаки, підказують або диктують (у межах обраного користувачем глобального алгоритму роботи) необхідну послідовність дій.

З точки зору користувача, головна якість програм Workflow полягає у тому, що вони допомогають структурувати потік робіт, забезпечують виконання задач по обробці документації відповідними працівниками, у визначеній послідовності за визначені проміжки часу. Таким чином, вони гарантують, що достовірна інформація буде в потрібний момент доступною особі, яка приймає рішення.

Delfi Consalting Group (США) характеризує Workflow, як продукти, що обслуговують одночасно багато працівників та лише одну задачу. Отже, якщо кінцевою метою є не просто продуктивність праці конкретного споживача, а ефективність роботи установи та її документообігу в цілому, то переваги Workflow суттєві.

На сьогодні технологія Workflow набула широкого використання. Особливо в урядових структурах, які характеризуються, як правило, підвищеним рівнем документообігу

Найбільш популярні продукти, створені за технологією Workflow, пов’язані з наступними видами систем (у дужках приклади практичного застосування):

·          автоматизація документообігу (МЗС Фінляндії);

·          фінансові послуги (Barclays Bank, Великобританія);

·          інформаційно-довідкові системи (поліція Лондона).

За даними на 1995 рік найбільш поширеними системами є: Staffware (FCMC), Workflow (Filenet), Image Flo (Recognition Equipment), Workhorse (компанія Workhorse).

Перший досвід впровадження Workflow виявив цілий ряд об’єктивних факторів, що впливають на ефективність встановлення та функціювання систем цього класу.

1. Організаційно-методичні фактори

Встановлення Workflow потребує критичної оцінки організації та методики керування, які використовуються на даний час в установі. Деякі процеси документообігу при підготовці до автоматизації потребують суттєвого корегування, оскільки механічна заміна існуючого ручного процесу документообігу на автоматизований призводить до неоптимального результату.