Получение запроса от клиентов;

1.  получение запроса от клиентов;

2.  предоставление выполненной услуги клиенту.

Паспортистка выполняет следующую работу:

При покупки квартиры клиент должен заполнить «Листок статистического учета мигранта» (к документам о регистрации по новому месту жительства) – обозначается «П», также заполняется документ «Сведения о регистрации физического лица по месту жительства» - Приложение №1. При временной регистрации клиент пишет «Заявление о регистрации по месту пребывания» - Форма №1 и должен заполнить «Адресный листок прибытия» (Прописка - П), если прибыл из другого района, области, города – Форма №2, либо «Адресный листок убытия» (Выписка - В), если прописан в другом районе, области, городе – Форма №7.

При регистрации клиента паспортистка заполняет «Поквартирную карточку», в которой указываются владелец квартиры, состав семьи, т.е. общая информация о жильцах данной квартиры – Форма №10, а также заполняет «Карточку регистрации» для каждого члена семьи, проживающего в данной квартире – Форма №9. Данные две карточки скрепляются вместе и хранятся в картотеке. Также клиент должен предъявить паспорт, заполнить «Адресный листок прибытия» (если прибыл из другого района, области, города) – Форма №2, копия свидетельства о регистрации, «Адресный листок убытия» - Форма №7. При заполнении данных документов, паспортистка открывает карточку регистрации на прописку «Поквартирная карточка» - Форма №10.

Для выписки клиент должен написать заявление от руки начальнику УФМС г.Воронежа, заполнить «Адресный листок убытия» - Форма №7, а также предоставить копию паспорта.

Для первичной прописки ребенка в квартиру, собственнику необходимо лишь написать согласие о прописке, если квартира приватизирована, если квартира не приватизирована – заявление родителей (квартиросъемщиков) на прописку ребенка.

При получении паспорта клиент заполняет «Заявление о выдаче (замене) паспорта» - Форма №1П. В заявлении указывается причина выдачи (замены) паспорта. Также клиент предоставляет паспортисте «Листок прибытия» - Форма №2 (если прибыл из другого района, области, города), 3 фотографии (3×4), квитанцию оплаты госпошлины, ксерокопию свидетельства о рождении, ксерокопию свидетельства о браке (если состоит в браке), ксерокопию свидетельства о рождении детей до 14 лет (если имеются дети).

Срок действия паспорта гражданина:

от 14 лет – до достижения 20-летнего возраста;

от 20 лет – до достижения 45-летнего возраста;

от 45 лет – бессрочно.

На основании «Карточки регистрации» - Форма №9 ведется выписка квартиросъемщика или регистрация, если не прописан в квартире. Для приватизации квартиры, собственник пишет заявление начальнику УФМС г.Воронежа. Также для получения прописки клиент регистрируется по месту жительства, т.е. заполняет «Заявление о регистрации по месту жительства» - Форма №6 и «Заявление о регистрации по временному пребыванию» (временная регистрация) – Форма №1.

При получении паспортисткой всех вышеприведенных документов от клиентов, она обязана проверить правильность заполнения, занести данные в сводный регистрационный журнал и в течение установленного времени предоставить клиентам все необходимые документы по их запросам.

Паспортистка также выдает справки по месту жительства «Справка», «Выписку из домовой книги (по квартирной карточке) – Форма №2, а также справки о составе семьи. Все данные справки выдаются по требованию клиентов, необходимые им по месту работы, учебы и т.д.

Данная база данных должна содержать только необходимую информацию для пользователя. Данная программа предназначена для автоматизации таких процессов, как:

·   упрощение ввода необходимых форм для работы;

·   печать выходных форм и документов;

·   упрощение системы поиска информации о необходимой услуги.

Все вышеприведенные формы представлены в Приложении.

 

1.3 Анализ входных и выходных документов

 

·   Заявление о регистрации по месту жительства – Форма №6;

·   Заявление о регистрации по месту жительства – Форма №1;

·   Адресный листок убытия – Форма №7;

·   Адресный листок прибытия – Форма №2;

·   Листок статистического учета мигранта (к документам о регистрации по новому месту жительства) – П;

·   Сведения о регистрации физического лица по месту жительства – Приложение №1;

·   Отрывной талон к листу статистического учета мигранта (к документам о снятии с регистрационного учета с последнего места жительства) – Форма №12;

·   Справка с места жительства;

·   Карточка регистрации – Форма №9;

·   Поквартирная карточка – Приложение 10 к Инструкции Форма №10;

·   Заявление о выдаче (замене) паспорта;

·   Выписка из домовой книги (по квартирной карточке).

При оплате услуг в Сбербанках России клиенту предоставляются следующие выходные документы:

·   Квитанция оплаты;

·   Приходный кассовый ордер.

Наиболее подробно все входные и выходные документы представлены в Приложении.

1.4 Описание запросов пользователя

 

При работе с данным программным продуктом пользователем может быть реализовано множество запросов, таких как:

1.  Запрос вывода информации о жильце (фамилии, имени, отчества, номера дома, номера квартиры, наименования услуги) с сортировкой результата по фамилии клиента;

2.  Запрос вывода информации об организации (названия организации, адреса, телефона, номеров домов, принадлежащих организации) с сортировкой по названию организации;

3.  Запрос вывода номера дома, номера квартиры и жилой площади данной квартиры;

4.  Запрос вывода наименования услуги и информации о жильцах (фамилии, номера дома, номера квартиры);

5.  Запрос вывода информации о жильце (номера жильца, фамилии, паспортных данных, состава семьи, номера дома и номера квартиры).

2. ПРОЕКТИРОВАНИЕ БАЗЫ ДАННЫХ

Прежде чем создавать с помощью Microsoft Access таблицы, формы и другие объекты, составляющие базу данных, необходимо уделить время этапам проектирования базы данных.

Основными этапами проектирования базы данных являются:

·   определение цели создания базы данных;

·   определение таблиц, которые должна содержать база данных;

·   определение необходимых в таблице полей;

·   определение полей с уникальными значениями в каждой записи;

·   определение связей между таблицами.

  2.1 Определение цели создания базы данных

На первом этапе проектирования базы данных необходимо определить назначение базы данных, как она будет использоваться, и какие сведения она должна содержать. Зная это, можно определить, какие сведения будут храниться в таблицах и в полях таблиц. База данных должна отвечать требованиям тех, кто будет непосредственно с ней работать. Для этого нужно определить темы, которые должна покрывать база данных, отчеты, которые она должна выдавать, проанализировать документы, которые в настоящий момент используются для записи данных, сравнить создаваемую базу данных с хорошо спроектированной, подобной ей базой. Целью данной базы данных является получение как можно больше сведений о клиенте, а именно, фамилию, имя, отчество, адрес, телефон, а также услугу, которую необходимо выполнить для данного клиента.

  2.2 Определение таблиц, которые должна содержать база данных

Определение необходимых в базе данных таблиц может оказаться самым непростым этапом процесса проектирования базы данных, поскольку результаты, которые должна выдавать база данных — отчеты, формы и т.п. — не всегда дают полное представление о структуре таблиц, по которым они создаются. Для проектирования таблиц вовсе не обязательно использовать Microsoft Access. Сначала лучше разработать структуру на бумаге. При разработке таблиц рекомендуется руководствоваться следующими основными принципами:1) Сведения не должны дублироваться в таблице или между таблицами. В этом отношении таблицы в реляционной базе данных отличаются от таблиц в приложениях, работающих с таблицами в текстовом формате, таких как редакторы электронных таблиц. Данные, хранящиеся только в одной таблице, обновляются только в этой таблице. Это более эффективно и, кроме того, исключает возможность дублирования записей, содержащих разные сведения. Например, адрес и номер телефона каждого клиента достаточно сохранить один раз, в одной таблице.2) Каждая таблица должна содержать информацию только на одну тему. Когда каждая таблица содержит сведения только по одной теме, со сведениями по каждой теме можно работать независимо от остальных тем. Например, адрес клиента хранится отдельно от заказов этого клиента, что позволяет удалить один запрос, сохранив сведения о клиенте. В данной базе данных содержится семь таблиц: жилищная организация, жилой дом, квартира, жильцы, информация о жильцах, услуга, информация о выполненной услуге.

  2.3 Определение необходимых в таблице полей

Каждая таблица содержит сведения по конкретной теме, а каждое поле в таблице содержит конкретный факт по теме таблицы. Например, таблица «Жильцы» содержит поля фамилия, имя, отчество, а конкретный факт это конкретный человек, например, Иванов Иван Иванович.

При составлении полей для каждой таблице необходимо учитывать следующие основные принципы:

·   Каждое поле должно быть связано с темой таблицы;

·   Таблица должна содержать все необходимые сведения;

·   Данные следует разбить на наименьшие логические единицы.

  2.4 Определение полей с уникальными значениями в каждой записи

Для связывания в Microsoft Access сведений, хранящихся в разных таблицах - например, для связывания паспортистки со всеми ее клиентами - каждая таблица базы данных должна содержать поля или набор полей, однозначно определяющих каждую запись. Такое поле или набор полей называют первичным ключом. Например, таблица “Жилищная организация” связана с таблицей “Жилой дом” связью “один ко многим”, следовательно, таблица “Жилой дом” имеет вторичный ключ “Номер организации”, а первичный ключ “Номер дома”.

 

2.5 Определение связей между таблицами

После того, как разбили сведения на таблицы и определили ключевые поля необходимо выбрать способ, которым Microsoft Access будет вновь объединять связанные сведения. Для этого следует определить связи между таблицами базы данных Microsoft Access. Связи бываю: один ко многим, много ко многим (реже используется).