Создание формы для ввода

1. Создание формы для ввода

·        Создайте свободную форму, запрашивающую условия отбора для отчета.

·        В окне базы данных нажмите кнопку Формы на панели Объекты.

·        Нажмите кнопку Создать на панели инструментов окна базы данных.

·        В диалоговом окне Новая форма выберите Конструктор и нажмите кнопку OK.

В режиме конструктора задайте следующие значения свойств формы.

Свойства	Значения
Подпись	Имя, которое будет выводиться в строке заголовка формы.
Режим по умолчанию	Одиночная форма
Режим формы (AllowFormView)	Да
Режим таблицы (AllowDatasheetView)	Нет
Режим сводной таблицы (AllowPivotTableView)	Нет
Режим сводной диаграммы (AllowPivotChartView)	Нет
Полосы прокрутки	Отсутствуют
Область выделения	Нет
Кнопки перехода	Нет
Тип границы	Окна диалога

Чтобы добавить в форму текстовое поле нажмите кнопку Поле на панели элементов.

Определите свойства этих полей следующим образом.

Свойство	Значение
Имя	Имя, описывающее тип условия; например, НачальнаяДата.
Формат поля	Формат, соответствующий типу данных, используемому в условии. Например, если определяется условие на дату, выберите значение Средний формат даты.

Сохраните форму и присвойте ей имя, например, «Условия продаж».

Кнопки OK и «Отмена» следует добавлять в форму после определения связанных с этими кнопками макросов.

 

2. Создание схемы данных

Схема базы данных используется для создания, редактирования и удаления таблиц базы данных. Также схему базы данных можно использовать для просмотра связей между таблицами. При создании новой схемы базы данных пользователь начинает работу с пустой схемой.

·        В окне базы данных в списке Объекты нажмите кнопку Схемы баз данных, а затем кнопку Создать на панели инструментов окна базы данных.

·        Пустая схема базы данных появляется с диалоговым окном Добавление таблицы.

·        Чтобы добавить таблицу в схему базы данных, выберите таблицу и нажмите кнопку Добавить.

Чтобы создать новую таблицу в схеме базы данных, щелкните правой кнопкой любое место в схеме базы данных и выберите в контекстном меню команду Новая таблица.

Размещение объектов в схеме базы данных

Если необходимо переместить объекты в другие части схемы, например, выровнять таблицы или уменьшить количество перекрывающихся линий связи, сначала выделите объекты, а затем перетащить их в новое расположение.

·        Чтобы выделить таблицу, щелкните ее заголовок.

·        Чтобы выделить набор таблиц, щелкните заголовок каждой таблицы из набора при нажатой клавише CTRL.

·        Чтобы выделить набор соседних таблиц, установите указатель около одной из таблиц, а затем протащите указатель по всем таблицам из набора.

При выделении нескольких таблиц автоматически выделяются линии связи, которые их соединяют.

Если выделить линию связи, можно сдвинуть сегмент линии в положение, параллельное начальной позиции. Если линия связи имеет более одного сегмента, можно перетащить угол по диагонали для одновременного изменения ее горизонтального и вертикального положения.

 

3. Заполнение таблицы данными

Для повышения быстродействия можно указать максимальное число записей, загружаемых из базы данных SQL Server, при работе с данными формы или таблицы в проекте Microsoft Access.

·        Откройте таблицу или форму в режиме просмотра данных.

Выполните одно из следующих действий.

·        Выберите команду Максимальное число записей в меню Записи.

·        Нажмите кнопку Максимальное число записей, расположенную справа от кнопок перехода.

В диалоговом окне Максимальное число записей введите предельное число записей в поле. Ввод нуля означает, что ограничение отсутствует и загружаются все записи.

 

4. Формирование запросов

Если открыть запрос в режиме конструктора или если открыть форму, отчет или таблицу, а затем открыть окно расширенного фильтра, отображается бланк запроса, в котором пользователь может изменить запрос для получения нужных результатов.

 

Добавление или удаление таблиц, запросов и полей

Расчет значений

Ограничение результатов с помощью условий отбора

Сортировка записей.

Запросы извлекают данные из базы данных. Простейший запрос загружает все данные из единственной таблицы.

2. Практическая часть. Создание и работа с базой данных в ателье   2.1 Общая характеристика задачи

 

Задача – создание базы данных в среде СУБД MS Access, удобной для автоматизации деятельности ателье. В данной работе рассматривается ателье, оказывающее услуги населению по пошиву легкого платья, верхней одежды, меховых изделий, головных уборов, а также детский одежды. Клиенты обращаются в ателье, утверждают особенности эскиза заказа, приходят на примерки. В ателье работают несколько мастеров с разной специализацией: портной легкого платья – 3 чел., портной верхней одежды, мастер по пошиву головных уборов (в т.ч. и меховых), также осуществляющие ремонт поношенных головных уборов и реставрацию меха, портной детской одежды.

Исходя из этого, опишем основные этапы деятельности ателье:

·          Клиенты из лица населения обращаются в ателье для получения услуги по пошиву изделий.

·          У клиента выясняют информацию о характере его заказа (легкое платье, верхняя одежда и т.п.), ответственный за данную услугу мастер далее, совместно с клиентом, рисуют эскиз, уточняют детали заказа.

·          Информация о заказе и данные о клиенте регистрируются, оговаривается срок выполнения заказа и даты примерки.

·          Мастера, используя основные фонды ателье (инструменты, оборудование и т.п.) в указанные сроки изготавливают изделие (выполняют прочие работы, например, реставрация меха), напоминают клиенту о примерке по телефону.

·          Готовое изделие после всех примерок и согласований отдают клиенту. Клиент оплачивает стоимость работы. Если у клиента имеются претензии к качеству работу, оговариваются сроки исправления причин, которые вызвали претензии клиента.

·          Каждая сумма, полученная от клиента, пробивается по кассовому аппарату. Сумма выручки за весь хранится в сейфе. Изъятие выручки и ее инкассирование делает хозяин ателье.

·          Хозяйственные вопросы тоже решает хозяин аптеки.

  2.2 Описание алгоритма решения задачи

Для автоматизирования основных процессов, а именно: регистрации информации о клиентах, заказах, анализа деятельности нужно сформировать базу данных. Ее можно представить как совокупность таблиц, связанных между собой.

·          Данные о работниках ателье – портных (мастерах) будут храниться в таблице «Швеи».

·          Информация о клиентах будет храниться в таблице «Клиенты».

·          Информация о заказе будет храниться в таблице «Заказы», причем, если один и тот же клиент заказал два изделия (например, юбка и меховой берет), то каждое изделие будет оформляться отдельной строкой заказа.

  2.3 Выбор пакета прикладных программ

Для отображения описанных выше процессов в виде связанных таблиц необходимо программное обеспечение. Специализированного программного обеспечения для работы ателье нет, разве что программу 1С можно оптимизировать под деятельность ателье. Самый доступный вариант это программы пакета MS Office. Часть функций можно реализовать программой MS Excel, но в ней сложнее будет установить логические связи между таблицами и извлекать информацию в виде запросов и отчетов. Для данных целей можно использовать программу для проектирования баз данных MS Access.