Поле со списком Для календаря. Используется для выбора базового календаря, подлежащего редактированию

1.         Поле со списком Для календаря. Используется для выбора базового календаря, подлежащего редактированию.

2.         Кнопка Создать новый календарь. Предназначена для создания нового базового календаря. При этом новый календарь может быть создан копированием уже существующего базового календаря.

3.         Таблица календаря. Отображает график рабочего времени выбранного календаря. Слева от таблицы в виде легенды изображены способы отображения различных фрагментов календаря: рабочее, нерабочее и измененное рабочее время, дни исключений и нестандартных рабочих недель. Справа от таблицы отображается график рабочего времени для выбранного дня таблицы (на рис. 6 для даты 28.07.08 рабочими часами являются промежутки 9:00–13:00 и 14:00–18:00).

Рисунок 6 Окно настройки календарей

1.         Вкладка Исключения. Отображает список исключений, добавленных в календарь. Исключения предназначены для ввода данных о нерабочих днях (праздники, отпуска, отгулы и т.п.) и для создания рабочих дней с нестандартным графиком (предпраздничные дни и т.п.). Исключение задается отдельной строкой списка, в которую заносятся название, даты начала и окончания исключения. Для удаления строки из списка предназначена кнопка Удалить, а для редактирования параметров исключения – кнопка Подробности. Для ввода подробностей открывается отдельное окно, изображенное на рис. 7. Здесь заданы параметры исключения Отпуск длительностью 28 календарных дней с 28.07.08 по 24.08.08. Параметры окна позволяют задать указанный период нерабочим (переключатель Нерабочее время) или нестандартным рабочим временем (переключатель и список Рабочие часы); шаблон повторения (группа полей Повторить) с интервалом день, неделя, месяц, год; границы исключения (группа полей Пределы повторения).

Рисунок 7 Окно сведений об исключении

2.         Вкладка Рабочие недели. Содержит список описаний видов используемых в проекте рабочих недель. Рабочая неделя задает рабочий график по дням недели (с понедельника по воскресенье). В проекте можно использовать рабочие недели разных видов: обычные (нормальный график), «штурмовые» для экстренных случаев (все дни недели являются рабочими, рабочий день длится 10 часов), «облегченные» (рабочий день длится до обеда) и т.д. В системе предопределен не удаляемый вид По умолчанию, срок действия которого неограничен. Он используется для описания нормального рабочего графика, принятого в организации. Все остальные описания рабочих недель уточняют этот график в заданный период времени и не должны пересекаться между собой. Описание рабочей недели состоит из названия, дат начала и окончания ее действия, а также графиком работы, который задается в окне сведений, открываемом кнопкой Подробности. Это окно изображено на рис. 3.5. Список Выберите дни используется для выбора дней, для которых требуется изменить график работы. Щелчок мыши с удерживанием нажатой клавиши Ctrl позволяет выделить сразу несколько дней. Переключатель Использовать для этих дней значения времени по умолчанию задает для выбранных дней стандартный график (9:00–13:00 и 14:00–18:00). Чтобы сделать день недели нерабочим, нужно установить переключатель Задать нерабочие дни. Для использования нестандартного графика предназначен переключатель Задать дни для использования этих рабочих часов, при использовании которого следует заполнить таблицу промежутков рабочего времени. Так на рис. 8 для всей недели с понедельника по пятницу устанавливается нестандартный график 8:00–12:00 и 13:00–17:00.

Рисунок 8 Окно сведений о рабочей неделе

3.         Кнопка Параметры. Открывает окно параметров календаря, которые используются системой в процессе планирования. Это окно изображено на рис. 3.6. Его также можно открыть из меню: Сервис / Параметры вкладка Календарь. Установки этого окна не изменяются автоматически при изменении параметров рабочей недели По умолчанию и должны изменяться пользователем самостоятельно. Так, при использовании графика работы согласно рис. 3.5 следует соответственно изменить Время начала по умолчанию на 8:00, а Время окончания по умолчанию на 17:00. Эта система выбрана нами, так как имеет следующие особенности.

Работы проекта могут быть нескольких видов:

1.         обычная работа (в дальнейшем обозначается словом работа или задача);

2.         веха;

3.         фаза;

4.         суммарная задача проекта.

Работа обозначает какие-то действия, направленные на выполнение некоторой части проекта. Веха – это работа нулевой длины. Вехи предназначены для фиксации в плане проекта контрольных точек, в которых происходят важные с точки зрения управления проектом события. Например, завершение одного этапа работ и начало другого. Обычно вехи используются для обозначения начала и окончания проекта, а также для обозначения конца каждой фазы.

Фаза – это составная работа, состоящая из нескольких работ и завершаемая вехой. Фаза описывает определенный логически законченный этап проекта и может состоять как из работ, так и из других фаз.

Для разграничения работ и фаз в системе принято следующее правило. Все работы разделены на уровни, задающие их иерархию. Любая работа, имеющая подчиненные работы низшего уровня, является фазой. Все остальные работы фазами не являются.

Суммарная задача проекта – это искусственно создаваемая системой работа, длительность которой равна длительности всего проекта. Эта работа используется для вычисления, отображения и анализа обобщенных данных о проекте, используемых им ресурсах и его стоимостных характеристиках.

Связь между задачами определяет, каким образом время начала или окончания одной задачи влияет на время окончания или начала другой. В Microsoft Project существует четыре типа связей:

1.         окончание–начало;

2.         начало–начало;

3.         окончание–окончание;

4.         начало–окончание.

Связь типа окончание–начало – это наиболее распространенный случай связи между работами. При такой связи работа В не может начаться раньше, чем закончится работа А. Этот тип связи изображен на рис. 9а.

Связь типа начало–начало означает, что работа В не может начаться, пока не начнется работа А. При помощи такой связи обычно объединяются задачи, которые могут выполняться параллельно. Например, обучение персонала работе с программой и ввод данных в программу могут проходить одновременно, но ввод данных не может начаться, пока не начнется обучение персонала. Связь начало–начало изображена на рис. 9б.

Связь окончание–окончание обозначает зависимость, при которой задача В не может закончиться до тех пор, пока не закончится задача А. Обычно такой связью объединяются работы, которые выполняются одновременно, но при этом одна не может закончиться раньше другой. Например, ввод в эксплуатацию программы и ее тестирование и отладка могут выполняться параллельно. В процессе ввода в эксплуатацию происходит обучение персонала, подготовка и ввод данных. Однако ввод в эксплуатацию не может быть завершен, пока не завершено тестирование и исправление найденных в программе ошибок. Связь окончание–окончание изображена на рис. 9в.

Связь типа начало–окончание обозначает зависимость, при которой работа В не может закончиться, пока не началась работа А. Например, А – ввод программы в промышленную эксплуатацию, начало которого намечено на строго определенную дату. В-опытная эксплуатация программы, которая не может быть закончена, пока не начнется ввод программы в промышленную эксплуатацию. При этом увеличение длительности задачи А не влечет увеличение длительности задачи В. Связь начало–окончание изображена на рис. 9г.

Рисунок 9 Типы связей между работами

На этом рисунке прямоугольником изображена длительность работы. Левая сторона прямоугольника соответствует началу работы, а правая – окончанию. Взаимное расположение сторон, связанных стрелками, характеризует зависимость между началом и окончанием работ.

При планировании реальных проектов часто оказывается, что изображенных на рис. 3.7 связей между работами оказывается недостаточно. Например, работы «тестирование программного комплекса и исправление ошибок» и «составление программной документации» не обязательно должны строго следовать друг за другом. Составление документации может быть начато, не дожидаясь окончания тестирования.

Для таких случаев в Microsoft Project предназначены задержки и опережения. На рис. 10 изображено их влияние на связи типа окончание–начало (а), начало–начало (б), окончание–окончание (в) и начало–окончание (г). Левый рисунок соответствует задержке, а правый – опережению.

Нередко некоторые работы проекта нужно привязать к реальной календарной дате. Например, представитель заказчика приезжает 15 сентября для ознакомления с разрабатываемой программой. Поэтому работа «Подготовка демонстрационной версии» должна быть закончена не позднее 15 сентября. Подобная привязка работы к дате называется ее ограничением.

Альтернативой ограничениям являются крайние сроки. Крайний срок – это дата, позже которой задача не может быть завершена. Однако, в отличие от ограничения, наличие крайнего срока не оказывает влияния на процесс планирования. Система лишь сигнализирует соответствующими индикаторами о наличии или нарушении установленного крайнего срока[16].

Рисунок 10 Действие задержки и опережения

В первой главе нами рассмотрены основные системы по управлению проектами. Дан краткий анализ подобных систем и выбрана удовлетворяющая заданным критериям – Microsoft Office Project 2007. Также сделан экскурс в предметную область по проектной деятельности.

Рассмотрено понятие проекта и управления проектами. Под проектом называется совокупность распределенных во времени мероприятий или работ, направленных на достижение поставленной цели. Примерами проектов являются строительство зданий, комплексов, предприятий, освоение выпуска нового вида продукции, проведение модернизации производства, разработка программного продукта и т.д. Управление проектами – это приложение знаний, опыта, методов и средств к работам проекта для удовлетворения требований, предъявляемых к проекту, и ожиданий участников проекта. Чтобы удовлетворить эти требования и ожидания необходимо найти оптимальное сочетание между целями, сроками, затратами, качеством и другими характеристиками проекта.

Рассмотрены основные компоненты приложения Microsoft Office Project 2007, его функционал и возможности. Сделан вывод о совместимости программы и требований по выполнению проектом.

2. Глава 2   2.1 Краткая характеристика проекта

Для обоснования экономической эффективности применения приложений по проектному менеджменту мы возьмем, как пример, внедрение бухгалтерской системы на государственном предприятии.

Данный проект можно разбить на несколько укрупненных этапов (таблица 1).

Таблица 1. Этапы работ

№	Название работы	Длительность
1	Начало проекта	-
2	Выбор системы	15
3	Приобретение программного обеспечения	7
4	Составление проекта сети	7
5	Приобретение компьютеров и сетевого оборудования	15
6	Обучение администратора и программиста	30
7	Монтаж локальной сети	20
8	Установка ПО на компьютеры	5
9	Установка сетевого ПО, настройка сети	25
10	Ввод начальных данных в информационную базу	40
11	Обучение персонала	30
12	Передача в эксплуатацию	5
13	Конец проекта	-

Так как некоторые работы зависят от степени выполнения других, то для нас следует выделить связи между работами (таблица 2).

Таблица 2. Работы предшественники

№	Название работы	Предшественники
1	Начало проекта	-
2	Выбор системы	1
3	Приобретение программного обеспечения	2
4	Составление проекта сети	2
5	Приобретение компьютеров и сетевого оборудования	2
6	Обучение администратора и программиста	4
7	Монтаж локальной сети	4; 5
8	Установка ПО на компьютеры	3; 5
9	Установка сетевого ПО, настройка сети	6; 7; 8
10	Ввод начальных данных в информационную базу	9
11	Обучение персонала	9
12	Передача в эксплуатацию	10; 11
13	Конец проекта	-

Каждая из работ в таблице 2 соответствует вершине на сетевом графике и обозначается кружком, в который заносится ее номер. Кружки соединяются стрелками. Стрелка соответствует одному из чисел столбца Предшественники и соединяет работу-предшественник с работой-последователем. Результат изображен на рисунке 9.

Рисунок 11 Сетевой график проекта

Сетевой график представляет собой традиционный ориентированный граф, соответственно к нему применимы следующие направления к вычислению кратчайших путей и рисков[20].

Также необходимо для описания проекта описать исполнителей данных работ (таблица 3).

Таблица 3. Распределение обязанностей

№ работы	Название работы	Исполнитель
1	Начало реализации проекта	-
2	Постановка задачи	Постановщик
3	Разработка интерфейса	Программист1
4	Разработка модулей обработки данных	Программист1
5	Разработка структуры базы данных	Программист2
6	Заполнение базы данных	Программист2
7	Отладка программного комплекса	Программист1 Программист2
8	Тестирование и исправление ошибок	Программист1 Программист2 Постановщик
9	Составление программной документации	Постановщик
10	Завершение проекта	-

  2.2 Календарное управление проектом с помощью Microsoft Office Project 2007

Для календарного управления проектом необходимо исследовать сетевой график.

Сетевой график позволяет по заданным значениям длительностей работ найти критические работы проекта и его критический путь.

Критической называется такая работа, для которой задержка ее начала приведет к задержке срока окончания проекта в целом. Такие работы не имеют запаса времени. Некритические работы имеют некоторый запас времени, и в пределах этого запаса их начало может быть задержано.

Критический путь – это путь от начальной к конечной вершине сетевого графика, проходящий только через критические работы. Суммарная длительность работ критического пути определяет минимальное время реализации проекта.

Нахождение критического пути сводится к нахождению критических работ и выполняется в два этапа.