Понятие баз данных

3. Понятие баз данных

Теория баз данных — сравнительно молодая область знаний. Возраст ее составляет немногим более 30 лет. Однако изменился ритм времени, оно уже не бежит, а летит, и мы вынуждены подчиняться ему во всем. И действительно, современный мир информационных технологий трудно представить себе без использования баз данных. Практически все системы в той или иной степени связаны с функциями долговременного хранения и обработки информации. Фактически информация становится фактором, определяющим эффективность любой сферы деятельности. Увеличились информационные потоки и повысились требования к скорости обработки данных, и теперь уже большинство операций не может быть выполнено вручную, они требуют применения наиболее перспективных компьютерных технологий. Любые административные решения требуют четкой и точной оценки текущей ситуации и возможных перспектив ее изменения. И если раньше в оценке ситуации участвовало несколько десятков факторов, которые могли быть вычислены вручную, то теперь таких факторов сотни и сотни тысяч, и ситуация меняется не в течение года, а через несколько минут, а обоснованность принимаемых решений требуется большая, потому что и реакция на неправильные решения более серьезная, более быстрая и более мощная, чем раньше. И, конечно, обойтись без информационной модели производства, хранимой в базе данных, в этом случае невозможно.

Эффективное развитие государства немыслимо без систем управления. Современные системы управления базируются на комплексных системах обработки информации, на современных информационных технологиях.

Современные системы компьютерного управления обеспечивают:

1)Выполнение точного и полного анализа данных.

2)Получение информации во времени без задержек.

3)Определение тенденций изменения важных показателей.

Приложение Microsoft Access является мощной и высокопроизводительной 32-разрядной системой управления реляционной базой данных (СУБД).

База данных – это совокупность структурированных и взаимосвязанных данных и методов, обеспечивающих добавление выборку и отображение данных.

Реляционная база данных. Практически все СУБД позволяют добавлять новые данные в таблицы. С этой точки зрения СУБД не отличаются от программ электронных таблиц (Excel) ,которые могут эмулировать некоторые функции баз данных. Существует три принципиальных отличия между СУБД и программами электронных таблиц:

- СУБД разрабатываются с целью обеспечения эффективной обработки больших объёмов информации, намного больших, чем те, с которыми справляются электронные таблицы.

- СУБД может легко связывать две таблицы так, что для пользователя они будут представляться одной таблицей. Реализовать такую возможность в электронных таблицах практически невозможно.

- СУБД минимизируют общий объём базы данных. Для этого таблицы, содержащие повторяющиеся данные, разбиваются на несколько связанных таблиц.

Access – мощное приложение Windows. При этом производительность СУБД органично сочетаются со всеми удобствами и преимуществами Windows.

Как реляционная СУБД Access обеспечивает доступ ко всем типам данных и позволяет одновременно использовать несколько таблиц базы данных. Можно использовать таблицы, созданные в среде Paradox или dBase. Работая в среде Microsoft Office , пользователь получает в своё распоряжение полностью совместимые с Access текстовые документы(Word), электронные таблицы(Excel) , презентации(PowerPoint).С помощью новых расширений для Internet можно напрямую взаимодействовать с данными из World Wide Web и транслировать представление данных на языке HTML, обеспечивая работу с такими приложениями как Internet Explorer и Netscape Navigator.

Access специально спроектирован для создания многопользовательских приложений, где файлы базы данных являются разделяемыми ресурсами в сети. В Access реализована надёжная система защиты от несанкционированного доступа к файлам.

4. Проектирование комплекса задач автоматизации учета по счету 02 «Амортизация основных средств»

Организационно-экономическая сущность задачи.

1. Наименование задачи и место ее решения.

Задача – амортизация основных средств

Место решения – бухгалтерия.

2. Цель решения.

Цель Счет 02 «Амортизация основных средств» предназначен для обобщения информации об амортизации, накопленной за время эксплуатации объектов основных средств.

3. Назначение задачи.

Задача. Информация по счету 02 «Амортизация основных средств» предназначена для того что бы обеспечить возможность получения данных об амортизации основных средств, необходимых для управления организацией и составления бухгалтерской отчетности.

Операции по учету амортизации основных средств осуществляется сотрудниками бухгалтерского отдела.

Отражение операций оформляется типовыми унифицированными и специализированными, разработанными предприятием формами.

Бухгалтерия осуществляет контроль за правильностью оформления документов, текущий учет начисления амортизации. Учет амортизации ведется по отдельным инвентарным объектам основных средств.

Наличие программного обеспечения в бухгалтерии обеспечивает автоматизацию следующих функций:

1. Автоматический ввод в эксплуатацию объекта ОС по факту окончания формирования первоначальной стоимости.

2. Автоматизировано проведение модернизации с последующим пересчетом первоначальной стоимости, амортизации и сроков использования (при необходимости). Расчет модернизации учитывает требования бухгалтерского и налогового учета. Данные о проведении модернизации попадают в документы по учету ОС.

3. Возможность проведения переоценки ОС. Введите необходимые данные в форму Ввод остатков, выберите тип переоценки – первичная или повторная и программа рассчитает все необходимые данные и сформирует проводки.

4. Оформление ремонта ОС с заполнением необходимых актов.

5. Оформление частичной ликвидации ОС и других способов выбытия с формированием необходимых проводок в журнале операций.

6. Хранение истории о перемещении объекта по подразделениям..

4. Периодичность решения задачи.

Данная задача решается ежемесячно, ежеквартально, ежегодно.

5. Источники и способы поступления данных.

Для учета на счете 02 «Амортизация основных средств» осуществляются следующие операции: ввод с первичных документов; отражение амортизации; получение ведомостей аналитического учета по учету счета 02; просмотр и печать соответствующих документов; ведение нормативно-справочных документов; смена отчетного периода; создание архивов и восстановление базы данных.

Должностные лица передают первичные документы в бухгалтерию. Принятые документы подвергаются контролю.

6. Пользователи результатной информации.

Все документы по учету амортизации обрабатываются бухгалтерией вручную или с использованием ЭВМ. Полученные результаты по счету 02 «Амортизация основных средств» при выбытии (продаже, списании, частичной ликвидации, передачи безвозмездно и др.) сумма начисленной по ним амортизации списывается со счета 02 в кредит счета 01 «Основные средства». Аналогично запись производиться при списании суммы начисленной амортизации по недостающим или полностью испорченным основным средствам.

Результативная информация передается в структурные подразделения которым данная информация необходима для дальнейшей обработки, контроля (планово-аналитический, управленческий отделы и т.п.).

Способы отправки результативной информации могут быть различными: лично, по факсу; почтой; по интернету; по телефону; и т. д.

5. Описание входной (исходной) информации

5.1 Перечень входной информации

Входная информация является текущей и переменной.

Источниками информации являются: «Начисление амортизации и погашения стоимости».

5.2 Форма представления

Формой представления является рукописный бумажный документ или машинограмма.

5.3 Количество документов в единицу времени, количество строк в документе (массиве)

Количество документов в единицу времени зависит от потребностей предприятия и может быть различным. Количество строк в документе варьируется в зависимости от видов основных средств. В приведенном документе –2 строки.

Пример входного документа.

5.4 Описание структурных единиц информации (каждого элемента данных, реквизита)

Таблица 1 Структура входного документа «Начисление амортизации и погашение стоимости».

Наименование поля (реквизита)	Тип данных	Количество разрядов
1	2	3
1. Начисление амортизации и погашение стоимости	Числовой	8
2. Дата составления	Числовой, текстовый	8
3. Код вида операции	Числовой	5
4.Группировка основных средств
41. Наименование основного средства	Числовой, текстовый	10
4.2 Вид (группа) ОС	Текстовый	12
5 До проведения документа
51. Балансовая стоимость	Числовой	10
5.3.Амортизация	Числовой	12
5.4 Остаточная стоимость	Числовой	7
6 Проведение документа
6.1.Изменение балансовой стоимости	Числовой	12
6.2. изменение амортизации	Числовой	12
После проведения документа
Балансовая стоимость	Числовой	10
7.2. Амортизация	Числовой	12
7.4. Остаточная стоимость	Числовой	7
8. Итого	Числовой	10

6. Описание результативной (выходной) информации

6.1 Перечень результативной информации

Результативной (выходной) информацией являются: Оборотно-сальдовая ведомость по счету 02, Анализ счета по счету 02, Карточка счета по счету 02.

6.2 Формой представления информации, является документ составленный вручную или машинограмма

Пример №: Оборотно-сальдовая ведомость по счету 02.

ООО «Отель»Маяк»

Таблица 2. Оборотно-сальдовая ведомость по счету 02 "Амортизация основных средств" период с 01.04.2010 по 20.04.2010

Субконто	Сальдо на начало		Обороты за период		Сальдо на конец
	Д	К	Д	К	Д	К
Объект учета	100			50	50
Объект учета	100		50		150
Итого	200				200

Структура результативной информации

Таблица 3. Оборотно-сальдовая ведомость по счету 02 "Амортизация основных средств"

Наименование поля (реквизита)	Тип данных	Количество разрядов
1	2	3
Оборотно-сальдовая ведомость по счету 02	Числовой	40
Организация	Текстовый	10
За период	Числовой, текстовый	10
Субконто	Текстовый	10
Сальдо на начало
Дебет	Числовой	7
Кредит	Числовой	7
Обороты за период	Числовой	20
Сальдо на конец
Дебет	Числовой	7
Кредит	Числовой	7

Пример №2. Анализ счета 02.

ООО «Отель»Маяк»

Таблица 4 Анализ счета 02 период с 01.04.2010 по 20.04.2010

Кор счет	С кредита счетов	В дебет счетов
Начальное сальдо
Обороты
Конечное сальдо
Итого

Структура результативной информации

Таблица 5. Анализ счета 02.

Наименование поля (реквизита)	Тип данных	Количество разрядов
1	2	3
Анализ счета по счету 02	Числовой, текстовый	20
За период	Числовой, текстовый	8
Кор счет	Текстовый, Числовой	10
С кредита счетов	Числовой	3
В дебет счетов	Числовой, текстовый	10

Пример №3 Карточка счета 02.

ООО «Отель»Маяк»

Таблица 6. Карточка счета 02 период с 01.04.2010 по 20.04.2010

Дата	документ	операция	Дебет		Кредит		Текущее сальдо
			счет	сумма	счет	сумма
Сальдо на начало
Обороты за период
Сальдо на конец
Итого

Структура результативной информации

Таблица 7. Карточка счета 02.

Наименование поля (реквизита)	Тип данных	Количество разрядов
1	2	3
Карточка счета 02	Текстовый	10
период	Числовой, текстовый	8
Дата	Числовой, текстовый	7
документ	Числовой, текстовый	20
операция	Числовой, текстовый	20
Дебет
счет	Числовой	3
сумма	Числовой	10
Кредит
счет	Числовой	3
сумма	Числовой	10
Текущее сальдо	Числовой	12

6.3 Периодичность и сроки предоставления

Результативная (выходная) информация составляется ежемесячно, ежеквартально, ежегодно.

Количество документов в единицу времени может быть различным. Количество строк в документе может варьироваться в зависимости от видов ОС.