Электронные архивы: отечественный опыт в оцифровке документов

МИНИСТЕРСТВО КУЛЬТУРЫ И ТУРИЗМА УКРАИНЫ

ХАРЬКОВСКАЯ ГОСУДАРСТВЕННАЯ АКАДЕМИЯ КУЛЬТУРЫ

Кафедра информационных технологий

Реферат

Электронные архивы: отечественный опыт в оцифровке документов

Выполнила

студентка ф-та ДИД

Голик Ольга Валерьевна

Харьков-2009

Содержание

Введение

1. Понятие «электронный архив»

2. Проблема сохранения цифрового наследия

3. Проекты по оцифровке документов

Заключение

Перечень ссылок

Введение

Проблема возрастания объёмов документов сегодня актуальна для всех. Все чаще из-за сложности доступа к архивам увеличивается время поиска документов и, как следствие, вынужденных простоев. Наиболее эффективным решением данной проблемы является сканирование документов, организация и создание электронного архива.

Отдельные организации и учреждения культуры, науки, средств массовой информации, промышленности и др., создающие и хранящие значительные массивы цифровых информационных ресурсов и предоставляющие к ним доступ, уже неоднократно сталкивались с необходимостью специальных усилий по сохранению цифровых информационных ресурсов и предоставления долговременного доступа к ним.

Именно электронные архивы стали необходимым условием эффективной работы современной организации.

1. Понятие «электронный архив»

 

В последнее время, говоря об автоматизации работы архивной службы, часто употребляют термин «электронный архив».

Под электронным архивом понимаются база документов на электронных носителях и программные средства, позволяющие осуществлять поиск необходимой информации.

Основные задачи и проблемы, возникающие при разработке программного обеспечения — хранение и обработка огромных информационных ресурсов, хранение документов в определенных форматах, их реквизитов и удостоверений, разграничение прав и защита доступа к базам. Следовательно, главным условием создания электронных архивов является существование документа в электронном виде.

Архивы предприятий накапливаются годами, некоторые — десятилетиями. Естественно, за все это время собраны колоссальные объемы архивных документов. В целях оперативного учета и розыска документов создаются системы научно-справочного аппарата (НСА). Организация учета дел и документов представляет собой создание базы данных с информацией о составе и содержании фонда. В традиционной ручной организации системы НСА существует целый ряд перекрестных архивных справочников, играющих первостепенную роль в поиске.

В 1996 году была утверждена Программа информатизации архивного дела России (1997-2000), в соответствии с которой планировалось создать правовые, нормативные и методические документы, регулирующие вопросы применения автоматизированных технологий, статуса машиночитаемых документов, стандарты и нормативы описания документов, типовые решения (автоматизированные архивные технологии, общеотраслевые базы данных) и обеспечение их совместимости и преемственности.

В настоящее время в архивном деле процесс внедрения автоматизированных архивных технологий (ААТ) развивается по двум направлениям:

1.         Централизованная разработка и внедрение типовых баз данных по основным направлениям работы государственных архивов (от комплектования до использования). Эта работа осуществляется под руководством Росархива согласно программе информатизации отрасли, планов НИР и техническими заданиями на конкретные комплексы баз данных. Главной организацией и разработчиком баз данных является Всероссийский научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела (ВНИИДАД). Цель работы — развитие перспективных архивных технологий компьютерной поддержки основных функций архивных учреждений.

2.         "Стихийная" компьютеризация, осуществляемая самими архивами и находящая свое выражение в разработке баз данных, исходя из нужд архивов, требований потребителей информации, программ компьютеризации, принятых архивом, экономических и кадровых ресурсов, а также других факторов. Перспективные программы компьютеризации архива разработаны в Московском городском объединении архивов (МГОА), Российском государственном архиве научно-технической документации (РГАНТД), Государственном архиве Российской Федерации (ГАРФ), Российском государственном военном архиве (РГВА) и др.

Основные преимущества электронных архивов:

·          связь электронного документа с бумажным источником, которая позволяет в подавляющем большинстве случаев обойтись без доступа к бумажному документу, а в случае необходимости работы с бумажным документом быстро его найти;

·          реализация концепции ILM (Information lifecycle management), позволяющей переносить информацию из оперативного хранения в архивное с соответствующей сменой носителя информации для удешевления хранения и повышения надежности хранения;

·          распределение прав и процедур доступа согласно корпоративным регламентам.

Электронные архивы позволяют:

·          снизить затраты на хранение: большая часть справочных запросов может быть удовлетворена с помощью электронных образов документов, благодаря чему снижаются требования к помещениям, персоналу и другим ресурсам для работы архива;

·          значительно сократить потери и повреждения архивных документов за счёт уменьшения потребности в подлинниках;

·          снизить объём копировальных работ благодаря доступу к электронным образам документов;

·          значительно упростить перенос документов из оперативного хранения в архивное;

·          контролировать цепочку запросов и получения информации, предотвращая несанкционированный доступ и копирование документов.