Автоматизация бухгалтерского учета - основа эффективного управления

3.2 Автоматизация бухгалтерского учета - основа эффективного управления

Руководителю российского предприятия сегодня приходится принимать решения в условиях неопределенности и риска, что вынуждает его постоянно держать под контролем различные аспекты финансово - хозяйственной деятельности. Эта деятельность отражена в большом количестве документов, содержащих разнородную информацию. Грамотно обработанная и систематизированная она является в определенной степени гарантией эффективного управления производством. Напротив, отсутствие достоверных данных может привести к неверному управленческому решению и, как следствие, к серьезным убыткам [13].

Если не брать во внимание умышленные противоправные действия, то все ошибки бухгалтерского учета совершаются либо по небрежности (например, арифметические ошибки), либо из - за незнания особенностей ведения бухгалтерского учета в России. Такие ошибки часто возникают при ручном учете или при использовании устаревших или нелегальных версий программных комплексов.

Хорошие бухгалтерские системы вне зависимости от их масштаба, программно - аппаратной платформы и стоимости должны обеспечивать качественное ведение учета, быть надежными и удобными в эксплуатации.

В функциональном аспекте бухгалтерские системы должны, по крайней мере, безошибочно производить арифметические расчеты; обеспечивать подготовку, заполнение, проверку и распечатку первичных и отчетных документов произвольной формы; осуществлять безошибочный перенос данных из одной печатной формы в другую; производить накопление итогов и исчисление процентов произвольной степени сложности; обеспечивать обращение к данным и отчетам за прошлые периоды (вести архив) [10].

Для того чтобы обеспечить указанные возможности, система должна иметь единую базу данных по текущему состоянию бухгалтерского учета на предприятии и архивным материалам, любые сведения из которой могут быть легко получены по запросу пользователя.

 В зависимости от особенностей учета на предприятии базы данных могут иметь различную структуру, но в обязательном порядке должны соответствовать структуре принятого плана счетов, задающего основные параметры настройки системы на конкретную учетную деятельность. Модули системы, обеспечивающие проведение расчетов, суммирование итогов и начисление процентов, должны использовать расчетные нормативы, которые приняты в текущее время.

Надежность системы в компьютерном плане означает защищенность ее от случайных сбоев и в некоторых случаях от умышленной порчи данных. Как известно, современные персональные компьютеры являются достаточно открытыми, поэтому нельзя достоверно гарантировать защиту чисто на физическом уровне. Важно, чтобы после сбоя разрушенную базу данных можно было легко восстановить, а работу системы возобновить в кратчайшие сроки. Хорошие бухгалтерские системы отвечают этим требованиям.

Не менее важно, чтобы фирма - разработчик бухгалтерской программы имела значительный опыт работы и солидную репутацию. Это подразумевает также удобную организацию технической поддержки программных продуктов. При выборе системы следует иметь в виду, что в дальнейшем к продавцу придется неоднократно обращаться и за советом или консультацией, а также за заменой устаревшей версии на более свежую.

Несмотря на то что в мире существует более тысячи тиражируемых бухгалтерских пакетов различной мощности и стоимости, российские бухгалтеры и предприниматели предпочитают отечественные пакеты как более подходящие для условий переходной экономики и быстрой смены законодательных актов, регулирующих порядок бухгалтерского учета. Сегодня мы анализируем уже третье поколение российских автоматизированных бухгалтерских систем.

Первый этап разработки программ автоматизации бухгалтерского учета характеризовался массовым ввозом в нашу страну персональных компьютеров, что в значительной степени обусловило выбор последних в качестве основной аппаратной платформы для бухгалтерских разработок. Большинство программ создавалось в виде АРМ (автоматизированных рабочих мест) и предназначалось для эксплуатации на автономных компьютерах.

Второй этап был связан с развитием коммерческих структур и началом приватизации. Десятки тысяч создаваемых ТОО, АОЗТ и кооперативов нуждались в бухгалтерском учете. Энтузиастов-одиночек и временные трудовые коллективы сменили профессиональные группы специалистов, объединившихся в собственные компании, которые хотели получать прибыль с продаваемого тиража бухгалтерских программ. Именно тогда были образованы сегодняшние фирмы-лидеры: "1С", "Диасофт", "Омега", R-Style Software Lab.

Современный (третий) этап развития бухгалтерских систем характеризуется созданием интегрированных программных средств, объединяющих несколько предметных областей автоматизации.

В неавтоматизированной системе ведения бухгалтерского учета обработка данных о хозяйственных операциях легко прослеживается и обычно сопровождается документами на бумажном носителе информации - распоряжениями, поручениями, счетами и учетными регистрами, например бесконечными журналами учета МПЗ [19].

Аналогичные документы часто используются и в компьютерной системе, но во многих случаях они существуют только в электронной форме. Более того, основные учетные документы (бухгалтерские книги и журналы) в компьютерной системе бухгалтерского учета представляют собой файлы данных, прочитать или изменить которые без компьютера не возможно.

Заключение

По сложившейся традиции в большинстве стран с рыночной экономикой все предметы имущества (кроме денежных средств) не должны включать в себя прибыль, поскольку она должна быть показана лишь тогда, когда предмет реализован. Отсюда правило, что предметы имущества до момента их вывода из баланса никогда и ни в коем случае не могут оцениваться по цене отчуждения, продажи, реализации, ликвидации. Значит, каждая часть имущества, каждая статья актива в момент инвентаризации, в момент составления баланса еще не является «вышедшей из него», но находится в имуществе данного предприятия. Отсюда правило бухгалтерского учета: каждая статья актива должна отражаться в балансе по стоимости приобретения как высшей расценке на основе бухгалтерской калькуляции.

С выходом нового Гражданского кодекса России нужно уточнить, подход к оценке имущественных статей баланса, которые касаются как прав вещных, так и прав обязательственных, имея в виду глубокое различие в их юридической природе, что оказывает существенное влияние на способы оценки этих групп прав. В этой связи подход к оценке имущественных статей баланса целесообразно расчленить на два вопроса:

­ оценка вещей (реального имущества);

­ оценка долгов и требований.

Исторически и логически базовым принципом оценивания имущества, обязательств, доходов и расходов выступает принцип фактической себестоимости.

ОАО «Мордовспирт» является юридическим лицом, имеет печать, расчетные и валютные счета в учреждениях банка. Основным видом деятельности является производство ликероводочных изделий.

Проверенный на предприятии анализ финансового состояния за 2007 - 2008 г. позволяет сделать выводы о том, что предприятие находится не в лучшем положении. Однако при принятии соответствующих мер у ОАО «Мордовспирт» имеется реальная возможность восстановить свою платежеспособность.

Так, ОАО «Мордовспирт» недостаточно привлекает для финансирования долгосрочные займы: в 2007 – 2008 г.г. заемные средства в виде кредитов банка не использовались.

Если фирма не пользуются банковскими кредитами, а стремится обойтись собственными средствами, то его платежеспособность оказывается в полной зависимости от объема и сроков предоставления кредита покупателям и их добросовестности, то есть дебиторской задолженности. Задержка в поступление средств от одного или нескольких крупных покупателей может создать серьезные финансовые трудности у предприятия. В 2008 г. общая стоимость имущества предприятия по сравнению 2007 г. возросла на 34 %. Значительный удельный вес в общей стоимости имущества составила оборотные активы. За отчетный год они увеличились на 31 %.

Увеличение оборотных активов произошло за счет роста дебиторской задолженности на 22 %. Для снижения дебиторской задолженности предприятию следует совершенствовать систему расчетам с покупателями, включая обязательный контроль за сроками образования дебиторской задолженности, оперативную работу с дебиторами, задерживающими оплату (телефонограммы, официальные письма и т.д.), использования системы скидок по предоплате и др.

Большой запас товара, а также малоценных и быстроизнашивающихся предметов отрицательно сказывается на финансовом положении предприятия, так как это замедляют оборачиваемость оборотных активов. Анализ аналитического учета производственных запасов за 2007 – 2008 г.г. показал, что на складах предприятия скопились большие запасы неликвидных материалов. Однако снижение на 26 % запасов сырья и материалов к концу 2008 г. показало, что предприятие постепенно начало избавляться от неликвидных материалов.

Единственный операционного выход из этого положения - реализовать эти изделия по сниженным ценам.

В отчетном году кредиторская задолженность предприятия возросла на 56 %. Значительный удельный вес в общей кредиторской задолженности составляет задолженность перед бюджетом по налогам, за отчетный год она возросла на 32 %. Большая задолженность по налогам показывает, что предприятии является недоимщиком.

Для полноты характеристики финансового приложения предприятия необходимо оценить его платежеспособность. Оценка платежеспособности предприятия производится по данным баланса на основных характеристики ликвидности оборотных активов, то есть времени, которое необходимо для их превращения в денежную наличность.

Коэффициент абсолютной ликвидности представляет собой отношение суммы денежных средств в краткосрочных финансовых вложений к краткосрочным операционного обязательствам предприятия. За 2007 г. коэффициент абсолютной ликвидности составил 0,02, в 2008 г. он снизился до 0,01, что показывает низкую платежеспособность предприятия. Это означает, что сможет погасить немедленно только 10 % своих текущих обязательств. Коэффициенты кредиторской и текущей ликвидности также не удовлетворяет предъявляемым к ним требованием.

Коэффициент восстановления платежеспособности в 2007 г. составил 0,43, к концу 2008 г. он снизился до 0,32. На основании расчетов мы можем сказать, что структура баланса предприятия позволяет сделать вывод о том, что предприятие находится в тяжелейшим финансовом положение.

Главными причинами платежеспособности предприятия является:

1) использование в хозяйственном обороте заемных средств (при дефиците собственных, денежных средств);

2) большая дебиторская задолженность покупателям, которая создает серьезные финансовые проблемы предприятию;

3) большой запас товара на реализацию, что замедляет оборачиваемость оборотных средств;

4) увеличение кредиторской задолженности, особенно задолженности по налогам: предприятие не успевает оплачивать очередные налоги, так как не хватает собственных денежных средств, накапливаются долги перед бюджетом, растут пени и штрафы.

Для финансового оздоровления предприятия руководство ОАО «Мордовспирт» целесообразно составить бизнес - план мероприятий по восстановлению платежеспособности и провести грамотную автоматизацию бухгалтерского учета. Кроме выше приведенных мер по оздоровлению финансового положения предприятию крайне необходимо государственная финансовая поддержка из бюджетов различных уровней.

В этом случае у предприятия имеется реальная возможность восстановить свою платежеспособность.

Список использованных источников

1. Положение по бухгалтерскому учету «Бухгалтерская отчетность организация» (ПБУ 4/98). Утверждено приказом Минфина России от 8 февраля 1996 г. №10.

2. Положение по бухгалтерскому учету «Учетная политика предприятия» (ПБУ 1/98). Утверждено приказом Минфина России от 9 октября 1998 г. №60.

3. План счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций и Инструкции по его применению. Утверждены Приказом Министерства финансов РФ от 31 октября 2000 г. № 94н.

4. Анализ финансовой отчетности / Под ред. М.А. Вахрушиной, Н.С. Пласковой. – М.: Вузовский учебник, 2009. – 367 с.

5. Аснин, Л.М. Бухгалтерский учет и аудит / Л.М. Аснин. – Ростов н/ Д.: Феникс, 2007. – 555 с.

6. Бочаров, В.В. Финансовый анализ / В.В. Бочаров. – СПб.: Питер, 2005. – 240 с.

7. Бухгалтерский учет / Под ред. проф. Ю.А. Бабаева. – М.: ЮНИТИ - ДАНА, 2002. – 395 с.

8. Васильева, Л.С. Финансовый анализ / Л.С. Васильева. – М.: КНОРУС, 2007. – 816 с.

9. Гаврилова, А.Н. Финансовый менеджмент / А.Н. Гаврилова. – М.: КНОРУС, 2007. – 432 с.

10. Дыбаль, С.В. Финансовый анализ: теория и практика / С.В. Дыбаль. – СПб.: Издательский дом Бизнес – пресса, 2006. – 420 с.

11. Ефимова, О.Е., Мельникова, М.В. Анализ финансовой отчетности / О.Е. Ефимова, М.В. Мельникова. – М.: Омега – Л, 2004. –

430 с.

12. Илышева, Н.Н. Анализ финансовой отчетности / Н.Н. Илышева. – М.: ЮНИТИ – ДАНА, 2007. – 431 с.

13. Кондраков, Н.П. Бухгалтерский учет / Н.П. Кондраков. – М.: ИНФРА – М, 2005. – 717 с.

14. Кондраков, Н.П., Кондраков, И.Н. Бухгалтерский учет в бюджетных организациях / Н.П. Кондраков, И.Н. Кондраков. – М.: Проспект, 2008. – 384 с.

15. Краснова, Л.П. Шалашова, Н.Т., Ярцева Н.М. Бухгалтерский учет /Л.П. Краснова, Н.Т. Шалашова, Н.М. Ярцева. – М.: Юрист, 2002. – 542 с.

16. Палий, В.Ф. Современный бухгалтерский учет / В.Ф. Палий. – М.: Бухгалтерский учет, 2003. – 395 с.

17. Савицкая, Г.В. Анализ хозяйственной деятельности предприятия / Г.В. Савицкая. – М.: ИНФРА - М, 2008. – 512 с.

18. Хохонова, Н.Н. Бухгалтерский учет для студентов вузов / Н.Н. Хохонова. – Ростов н/Д.: Феникс, 2006. - 415 с.

19. Шеремет, А.Д., Ионова, А.Ф. Финансовый менеджмент / А.Д. Шеремет, А.Ф. Ионова. – М.: ИПБР – БИНФА, 2006. – 192 с.