Протокол заседания кафедры «Менеджмент» МГУ на 5 л. в 1 экз

1. Протокол заседания кафедры «Менеджмент» МГУ на 5 л. в 1 экз.

2. Проект плана поэтапного ввода системы информационного обеспечения учебного процесса на 2 л. в 1 экз.

Если приложение, в свою очередь, также имеет приложения, то отметка об их наличии оформляется следующим образом: Приложение: Договор от 31 марта 2003 г. №17 и приложения к нему, всего на л. Если приложения к документу сброшюрованы, то указывается только количество экземпляров одним из двух способов, в зависимости от того, имеется ссылка на приложение в тексте или нет:

Приложение: в 3 экз. или Приложение: Техническое задание на разработку системы «Электронная канцелярия «в 2 экз. Если документ направляется в несколько адресов, а приложение только в один адрес, отметка о приложении имеет вид: Приложение: на 2 л. в 1 экз. в первый адрес. В приложении к распорядительному документу на первом его листе в правом верхнем углу пишут Приложение с указанием наименования распорядительного документа, его даты и регистрационного номера, например:

Приложение 2 к приказу директора Института от 15.06.2001 №323.

Приложения должны быть подписаны исполнителем или его руководителем.

В состав реквизита «Подпись» входят: наименование должности лица, подписавшего документ (полное, если документ оформлен не на бланке документа, и сокращенное – на документе, оформленном на бланке); личная подпись; расшифровка подписи (инициалы, фамилия). Реквизит располагается под текстом документа или под отметкой о наличии приложения, например: не на бланке организации:

Ректор Пермского технического университета

личная подпись А.Е. Комаров

или при использовании бланка документа:

Ректор личная подпись А.Е. Комаров

При подписании документа несколькими должностными лицами организации их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности, например:

Директор гимназии №3 личная подпись А.А. Воробьев

Главный бухгалтер личная подпись Е.И. Лонкина

Документы коллегиального органа подписываются председателем этого органа и секретарем. В документах, составленных комиссией, указывают не должности лиц, подписывающих документ, а их обязанности в составе комиссии в соответствии с распределением, например:

Председатель комиссии личная подпись Н.В. Кукушкин

Члены комиссии личная подпись К.М. Артемьева

личная подпись С.П. Фатвеев

личная подпись В.А. Мелов

При подписании документа несколькими лицами одного ранга их подписи располагают на одном уровне, например:

Заместитель Министра юстиции Заместитель Министра финансов

Российской Федерации Российской Федерации

Личная Личная

подпись В.М. Степанов подпись А.П. Миронов

Документ может быть подписан исполняющим обязанности должностного лица с указанием его фактической должности и фамилии или указанием, что он временно исполняет обязанности должностного лица.

Не допускается ставить предлог За, надпись от руки Зам. или косую черту перед наименованием должности.

«Гриф согласования документа» – реквизит документа, выражающий согласие другой организации (не автора) с содержанием документа. Реквизит состоит из слова СОГЛАСОВАНО (без кавычек), должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование организации), личной подписи, расшифровки подписи (инициалов, фамилии) и даты согласования, например:

СОГЛАСОВАНО

Директор ВНИИ документоведения и архивного дела

Личная подпись М.В. Ларин

23.04.2000

Реквизит «Печать». В соответствии с положением «О Государственном гербе Российской Федерации» воспроизведение Государственного герба Российской Федерации является обязательным на печатях: Президента Российской Федерации, палат Федерального Собрания, Правительства Российской Федерации, Конституционного суда Российской Федерации, Верховного Суда Российской Федерации, Высшего Арбитражного Суда Российской Федерации; центральных органов федеральной исполнительной власти, а также дипломатических представительств, консульских учреждений и иных официальных представительств Российской Федерации за границей; на печатях иных органов государственной власти.

Герб субъекта Российской Федерации размещается на печатях органов представительной и исполнительной власти субъектов Федерации. Использование герба регламентируется соответствующими нормативными актами субъектов Российской Федерации.

Герб города, района Российской Федерации размещается на печатях органов представительной и исполнительной власти города, района в соответствии с Федеральным законом от 28 августа 1995 г. №154ФЗ (с изменениями от 17 марта 1997 г.) «Об общих принципах организации местного самоуправления Российской Федерации».

Использование герба регламентируется соответствующими нормативными актами города, района Российской Федерации. Печати с изображением Государственного герба Российской Федерации, герба субъекта Российской Федерации, герба города, района Российской Федерации, а также печати организаций (с наименованием организаций), не имеющих право изображать государственную символику ставятся на документах, требующих особого удостоверения их подлинности, в соответствии с действующим законодательством или иным нормативным актом. Оттиск печати следует проставлять таким образом, чтобы он захватывал часть наименования должности лица, подписавшего документ. На документах финансового характера печать проставляется на специально отведенном месте. Как правило, это место нанесения печати обозначается символом «М.П.» без захвата наименования должности и подписи. Оттиск проставляемой печати должен быть хорошо читаемым.

Реквизит «Отметка о заверении копии». Копия документа – документ, полностью воспроизводящий информацию подлинного документа и все его внешние признаки или часть их. При заверении соответствия копии письма (остающейся в организации) отправляемому подлиннику следует «Отметку о заверении копии» оформлять следующим образом: ниже реквизита «Подпись» проставляют: заверительную надпись «Верно»; должность лица, заверившего копию; личную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилию); дату заверения, например:

Верно

Инспектор Общего отдела личная подпись М.В. Завалов

07.06.2000

Печати ставятся на копиях документов (включая ксерокопии) для удостоверения их соответствия подлинникам. При рассылке документов, имеющих юридическую силу (постановления, приказы, распоряжения, инструктивные письма и т.д.), копии рассылаемых документов следует заверять печатью организации. Допускается заверять копии рассылаемых документов печатью, предназначенной для заверения рассылаемых копий с наименованием службы ДОУ организации (канцелярия, общий отдел и т.п.).

Реквизит «Отметка об исполнителе» проставляется в левом нижнем углу лицевой или оборотной стороны последнего листа документа. Отметка об исполнителе включает инициалы и фамилию исполнителя документа и номер его телефона. Например:

А.Ю. Петров

924 45 67

При изготовлении документа машинописным способом отметка об исполнителе может дополняться кодом машинистки, количеством отпечатанных экземпляров и датой печатания. Например:

О.Л. Кузнецов

923 24 56

ОМ 2 01.04.2001

Реквизит «Отметка об исполнении документа и направлении его в дело» включает следующие данные: ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего о его исполнении, или при отсутствии такого документа, краткие сведения об исполнении; слова «В дело»; номер дела, в котором будет храниться документ. Например:

Отправлен факс от 01.04.2000 №131. В дело №0115

Личная подпись 01.04.2000

или

Издан приказ от 01.04.2001 №12 «О создании экспертной комиссии»

В дело №0101

Личная подпись 12.09.2001

Реквизит «Отметка о поступлении документа в организацию» проставляется от руки или в форме штампа в нижней части лицевой стороны первого листа документа или на его обороте. Элементами данного реквизита являются: порядковый номер, дата поступления документа в организацию. При необходимости – часы и минуты.

Реквизит «Идентификатор электронной копии документа» проставляется в момент подготовки документа и включает в себя данные, необходимые для поиска документа. Реквизит может включать в себя имя файла, код оператора, дату, место изготовления, количество экземпляров, количество страниц документа. Отметка может дополняться другими поисковыми данными, в зависимости от особенностей информационных систем организации.

Завершая обзор реквизитов документов, можно отметить, что в практике работы коммерческих предприятий не используется реквизит «1 – Государственный герб». Он ставится только на документах государственных учреждений и предприятий, которым предоставлено такое право. Это правило относится и к реквизиту 2.

Особенно важным является правильное оформление таких реквизитов, как дата, подпись, гриф утверждения, печать, которые придают документу юридическую силу. Каждый документ можно разделить на три основные части: заголовочную (в нее входят реквизиты, расположенные до текста), основную (реквизиты «текст» и «приложение») и оформляющую часть (реквизиты, расположенные ниже текста и приложения).^[18]

 

 

Заключение

 

В заключении хотелось бы сказать что документ, который создан в обществе, входит в соответствующую систему документации в качестве ее элемента. Он отображает факты, события, предметы, явления объективной действительности и мыслительной деятельности человека.

Из всего вышеизложенного можно сделать следующие выводы.

Различные функции документа тесно взаимосвязаны и переплетены между собой, поэтому изучение их возможно только с помощью общенаучного метода абстрагирования, т.е. мысленного разграничения и временного выделения каких-либо отдельных функций. Функции документа можно разделить на общие и специальные.

Отдельные виды и разновидности документов составляют систему документации. До настоящего времени в документоведении не существует непротиворечивой научной классификации видов и разновидностей документов. Важнейшим признаком для классификации документов является его содержание.

Чтобы документ имел юридическую силу, процесс его создания регламентируется и осуществляется по установленным правилам. Это подчёркнуто и в определении термина документ в законе «Об информации, информатизации и защите информации»: «документированная информация (документ) – зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими её идентифицировать».

Выполнение единых правил оформления документов обеспечивает: юридическую силу документов, организацию быстрого поиска документов, оперативное и качественное составление и исполнение документов, более активное использование ПЭВМ при составлении документов. Любой документ состоит из ряда составляющих его элементов (дата, текст, подпись и т.д.), которые называются реквизитами.

Документ, зафиксировав (отобразив) информацию, тем самым обеспечивает ее сохранение и накопление, возможность передачи другому лицу, многократное использование, возвращение к информации во времени.

Как носитель информации документ выступает в качестве непременного элемента внутренней организации любого учреждения, предприятия, фирмы, обеспечивая взаимодействие их частей. Информация является основанием для принятия управленческих решений, служит доказательством их исполнения и источником для обобщений, а также материалом для справочно-поисковой работы. В управленческой деятельности документ выступает и как предмет труда, и как результат труда, так как принятое решение записывается, закрепляется в документе.

Список использованной литературы

 

1.    ГОСТ Р 6.30–2003 Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. – М.: Издательство стандартов, 2003.

2.    Государственный стандарт РФ ГОСТ Р 51141–98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения». – М.: Издательство стандартов, 2003.

3.    Документы и делопроизводство: Справочное пособие /Т.В. Кузнецова, М.Т. Лихачев, А.Л. Райхцаум, А.В. Соколов: Сост. М.Т. Лихачев. – М.: Экономика, 2001 – 271 с.

4.    М.В. Кирсанова. Современное делопроизводство, Инфра – М: 2000.

5.    Н.Н. Кушнаренко. Документоведение., Киев: Знание 2000.

6.    Т.В. Кузнецова. Делопроизводство. М: 2003 г.

7.    В.А. Кудрявцев. и др. «Организация работы с документами: учебник – М.: ИНФРА-М, 2004.

8.    Н.С. Ларьков. Документоведение. Учебное пособие. Изд-во.: АСТ, 2006. -427с

9.    М.В. Ларин. Развитие понятия «документ» // Делопроизводство. 2000. №1. С. 5–9

10.  В.Н. Марков. Справочник по делопроизводству. – Санкт – Петербург, «Альфа», 2002.

11.  А.В. Пшенко. Делопроизводство: Документационное обеспечение работы офиса: Учеб. пособие / под. ред. А.В. Пшенко. – 2-е изд., стер. – М.: Издательский центр «Академия», 2003 -176 с.

12.  Т.В. Печникова., А.В. Печникова. «Документационное обеспечение деятельности организации», М., 1998.

13.  Е.А. Плешкевич. Основы общей теории документа. – Саратов, 2005.

14.  Л.Р. Фионова. Организация и технология документационного обеспечения управления: Конспект лекций: Конспект лекций. – Пенза: Пенз. гос. ун-т, 2005. – 95 с.

[1] Ларьков Н.С. Документоведение. Учебное пособие. Изд-во.: АСТ, 2006- С17

[2] Ларьков Н.С. Документоведение. Учебное пособие. Изд-во.: АСТ, 2006-С17

[3] Фионова Л.Р. Организация и технология документационного обеспечения управления: Конспект лекций: Конспект лекций. - Пенза: Пенз. гос. ун-т, 2005. – С2-3

[4] Там же

[5] Там же

[6] Ларьков Н.С. Документоведение. Учебное пособие. Изд-во.: АСТ, 2006-С18

[7] Ларьков Н.С. Документоведение. Учебное пособие. Изд-во.: АСТ, 2006-С19

[8] Ларьков Н.С. Документоведение. Учебное пособие. Изд-во.: АСТ, 2006-С19

[9] Ларьков Н.С. Документоведение. Учебное пособие. Изд-во.: АСТ, 2006-С20

[10] Государственный стандарт РФ ГОСТ Р 51141-98 "Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения" (утв. Постановлением Госстандарта РФ от 27 февраля 1998 г. N 28)

[11] Ларин М.В. Развитие понятия “документ” // Делопроизводство. 2000. № 1. С.5-9

[12] Там же

[13] Плешкевич Е.А. Основы общей теории документа. - Саратов, 2005. С10

[14] Ларьков Н.С. Документоведение. Учебное пособие. Изд-во.: АСТ, 2006-С23

[15] Классификация документа: решения и проблемы. // Книга: исследования и материалы: М. 2005 г. - С27

[16] Фионова Л.Р. Организация и технология документационного обеспечения управления: Конспект лекций: Конспект лекций. - Пенза: Пенз. гос. ун-т, 2005. – С10

[17] Фионова Л.Р. Организация и технология документационного обеспечения управления: Конспект лекций: Конспект лекций. - Пенза: Пенз. гос. ун-т, 2005. – С12

[18] Фионова Л.Р. Организация и технология документационного обеспечения управления: Конспект лекций: Конспект лекций. - Пенза: Пенз. гос. ун-т, 2005. – С17