Информационные свойства документа

ГОСУДАРСТВЕННОЕ ОБРАЗОВАТЕЛЬНОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ

ВЫСШЕГО ПРОФЕССИОНАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ

АСТРАХАНСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ ТЕХНИЧЕСКИЙ УНИВЕРСИТЕТ

(АГТУ)

ИНСТИТУТ ЭКОНОМИКИ

КАФЕДРА ИНФОРМАЦИОННЫХ СИСТЕМ УПРАВЛЕНИЯ И ИНФОРМАТИКИ

Специальность 350800

«Документоведение и документационное обеспечение управления»

КУРСОВАЯ РАБОТА

ПО КУРСУ «ДОКУМЕНТОВЕДЕНИЕ»

ТЕМА:

«ИНФОРМАЦИОННЫЕ СВОЙСТВА ДОКУМЕНТА»

Выполнил студент

группы ДФД-21 2 курса

дневного отделения

_________ ПАВЛОВ П.М.

Проверила: ст. преп-ль

Сарсенова Ж.Ж.

АСТРАХАНЬ 2009

СОДЕРЖАНИЕ

 

Введение

I. Характеристика документа как системного объекта

1.1. Свойства документа

1.2. Признаки документа

1.3. Функции документа

II. Структура документа

3.1. Общая характеристика структуры

3.2. Внутренняя структура документа

3.3. Внешняя структура документа

3.4. Реквизиты документа

III. Информационная составляющая документа

IV. Классификация по информационной составляющей документа

4.1. Понятие о классификации документов

4.1. Классификация документов по содержанию

4.2. Классификация документов по уровню обобщения информации

4.3. Классификация документов по характеру знаковых средств фиксации информации

4.4. Классификация документов по мерности записи информации

4.5. Классификация документов по предназначенности для восприятия информации

4.6. Классификация документов по каналу восприятия информации

4.7. Классификация документов по степени их распространенности

4.8. Классификация документов по способу к документирования

Заключение

Список литературы

Приложения

Приложение 1

Приложение 2

Введение

Документ — сложный объект, представляющий собой единство информации и материального (вещественного) носителя. Выяснить его сущность — это задача, которая решается с помощью системного подхода — методологического направления в науке, ставящего своей задачей разработку средств, методов исследования сложноорганизованных объектов — систем (греч. sistema — целое, составленное из частей, соединение).

Документ представляет собой систему — множество закономерно связанных друг с другом элементов и частей как определенное целостное образование, единство. Элемент — предельная единица деления документа. Совокупность однородных элементов, выполняющих необходимую для существования системы функцию, называется подсистемой. Если в системе имеется несколько подсистем, то вся система становится сложной.

Понятие системы относительно, как и понятие элемента. Если системой считать документ как таковой, то его сущностными подсистемами будут информационная и материальная (вещественная, субстанциональная) составляющие, а также конструктивные элементы документа (титульный лист, обложка, переплет, форзац и т.п.), объединенные в сложное целое. Подсистемой документа может выступать и текст, состоящий из глав, параграфов, абзацев. В качестве элементов документа выступают заглавие, предисловие, колонтитул, переплет, форзац и т.п. Документ как целое — это единство составляющих его элементов и подсистем, суперсистема по отношению к ним. С точки зрения совокупности документов, собранных в фондах органов информации, библиотек, архивов, книжных магазинов и др. (в зависимости от масштабов системы) документ становится подсистемой или даже элементом.

Изучение документа как системы состоит в выявлении его элементов, подсистем и связей между ними, т.е. в изучении его структуры. Устанавливаются признаки и параметры, характеризующие документ как систему. Определяются функции, выполняемые элементами, подсистемами внутри и вовне этой системы, ее свойства, т.е. качественные отличия, обусловливающие относительную самостоятельность, устойчивость и стабильность данной системы, пригодность документа для использования в социальной коммуникации.

При системном подходе изучаемый документ рассматривается как часть более крупной системы социальных коммуникаций. Поэтому прежде всего важно выяснить, частью какой более общей системы (целого) является в данном случае документ. Именно этим определяются его возможности, задаются цели существования, функции, выполняемые в обществе, закономерности функционирования.

Документ представляет собой относительно самостоятельную систему благодаря наличию собственных признаков и свойств, обусловливающих его различие и сходство с другими материальными объектами. Признак отражает внешнюю примету, по которой (чаще — совокупности которых) можно отнести наблюдаемый объект к документу. В отличие от него свойство отражает качественное, т.е. внутренне присущее документу отличие. Документ характеризуется наличием всех свойств одновременно (различна лишь степень их проявления), а набор признаков документа в каждом случае может быть индивидуальным.

Документ создается для хранения и передачи социальной информации во времени и/или пространстве. Именно документ организует, систематизирует информацию, дает ее в фиксированном виде. В любом документе она подается в определенном порядке, обобщении, взаимосвязи различных данных[1].

В документе информация и ее носитель генетически связаны воедино. Однако для понимания сущности документа необходимо условно разделить информационную и материальную стороны документа и рассмотреть их отдельно.

Цель данной курсовой работы: изучить информационные свойства документа, рассмотреть информационную составляющую документа.

К курсовой работе прилагаются таблицы, на которых представлены виды социальной информации и фасетно-блочная схема классификации документов.

I. Характеристика документа как системного объекта   1.1. Свойства документа

Как и всякий объект, документ обладает множеством свойств (отличительных качеств).

Наиболее существенные из них следующие: