Использование MS Access 2007 при ведении бухгалтерского учета затрат на производство на предприятии ООО «Вектор»

3. Использование MS Access 2007 при ведении бухгалтерского учета затрат на производство на предприятии ООО «Вектор»

3.1 Создание новой базы данных

Новая база данных совершенно пуста – в ней нет никаких таблиц, форм, отчетов или каких-либо других объектов. Основной составной частью базы данных в СУБД Access является таблица – хранилище всей информации об объектах предметной области. БД считается созданной, если в ней размещена хотя бы одна таблица.

Создание БД включает три этапа: создание файла БД, описание таблицы и загрузка таблицы. Для создания файла базы данных необходимо выполнить следующие действия:

Кнопка office – Создать – задаем имя файла «Курсовая работа» – ок.

В результате на диске буден создан файл с начальным размером 64 Кбайта, в которой резервируются участки для размещения таблицы, запроса и других компонентов БД. В дальнейшем по мере добавления новых таблиц, запросов и т.д. размер файла будет увеличиваться порциями по 32 Кбайта. Признаком завершения первого этапа является появление на экране окна базы данных.

Второй этап создания базы данных состоит в разработке структуры – описании таблицы. Если окно базы данных на экране отсутствует, что говорит о закрытом состоянии базы данных, ее необходимо открыть. Для этого используем алгоритм:

Кнопка office – Открыть – Курсовая работа – ОК.

Вместо кнопки office можно воспользоваться кнопкой на ленте «Открыть» или использовать сочетание клавишь ctrl+o.

 

3.2 Создание таблиц в базе данных, списков для ввода данных

Если в какое-либо поле надо вводить повторяющиеся данные, то эти данные можно предварительно оформить в виде списка и настроить таблицу таким образом, чтобы в процессе заполнения таблицы можно было выбирать значения из этого списка.

Например, если требуется вводить список затрат на производство, то в режиме конструктора при выборе типа поля «затрат на произвлдство» выбираю тип «Мастер подстановок». В диалоговом окне задаю «будет введен фиксированный набор значений» и «Далее», ввожу значение списка (Код ЗП) переходя по столбцу вниз с помощью клавиши со стрелкой и «Далее», ввожу имя столбца подстановки «Наименование ЗП» и «Готово».

Открыл таблицу для заполнения, когда курсор оказался в поле «месяц», то в нем появился указатель списка, нажав на этот указатель, выбрал нужное значение из развернувшегося списка и нажал Enter.

Сформировал таблицу «Выборка по стоимости», используя список значений поля таблицы с именем «Код ЗП».

При заполнении таблицы значения полей: «Код ЗП», «Дата произведения затрат», скопировал из таблицы «Справочник затрат на производство» (отметил копируемые поля, Главная – Копировать, пометил поля, в которые копирую данные тоже вместе с именами, Главная – Вставить).

Связал эту таблицу с ранее созданными таблицами по полю «Дата произведения затрат»:

1) Выбрав кнопку «Схема данных» или выполнил команду «Сервис» – «Схема данных»;

2) в диалоговом окне щелкнул правой клавишей мыши на свободном месте;

3) выбрал команду «Добавить таблицу»;

4) из списка выбрал таблицу «Справочник затрат на производство» и нажал «Добавить»;

5) связал эту таблицу с таблицей «Сумма затрат» по полю «Код ЗП».

3.3 Создание отчета в БД «Учет затрат на производство»

Расчетная затрат на производство по дням, для этого выполним последовательно:

Создание – Мастер отчетов – Выбрал запрос «Наименование ЗП» – Выбрал поля: «Код ЗП», «дата произведения затрат», «сумма затрат» – Далее – Далее – Задал сортировку по полю «дата произведения затрат» от 1.05.2010 до 20.05.2010 – Далее – выбрать макет «табличный» и ориентацию «книжная» – далее – Выбрал стиль «выделенный». Далее – задал имя отчета «Затраты на производство» – Готово.

Перед тем как вывести на печать я сделал предварительный просмотр для этого я сделал следующее: кнопка office – печать – предварительный просмотр. Убедившись что меня все устраивает я вывел отчет на печать следующим образом: кнопка office – печать выбрал нужный принтер и отправил на печать. Если принтер то один можно воспользоваться функцией быстрая печать для этого в разделе «печать» выбрать пункт «быстрая печать.

 

Заключение

 

Современное человеческое общество живет в период характеризующийся небывалом ростом объема информационных потоков. Это относится как к экономике, так и к общественной сфере. Наибольший рост объема информации находится в промышленной торговле.

Переход к рыночным отношениям в экономике и научно технический прогресс чрезвычайно ускорил темпы внедрения во все сферы социально экономической жизни российского общества последних достижений в области информатизации.

В настоящее время существует множество систем управления базами данных (СУБД) и других программ выполняющих сходные функции. Среди них программа Access заслуживает особого внимания. К достижениям Access можно отнести интеграцию с другими средствами Microsoft Access, возможность работы и корпоративных сетях.

Области применения Access ясны. Во-первых пользователями этой системы являются непрограммирующие профессионалы. Таких пользователей привлекает легкость изучения программы, возможность решить большинство проблем без программирования, а так же средства быстрого создания приложений.

Примером может служить создание базы данных для расчета с персоналом по прочим операциям. Данная база данных состоит из:

– набор таблиц в которых отражены основные данные, необходимые для расчета с персоналом по прочим операциям, справочник сотрудников, прочие операции за месяц;

– запросов, в которых отражен порядок расчета с персоналом по прочим операциям, исходя из оклада;

– порядок расчета по прочим операциям исходя из данных таблиц.

Другая сфера применения этой СУБД – предприятия, имеющие локальную сеть. Access хорошо зарекомендовал себя при использовании в сети.

Таким образом, из выше сказанного следует, что выбранная тема курсовой работы очень актуальна.

Список литературы

 

1. Адриан Кинг Microsoft office изнутри: Пер. с англ. – СПБ.: Питер, 2007. – 512 с.

2. Бусленко Н.П., Калашников В.В., Коваленко И.Н. Лекции по теории больших систем. – М.: 2006. – 312 с.

3. Вейкас Д. Эффективная работа с Microsoft Access 2007: Пер. с анг. – СПб.: Питер, 2008 – 864 с.

4. Управление базами данных / О.П. Глудкин, Н.М. Горбунов и др.: Под ред. О.П. Глудкина. – М.: Прикладные программы 2007 600 с.

5. Горев А., Ахаян Р., Макашаринов С. Эффективная работа с СУБД. – СПб.: Питер, 2008 – 704 с.

6. Гост 6. 38 – 90. Унифицированные системы документации. Система ОРД.

7. Документы. Делопроизводство. – М.: ПРИОР, 2005 – 144 с.

9. Зельднер Г.А. Пешков А.А., Юдаков В.В. Компьютер на связи! М. 2007.

10. Карпов Т.С. Базы данных: Модели, разработка, реализация. – СПб.: Питер. 2007. – 304.с

11. Нольден Маттиас Знакомьтесь: Microsoft Access: Пер. с нем. – К.: Торгово-издательское бюро BHV, 2007. – 336 с.

12. Романычева Э.Т., Соколова Т.Ю., Шандурина Г.Ф. Компьютерная графика. – М.: ДМК Пресс 2007 – 592 с.

13. Руководство программиста по Visual Basic для Microsoft Access 2007: Пер. с англ. – М.: ДМК Пресс, 2008 – 544 с.

14. Смилянский Г.Л. Какая АСУ эффективна? (Руководителю об автоматизированных системах управления). – М.: Экономика, 2006 – 304 с.

15. Толковый словарь по вычислительным системам / Под ред. В. Иллингуорта и др./ Пер. с англ. – М.: Машиностроение, 2007 – 560 с.

16. Фаронов В.В. Программирование на персональных ЭВМ в среде Турбо – Паскаль. – М.: Изд – во МГТУ, 2004 – 580 с.

17. Харвей Г. Access для «чайников». – К.: Диалектика, 2008 – 288 с.

18. Харитонова И., Михеева В. Microsoft Access 2007. – СПб.: БХВ – Петербург, 2008–1088

19. Корнеев И.К., Машурцов В.А. Информационные технологии в управлении. – М.: ИНФРА-М, 2008. – 158 с.

20. План и корреспонденция счетов бухгалтерского учета: Методическое пособие / Рук. авт. колл. А.С. Бакаев. – М.: Инвест-Фонд, 2007.

21. Алексей Ерохин. Access 2007. – М.: 2008

22. План счетов. – М.: ИНФРА – М. 2008

23. Голицина О.Л., Максимов Н.В., Попов И.И. Базы данных: Учебное пособие. – М.: ФОРУМ: ИНФРА-М, 2003. – 352 с.

24. Пояснение к плану счетов. ИНФРА-М, 2007.