Оформление сроков хранения дел

1.2 Оформление сроков хранения дел

 

Большое значение для повышения эффективности примерной номенклатуры дел в качестве методического пособия по классификации и систематизации документов при составлении индивидуальных номенклатур дел имеет установление сроков хранения документов в номенклатурах дел. Особенно это актуально для современных хозяйственных коммерческих структур в связи с появлением крупных новых комплексов документации, не бывшей ранее в обращении, и необходимостью обеспечения их сохранности. Примерная номенклатура дел является в этом отношении важнейшим ориентирующим методическим пособием для составителей индивидуальных номенклатур дел.

Сроки хранения дел, включенных в примерную номенклатуру дел, определяются исходя из их научной и практической ценности в соответствии с действующими типовыми и отраслевыми (ведомственными) перечнями документов, а также перечнями документов, подлежащих передаче на государственное хранение. Примером типового перечня, который необходимо использовать при определении сроков хранения в номенклатурах дел является Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения.

Для документов, не предусмотренных действующими перечнями, сроки хранения устанавливаются на основании их изучения во взаимосвязи с общим комплексом документов по согласованию с соответствующим органом управления архивным делом.

Допускается согласование сроков хранения дел с ЭПК архивных учреждений в случаях, когда согласование их с центральными архивными органами затруднено (территориальная удаленность и т.д.). При этом в примерной номенклатуре дел делается примечание «Срок хранения установлен ЭПК (название архивного учреждения), протокол от 00.00.00».

Для обеспечения единства определения сроков хранения дел при разработке примерных номенклатур дел рекомендуется вести учет вновь установленных сроков хранения.

При разработке примерных номенклатур дел проверяются и уточняются сроки хранения дел, установленные конкретными индивидуальными номенклатурами.

Постоянный срок хранения имеют дела, отражающие основные направления деятельности организации.

Временные сроки хранения могут оговариваться примечаниями, согласно которым дело должно храниться в течение установленного срока (истечения срока договора, по окончании расчетов, по завершении ревизии и т.д.). Кроме постоянного и временного сроков хранения для некоторых дел практического значения применяются также сроки «до минования надобности» (ДМН) и «до замены новыми». Такие документы, в основном присланные из вышестоящих организаций для сведения, а также инструкции, методики или копии документов хранятся до минования практической надобности или до замены новыми. Отметка ДМН означает, что документы имеют только практическое значение и срок их хранения определяется самой организацией, но он не может быть менее одного года. Срок «до замены новыми» обычно проставляется на нормативных документах, присланных из вышестоящей организации и имеющих для данной конкретной организации правоустанавливающий характер.

Для некоторых категорий дел в номенклатурах к сроку хранения добавляется отметка «ЭПК», которая означает, что часть документов дела может иметь научно-историческое значение и может быть оставлена на постоянное хранение. В таких случаях по истечении установленного срока должна проводиться дополнительная полистная экспертиза ценности дел.

В примерных номенклатурах дел отметка «ЭПК» делается в случаях, когда она предусмотрена типовым или ведомственным перечнем документов, или в случаях, когда затруднительно определить конкретный срок хранения дела, содержащего разнородные документы. Целесообразно провести дополнительную экспертизу ценности категории дел, содержащих отметку «ЭПК» перед их включением в номенклатуру с целью возможного переформирования дел и установления конкретных сроков хранения. Можно, например, продлить сроки хранения дел, имеющих практическое значение, а документы, имеющие научно-историческое значение, оставить на постоянное хранение. Отметку «ЭПК» в примерных номенклатурах следует употреблять только в самых необходимых случаях, когда от нее нельзя отказаться.

Закрепленная отметка «ЭПК» переносится из примерной номенклатуры дел в индивидуальную номенклатуру при установлении в ней сроков хранения дел. Самовольное снятие этой отметки не допускается.

Сроки хранения дел, устанавливаются в примерной номенклатуре дел для их применения в индивидуальных номенклатурах дел всех однотипных организаций или организаций системы, связанных между собой соподчинением. При необходимости изменения в них сроков хранения дел, следует согласовать эти изменения с архивом.

ГЛАВА 2. РАЗРАБОТКА НОМЕНКЛАТУРЫ ДЕЛ СТРУКТУРНОГО ПОДРАЗДЕЛЕНИЯ И СВОДНОЙ НОМЕНКЛАТУРЫ ДЕЛ

 

2.1 Общий порядок разработки номенклатуры дел

 

В конце каждого календарного года номенклатура дел подлежит уточнению. Уточненная номенклатура дел вводится в действие с 1 января очередного календарного года.

Номенклатура дел разрабатывается лицом, ответственным за ведение делопроизводства. В общем случае разработка номенклатуры дел предусматривает:[3]

- изучение руководящих (организационно-распорядительных, нормативно-методических и иных) документов, определяющих перечни документов, образующихся в деятельности предприятий (организаций, учреждений), и сроки их хранения;

- изучение особенностей, присущих организации делопроизводства предприятия, а в необходимых случаях — его структурных подразделений (самостоятельных участков документирования), принимая во внимание содержание его деятельности, объем, интенсивность и состав документооборота, организационную структуру и штатную численность, распределение полномочий по работе с документами между должностными лицами и т. п.;

- предварительное определение заголовков дел, их последовательное упорядочение (в соответствии с функциональным назначением документов, подлежащих помещению в соответствующие дела);

- предварительное определение сроков хранения дел, присвоение им индексов;

- уточнение заголовков дел, включение резервных индексов, предназначенных для дел, заводимых по тем или иным причинам в течение календарного года;

- составление и оформление проекта номенклатуры дел;

- согласование проекта номенклатуры дел с заинтересованными сторонами, в необходимых случаях — его уточнение и дооформление;

- утверждение проекта номенклатуры дел руководителем предприятия.

Разработку проекта номенклатуры дел целесообразно производить на основе формы установленного образца. Образцы форм номенклатуры дел структурного подразделения и сводной номенклатуры дел представлены на рисунках 1 и 2.

Рисунок 1 - Вариант оформления номенклатуры дел структурного подразделения

Рисунок 2 - Вариант оформления сводной номенклатуры дел

При определении перечней документов, образующихся в деятельности предприятий (организаций, учреждений), и сроков их хранения следует руководствоваться:

- учредительными документами предприятия;

- положениями о структурных подразделениях предприятия; » перечнями документов, образующихся в деятельности предприятий, с указанием сроков хранения;

- номенклатурами дел за предшествующие 3-5 лет;

- описями дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения;

- документами по планированию деятельности и отчетности о ее результатах.

Необходимые сведения из перечисленных (и иных соответствующих) документов фиксируются в виде выписок, справок и т. п. и в дальнейшем используются при подготовке проекта номенклатуры дел. При этом особое внимание следует обратить на содержание Перечня типовых документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков их хранения1.

В Указаниях по применению Перечня последний рассматривается в качестве «...основного нормативного документа при определении сроков хранения... управленческих типовых документов, ...при подготовке номенклатур дел». Перечень построен по функциональному признаку и состоит из двух частей.

Первая из них — «Документы, образующиеся в управленческой деятельности». Она включает 12 разделов, в рамках которых перечислены документы, относящиеся к различным функциональным группам (видам документации), в том числе: документации, отражающей организационно-распорядительные функции управления; документации по планированию деятельности; документации по ценообразованию, финансированию, кредитованию и налогообложению деятельности; документации по отчетности и учету результатов деятельности; документации по организации экономических, научно-технических и культурных связей; документации по информационному обслуживанию; документации по организации труда и трудовым отношениям; документации по кадрам (персоналу); документации по материально-техническому обеспечению; документации по административно-хозяйственному обслуживанию; документации по социально-бытовому развитию; документации по вопросам деятельности профсоюзных органов (организаций).

Документы в составе Перечня расположены в порядке убывания значимости, в логической последовательности. Сроки хранения, указанные в Перечне, являются едиными для соответствующих документов, независимо от формы собственности организаций. При изучении особенностей, присущих организации делопроизводства предприятия (структурных подразделений, а также самостоятельных участков документирования), принимаются во внимание:

- содержание деятельности предприятия (структурного подразделения и т. п.) и специфика ее документирования;

- сведения об объеме, интенсивности и составе документооборота;

- сведения об организационной структуре и штатной численности предприятия;

- сведения о распределении полномочий по работе с документами между должностными лицами предприятия.

При переформировании номенклатуры дел (по истечении календарного года), кроме того, изучаются документы, образовавшиеся в деятельности предприятия за предшествующий период, — в частности, их функциональное назначение, виды, состав и содержание. На основе сведений производится предварительное определение заголовков дел и их последующее объединение в разделы документа.

Отметим в этой связи, что в номенклатуру дел должны быть включены заголовки дел для группировки документов, отражающие все документируемые участки (вопросы, направления) деятельности предприятия. Заголовки дел подразделений (органов), действующих на временной основе, также включаются в номенклатуру дел. В то же время в номенклатуру дел не включаются периодические издания и некоторые другие виды документов, в отношении которых нет такой необходимости. Определение примерных формулировок заголовков дел производится согласно нижеследующим общим правилам.

1. Заголовок дела должен четко, в обобщенной форме отражать основное содержание дела, а также состав помещаемых в него документов, их функциональную и видовую принадлежность.

2. Заголовок дела должен состоять из элементов, располагаемых в следующей последовательности:

- название вида дела (переписка, журнал и т. д.) или разновидности документов (протоколы, приказы и т. д.);

- название предприятия или структурного подразделения (сведения об авторе (разработчике) документа);

- название предприятия (организации, учреждения), которому будут адресованы или от которого будут получены документы, помещаемые в дело (адресат (получатель) или корреспондент (отправитель) документа);

- краткое содержание документов, помещаемых в дело;

- название местности (территории), с которой связано содержание документов, помещаемых в дело;

- дата (период), к которому относятся документы, помещаемые в дело, сведения, указывающие на копийность документов.

Для конкретизации заголовков дел целесообразно воспользоваться нижеследующими рекомендациями.

1. В заголовки дел, содержащих документы по одному вопросу, но при этом не связанные последовательностью исполнения, включается термин «документы», а в конце заголовка — в скобках — указываются основные разновидности документов, которые подлежат помещению в дело, как то: планы, списки, доклады и т. д. Например: «Документы о проведении тематических семинаров по организации архивного дела на предприятии (планы, списки, доклады, перечни рекомендуемой учебно-методической литературы и др.)». Термин «документы», кроме того, может применяться в заголовках дел, содержащих документы, являющиеся приложениями к какому-либо документу. Например: «Документы к протоколам испытаний стендового оборудования».

2. В заголовки дел, содержащих переписку, включается термин «переписка», после которого указывается, с кем и по какому вопросу она ведется. При этом в заголовках дел, содержащих переписку с однородными корреспондентами, наименования последних не перечисляются — вместо этого указывается их общее видовое название. Например: «Переписка с филиалами предприятия по вопросам ежегодного планирования и отчетности».

В свою очередь, в заголовках дел, содержащих переписку с разнородными корреспондентами, последние также не перечисляются — вместо них указывается только предмет переписки. Например: «Переписка по вопросам адаптации персонала».

Наименование конкретного корреспондента указывается в заголовке дела лишь в том случае, если переписка (документы, составляющие ее и помещаемые в данное дело) ведется только с ним. Например: «Переписка с ОАО «Прогресс» по вопросам обмена коммерческой информацией».

3. В заголовки дел, содержащих документы, относящиеся к определенным административно-территориальным единицам (местностям, населенным пунктам и т. п.), включаются наименования соответствующих единиц (местностей). При этом:

- если содержание дела касается нескольких однородных административно-территориальных единиц, то в заголовке дела не перечисляются их конкретные названия — вместо этого указывается их общее видовое название. Например: «Документы т организации взаимодействия работы глав муниципалитетов по противодействию терроризму»;

- если содержание дела касается только одной административно-территориальной единицы (местности, населенного пункта), то в заголовке дела указывается ее (его) название. Например: «Документы по комплектованию автоматизированными средствами обучения учебно-тренировочных центров МЧС Сибирского федерального округа».

4. В заголовки дел, содержащих документы по планированию и (или) отчетности, включаются сведения о периоде (квартале, полугодии, годе), на (за) который составлены планы (отчеты). Например: «Годовые и квартальные планы работы МГУП «Синегорская районная поликлиника».

5. В заголовки дел, предназначенных для однородных (по своему функциональному назначению, виду и др.) документов, наименование документов (группы документов) включается во множественном числе. Например: «Приказы о поощрении работников предприятия».

Если предполагается, что дело — например, в связи со значительным объемом документов, подлежащих помещению в него, — будет состоять из нескольких томов (частей), то сначала составляется общий заголовок дела, а затем — при необходимости — заголовки каждого тома (части), тем или иным образом уточняющее содержание общего заголовка дела. Например: «Служебные записки, заявления работников по производственным вопросам за 2005 год» (общий заголовок), «Том 2. Служебные записки, заявления работников по производственным вопросам за 2-й квартал 2005 года» (заголовок тома).

Заголовки дел могут уточняться в процессе формирования и оформления дел. При этом не допускается включение в заголовки дел неконкретных, обтекаемых формулировок, например: «разные материалы», «общая переписка» и т. д. Следует также избегать употребления в заголовках дел вводных слов и сложных оборотов.

После того как для дел сформулированы заголовки, необходимо произвести их упорядочение. Делать это следует в одним из двух способов:

- при формировании номенклатуры дел предприятия в целом в начало документа выносятся заголовки дел, содержащих организационно-распорядительную документацию, а затем, в порядке уменьшения значимости соответствующих документов (в том числе организационных, договорных, планово-отчетных и др.), — заголовки остальных дел, при этом объединение дел в составе разделов и присвоение последним названий производится с учетом функциональной и видовой взаимосвязи документов в составе этих дел; при формировании номенклатуры дел на основе номенклатур дел структурных подразделений в качестве названий разделов сводной номенклатуры дел используются названия структурных подразделений, располагаемые в соответствии со штатным расписанием, а содержание разделов образуют номенклатуры дел этих подразделений.

Предварительное определение сроков хранения дел производится с целью обеспечения регулярного контроля за их соблюдением и своевременного изменения режима хранения дел (документов), например, с временного на постоянный — при наличии на то соответствующих оснований. Определение сроков хранения производится на основании сведений из типового (ведомственного) перечня документов, образующихся в ходе деятельности предприятий, а в отсутствие такового — по типовой (примерной) номенклатуре дел или по согласованию с органами Федеральной архивной службы РФ.

Присвоение делам индексов производится с целью безошибочной и оперативной идентификации дел и включенных в их состав документов. Индекс дела представляет собой выполненное арабскими цифрами условное обозначение, например, состоящее из условного номера структурного подразделения (раздела) с добавлением (через дефис) порядкового номера соответствующего дела в пределах номенклатуры дел этого структурного подразделения (этого раздела). К примеру, бухгалтерии (и соответствующему разделу в составе сводной номенклатуры дел) присвоен условный номер 05, а открывает этот раздел годовой бухгалтерский отчет. Следовательно, в составе сводной номенклатуры делу с годовым бухгалтерским отчетом будет присвоен индекс 05-01.

Дела по вопросам (направлениям) деятельности предприятия, неразрешенным в течение истекающего календарного года, относятся к категории так называемых переходящих дел. Такие дела включаются в состав номенклатуры дел предстоящего календарного года с тем же индексом.

После выполнения перечисленных действий производится проверка составленного проекта номенклатуры дел на предмет ее соответствия своему функциональному назначению. С этой целью производится:

- уточнение состава дел в составе каждого раздела и по номенклатуре дел в целом;

- уточнение заголовков дел, их индексов;

- включение в номенклатуру резервных индексов, предназначенных для дел, необходимость в формировании которых по тем или иным причинам возникает в течение календарного года (например, при формировании на предприятии новых участков работы, требующих документирования); » уточнение сроков хранения дел.

Во всех необходимых случаях в проект номенклатуры дел вносятся соответствующие уточнения. Составленный в окончательном виде проект номенклатуры дел подлежит оформлению (в соответствии с установленными образцами). Оформление включает разработку формы документа и ее заполнение. В частности, графы в составе табличной части номенклатуры дел заполняются следующим образом: » в графе 1 указываются индексы каждого дела, в том числе дел временных органов предприятия, а также предусмотренные для дел, заводимых в течение календарного года (так называемые резервные индексы;

- в графе 2 указываются заголовки дел;

- в графе 3 («Количество дел (единиц хранения)») при оформлении проекта номенклатуры дел никаких записей не делается. Соответствующие сведения в данной графе указываются по окончании календарного года2;

- в графе 4 указываются срок хранения дела, а также номера статей по соответствующему перечню, на основании которых установлен срок хранения3;

- в графе 5 («Примечание») при оформлении проекта номенклатуры дел никаких записей не делается. В дальнейшем — в течение всего срока действия номенклатуры дел — в данной графе указываются: отметки («в электронном виде») — о делах, состоящих из электронных документов и баз данных;

- названия перечней документов, использованных при определении сроков хранения дел;

- отметки о заведении дел, о переходящих делах, а также о выделении дел к уничтожению;

- сведения о лицах, ответственных за формирование дел;

- отметки о передаче дел другим предприятиям (организациям, учреждениям) для продолжения работы с ними.

Полностью оформленный проект документа подписывается его разработчиком, а также организатором этой работы — например, руководителем соответствующего структурного подразделения. Затем проект номенклатуры дел направляется на согласование. При этом внутреннее согласование производится с:

- руководителем архива предприятия;

- руководителем экспертной комиссии (ЭК) предприятия — только проектов сводных номенклатур дел;

- службой ДОУ (делопроизводством) — только проектов номенклатур дел структурных подразделений.

Внешнее согласование проекта сводной номенклатуры дел производится с экспертно-проверочной комиссией того архивного учреждения, в которое дела (документы) предприятия передаются на постоянное хранение. По итогам согласования в необходимых случаях производится уточнение и дооформление проекта номенклатуры дел, после чего он заново подписывается руководителем соответствующего структурного подразделения (проект сводной номенклатуры дел утверждается руководителем предприятия).