Архівна робота

5. Архівна робота

Усі документи, що утворилися, мають політичну, наукову та історичну цінність, належать до складу Державного архівного фонду України і зберігаються в архівах установи організації, тощо.

Виконані документи з метою забезпечення їх обміну, зберігання, швидкого розшуку формуються у справи і у встановленому порядку передаються до архіву.

Архів - це організація чи її структурний підрозділ, який здійснює прийом і зберігання документів з метою використання ретроспективної документальної інформації.

Архівний підрозділ складає і постійно поповнює список органів - джерел комплектування, в якому зазначається категорія документів, які приймаються на зберігання.

Вимоги до архівних приміщень.

Приміщення для архівного підрозділу будується спеціально або переобладнується із приміщень іншого призначення.

Архівний підрозділ повинен мати спеціально обладнані приміщення:

- прийому документів;

- зберігання (архівосховища);

- розміщення науково-довідкового апарату і облікових документів;

- роботи співробітників (робочі штати);

- роботи відвідувачів (читальний зал).

Площа архівосховища встановлюється, виходячи з реального обсягу і перспектив комплектування архівного відділу й інших підрозділів. Приміщення будується з вогнетривкими стінами й перекриттями з межами вогнестійкості не менше двох годин. Поєднання архівосховищ і робочих приміщень будь-якого призначення не допускається.

Вікна приміщень архівного підрозділу, розміщення яких допускає проникнення сторонніх осіб, обладнуються відкидними металевими ґратами, які замикаються зсередини на замок і опечатуються.

Двері приміщення архівного підрозділу мають бути металеві або оббиті металевим листом, з надійними замками підвищеної таємності.

В архівосховищах забороняється проводити газові, каналізаційні та інші магістральні трубопроводи.

Забороняється розміщення архівосховищ у неопалюваних, сирих приміщеннях, не пристосованих для роботи, а також у приміщеннях з пічним опаленням.

Для захисту документів від пилу потрібно:

- забезпечувати максимально можливу герметичність архівосховищ;

- обладнувати вентиляційні системи протипиловими фільтрами;

- встановлювати системи, які очищають повітря від пилу;

- при провітрюванні архівосховищ вікна і кватирки затягувати марлею, змоченою 50 % розчином гліцерину і старанно викрученою.

Використання архівних документів.

Архівні документи, які здаються на зберігання в архівні підрозділи, використовуються в наукових, практичних та інших цілях.

Працівники архівних підрозділів використовують у своїй службовій діяльності документи, які зберігаються тільки з дозволу керівника архівного підрозділу.

Архівні підрозділи для використання документів, які зберігаються, здійснюють:

- видачу справ у тимчасове користування;

- інформування зацікавлених органів про документи, які зберігаються;

- видачу юридичним особам та громадянам архівних довідок, копій, витягів;

- підготовку документів для опублікування, експонування на документальних виставках, використання у літературі, мистецтві, засобах масової інформації.

Видача документів з архіву.

Справи видаються у тимчасове користування в підрозділ, у діловодстві якого вони утворилися, або підрозділ-правонаступник. В інші підрозділи справи видаються лише за письмовою згодою керівництва фондоутворювача або органу підрозділу, якому підпорядковується документоутворювач. Без погодження можуть бути видані:

- особові справи колишніх працівників - із питань кадрових апаратів та військово-лікувальних комісій органу, установи;

- нормативні документи - за запитами співробітників органу, установи;

- припинені кримінальні справи, справи протокольного провадження - за запитами правоохоронних органів;

- архівні матеріали для науково-дослідної роботи працівникам органу, установи за запитом, підписаним керівником органу, установи.

Справи видаються для користування терміном до ЗО днів. За необхідності продовження зазначеного терміну керівник підрозділу, в якому знаходиться видана справа, подає до архівного підрозділу письмовий мотивований запит. Дозвіл на продовження терміну надає керівник інформаційного центру. У міру потреби працівник архівного підрозділу перевіряє наявність та стан справ, які знаходяться в тимчасовому користуванні [11, с. 247-249].

Висновки

 

У процесі виконання курсової роботи було розглянуті такі питання:

-           складання номенклатури справ;

-           формування справ;

-           оперативне зберігання документів;

-           підготовка справ до подальшого зберігання;

-           архівна робота.

Треба підкреслити важливість розглянутих питань при документообігу, та в референтній справі.

Важливе місце в діловодстві займає номенклатура справ та підготовка документів до зберігання та їх здача в архів, тому секретар-референт повинен досконало знати визначені нами матеріали.

Використана література

1. Блощииська В. А. Сучасне діло ведення Навч. посібник. - Івано-Франківськ: Інститут менеджменту та економіки, 2000. -270 с.

2. Вербіщька Т. С, Чіішікова В. П. Секретарська справа та сучасне справочинство. - Львів: Оріяна - Нова, 2001. - 392 с.

3. Гордієнко. К. Д. Діловодство в роботі секретаря. Практичний посібник. - К.: КНТ, 2006. - 280 с.

4. Задорожный Э. М, Задорожный С. Э. Работа секретаря-референта в иностранных и совместных фирмах: Практическое пособие секретарю, предпринимателю, менеджеру. - К., 1994. -176 с.

5. Кондратюкова Л. К., Ткачева Л. Б., Акулина Т. В. Аннотирование и реферирование английской научно-технической литературы: Учебное пособие. - Омск: Изд-во Ом. ГТУ, 2001. - 184 с.

6. Кульицький С. П. Основи організації інформаційної діяльності у сфері управління: Навчальний посібник. - К.: МАУП, 2002. -224 с.

7. Кушнаренко Н. Н. Документоведение: Учебник. - К.: Знання,2003. -459 с.

8. Ораторське мистецтво: Навчальний посібник для студентів вищ. навч. закл. юрид. спец. 2-ге вид. / Н. П. Осипова, В. Д. Воднік, Г. П. Клімова та ін. За ред. професора Н. П. Осипової. -Х.: Одісей, 2006.-144 с.

9. Палеха Ю. І. Іміджологія: Навчальний посібник / За заг. ред. 3.І. Тимошенко. - К.: Вид-во Європейського ун-ту, 2005. - 324 с.

10. Палеха Ю. І. Ключі до успіху, або Організаційна та управлінська культури: Навчальний посібник. - 2-гс вид., доп. -К.: Вид-во Європейського ун-ту, 2002. - 337 с.

11. Палеха Юрій. Управлінське документування: Навчальний посібник: У 2 ч. 3-тє вид., доп. - К.: Вид-во Європейського ун-ту. 2003.

12. Слободянюк Н.Ю. Діловодство та управлінська документація: Навчальний посібник. - Вінниця: ВНТУ, 2004. - 80 с.

13. Сорока М. Б. Національна система реферування української наукової літератури / НАН України. Національна бібліотека України імені В. І. Вернадського. - К.: НБУВ, 2002. - 209 с.

14. Стенюков М. Б. Секретарское дело. - М.: Приор, 1996. -192 с.

15. Шевчук С. В. Українське ділове мовлення: Підручник. Вид. 2-ге, доп. і переробл. - К.: Атіка, 2004. - 592 с.

16. Шейнов В. П. Секретар: секреты профессии. - М.: Ось - 89, 2005 - 208 с.

17. Шепель В. М. Имиджеология: Секреты личного обаяния. - 2-е изд. перераб. и доп. - М.: Культура и спорт; ЮНИТИ, 1997. - 382 с.

18. Варенко В.М. Референтна справа. Навч. посібник – К., Кондор, 2008-212 с.