Нормативные и организационно-распорядительные документы

1.1 Нормативные и организационно-распорядительные документы

За время прохождения практики я выполняла различные поручения начальника отдела. В мои функции входило:

- размножение документов на копировальном аппарате;

- нумерация дел;

- подшивка документов в дела;

- уничтожение документов (согласно акту) с истекшим сроком хранения.

За период прохождения практики я ознакомилась со следующими нормативными документами:

- номенклатура дел;

- инструкция по работе с документами в ОГУ «ГАСО».

Кроме того, в процессе прохождения практики я собрала практические материалы, используемые в текущей деятельности отдела:

- приказ;

- распоряжение;

- решение;

- телефонограмма;

- ответ на письмо.

В данной организации используются различные виды документов: организационный устав областного государственного учреждения «Государственный архив Саратовской области» утверждённый приказом начальника правления по делам архивов Правительства Саратовской области от 9 августа 2005 года № 90/1 – 4, штатное расписание, организационная структура, положения о структурных подразделениях, должностная инструкция, регламент.

На основе данных нормативных документов оформляются организационно-распорядительные документы: приказы, решения дирекции.

Приказ – это локальный нормативный акт, издаваемый на основе единоначалия и используемый для регламентации деятельности организации по каким-либо текущим вопросам. Регламентация (с франц. reglamentacia) - означает установление правил, определяющих порядок какой-либо деятельности, в данном случае имеется ввиду организационная. Приказы используются для оформления решений по оперативным, организационным, кадровым и другим вопросам деятельности организации.

Решение – это правовой акт, издаваемый руководителем организации в целях разрешения оперативных вопросов его деятельности. Решения имеют право также издавать заместители руководителя организации и руководители структурных подразделений.

Процесс принятия обоснованных управленческих решений основан на сборе и обработке объективной и достоверной информации. Для этих целей используются информационно-справочные документы, таким образом, они составляют своеобразный базис любого управленческого процесса. Информационно-справочные документы инициируют управленческие решения, позволяют выбрать тот или иной способ действий.

Коммуникативную функцию выполняют письма. Они составляют большую часть объёма входящих и исходящих документов любой организации.

Письмо – это фактически единственный документ, в котором не используется реквизит «Наименование вида документа». При составлении текста письма следует избегать чересчур сложных предложений и формулировок. По возможности используются простые и понятные предложения.

К видам деловых писем следует относить:

·          Письма-просьбы;

·          Письма ответы или отказы;

·          Договорные;

·          Сопроводительные;

·          Напоминания;

·          Письма-подтверждения;

·          Гарантийные письма и т.д.

1.2 Предмет и цели деятельности Архива. Состав документов

Основными видами деятельности Архива являются:

·          Обеспечение сохранности и государственный учёт документов, хранящихся в Архиве;

·          Комплектование Архива документами архивного фонда Саратовской области;

·          Использование и публикация архивных документов;

·          Информационное обеспечение юридических и физических лиц, как на безвозмездной, так и на платной основе, в соответствии с действующим законодательством;

·          Создание информационно-поисковых систем, без данных по документам, хранящимся в Архиве;

·          Ведение научно-исследовательской и методической работы в области архивоведения, документоведения, внедрение результатов научных исследований и передового опыта в практику работы.

Архив не имеет в качестве основной цели своей деятельности извлечение прибыли. Архив вправе осуществлять приносящую доход деятельность постольку, поскольку это служит и соответствует достижению целей, ради которых он создан, а также покрывать свои расходы за счёт иных поступлений, разрешённых законодательством.

Виды платных работ и услуг, выполняемых Архивом, определяются

Управлением по согласованию с Архивом и в соответствии с законодательством.

Находящиеся на хранении в Архиве документы образуют исторически сложившиеся комплексы архивных фондов. В состав документов Архива входят:

1. Архивные фонды и архивные документы Архивного фонда Саратовской области, в том числе содержащие служебную и государственную тайну, на любых видах носителей, подлежащие постоянному государственному хранению, образовавшиеся и образующиеся в результате деятельности:

органов государственной власти, в том числе органов юстиции, суда, прокуратуры, органов исполнительной власти, государственных учреждений, организаций, предприятий, действовавших и действующих на территории Саратовской области;

учреждений религиозных конфессий, действовавших на территории области/губернии, края/ до момента отделения церкви от государства;

предприятий, организаций и объединений смешанных форм собственности с преобладающей долей государственной собственности.

Архивные фонды и архивные документы, поступившие в Архив в установленном порядке:

органов местного самоуправления, учреждений, организаций и предприятий, отнесённых к федеральной и муниципальной собственности;

негосударственных учреждений, организаций и предприятий, средств массовой информации;

юридических лиц, а также документы физических лиц личного происхождения, фамильные архивы, фотодокументы и другие документы, поступившие в Архив в установленном порядке.