Навигация
Основные требования к подготовке служебных документов и ведению деловой переписки в деятельности пограничных органов
23585
знаков
1
таблица
0
изображений
Введение
Деятельность воинских частей (организаций) обеспечивается системой взаимоувязанной документации. Ее состав определяется порядком разрешения вопросов (единоначальный или коллегиальный), объемом и характером переписки с вышестоящими органами военного управления и взаимосвязей воинских частей (организаций).
Деловая переписка (служебная переписка, деловая корреспонденция) – понятие собирательное. К деловой переписке относятся различные виды официальных документов, входящих в систему информационно-справочной документации и используемых для обмена информацией в деловой деятельности организаций и граждан.
Основные виды документов, разрабатываемых в воинских частях (организациях): приказы, распоряжения, приказания, правила, положения, инструкции, предписания, рапорты, доклады, донесения, договоры (контракты), планы, расписания занятий, отчеты, протоколы, акты, справки, служебные письма, заявки, телеграммы, командировочные удостоверения, отпускные билеты, выписки из приказов, воинские перевозочные документы, денежные и продовольственные аттестаты и иные текстовые и графические, написанные или нарисованные от руки, написанные на пишущей машинке или изготовленные на персональных электронно-вычислительных машинах (далее - ПЭВМ) документы[1].
Министерством обороны РФ, Пограничной Службой разрабатывались и вводились в действие ряд инструкций по делопроизводству в Вооруженных Силах Российской Федерации, согласно которым составление проекта служебного документа должно начинаться с изучения существа вопроса, подлежащего урегулированию, действующего по этому вопросу законодательства, приказов, директив и справочного материала. Служебный документ должен отвечать следующим требованиям:
а) соответствовать действующему законодательству, приказам, директивам и другим руководящим документам вышестоящих командиров (начальников);
б) основываться на фактах и содержать конкретные и реальные предложения или указания;
в) не дублировать требования, содержащиеся в ранее изданных документах, а при необходимости иметь ссылки на них;
г) давать возможность обрабатывать его с помощью средств вычислительной техники;
д) соответствовать утвержденной форме, если таковая предусмотрена[2].
Служебный документ должен быть написан служебно – деловым стилем с соблюдением правил русской орфографии и пунктуации, кратко и четко, без употребления формулировок, порождающих различные толкования.
Применяемые термины должны соответствовать терминологии, принятой в Вооруженных Силах, и употребляться в одном и том же значении.
1. Классификация служебных документов
Все многообразие документов классифицируется по таким признакам и основаниям, как:
· способу фиксации (письменные, графические, фото-, кино-, видео-, аудиодокументы);
· содержанию (организационно-распределительные, научно-технические, финансово-расчетные, снабженческо-сбытовые, а также документы по личному составу);
· наименованию (уставы, наставления, положения, директивы, приказы, распоряжения, инструкции, отчеты, акты, планы, письма, заявления и т.п.);
· виду (типовые – разрабатываются вышестоящими организациями и носят обязательный характер, примерные – разрабатываются вышестоящими организациями и носят рекомендательный характер, индивидуальные – разрабатываются на местах для внутреннего пользования, трафаретные – печатные или электронные формализованные бланки с нанесенной постоянной частью текста и оставленным свободным местом для переменной информации);
· степени сложности (простые – содержащие один вопрос, сложные – содержащие два и более вопросов);
· месту составления (внутренние – не выходящие за пределы организации или учреждения, внешние – входящие и исходящие документы);
· срокам исполнения (срочные – разрабатываемые к заранее установленным срокам согласно табелю срочных донесений, внесрочные – разрабатываемые по мере необходимости);
· происхождению (служебные – по вопросам служебной деятельности; официально-личные – именные жалобы, заявления, письма и т.п., то есть касающиеся конкретных лиц);
· степени гласности (обычные, секретные – содержащие информацию, отнесенную к государственной тайне, ограниченного доступа – содержащие конфиденциальную (доверительную) информацию, то есть не подлежащую разглашению по каким-либо причинам);
· юридической силе (подлинные – выданные в установленном порядке и составленные с соблюдением всех правил, подложные – документы, у которых содержание не соответствует истине или они составлены с нарушением установленных правил);
· назначению (подлинник – первоначальный документ, копия – точное воспроизведение реквизитов и содержания подлинника с пометкой «копия», отпуск – полная и точная копия, то есть сделанная одновременно с подлинником под копирку; выписка из документа – копия части документа; дубликат – это документ, выданный взамен утраченного подлинника и имеющий одинаковую с ним юридическую силу);
· сроку хранения (постоянного срока хранения; временного свыше 10 лет; временного до 10 лет);
· роду деятельности (системы документации плановой, стандартов и технических условий, организационно-распорядительной, расчетно-денежной, отчетно-статистической, по изобретениям и открытиям и т.п.).
Основными требованиями, предъявляемыми к документам, являются:
· своевременность составления (разработки);
· достаточность информации (высокая информационная емкость);
· достоверность, точность и обоснованность приводимость доводов и фактов;
· официально-деловой стиль и язык документа;
· грамотность текста документа в профессиональном и литературном отношении;
· логика и краткость (лаконизм) изложения информации;
· ясность документа, исключающая двоякое понимание содержащейся в нем информации;
· наглядность;
· юридическая безопасность (документ соответствует компетенции органа управления, а его содержание и оформление не противоречит требованиям законов и других нормативно-правовых документов).
Похожие работы
... России в период с 1917 года по настоящее время, рассмотрены тенденции развития основных направлений деятельности органов обеспечения государственной безопасности России на различных исторических этапах, проведён анализ основных направлений деятельности Федеральной службы безопасности Российской Федерации на современном этапе. В настоящее время, когда в России осуществляется построение правового ...
... к информации с грифом "особой важности" и "совершенно секретно" данные лица не допускаются. Руководители федеральных органов государственной власти, наделенные полномочиями по отнесению документов к государственной тайне, и руководители органов государственной власти субъектов Российской Федерации, заинтересованные в допуске лиц без гражданства к государственной гине, вносят в Правительство РФ ...
... и деятельность российских правоохранительных органов и спецслужб (см. комментарий к ст. 4). Из числа последних, согласно ч. 1 ст. 13 Федерального закона, оперативно-розыскную деятельность в полном объеме проводят подразделения семи государственных органов (см. комментарий к ст. 13). Анализ содержания законодательных актов об этих субъектах оперативно-розыскной деятельности дает основания для ...
... контрактов на осуществление погрузочно-разгрузочных работ (каждый год один контракт) свидетельствует о их экономической эффективности и производственной необходимости. Таким образом, внешнеэкономическая деятельность Забайкальской железной дороги с учетом специфики железнодорожного транспорта была подчинена решению следующих производственных задач и социальных вопросов: 80. - частичная ...
0 комментариев