Навигация
2. ПОНЯТИЕ ДОКУМЕНТИРОВАНИЯ
Документирование — это запись информации на различных носителях по установленным правилам. Документирование во многих случаях является обязательным, предписывается законом и актами государственного управления. Статья 5 Федерального закона от 20.02.1995 № 24 ФЗ «Об информации, информатизации и защите информации» устанавливает: "Документирование информации является обязательным условием включения информации в информационные ресурсы. Документирование информации осуществляется в порядке, устанавливаемом органами государственной власти, ответственными за организацию делопроизводства, стандартизацию документов и их массивов, безопасность Российской Федерации". Древнейшим способом фиксации информации является рукописное письмо. В конце XIX в. с изобретением пишущей машины возник и достаточно быстро стал повсеместно применяться машинописный способ создания документов.
Механическая пишущая машина постоянно совершенствовалась в течение XX в. за счет появления новых моделей пишущих и организационных автоматов и создания электронных моделей пишущих машин различного назначения. С изобретением телефона и телеграфа в конце XIX в. возникла возможность передачи информации по каналам связи, что привело к появлению новых видов документов — телеграммы, телефонограммы, которые фиксировали информацию, переданную этими техническими средствами. В конце XX в. с появлением и распространением факсимильных аппаратов к этим документам прибавилась факсограмма.
В 1980-е гг. началось внедрение в управленческую деятельность персональных компьютеров. Очень быстро они стали основным способом документирования, применяемым повсеместно различными управленческими системами. В настоящее время практически все компьютеры имеют программное обеспечение, позволяющее автоматизировать процессы составления, корректировки, редактирования, оформления, хранения, изготовления и пересылки текстовых документов. Основным способом получения данных из компьютера является вывод на принтерную печать. Все типы применяемых принтеров (матричные, лазерные, струйные) являются в настоящее время основным способом получения документов на бумажной основе. Естественно, что и в этом случае документы на бумажной основе обязательно должны быть оформлены в соответствии с установленными правилами. По мере распространения локальных сетей, объединяющих отдельные компьютеры в единую систему обработки информации, все большее распространение получает электронная почта, позволяющая передавать текстовые сообщения, графические фотографические изображения, звуковые и видеофайлы.
Электронная почта является эффективным способом передачи информации, который может принципиально изменить делопроизводство за счет оперативности передачи информации, временной независимости взаимодействия пользователей, высокой надежности. Таким образом, современное документирование включает использование всех перечисленных способов фиксации и передачи информации. В управленческой практике преобладающим способом документирования на сегодняшний день является их принтерная или машинописная печать. Однако такие документы, как заявления, объяснительные записки и докладные записки, создаются и рукописным способом. Способ фиксации информации определяет выбор средств документирования. Эти средства подразделяют:
—на простые (карандаш, ручка);
—механические (пишущие машины);
—электромеханические (магнитофоны, диктофоны, фото-, кино-, видеотехника);
—электронные (электронные пишущие машины, персональные компьютеры).
В зависимости от применяемых средств документирования различают несколько способов документирования: текстовое; кино-, фото-, фоно-, видеодокументирование; электронное.
Документирование в аппарате управления может осуществляться на естественном языке (рукопись, машинопись, телеграмма, телефонограмма, факсограмма, машинограмма, видеограмма) или на искусственных языках с использованием соответствующих носителей (магнитные диски, ленты, карты, кристаллы, лазерные диски, дискеты и др.).
3. ЮРИДИЧЕСКОЕ ЗНАЧЕНИЕ ДОКУМЕНТОВ
Юридическая сила документа. Носителем информации выступает документ. Каждый управленческий документ является носителем информации, используется для ее сбора, анализа, разработки и принятия управленческого решения, его доведения до непосредственных исполнителей, заинтересованных организаций или граждан. Главное требование, предъявляемое к управленческим документам, — официальность, достоверность, объективность. Реализуется это требование при наделении документа юридической силой, т. е. условием, при котором информация документа может быть использована в сфере управления без сомнения в ее достоверности для осуществления любых действий. В настоящее время бесспорность и обязательность документа также определяется понятием "юридическая сила документа".
Для управленческой деятельности юридическая сила документов чрезвычайно важна, т. к. они служат способом доказательства заключенной в них информации и представляют одну из форм выражения права. Юридическую силу документа понимают как бесспорность и авторитетность, основанную на законодательстве. Юридическая сила документа предполагает его обязательность для тех, кому он адресован, или для круга участников управления (органов управления, их структурных подразделений, общественных организаций, должностных лиц, государственных служащих и граждан), которые руководствуются данным документом и основывают на нем свою деятельность или воздерживаются от нее. Одни документы, например правовые акты федеральных органов представительской и исполнительной власти, судебные, прокурорские, нотариальные и арбитражные акты, договорная документация, изначально обладают юридической функцией, устанавливая, закрепляя и изменяя правовые нормы и правоотношения или прекращая их действие. Другие документы наделяются юридической функцией в случае использования их как доказательства в суде, органах следствия и прокуратуры, нотариате, арбитраже и др. В управленческой деятельности юридическая сила документа обеспечивает его официальность для работников, как данной управленческой системы, так и всех иных структур, с которыми она взаимосвязана. Юридическая сила документа — это свойство, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления. Из этого определения следует, что орган управления или должностное лицо, выпускающее документ, обязаны:
—соблюдать при его подготовке действующие нормы законодательства;
—издавать документы только в пределах своей компетенции;
—соблюдать действующие в определенное время общегосударственные правила составления и оформления документов.
Таким образом, юридическая сила документа определяется и содержанием, и формой документа.
Для определенных видов документов в действующих правилах оформления разработаны требования к реквизитам, удостоверяющим их юридическую силу.
Вид документа. В соответствии с терминологическим государственным стандартом термин "вид документа" определяется как "принадлежность письменного документа к системе документации по признакам содержания и целевого назначения"1. Вид документа указывается на каждом управленческом документе (кроме письма). В соответствии с определенным видом (наименованием) складывается его формуляр, правовая значимость, структура текста, порядок введения в действие. Наименования многих видов документов сформировались очень давно. С начала XVIII в. известны такие документы, как протокол, диплом, патент, рапорт, акт, ведомость и др. Только к концу XIX в. появилось постановление как вид документа. А в 1990-х гг. получил распространение в делопроизводстве федеральных органов исполнительской власти такой вид документа, как поручение. Таким образом, наименования видов документов складываются исторически. С течением времени они претерпевают существенные изменения — перестают употребляться одни виды, им на смену приходят другие. Так, переписка, оформляемая в XVIII в. в виде отношений, доношений и рапортов, свелась к использованию только таких видов документов, как письмо, которым оформляются внешние связи организации, и докладная записка, используемая для внутренней переписки. В ОКУД включено около 5000 унифицированных форм документов, в их названиях используется только 80 наименований видов документа. Названия видов непроизвольно формулируются их составителем, а выбираются из числа регламентированных нормативной базой. Сложившаяся система видов документов является одной из характерных черт отечественной системы делопроизводства. Работники делопроизводственных служб должны иметь четкие представления о том, каким видом документа оформляется документирование того или иного вопроса или действия, и осуществлять контроль за правомочным применением названий видов документов в аппарате соответствующей административной структуры. В противном случае начинают применяться документы с названием "информация", "предложение", "служебная записка" и т. д.
Похожие работы
... . Соблюдение этих правил поможет руководителю высвободить дополнительное время, необходимое для принятия решений, и позволит не утонуть в море бумаг. ГЛАВА 2.Анализ работы менеджера с документами на примере ООО «Тропа» менеджер документ организация контроль 2.1.Караткая характеристика предприятия Общество с ограниченной ответственностью «Тропа», далее по тексту Общество, учреждается и ...
... руководствуется Уставом Университета, Конституцией Российской Федерации, Законом Российской Федерации «Об образовании», Трудовым кодексом Российской Федерации, нормативными актами, регламентирующими работу с кадрами. Особенности работы кадровой службы Санкт-Петербургского государственного политехнического университета, как и любого другого учебного заведения, связаны с тем, что состав работников ...
... в случае утери владельцем подлинного документа выдавать ему соответствующий дубликат (с пометкой «дубликат.»), имеющий одинаковую юридическую силу с подлинником. 4. Правила оформления управленческих (организационно-распорядительных) документов [2]. Документы состоят из отдельных элементов, которые принято называть реквизитами (от латинского reguisitum — требуемое, необходимое). Совокупность ...
... Обсуждение вопроса (подготовленных материалов) на заседании коллегиального органа. 4) Принятие решения по рассмотренным материалам. 5) Оформление протокола заседания. 6) Издание распорядительного документа. 7) Доведение решения до исполнителей[4]. Первая стадия предусматривает сбор информации по вопросу и ее анализ и завершается оформлением аналитической ...
0 комментариев