Навигация
Порядок подготовки и оформления приказов
27957
знаков
0
таблиц
0
изображений
2.3 Порядок подготовки и оформления приказов
Приказ является правовым актом, издаваемым руководителем компании, руководителями обособленных подразделений, действующим на основе единоначалия, в целях разрешения основных и оперативных задач, стоящих перед данным структурным подразделением.
Приказ может касаться широкого круга организаций и должностных лиц, отражать основную исполнительно – распорядительную деятельность данного структурного подразделения. Приказы могут издаваться на основании и во исполнение законов РФ и по основным вопросам внутренней деятельности компании и ее подразделений.
Приказы, касающиеся основной деятельности личного состава, издаются отдельно. Проекты приказов готовятся структурным подразделением или отдельным должностным лицом по поручению руководителя. Должностное лицо, подготавливающее проект приказа:
– просматривает все приказы, ранее издававшиеся по данному вопросу;
– согласовывает со всеми заинтересованными руководителями структурных подразделений или отдельными должностными лицами.
Проект визируется на первом экземпляре приказа. Проект приказа печатается на чистом белом листе бумаги формата А4. Формуляр приказа имеет соответствующие реквизиты: заголовок, текст, подпись. Текст приказа по основной деятельности, как правило, состоит из двух частей:
– констатирующей
– распорядительной.
В констатирующей части указываются фактические обстоятельства и мотивы, послужившие основанием издания приказа в соответствии с которым он принимается.
Распорядительная часть приказа издается в повелительной форме и начинается словом Приказываю, которое печатается прописными буквами с отдельной строки. Формулировки распорядительной части приказа должны быть конкретными, четкими, ясными и не допускать различных толкований. Каждое намеченное мероприятие оформляется отдельным пунктом. По каждому пункту указывается исполнитель – должностное лицо или структурное подразделение (в дательном падеже), предписываемые действия и срок исполнения. Заканчивается распорядительная часть приказа указанием в адрес тех, на кого возложен контроль за исполнением данного приказа.
Датой приказа является день его подписания. Подписывается первый изготовленный на бланке экземпляр приказа руководителем аппарата, руководителем структурного подразделения: управления, комитета или отдела (имеющих юридический статус).
2.4 Требования к составлению и оформлению протоколов
Протокол – организационно-распорядительный документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решения на собраниях, совещаниях, конференциях и заседаниях коллегиальных органов. Протокол оформляется на общем бланке формата А4. В протоколе указываются:
– наименование органа, вид документа, номер и дата проводимого мероприятия, место проведения, общее количество присутствующих на заседании, собрании, конференции и т.д.;
– председатель и секретарь проводимого мероприятия;
– повестка дня (с указанием количества вопросов по порядку и их названием);
– основной текст протокола;
– подпись.
Основной текст протокола делится на разделы в соответствии с пунктами повестки дня заседания. Разделы нумеруются арабскими цифрами. Текст каждого раздела состоит из позиций: Слушали, Выступили, Решили, которые пишутся прописными буквами, после них ставится двоеточие. В позиции «Выступили» указываются инициалы, фамилии и должности выступивших по данному пункту повестки дня. В позиции «Решили» излагаются принятые на совещании решения. Если решение оформляется отдельным документом, то пишется: «решение по данному вопросу прилагается».
К протоколу прилагается список присутствующих с указанием:
– порядкового номера;
– фамилии, имя, отчества, должности и места работы;
– стенограммы;
– при необходимости, указателя, рассылки, выписки из протокола, решений.
Протокол регистрируется составителем, ему присваивается порядковый номер в пределах календарного года, дата проведенного мероприятия. Срок оформления протокола до 3 дней. Подлинник протокола вместе с указателем рассылки, в котором сделана отметка о дате отправки необходимых материалов исполнителям, остается в структурном подразделении, подготовивших его и подлежит хранению согласно номенклатуры дел. Учет протоколов осуществляется поэкземплярно. Протокольные решения доводятся до исполнителей в виде выписок из соответствующих протоколов, которые оформляются на бланке «Выписка из протокола», либо с помощью рассылочного листа. Выписки из протоколов заверяются подписью и учитываются поэкземплярно.
Заключение
Документы сопровождают человека на протяжении нескольких столетий. За это время они, естественно, неузнаваемо изменились.
Подводя итог, хотелось бы отметить, что процесс государственной регламентации правил ведения делопроизводства, подготовки и оформления документов, состав видов документов, которыми документируется то или иное управленческое действие, не является чем-то новым. В истории дореволюционной России делопроизводство, формы документов и технологии работы с ними устанавливались с VII века.
В настоящее время в Российской Федерации действует ряд общегосударственных нормативно-правовых актов, регламентирующих наиболее общие правила подготовки, оформления и организации работы с документами в организациях и учреждениях. Взаимоотношения организаций, учреждений, деловое документное общение, как показывает исторический опыт, на всех уровнях должно осуществляться по единым общепринятым правилам.
Именно поэтому вся работа с документами, начиная с момента их создания, получения, отправки или сдачи в архив, регулируется законами, комплексами нормативно-правовых и методических документов, которые и составляют государственную нормативно-методическую базу делопроизводства.
Список используемой литературы
1. ГОСТ Р 6.30–2003 Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. – М.: Госстандарт России, 2004. – 20 с.
2. Государственная система документационного обеспечения управления. Основные Положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения. – М.: Главархив, 1994. – С. 3 – 44.
3. Андреева, В.И. Делопроизводство. – М.: АО «Бизнес-школа», 1997. – 192 с.
4. Салазкина, Л.П. Основы делопроизводства. Требования к тексту документа. – Кемерово, 2000. – С. 13 – 20.
5. Стенюков, М.В. Документы, делопроизводство. – М., 1995. – 144 с.
Похожие работы
... (ГОСТ Р), отраслевых(ОСТ) стандартов. В разработке унифицированных систем документации накоплен большой опыт. Длительное время в стране действовал ГОСТ 6.38-72 на требования по оформлению организационно-распорядительной документации. В 1990 году стандарт подвергся определенной переработке с учетом двадцатилетней практики его использования (ГОСТ 6.38-90). С 01.07.1998 года в РФ введен в ...
... », 2005. 56. Организация работы с документами: Учебник / Под ред. Проф. В.А.Кудряева. 2-е изд. М., 2002. 57. Охотников А.В. Новые требования к оформлению организационно-распорядительных документов. Новый стандарт. Образцы документов. Правила оформления. – Издательский центр «МарТ». М.-Ростов-на-Дону. 2004. 58. Охотников А. В., Булавина Е.А. Документоведение и делопроизводство. Издательский ...
... работу фирмы и делает ее более устойчивой. Организационно-правовые документы обеспечивают исполнение задач и функций предприятия, организацию его работы. Без грамотной организации организационно-правовой документации продолжительное существование фирмы невозможно. СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННОЙ ЛИТЕРАТУРЫ 1. Макарова, Николайчук, Титкова. Компьютерное делопроизводство. Учебный курс. 2-е изд. - СПб.: ...
... . Подписывает внутреннюю докладную записку составитель. Внешняя докладная записка, адресуемая в вышестоящие инстанции, оформляется на общем бланке учреждения и подписывается его руководителем. создание шаблона докладной записки Процесс создания и оформления документов довольно не простой. Однако такая программа как текстовый процессор Microsoft Word на много облегчает и упрощает его. Так ...
0 комментариев