Оттиск печати на документе

2.2 Оттиск печати на документе

В соответствии со сложившейся в нашей стране деловой практикой повсеместно принято считать, что документ без печати – категория сомнительная, и только отметка на документе этого «атрибута власти» придает ему действительную юридическую силу. Наличие на документе оттиска печати требуют и партнер - контрагент, и банк, и должностные лица государственных органов, с которыми постоянно приходится сталкиваться любому предприятию и предпринимателю.

Поэтому, на документах, содержащих наиболее важную информацию и подписанных должностным лицом, ставится оттиск печати. Тем самым заверяется подлинность подписи и подтверждается достоверность документа.

В государственных учреждениях используют гербовую печать (с изображением герба РФ) и простую печать данной организации.

Оттиск печати с изображением Государственного герба Российской Федерации ставится на документах, требующих особого удостоверения их подлинности (ставится на документах, удостоверяющих права предприятия или должностных лиц, фиксирующих расходование денежных средств, а также предусмотренных государственными правовыми актами).

Простые печати могут иметь различную форму: круглую, квадратную и треугольную. Герб на ней не изображается.

Простые печати (без изображения государственной символики) ставятся на справках, пропусках, копиях документов и пр.

Оттиск печати проставляется таким образом, чтобы он захватывал часть личной подписи должностного лица и был хорошо читаемым.

Примерный перечень документов, на которых ставится печать:

1.         Акты (приема выполненных работ, списания, экспертизы и т.д.).

2.         Архивные справки.

3.         Доверенности (на получение товарно-материальных ценностей и т.д.)

4.         Договоры (о поставках, подрядах, аренде и т.д.)

5.         Командировочные удостоверения.

6.         Положение об организации.

7.         Письма гарантийные.

8.         Сметы расходов.

9.         Удостоверения.

10.      Устав организации.

11.      Штатные расписания

12 Приказы по основной деятельности и выписки из них

13 Приказы по личному составу и выписки из них

14 Приказы по отпускам и командировкам и выписки из них

Организации, предприятия и органы власти разрабатывают свой перечень документов, на которых ставится печать, и объявляют его в приказах или постановлениях.

Например, в соответствии с постановлением Правительства Москвы от 17 сентября 2002 г. N 754-ПП "О Регламенте Правительства Москвы" (с изменениями от 28 октября 2003г., 25 мая, 10 августа, 5 октября, 7 декабря 2004г.)[8]

Гербовой печатью "Мэр Москвы" заверяется подпись Мэра на законах города Москвы; удостоверениях мировых судей города Москвы; доверенностях, уполномочивающих представить интересы Мэра; договорах, заключенных от имени Мэра; документах финансового характера, благодарностях Мэра, дипломах к премиям города, документах к наградам и почетным званиям города и т.д.

Гербовой печатью "Правительство Москвы" заверяется подпись Мэра и членов Правительства на документах, требующих особого удостоверения: доверенностях, уполномочивающих представлять интересы Правительства; почетных грамотах Правительства; представлениях и ходатайствах о награждении орденами и медалями, почетными званиями Российской Федерации; банковских счетах; документах финансового характера; договорах, заключенных от имени Правительства; командировочных удостоверениях командированных в Правительство и т.д.

Гербовой печатью "Аппарат Правительства Москвы" удостоверяется подпись руководителя Аппарата Правительства, первого заместителя, заместителей руководителя Аппарата Правительства, управляющего делами Правительства Москвы на доверенностях; на командировочных удостоверениях командированных в Правительство, Аппарат Мэра и Аппарат Правительства; командировочных удостоверениях командированных сотрудников Аппарата Мэра и Аппарата Правительства, сводной номенклатуре дел Аппарата Мэра и Аппарата Правительства, и т.д.

Гербовой печатью "Финансово-хозяйственное управление Мэрии Москвы" удостоверяется подпись управляющего делами Правительства, руководителя Финансово-хозяйственного управления и его заместителей, главного бухгалтера на документах, фиксирующих факт расходования денежных средств и материальных ценностей, договорах, трудовых книжках сотрудников Финансово-хозяйственного управления.

Гербовой печатью "Городской благотворительный совет" удостоверяются финансовые документы Совета, паспорта благотворительных организаций, сертификаты благотворительных программ, выписки из решений Совета и т.д.

Печатью "Управление государственной службы и кадров Правительства Москвы" удостоверяются:

- подписи руководителей и сотрудников Управления на трудовых книжках, различных справках кадрового характера; на копиях документов, составляющих "личные дела" должностных лиц органов исполнительной власти города, сотрудников Аппарата Мэра и Аппарата Правительства;

- подписи руководителей структурных подразделений Аппарата Мэра и Аппарата Правительства на командировочных удостоверениях командированных в Правительство, Аппарат Мэра и Аппарат Правительства; характеристиках; доверенностях и т.п.

Печатью "Протокольный отдел Правительства Москвы" удостоверяются копии распорядительных документов Мэра, Вице-мэра, Правительства, членов Правительства.

Печатью "Объединенная коллегия исполнительных органов государственной власти Москвы и Московской области" заверяются решения, копии решений и выписки из решений коллегии.

Печатью "Архив Правительства Москвы" удостоверяется подпись заведующего Архивом Правительства или исполняющего его обязанности при заверении соответствия выданных из архива копий документов подлинникам, хранящимся в архиве, а также на архивных справках, составленных на основании хранящихся в архиве документов.

Печать "Для пакетов" Правительства используется при приеме и отправке корреспонденции Правительства.

Печатью "Для справок" Аппарата Правительства заверяется подпись первого заместителя руководителя Аппарата Правительства на справках, выдаваемых государственным служащим города Москвы.

Печати "Для пакетов" и "Для документов" Первого управления Правительства используются в делопроизводстве Первого управления Правительства, хранятся там же.

Печати "Второе управление Правительства Москвы" и "Для пакетов" Второго управления Правительства используются в делопроизводстве Второго управления Правительства, хранятся там же.

Вместе с тем российское законодательство в ряде случаев специально оговаривает скрепление подписей печатью.

Договор.

В соответствии с положениями Гражданского кодекса РФ (далее – ГК) договор – это соглашение двух или нескольких лиц об установлении, изменении или прекращении гражданских прав и обязанностей, к которому применяются правила о дву- и многосторонних сделках (ст. 420 ГК).

Договор может быть заключен в любой форме, предусмотренной для совершения сделок, если ГК и иными актами законодательства для договоров какого - либо вида не установлена определенная форма (ч.1 ст.434 ГК).

Договор в письменной форме может быть заключен путем составления одного документа, подписанного сторонами, а также путем обмена документами посредством почтовой, телеграфной, телетайпной, электронной или иной связи, позволяющей достоверно установить, что документ исходит от стороны по договору (ч.2 ст.434ГК).

Итак, скрепление подписей сторон печатями не упоминается как обязательный элемент соблюдения письменной формы заключения договора.

Обратимся к общим положениям о сделках и их формах. Согласно абз.1 ч.1 ст. 161 0ГК сделка в простой письменной форме должна быть совершена путем составления документа, выражающего ее содержание и подписанного лицом или лицами, совершающими сделку, либо должным образом уполномоченными ими лицами.

В соответствии с абз.3 той же части 1 ст.161 ГК законодательством и соглашением сторон могут устанавливаться дополнительные требования, которым должна соответствовать форма сделки (совершение на бланке определенной формы, скрепление печатью и др.) и предусматриваться последствия несоблюдения этих требований. Если такие последствия не предусмотрены, применяются последствия несоблюдения простой письменной формы сделки (пункт 1 статьи 162 – стороны в подтверждение сделки не смогут ссылаться на свидетельские показания).

Таким образом, скрепление подписей сторон договора либо уполномоченных представителей сторон является обязательным только в случаях, если это прямо предусмотрено законодательством либо соглашением сторон (например, в тексте договора сказано: «договор подписывается уполномоченными представителями обеих сторон, подписи которых скрепляются их печатями»). Основным нормативным правовым актом, регулирующим отдельные виды договоров, является тот же ГК, который в своей особенной части, посвященной регулированию каждого вида гражданско – правовых договоров, нигде не содержит оговорки об обязательности наличия печатей сторон.

Обязательность наличия на договоре печати, установленная законодательно, в большинстве случаев связана с существованием особых форм удостоверения договоров в РФ.

Например, когда речь идет о сделках, удостоверяемых нотариусом (на договоре ставится печать нотариуса), сделках, удостоверяемых профучастником рынка ценных бумаг (печать на договоре профучастника рынка ценных бумаг как доказательство регистрации им данной сделки) и т.д.

Во всех этих случаях имеется в виду печать не стороны по договору, а некоего лица, уполномоченного государством осуществлять функции такого специального удостоверения договоров.

Доверенность.

В отношении доверенности все максимально ясно и однозначно – согласно ч.5 ст.185 ГК «доверенность от имени юридического лица выдается за подписью его руководителя или иного лица, уполномоченного на это его учредительными документами, скрепленной печатью этой организации.»

Поскольку статья не конкретизирует, к каким по содержанию доверенностям относится ее требование, считаем, что оно справедливо для любой доверенности, выдаваемой от имени юридического лица.

Таким образом, печатью заверяется подлинность подписи должностного лица на документах, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами, а также на иных документах, предусматривающих заверение подлинной подписи.

Документы заверяют печатью организации.

Заключение

Цель курсового исследования достигнута путём реализации поставленных задач.

В результате проведённого исследования по теме "Подпись и печать как важные реквизиты документа: этапы совершенствования" можно сделать ряд выводов:

На приобретение документом юридической силы влияет:

- Соблюдение организацией, ее должностными лицами, готовящими документ, положений действующего законодательства.

- Документирование предполагает соблюдение установленных правил записи информации. Эти правила специфичны для каждого типа документов и регламентируются ГОСТами и другими нормативно-методическими материалами.

Важнейшим признаком для классификации документов является его содержание. Служебные документы могут подразделяться: по административным вопросам; материально-техническому снабжению; планированию; оперативной деятельности; бухгалтерскому учету; подготовке и расстановке кадров; финансово-кредитным и внешнеторговым вопросам и т.д. Как и всякий объект, документ обладает множеством свойств (отличительных качеств). Принято выделять несколько основных свойств документа, которые характеризуются соответствующими признаками: юридическая сила, оригинальность, подлинность.

Реквизиты — это oбязaтeльныe пpизнaки, ycтaнoвлeнныe зaкoнoм или пoлoжeниями для oтдeльныx видов дoкyмeнтoв. Деловой документ имеет юридическую силу, когда его правовая функция дополняется соответствующим составом и расположением реквизитов, соответствующими внешними признаками, временными и территориальными границами и объектами его действия.

Проводя аналогию, можно приравнять:

- электронный документ в случае передачи его по каналам связи со всеми необходимыми атрибутами - к юридически значимому документу;

- электронную копию документа, оставшуюся у респондента, к рабочей копии документа;

- электронную копию документа, заверенную электронно-цифровой печатью, но оставшуюся у респондента, к заверенной копии юридически значимого документа или ко второму экземпляру юридически значимого документа, имеющего равную силу с первым экземпляром;

- его распечатку, прошедшую заверение установленным законом порядком, к заверенной копии документа.

Подпись - обязательный реквизит любого документа, как служебного, так и личного. Не подписанный документ не имеет юридической силы. Подписью удостоверяется подлинность и правильность документа, соответствие его содержания требованиям, намерениям организации - автора документа.

Электронная цифровая подпись (ЭЦП) - вид аналога собственноручной подписи, являющийся средством защиты информации, обеспечивающим возможность контроля целостности и подтверждения подлинности электронных документов.

При соблюдении определённых правовых условий использования электронной цифровой подписи в электронных документах электронная цифровая подпись в электронном документе признается равнозначной собственноручной подписи в документе на бумажном носителе.

Печатью заверяется подлинность подписи должностного лица на документах, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами, а также на иных документах, предусматривающих заверение подлинной подписи.

Документы заверяют печатью организации.

Библиографический список

 

Источники

1.         Гражданский Кодекс РФ от 30 ноября 1994 года N 51-ФЗ, часть первая (в ред. Федерального закона от 21. 07. 2005 № 109-ФЗ).

2.          Федеральный закон "Об электронной цифровой подписи" от 10 января 2002 года N 1-ФЗ.

3.         Приказ Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 8 ноября 2005 г. № 536 "О Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти".

4.         Правила оформления документов в Государственной Думе Федерального Собрания Российской Федерации. М.: Известия, 1999. 120 с.

5.         ГОСТ Р6.30-2003 "Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов". Принят и введен в действие Постановлением Госстандарта России от 3 марта 2003 г. № 65-СТ. М.: ИПК Издательство стандартов, 2003.

Литература

 

6.         Гайдай К.В., Колокольцева Т.Н. Экономическая терминология в современной деловой переписке.// Секретарское дело. №2. 2002. С.7-8.

7.         Кирсанова М.В., Аксёнов Ю.М. Курс делопроизводства. М.: Инфра-М, 2001. 296 с.

8.         Колтунова М. В. Деловое письмо. М.: Дело, 1999. 112 с.

9.         Кузнецова Т.В. Документы и делопроизводство: Справочное пособие. М.: Дело ЛТД, 2001. 320с.

10.      Кушнаренко Н.Н. Документоведение. Киев.: Знание, 2000. 460 с.

11.      Ларьков Н.С. Документоведение. М.: Издательство АСТ, 2006. 427с.

12.      Овчинникова Н.В. Правила составления и оформления служебных документов. М.: Дело ЛТД, 2001. 234с.

13.      Охотников А.В., Булавина Е.А. - Документоведение и делопроизводство. М.: Издательство МарТ, 2004. 288с.

14.      Стенюков М.В. Документоведение и делопроизводство: Конспект лекций. Делопроизводство. М.: ПРИОР, 2006.

15.      Тканев А. Электронная подпись: право на жизнь// Газета "Бизнес-Адвокат". № 9. 2005.

16.      Федюрко С.Ю. Жанр делового письма // Труды молодых ученых ВГУ. Воронеж. Вып.2. 2001, С. 256-258.

Электронные ресурсы

17.      Финк А. Нужна ли на документе печать? / http://www.ready-business.by

18.      Постановление Правительства Москвы от 17 сентября 2002 г. N 754-ПП "О Регламенте Правительства Москвы" (с изменениями от 28 октября 2003 г., 25 мая, 10 августа, 5 октября, 7 декабря 2004 г.) /

http://www.moskvaimir.mos.ru/records/statement/3074.html

[1] Кушнаренко Н.Н. Документоведение. Киев.: Знание, 2000. С.335-336.

[2] Охотников А.В., Булавина Е.А. Документоведение и делопроизводство. М.: Издательство "МарТ", 2004. С.20-21.

[3] Кушнаренко Н.Н. Указ. соч. С.341.

[4] Правила оформления документов в  Государственной Думе Федерального Собрания РФ.

[5] Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти.

[6] Там же.

[7] Федеральный закон "Об электронной цифровой подписи" от 10 января 2002 года № 1-ФЗ, ст.3.

[8] http://www.moskvaimir.mos.ru/records/statement/3074.html