Види офісної кореспонденції

1.3      Види офісної кореспонденції

Ведення ділової кореспонденції – це справжнє мистецтво, осягнути всі таємниці якого вдається аж ніяк не кожному, і яке сьогодні, на превеликий жаль, на наших тенорах майже втрачене. Відомий американський публіцист і маркетолог Рон Теппер гірко зауважує, що в “сучасному світі панують відео та усна мова, а добре написані ділові листи й записки стають рідкістю”. І з ним можна погодитись. Адже зазвичай дбаємо лише про те, щоб чітко викласти інформацію, і забуваємо, що ця кореспонденція – не просто важлива частина бізнесу, але й ваше обличчя.

Кореспонденція поділяється на такі види листів:

- ділові (формальні та неформальні);

- особисті (приватні);

- рекомендаційні;

Формальними є листи, підготовленні одним підприємством (установою, організацією).

Неформальні складають працівники одного рівня (скажімо, менеджер кадрової) служби однієї фірми менеджеру кадрової служби іншої) із пропозицією про особисту зустріч з метою обговорення деяких питань, обміну інформаційними матеріалами тощо.

Всі офіційні ділові листи за функціональною ознакою можна поділити на такі, що потребують відповіді і такі, що не потребують відповіді.

Серед перших - лист прохання, лист вимога, лист звертання. лист запит.

Відповіді на них оформляють залежно від змісту вхідного листа.

До другої групи належать лист-попередження, лист-відмова, лист нагадування, лист-повідомлення, лист-подяка, лист-оповіщення, лист-підтвердження. лист-розпорядження, інформаційний лист. супровідний лист. В залежності від адресата їх розрізняють на колективні та циркулярні.

Колективний лист складається від імені певної кількості осіб та спрямовується за одною адресою. До таких листів можна віднести скарги, прохання га:звернення, що Підписані групами осіб, які усвідомлюють свою спільність у розв’язанні питань.

Циркулярний лист, навпаки. спрямовується ряду підпорядкованих установ одним адресатом. Джерелом циркулярного листа, як правило, вища організація (міністерство, корпорація), що інформує свої підрозділи щодо того чи іншого питання або дає вказівки, розпорядження.

3 огляду на зміст та обсяг листи поділяють на прості, або одноаспектні, та складні, або багатоаспектні.

За тематичною ознакою листи бувають адміністративно господарчі, постачальницько-побутові, виробничі, пропагандистські. та інші. За цією ознакою розрізняють також ділову та комерційну кореспонденцію. Вважається, що листування, яке стосується економічної, правової, фінансової та іншихформ діяльності підприємства, є діловою кореспонденцією, а листування з питань матеріально-технічного постачання та збуту - комерційною.

Листування може стосуватися виробничої діяльності підприємств та організацій. та відносин між суспільними, профспілковими та культовими установами.

За структурними ознаками ділову кореспонденцію можна поділити на стандартну (регламентовану) та нестандартну.

Особистими є листи, якими обмінюються знайомі або родичі.Така кореспонденція мас приватний характер. Раніше особисті листи займали багато сторінок. Автор першого тлумачного словника Самуель Джонсон, скажімо, вважав, що стислий лист, що адресований далекому другові, є образливим, подібні до короткого кивка або недбалого рукостискання.

2.         Оформлення службових листів

2.1      Загальні правила ділового листування

Не має значення, чи мова йде про запит, чи про підтвердження, чи рекламацію усе нудно коментується. Ми можемо собі полегшити робочий день, якщо будемо використовувати зрозумілі тексти. Для цього існує чотири основних правила.

Правило 1: Простота

Обирайте прості слова.

Не використовуйте часто багатоскладові слова.

Іменники з закінченнями -ung, -heit, -keit справляють враження статичності і повільності.

Дієслова динамічні і живі.

Не використовуйте часто прикметники

Подавайте інформацію в простій і зрозумілій формі. Коли дані або рішення є добре продуманими, їх можна виразити зрозумілими словами. З усіх інших видів слів пріоритет має дієслово. Намагайтеся кожен другий іменник замінити на нього.

Правило 2: Лаконічність та чіткість

Виражайте свої думки точно.

Використовуйте короткі речення.

Уникайте холостих ходів.

Кажіть лише те, що є для читача важливим.

Ставте запитання, якщо Ви очікуєте відповідь.

У тексті повинно з’являтися лише те, що читач мусить знати. Відступи та повторення відволікають від теми. Кажіть усе необхідне лише один раз. Уникайте холостих ходів, наприклад, зайвих вступів: …ми хочемо довести до Вашого відому. Питання вимагають роз’яснення і націлюють на конкретну відповідь. У реченні краще двокрапкою замінити детальні перечислення (просимо Вас надалі, крім того ми потребуємо…).

Газета “Ді сюддойче цайтунг” наглядно продемонструвала лаконічність та точність на такому прикладі. Коротка інформація: Всі на палубу! Детально сформульоване речення: Гості, які перебувають нижче палуби, включаючи команду, повинні негайно вирушити на палубу.

Можливо, це нагадає Вам деякі формулювання з ділової кореспонденції.

Правило 3: Поділ

Частіше ставте крапки.

Нову інформацію подавайте в наступному реченні.

Поділяйте головне та підрядне речення на головну та додаткову інформаціют Розглядайте в абзаці лише одну тему і завершено.

Надайте Вашому листу оптимально логічної побудови.

Логічно побудований текст читається швидше і є легко зрозумілим. Кожне речення повинне містити тільки одне висловлення. Занадто багато інформації в одному реченні збивають читача з пантелику. Вставки та посилання назад призводять до складних речень з кількома підрядними. Пояснення належать до підрядного речення. У логічній побудові одне речення повинно слідувати за другим слідувати, наче перлини на нитці.

Кожна нова думка належить до нового абзацу. Викладайте тему завершено. Не перестрибуйте з думки на думку між абзацами. Наприклад: як раніше пояснювалося…

Правило 4: Симпатія та визнання

Думайте та формулюйте позитивно.

Пишіть поставивши себе у положення читача.

Пишіть використовуючи активний стан. Висловлення в пасивному стані діють без особисто.

Повідомляйте факти, але не пояснюйте їх.

Незважаючи на ділову стислість, надайте Вашому листу дружню нотку.

- Частіше кажіть “прошу” або “дякую”.

Пишіть із позитивним відношенням. Подавайте найважливіше після першого речення. Цим Ви захопите інтерес читача. Викладайте положення справи об’єктивно правильно без негативних суджень. Звертайтеся особисто до одержувача листа, щоб він відчув, що це йому сподобалося. Пишіть з точки зору одержувача, використовуючи стиль Ви. Якщо Ви бажаєте чогось досягти, пишіть використовуючи активний стан. Пасивні формулювання діють безликої. Пасивний стан: Сьогодні товари були відправлені. Активний стан: Ми надсилаємо Вам сьогодні…або Ви отримаєте...