Планирующие документы

2.6 Планирующие документы

Программы и планы развития (деятельности) организации

Основополагающими планирующими документами для организации являются программы и планы.

Программа – документ стратегического планирования, определяющий общий характер развития организации, основные направления ее развития, а также перечень наименований и сроков выполнения важнейших мероприятий. Обязательные реквизиты программы: 1) гриф ограничения доступа к документу, 2) гриф утверждения, 3) печать, 4) название вида документа, 5) заголовок к тексту, 6) текст, 7) дата документа, 8) место составления (издания) документа, 9) отметка о наличии приложений, 10) подпись.

План – документ среднесрочного и краткосрочного планирования, определяющий полную последовательность выполнения одного из направлений программы, в виде развернутого перечня наименований мероприятий их выполнения. Обязательные реквизиты плана: 1) гриф ограничения доступа к документу, 2) гриф утверждения, 3) название вида документа, 4) заголовок к тексту, 5) текст, 6) отметка о наличии приложений, 7) подпись.

Плановые таблицы, графики

Плановая таблица – вспомогательный документ планирования, отражающий основные показатели текущей деятельности организации (производственной, финансово-экономической и т.д.) в своей совокупности за стандартный отрезок времени. Обязательные реквизиты: 1) гриф ограничения доступа к документу, 2) гриф утверждения, 3) название вида документа, 4) заголовок к тексту, 5) текст, 6) подпись.

График выполнения мероприятий

Вспомогательный документ планирования, отражающий, как правило, один (важнейший) показатель текущей деятельности одного подразделения организации (производственной, финансово-экономической и т.д.) за стандартный отрезок времени (обычно декаду или месяц). Обязательные реквизиты: 1) название вида документа, 2) заголовок к тексту, 3) текст (график с пояснениями и условными обозначениями), 4) подпись.

2.7 Отчетные документы

Отчеты

Отчет – документ, содержащий сведения о результатах деятельности организации за некий стандартный период времени и представляемый в орган административного управления в установленной форме и в предписанные сроки. Отчеты различают по месту обращения, по срокам представления, по характеру содержащихся в них сведений. Отчеты разрабатываются в виде текстовых, текстово-табличных, табличных документов, а также на формализованных бланках. Обязательные реквизиты: 1) название вида документа, 2) заголовок к тексту, 3)сведения об адресате, 4) текст, 5) отметка о наличии приложений, 6) подпись.

Докладные

Докладная характеризуется:

- небольшими сроками подготовки (1день или несколько часов),

- в подготовке участвуют 1-2 сотрудника,

- небольшой объем текста (2-3 страницы),

- высокой актуальностью излагаемой информации,

- адресована конкретному лицу.

Обязательные реквизиты: 1) название вида документа, 2) заголовок к тексту, 3)сведения об адресате (адресатах, если рассылаются копии), 4) текст, 5) отметка о наличии приложений, 6) подпись.

Сводки

Сводка – документ, содержащий статистическую информацию (до нескольких десятков показателей) по конкретному направлению деятельности организации. Реквизиты: 1) название вида документа, 2) заголовок к тексту, 3)сведения об адресате (адресатах, если рассылаются копии), 4) текст (излагается в упрощенном виде – в форме списка показателей), 5) отметка о наличии приложений, 6) подпись.

Акты

Акт – итоговый документ, предназначенный для подтверждения (констатации) и письменного юридического закрепления результатов неких событий, предварительно установленных фактов, совершения определенных действий и т.д. По назначению акты делятся на: 1)акты проверки (расследования, испытания), 2) приема и передачи (дел, оборудования, материальных и иных ценностей), 3) инвентаризации (ликвидации предприятия или учреждения), 4) несоответствия (списания, категорирования). Обязательные реквизиты: 1) гриф ограничения доступа к документу, 2) гриф утверждения, 3) печать, 4) наименование вида документа, 5) заголовок к тексту, 6) дата документа, 7) место составления (издания) документа, 8) текст, 9) отметка о наличии приложений, 10) подпись.

2.8 Документы по персоналу

Первичные документы трудоустройства

1) заявление о приеме на работу – пишется от руки в следующей форме:

- адресат (наименование должности, фамилия и инициалы руководителя организации),

- наименование вида документа,

- текст документа,

- подпись (лица, составившего заявление, с указанием даты написания, личной подписи и ее расшифровки).

- резолюция,

- отметка об исполнении документа и направлении его в дело.

2) анкета – бланк с перечнем вопросов об основных биографических данных сотрудника, его образовании, предыдущей трудовой деятельности, семейном положении и т.д.

3) автобиография – оформленное на листе писчей бумаги формата А4 краткое жизнеописание с указанием основных персональных данных о ее составителе (и его ближайших родственниках), сведений об этапах учебно-трудовой деятельности кандидата и другую необходимую информацию, предоставление которой предусмотрено законом. Автобиография излагается в хронологическом порядке (вначале сведения о себе, затем – о ближайших родственниках, дополнительные сведения – в конце текста). Реквизиты: 1) наименование вида документа, 2) текст документа, 3) подпись.

Трудовой договор

Трудовой договор – это юридически оформленное письменное соглашение сторон (как правило, именуемых соответственно «работодатель» и «работник») о добровольном принятии на себя конкретных обязанностей, констатирующем готовность сторон выполнять взятые обязательства в течение некоторого периода времени на вполне определенных условиях. Типовой трудовой договор включает в себя:

- наименование документа,

- указание на место и дату заключения договора,

- преамбула договора (с указанием полного и условного наименования договаривающихся сторон),

- базовые условия (содержание, характер работы и требуемый уровень квалификации для ее выполнения),

- указание на тип договора (по основной работе или совместительству),

- указание на вид договора (срочный или бессрочный),

- срок действия договора (для срочного),

- продолжительность испытания,

- обязанности работника с указанием общих профессиональных обязанностей работника, чем они регламентируются,

- обязанности работодателя с указанием основных обязательств администрации по созданию и обеспечению нормальных условий труда, его оплаты и т.п.,

- сведения о предоставлении гарантий по защите трудовых прав работника,

- сведения об особенностях режима труда и отдыха,

- сведения о величине денежного вознаграждения, порядке его выплаты,

- сведения о порядке предоставления и продолжительности отпуска,

- прочие условия по данному договору,

- особые условия по данному договору (условия расторжения или пересмотра условий договора),

- условия прекращения действий договора,

- юридические адреса, прочие необходимые реквизиты договаривающихся сторон,

- подписи договаривающихся сторон,

- даты подписания договора сторонами,

- приложения к договору.

Оформление и ведение трудовой книжки

Трудовая книжка – основной документ, регистрирующий этапы трудовой деятельности. В трудовую книжку заносятся:

1) сведения о работнике – фамилия, имя, отчество, дата рождения, образование, профессия, специальность,

2) сведения о работе – прием на работу.

Формирование и ведение личных дел

Личное дело – сгруппированная в соответствии с определенными правилами совокупность должным образом оформленных документов, содержащих необходимые персональные сведения о сотруднике. Подразделяются на анкетно-биографические и служебно-специальные.

Формализованные документы персонального учета

- типовая межотраслевая форма (ТМФ) приказа о приеме на работу (форма – Т-1),

- ТМФ личной карточки (форма Т-2),

- ТМФ учетной карточки научного работника (форма Т-4),

- ТМФ приказа о переводе на другую работу (форма Т-5),

- ТМФ табеля учета использования рабочего времени и расчета заработной платы (форма Т-6),

- ТМФ приказа о прекращении трудового (договора) контракта (форма Т-8),

- ТМФ табеля учета использования рабочего времени и расчета заработной платы №2 (форма Т-12),

- ТФ табеля учета использования рабочего времени (форма Т-13),

Аттестация работника

Под аттестацией понимают периодическое определение квалификации работника на предмет соответствия последнего занимаемой должности. Аттестация может быть плановой и внеплановой (специальной).

Аттестация – это письменный отзыв, или характеристика, содержащая краткое описание учебно-производственного опыта аттестуемого и отражающая его трудовые достоинства и недостатки за тот или иной период работы.

Составление характеристик

Подразделяются на: 1) служебные, 2) рекомендательные, 3)аттестационные, 4) частные (функциональные).

Структура характеристик: 1) заголовок, 2) краткие сведения о характеризуемом, 3) основной текст, 4) выводы, 5)наименование организации, для которой выдана характеристика, 5)дата подписания характеристики, 6) подпись лица, выдавшего характеристику, 7) приложения.

2.9 Документы переговорной и совещательной деятельности

Протоколы

Протокол – основной документ регистрации совещательной и переговорной деятельности, представляющий собой оформленную в соответствии с установленными правилами полную и точную письменную информацию о порядке проведения конкретного служебного мероприятия (заседания, совещания, собрания, переговоров и т.п.).