Теоретичні та правові засади обліку та контролю в бюджетних установах

ТЕОРЕТИЧНІ ТА ПРАВОВІ ЗАСАДИ ОБЛІКУ ТА КОНТРОЛЮ В БЮДЖЕТНИХ УСТАНОВАХ

Згідно із статтею 2 Бюджетного кодексу України бюджетна установа - це ор­ган, установа чи організація, визначена Конституцією України, а також установа чи організація, створена органами державної влади, органами влади АР Крим чи органами місцевого самоврядування, яка повністю утримується за рахунок державного бюджету чи місцевих бюджетів. До таких організацій належать школи, навчальні заклади, науково-дослідні інститути, дитячі будин­ки, лікарні, центральні та місцеві органи державної влади та державного управління та інші установи.

Бюджетні установи належать до одного з різновидів організацій некомерційного характеру, для яких отримання прибутку не є основною їхньою діяльністю.

Критеріями зарахування установ до бюджетних є:

- створення установи органом державної влади (міністерством, відомством тощо)

- або органом місцевого самоврядування (територіальними громадами  міст, сіл, виконавчими органами;

- утримання установи за рахунок бюджетних коштів.

Утримують бюджетні установи за рахунок коштів загального та спеціального фондів Державного бюджету України та місцевих бюджетів. Обсяги бюджетних коштів, виділені на утримання бюджетних установ, передбачаю у кошторисі доходів і видатків. Кошторис підтверджує повноваження на отримання доходів і здійснення витрат та визначає обсяг і напрям використання коштів для виконання певних функцій.

Бюджетні установи мають право вести діяльність виключно в межах асигнувань, затверджених кошторисами і планами асигнувань, дотримуючись фі­нансово-бюджетної дисципліни і максимальної економії матеріальних засобів і грошових коштів.

Всі установи, які утримуються за рахунок коштів державного бюджету обов'язково проходять реєстрацію в органах податкової служби, Пенсійного та соціального страхування.

Бюджетним кодексом України регулюються відносини, що виникають у процесі складання, розгляду, затвердження, виконання бюджетів та розгляду звітів про їх виконання, а також контролю за виконанням Державного бюджету України та місцевих бюджетів.

На підставі Статті 26 Бюджетного кодексу України проводиться внутрішній фінансовий контроль, який здійснюється на всіх стадіях бюджетного процесу який повинен забезпечувати:

1. постійну оцінку достатності та відповідності діяльності бюджетної установи вимогам внутрішнього фінансового контролю;

2. оцінку діяльності на відповідність результатів встановленим завданням та планам;

3. інформування безпосередньо керівника бюджетної установи про результати кожної перевірки (оцінки чи ревізії), проведеної підрозділом внутрішнього фінансового контролю.

Державний фінансовий контроль не можна розглядати у відриві від функцій та економічної ролі держави, яку вона відіграє на різних етапах розвитку суспільства.

Будучи найвищою формою організації людського співжиття, держава створює умови для того, діяльність людей із задоволення своїх життєво важливих потреб здійснювалася згідно зі схваленими суспільством нормами, правилами та звичаями.

Зміцнення держави як суспільного інституту супроводжувалося розвитком численних її функцій, які виражають, що і як держава робить для впорядкування та вдосконалення суспільної, колективної і приватної життєдіяльності людей.

Досягнення позитивних економічних зрушень у державі неможливе без запровадження режиму жорсткого обмеження бюджетних видатків та інших державних витрат, своєчасного наповнення дохідної частини бюджету. Саме тому здійснення контролю за формуванням, виконанням бюджетів і використанням бюджетних коштів є одним із основних напрямів роботи державної контрольно-ревізійної служби в Україні.

Перевірка бюджетів являє собою обстеження і вивчення окремих ділянок фінансово-господарської діяльності органів державної влади та місцевого самоврядування, бюджетних установ, інших суб'єктів господарювання з погляду дотримання учасниками бюджетного процесу визначених законодавством норм складання, розгляду, затвердження та виконання бюджетів, які проводяться органами фінансового контролю в межах покладених на них повноважень.

Особливістю перевірок є те, що всі контрольні дії здійснюються передусім з метою визначення й оцінки роботи органів виконавчої влади щодо забезпечення формування і виконання бюджетів.

Контрольно-ревізійна робота з бюджету проводиться органами державної контрольно-ревізійної служби у формі ревізій і перевірок. Найповнішу характеристику стану економічної і контрольної роботи фінансових органів і органів Державного казначейства дають комплексні ревізії, які повинні сприяти виконанню бюджету з кожного джерела доходів, виявленню можливостей додаткового надходження платежів до бюджету, цільовому й ефективному використанню бюджетних коштів.

Перевірки бюджетів проводяться органами державної контрольно-ревізійної служби центрального та регіонального рівнів спільно з іншими органами державного фінансового контролю у плановому порядку.

Згідно із Законом України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні» № 996 від 16.07.2009 р. всі установи повинні вести бухгалтерський облік. Го­ловною метою ведення бухгалтерського обліку бюджетних установ є надання інформації, яка необхідна для управління діяльністю бюджетної установи та забезпечення контролю за виконанням кошторису доходів і витрат. За даними бухгалтерського об­ліку складають звітність: фінансову, податкову та інші види звітності. Бухгалтерський облік в установі повинен вестися з дня реєстрації установи до її ліквідації.

Згідно зі ст. 6 цього Закону порядок ведення бухгалтерського обліку та скла­дання фінансової звітності про виконання кошторисів і бюджетів установ регулює Державне казначейство України. Цей державний орган розробляє План рахунків бухгалтерського обліку і порядок його застосування, інструкції з обліку коштів за­гального та спеціального фондів, валютних операцій, основних засобів, видатків та доходів тощо. Така сувора регламентація методології обліку забезпечує його єдність, порівнювання показників установ різних галузей невиробничої сфери, можливість отримання зведених показників для контролю за виконанням кошторисів і бюджетів. Важливу організаційну роль в організації бухгалтерського обліку відіграє Державний комітет статистики України, який розробляє та узгоджує з Міністерством фінансів України, Державним казначейством України форми звітності.

У разі необхідності та за погодженням із Державним казначейством України міністерства і відомства можуть розробляти та видавати положення щодо використання загальних положень з бухгалтерського обліку з урахуванням специфіки їхньої діяльності в установах свої підпорядкованості.

Відповідає за організацію бухгалтерського обліку в установі уповноважений орган, який здійснює керівництво установою. До його функцій входить забезпечення облікового процесу та формування облікового апарату. Обліковий процес полягає в реєстрації господарських операцій в момент їхнього здійснення, якщо це неможливо, то відразу після їхнього здійснення, оформлення первинних документів та реєстрації господарських операцій в бухгалтерії, відображення операцій у формі подвійного запису на рахунках бухгалтерського обліку, узагальнення облікової інформації в реєстрах.

Завершальним етапом облікового процесу є складання на підставі даних бухгалтерського обліку звітності. Керівник установи зобов'язаний створити необхідні умови для правильного ведення бухгалтерського обліку, забезпечити неухильного виконання всіма підрозділами, службами та працівниками, які причетні до бухгалтерського обліку, правомірних вимог бухгалтера з дотриманням порядку оформлення та подання до обліку відповідних документів. Відповідають за несвоєчасне складання первинних документів та реєстрів бухгалтерського обліку, а також недостовірність відображених у них даних особи, які склали та підписали ці документи. Згідно з п. З ст. 8 Закону № 996 керівництво установи відповідно до законодавства відповідає за:

- організацію бухгалтерського обліку та забезпечення фіксування фактів здійснення всіх господарських операцій у первинних документах;

- збереження оброблених документів, регістрів і звітності упродовж установленого терміну, але не менше від трьох років.

Наказом керівника затверджується порядок організації бухгалтерсь-кого обліку в установі та посадові інструкції де зокрема, визначається:

1. хто веде облік (чисельність, структура облікового апарату, його підпорядкованість і розміщення);

2. як ведеться облік (за допомогою яких рахунків, документів, форм обліку, які реєстри обліку використовують, яка техніка ведення обліку та технологія обробки облікової інформації);

3. в які терміни та як здійснюється збирання, обробка, узагальнення та надання інформації;

4. план інвентаризації;

5. робочий план рахунків та їхня кореспонденція.

В абсолютній більшості бюджетних установ бухгалтерський облік здійснюється бухгалтерією, яка безпосередньо підпорядкована керівнику бюджетної установи. Для роботи бухгалтерії виділяють окремі приміщення, обладнані меблями, інвентарем, електронно-обчислювальною технікою та іншим майном.

Бухгалтерія — це самостійний структурний підрозділ апарату управління (служба, відділ), який веде бухгалтерський облік діяльності бюджетної установи. Вона тісно пов'язана зі всіма службами, відділами та виробничими підрозділами бюджетної установи, отримує від них необхідну для обліку і контролю документацію та надає їм відповідну інформацію. Отже, бухгалтерія безпосередньо впливає на виконання кошторису доходів і видатків.

Структуру та штатну чисельність бухгалтерії, як і усієї бюджетної установи, за­тверджує вища установа.

Основними обов'язками бухгалтерії бюджетної установи є:

- забезпечення правильної організації бухгалтерського обліку згідно з чинним законодавством;

- забезпечення правильної організації бухгалтерського обліку з широким ви­користанням обчислювальної техніки;

- нарахування і виплата в строк заробітної плати та інших виплат працівни­кам;

- своєчасне нарахування податків і внесків до бюджету та цільових фондів і перерахування цих сум за призначенням;

- своєчасні розрахунки за постачання матеріальних цінностей та за надані послуги з установами, підприємствами і окремими особами з дотриманням установлених правил їхнього придбання;

- складання і погодження з керівником бюджетної установи кошторисів доходів та видатків за загальним та спеціальним фондами та інших планових документів, пов'язаних з матеріальним забезпеченням та розрахунків до них;

- інструктаж з матеріально відповідальними особами з питань обліку, збере­ження та використання матеріальних і грошових цінностей, що перебувають на їхньому відповідальному зберіганні;

- контроль за своєчасним і правильним оформленням документів та законністю виконаних операцій, ефективним та економним використанням матеріальних засобів і коштів згідно з цільовим призначенням;

- участь працівників фінансового органу в інвентаризації коштів, розрахунків і матеріальних цінностей, своєчасне й правильне визначення результатів інвентаризації й відображення їх в обліку;

- зберігання бухгалтерських документів, реєстрів обліку, кошторисів доходів і видатків, розрахунків до них, інших документів, а також здавання їх до архіву в установленому порядку;

- складання і подання в установлені терміни фінансової, статистичної та податкової звітності, що ґрунтується на даних бухгалтерського обліку.

Підвищення аналітичності та оперативності бухгалтерського обліку в бюджетних установах багато в чому залежить від раціональної організації роботи облікового апарату. Вона полягає у забезпеченні чіткої структури бухгалтерського апарату, розподілі обов'язків між співробітниками, визначенні схеми документообігу, організації робочих місць.

 Важливим питанням організації роботи облікового апарату є правильний роз­поділ обов'язків працівників бухгалтерії із урахуванням окремих ділянок облікового процесу, а також найефективніше використання технічних засобів ведення обліку, що забезпечують економічність, високу якість ведення бухгалтерського обліку та контроль за виконанням робіт.

Організація роботи бухгалтерської служби здійснюється керівництвом бюджетної установи та передбачає визначення прав і обов'язків головного бухгалтера, підлеглих йому облікових працівників, визначає побудову бухгалтерської служби, її місце в системі управління та взаємодію з іншими підрозділами бюджетної установи. Організація бухгалтерської служби залежить від структури управління і обсягів діяльності бюджетної установи.

Бухгалтерська служба бюджетної установи є окремим її структурним підрозділом. Тому необхідна чітка регламентація діяльності кожного зі штатних працівників і всього підрозділу загалом. Розподіл функцій закріплюється в положеннях про структурні підрозділи, зокрема, в Положенні про бухгалтерію.

Положення є внутрішнім нормативним актом, який визначає порядок створення, права, обов'язки та організацію роботи бухгалтерської служби, бухгалтерії. Цей документ належить до організаційно-розпорядчих документів і складається з таких розділів:

• загальні положення;

• цілі та завдання;

• функції;

• права й обов'язки бухгалтера;

• службові зв'язки;

• організація роботи.

Отже, Положення про бухгалтерію - це багато профільний документ, який чітко регламентує порядок роботи цього структурного підрозділу. Від рівня професійності та чіткості розробки цього документа прямо залежить ефективність організації бухгалтерського обліку бюджетної установи.

 Згідно зі ст. 2 Закону «Про державну контрольно-ревізійну службу в Україні»: «Головним завданням державної контрольно-ревізійної служби є здійснення державного контролю за витрачанням коштів і матеріальних цінностей, їх збереженням, станом і достовірністю бухгалтерського обліку і звітності в міністерствах, державних комітетах, державних фондах, бюджетних установах, а також на підприємствах і організаціях, які отримують кошти з бюджетів усіх рівнів і державних валютних фондів, розроблення пропозиції щодо усунення виявлення вад і порушень і запобігання їм у подальшому».

Таким чином, можливості державної контрольно-ревізійної служби що до проведення ревізії і перевірок суб’єктів господарювання, які не отримували бюджетних коштів або коштів державних валютних фондів, було суттєво обмежено. Відповідно до статті 14 цього Закону, органи ДКРС можуть проводити ревізії та перевірки зазначених суб’єктів господарювання лише за постановою прокурора чи слідчого, винесеною під час розслідування кримінальної справи. І тільки Указ Президента України «Про деякі заходи з перегулювання підприємницької діяльності» трохи відновив повноваження органів ДРКС: стало можливим перевіряти суб’єкти підприємницької діяльності незалежно від використання бюджетних коштів ще за умов отримання ними позик і кредитів, гарантованих коштами бюджетів, коштів позабюджетних фондів, а також на прохання керівництва самого суб’єкта підприємницької діяльності.

Ревізії та перевірки за іншими дорученнями органами прокуратури, Міністерства внутрішніх справ , Служби безпеки і податкової служби органи ДКРС можуть проводитися тільки на підконтрольних підприємствах, в установах та організаціях усіх форм власності.

Згідно з п.1.3 Інструкції про організацію проведення ревізій і перевірок органами державної контрольно-ревізійної служби в Україні за зверненнями правоохоронних органів, підконтрольними для органів ДКРС є центральні та місцеві органи виконавчої влади (крім Адміністрації Президента України, Верховної Ради України, Кабінету Міністрів України), інші бюджетні установи і організації, а також підприємства та організації незалежно від джерела фінансування, організаційно-правових форм, відомчої належності та підпорядкованості, які отримують кошти з бюджетів усіх рівнів чи державних цільових фондів.

Однак виходячи з того, що не тільки Адміністрація Президента , Верховної Ради і Кабінету Міністрів мають статус вищий за статус Міністерства, підконтрольними для служби тобто такими, діяльність яких підлягає контролю з ініціативи органів ДКРС, треба законодавчо визнати такі суб’єкти господарювання : державні органи та їхні підрозділи, державні установи та організації України, а також суб’єкти господарювання незалежно від форми власності, що використовують кошти бюджетів усіх рівнів, державних позабюджетних фондів, інші державні кошти, позики чи кредити, гарантовані коштами бюджетів, державне чи комунальне майно що мають зобов’язання перед державою, щодо цільового спрямування пільг як коштів, отриманих з бюджетів усіх рівнів.

Біловодський районний центр зайнятості – державна установа, яка в своїй роботі керується Законом України «Про зайнятість населення» від 01.03.2004 року № 803-XII. В умовах ринкової економіки і рівноправності різних форм власності цей Закон визначає правові, економічні та організаційні основи зайнятості населення України і його захисту від безробіття, а також соціальні гарантії з обліку держави в реалізації громадянами прав на працю.

Ст. 3 цього Закону визначає основні принципи державної політики зайнятості населення – це забезпечення рівних можливостей усім громадянам в реалізації права на працю.

Одним із нормативних актів яким керується в своїй роботі служба зайнятості це Закон України «Про загальнообов’язкове державне соціальне страхування на випадок безробіття».

Цей Закон розроблений відповідно до Конституції України та Основ законодавства України про загальнообов’язкове державне соціальне страхування, визначає правові, фінансові та організаційні засади. Стаття 2 визначає принципи страхування на випадок безробіття:

- надання державних гарантій реалізації застрахованим особам своїх прав;

- цільового використання коштів страхування на випадок безробіття;

- обов’язковості фінансування Фондом загальнообов’язкового держав-ного соціального страхування України на випадок безробіття витрат.

Теоретичні аспекти обліку і контролю в бюджетних установах.

Бюджетні організації відносяться до організацій некомерційного характеру, для яких отримання прибутку не є основною діяльністю.

Основним фінансовим документом для бюджетних організацій є кошторис доходів та видатків, на підставі якої бюджетна організація має право на отримання доходів та здійснення видатків. Кошторис доходів та видатків визначає об’єм і направлення коштів для виконання бюджетною організацією своїх функцій і досягнення цілей, поставлених на календарний рік згідно з бюджетним призначенням.

Порядок складання кошторису бюджетними установами України регламентує «Порядок складання, розгляду, затвердження та основні вимоги до виконання кошторисів бюджетних установ», затверджений Постановою КМУ № 228 від 28 лютого 2008 р.

Відповідно до цього порядку формування єдиного кошторису доходів і видатків установи здійснюється на підставі показників лімітної довідки про бюджетні асигнування на наступний рік, яку вища організація надсилає усім підпорядкованим установам у тижневий термін після затвердження бюджету, з якого проводиться фінансування установи. У цій довідці вказується загальний зміст фінансування з бюджету на наступний рік за відповідним розділом бюджетної класифікації, у тому числі з найважливіших статей витрат: «Оплата праці», «Нарахування на зарплату», «Капітальні видатки». Сума асигнувань із загального фонду бюджету наводиться з помісячним розподілом. Тут же вказується дата, до якої повинні бути подані на затвердження проекти кошторису доходів і видатків, штатного розкладу із зведеними даними та розрахунками.

Згідно зі ст. 2 Закону України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні» від 16.07.09 р., сфера діяльності даного Закону розповсюджується на всіх юридичних осіб, створених згідно з законодавством України, незалежно від їх організаційно-правових форм і форм власності, а також представництва іноземних суб’єктів господарської діяльності, які зобов’язані вести бухгалтерський облік та представляти фінансову звітність згідно законодавству. Положення Закону про бухгалтерський облік розповсюджується на всі юридичні особи, до яких належать й бюджетні організації. Однак вимоги положень (стандартів) бухгалтерського обліку на бюджетні організації не розповсюджуються.

Згідно з пунктом 4 ст. 6 Закону про бухгалтерський облік порядок ведення бухгалтерського обліку і складання звітності про виконання бюджетів та господарських операцій бюджетних установ встановлюється Державним казначейством України згідно з законодавством.

Бюджетний облік ведеться відповідно до чинного в Україні бюджетного устрою. Безпосередньо облік виконання бюджету покладено на ДКУ, створене у складі МФУ. Єдина система ДКУ складається з ГУ (Головного управління) ДКУ та підпорядкованих йому територіальних органів (ДК АР Крим, ДК міст централізованого підпорядкування. ДК областей). До складу обласних органів ДКУ входять районні та міжрайонні відділення ДКУ.

На органи ДКУ покладено виконання таких завдань:

- організація, здійснення і контроль за виконанням державного бюджет) України, управління доходами і видатками цього бюджету на рахунках ДКУ в банках, виходячи з принципу єдиного казначейського рахунка;

- регулювання фінансових відносин між державним бюджетом і державними позабюджетними фондами, фінансове виконання цих фондів, контроль за надходженням і використанням позабюджетних коштів;

- здійснення короткострокового прогнозування обсягів державних фінансових ресурсів, а також оперативне управління цими ресурсами в межах встановлених на відповідний період державних видатків;

- збирання, обробка і аналіз інформації про стан державних фінансів та бюджетної системи країни;

- розробка методологічних та інструктивних матеріалів, порядку ведення обліку в бюджетних установах, розробка бюджетної класифікації.

ГУ ДКУ організовує і здійснює зведений, систематичний, повний і стандартизований облік операцій про рух коштів державного бюджету України, державних позабюджетних фондів і позабюджетних коштів на рахунках казначейства; розробляє і затверджує методологічні та інструктивні матеріали; встановлює порядок ведення обліку і складання звітності про виконання кошторисів бюджетних установ.

Також у бюджетних установах застосовується План рахунків. Вимоги Плану рахунків є обов’язковим для всіх установ і організацій, основна діяльність яких здійснюється за рахунок коштів державного або місцевого бюджету.

Установи і організації, які утримуються за рахунок коштів бюджету, ведуть облік виконання бюджету та кошторису витрат, який прийнято називати бюджетним обліком.

Суть бюджетного обліку найбільш розкривається у таких функціях: спостереження, відображення, узагальнення процесу виконання обліку; керівництво процесом виконання бюджету та забезпечення планування бюджету; контроль за процесом виконання бюджету; забезпечення збереження коштів бюджету як державної власності.

Матвєєва В. у своїй статті визначає, що предметом бюджетного обліку є процес виконання бюджету, а об’єктом доходи та витрати бюджету; фонди і резерви, створювані у бюджеті в процесі його виконання; витрати на утримання бюджетних установ; матеріальні цінності бюджетних організацій; грошові кошти у касі та на рахунках.

Виходячи з основних вимог Закону про бухгалтерський облік, ціллю ведення бухгалтерського обліку і складання фінансової звітності є формування повної, правдивої та неупередженої інформації про фінансове положення, результати діяльності та рух грошових коштів організації.

Матвєєва В. вважає, що одним з засобів виконання цієї задачі є вибір форми бухгалтерського обліку, під якою розуміється визначена система облікових регістрів, порядок та спосіб реєстрації і узагальнення інформації в них з додержанням єдиних принципів, встановленим вищезгаданим Законом, з урахуванням особливостей діяльності бюджетних установ і технології обробки облікових даних.

Як правило, в бюджетних організаціях ведення бухгалтерського обліку здійснюється за меморіально-ордерною формою обліку.

Панкевич Л. щодо фінансування зазначає, що бюджетні організації фінансуються безпосередньо з державного або місцевого бюджету. Бюджетне фінансування – це виділення коштів з бюджету (державного або місцевого) в розпорядження керівників установ та організацій на здійснення видатків, які розглядалися бюджетом.

Канєва Т.В. виділяє такі принципи фінансування як:

1. Фінансування здійснюється у межах асигнувань, які передбачені кошторисом бюджетної установи;

2. При фінансуванні слід обов’язково дотримуватись принципу цільового використання бюджетних коштів;

3. Бюджетне фінансування носить безоплатний характер.

Згідно зі ст. 48 Бюджетного кодексу в Україні застосовується казначейська форма обслуговування державного та місцевих бюджетів, яка передбачає розрахункове-касове обслуговування розпорядників бюджетних коштів виключно через рахунки, відкриті в органах Державного казначейства України.

Література

1. Постанова Кабінету Міністрів України від 28.02.08 р. № 228 "Про затвердження Порядку складання, розгляду, затвердження та основних вимог до виконання кошторисів бюджетних установ".

2. Постанова Кабінету Міністрів України від 04.08.2006 р. № 1222 "Про затвердження Порядку отримання благодійних (добровільних) внесків і пожертв від юридичних та фізичних осіб бюджетними установами і закладами освіти, охорони здоров'я, культури, науки, спорту та фізичного виховання для потреб їх фінансування".

3. Порядок подання фінансової звітності, затверджений постановою Кабінету міністрів України від 28 лютого 2009 р. № 419.

4. Атамас П.Й., ”Основи обліку в бюджетних організаціях”. Навчальний посібник. Київ-2006 року.

5. Бухгалтерський облік у бюджетних установах: Практичний посібник/ Л. Панкевич, М. Зварич, Л. Лученко. – Львів-2008 року.