Учет удержаний из заработной платы и расчетов с работниками организации

2.3 Учет удержаний из заработной платы и расчетов с работниками организации

Из начисленной оплаты труда персонала предприятия производятся следующие удержания:

o     налог на доход физических лиц;

o     по исполнительным документам в пользу других предприятий и лиц;

o     своевременно не возвращенные подотчетные суммы;

o     за причиненный материальный ущерб;

o     за товары, купленные в кредит;

o     по полученным займам;

o     профсоюзные взносы и др.

Налог на доход физических лиц удерживается в соответствии со второй частью Налогового кодекса РФ. Исчисление налога производится по совокупному годовому доходу, полученному в календарном году на территории Российской Федерации, как в денежной, так и в натуральной форме. Состав доходов, подлежащих налогообложению, определяется Кодексом. При этом доход работника признается в том месяце, в котором он был ему выплачен.

Доходы граждан уменьшаются на налоговые вычеты. Их четыре вида: стандартные, социальные, имущественные и профессиональные. На организации возложена обязанность по предоставлению только стандартных и профессиональных налоговых вычетов. За остальными вычетами граждане должны обращаться в налоговые органы. Стандартные налоговые вычеты предоставляются гражданам только с тех доходов, которые подлежат налогообложению по налоговой ставке 13%. При этом если налогоплательщик имеет право на вычет в размере 3000 руб. или 500 руб., то эти вычеты ему предоставляются без ограничения дохода, полученного в течение года. Лицам, не имеющим права на вычеты в 3000 и 500 руб., налогооблагаемая база по налогу на доходы физических лиц уменьшается ежемесячно на 400 руб. до месяца, в котором их доход, исчисленный нарастающим итогом с начала года (в отношении которого предусмотрена налоговая ставка 13%), превысил 40 000 руб. Начиная с месяца, в котором указанный доход превысил 40 000 руб., предусмотренный налоговый вычет не применяется. Кроме этого, для родителей, опекунов и попечителей предусмотрен налоговый вычет по налогу на доходы физических лиц на каждого ребенка в сумме 1000 руб. в месяц. Для вычета на ребенка данное ограничение составит 280 000 руб.

Указанные вычеты предоставляются на каждого ребенка в возрасте до 18 лет, а также на каждого учащегося дневной формы обучения, аспиранта, ординатора, студента, курсанта в возрасте до 24 лет. Налог на доход физического лица исчисляется с начала календарного года по истечении каждого месяца, в котором был получен доход, с суммы налогооблагаемого дохода по ставкам, установленным законодательством, с зачетом ранее удержанной суммы налога. Суммы налога определяются в полных рублях без копеек. Расчет подоходного налога не по месту основной работы производится с суммы начисленного дохода по действующим ставкам.

Удержания по исполнительным документам производятся на основании исполнительных документов, поступивших на предприятие.

Наибольший удельный вес в удержаниях из заработной платы, производимых организациями в силу предоставленных ей прав, составляют алименты.

Удержание алиментов производится на основании либо нотариально заверенного соглашения об уплате алиментов, либо исполнительного листа.

Бухгалтерия организации по месту работы лица, обязанного уплачивать алименты (на основании нотариально удостоверенного соглашения об уплате алиментов или на основании исполнительного листа), обязана ежемесячно удерживать алименты из его заработной платы и (или) иного дохода.

Немаловажным является то, что на предприятии бухгалтерия обязана

уплачивать или переводить их за счет этого же лица получателю алиментов не позднее чем в трехдневный срок со дня выплаты заработной платы и (или) иного дохода лицу, обязанному уплачивать алименты. Размер алиментов, уплачиваемых по соглашению об уплате алиментов, определяется в этом соглашении сторонами. При этом размер алиментов, устанавливаемый по соглашению об уплате алиментов на несовершеннолетних детей, не может быть ниже размера алиментов, которые они могли бы получить при взыскании алиментов в судебном порядке. При отсутствии соглашения об уплате алиментов они взыскиваются судом с их родителей ежемесячно в размере: на одного ребенка – одной четверти, на двух детей – одной трети, на трех и более детей – половины заработка и (или) иного дохода родителей. Размер этих долей может быть уменьшен или увеличен судом с учетом материального или семейного положения сторон и иных заслуживающих внимания обстоятельств. При этом сумма алиментов не может превышать 70% от заработка работника, уменьшенного на сумму налога на доходы физических лиц. Удержание алиментов отражается в учете записью по дебету счета 70 и кредиту счета 76, соответствующий субсчет.[7]

Специфичными являются удержания за материальный ущерб, нанесенный работником предприятию. Порядок определения размера причиненного ущерба и его взыскания установлен Трудовым кодексом РФ. В частности, наряду с требованием письменного объяснения от работника работодатель обязан провести проверку для установления размера причиненного ущерба и причин ущерба. Работник или его представитель имеют право знакомиться со всеми материалами проверки и обжаловать их. Размер ущерба должен определяться работодателем по фактическим потерям, исчисляемым исходя из рыночных цен, действующих в данной местности на день причинения ущерба. Взыскание должно быть произведено на основании письменного распоряжения руководителя организации, изданного в течение месяца со дня причинения ущерба. При пропуске месячного срока, несогласии работника добровольно возмещать ущерб или при превышении суммы ущерба среднемесячного заработка работника работодатель должен обратиться с исковым заявлением о взыскании ущерба в суд. При несоблюдении указанного порядка работник имеет право обжаловать действия работодателя в суд. При согласии возместить ущерб в добровольном порядке работник должен письменно уведомить работодателя о сроках. По соглашению с работодателем возмещение ущерба может производиться путем удержания из заработной платы и погашения задолженности по возмещению ущерба в рассрочку. Для отражения сумм, подлежащих взысканию с виновных лиц, предусмотрен счет 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям», субсчет 2 «Расчеты по возмещению материального ущерба». Определенная сумма, подлежащая взысканию с виновных лиц, отражается в учете записью по дебету счета 70 и кредиту счета 73/2. В случае допущения работником неисправимого брака он обязан возместить работодателю причиненный ему прямой действительный ущерб. При этом законодательство предусматривает два варианта возмещения. Первый вариант возмещения обусловливается готовностью виновного работника добровольно возместить причиненный ущерб. В этом случае по согласованию с работодателем допускается возмещение ущер – ба с рассрочкой платежа. При этом работник должен дать письменное обязательство с указанием конкретных сроков каждого платежа. Второй вариант возмещения возникает тогда, когда работник не со – гласен добровольно возместить сумму причиненного ущерба. В этом случае организация на основании распоряжения ее руководителя (изданного не позднее месяца со дня окончательного установления размера причиненного ущерба) может взыскать ее в бесспорном порядке лишь в случае, когда сумма ущерба не превышает среднемесячного заработка работника. Если же сумма ущерба превышает среднемесячный заработок, то взыскать ее можно только в судебном порядке. Удержания за неисправимый брак отражаются в учете записью по дебету счета 70 и кредиту счета 28 «Брак в производстве». В свою очередь, удержания за товары, купленные в кредит, производятся на основании поручения-обязательства, которое выписывается магазином в двух экземплярах, один из которых передается на предприятие. И наконец, удержания в счет погашения займа, выданного работнику, производятся в соответствии с договором займа, заключенным с работником. Таким образом, в учете на суммы удержаний из заработной платы и других доходов уменьшается задолженность предприятия перед персоналом, что отражается по дебету счета 70. При этом на суммы удержанного подоходного налога увеличивается задолженность предприятия бюджету, а на прочие удержания – кредиторская задолженность другим предприятиям и лицам, т.е. кредитуются счета 68, 73, 76. 14.7. Оформление выплаты заработной платы в соответствии с Трудовым кодексом заработная плата выплачивается работникам в месте выполнения ими работы либо путем перечисления на указанный работниками счет в банке на условиях, определенных коллективным или трудовым договором. Тем же законодательным актом установлено, что заработная плата выплачивается не реже чем каждые полмесяца в день, установленный правилами внутреннего распорядка организации. При этом работодатель обязан извещать каждого работника о составных частях заработной платы, причитающейся ему за отчетный период, путем выдачи работникам расчетного листка. Выдача заработной платы, пособий, пенсий персоналу может осуществляться кассиром по платежным или расчетно-платежным ведомостям, подписанным руководителем и главным бухгалтером. По истечении срока выдачи заработной платы и других видов оплат по ведомости в отношении лиц, не получивших соответствующие выплаты, вместо их подписи делается отметка о депонировании. При этом депонирование производится только по тем суммам, по которым наличные средства, предназначенные для выдачи работникам, были получены в учреждении банка, но не выплачены по причине отсутствия работника на работе либо в случае, когда работник отказался получать деньги. После чего составляется реестр депонированных сумм. Кроме того, в конце ведомости делается запись о фактически выплаченных и подлежащих депонированию суммах, а также сверка их с общим итогом по ведомости. Депонированные суммы заработной платы на следующий день после истечения сроков их хранения должны быть сданы на расчетный счет предприятия, открытый в учреждении банка, что отражается в учете записью по дебету счета 51 и кредиту счета 50. В бухгалтерском учете выдача заработной платы и других видов оп – лат отражается записью по дебету счета 70 и кредиту счета 50 «Касса», субсчет «Касса организации». В свою очередь, для учета сумм депонированной заработной платы предназначен отдельно открываемый к счету 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами» субсчет «Расчеты по депонированным суммам». При закрытии расчетно-платежной (платежной) ведомости суммы невыплаченной заработной платы отражаются в учете записью по дебету счета 70 и кредиту счета 76, субсчет «Расчеты по депонированным суммам». Аналитический учет расчетов с депонентами в части сумм своевременно не выданной заработной платы ведется в книге учета депонированной заработной платы. Законодательством также допускается возможность перечисления заработной платы на счет в банке. Перечисление заработной платы на банковский счет работника возможно после заключения договора банковского счета между работником и банком. Денежные средства на выплату заработной платы безналичным путем можно перечислять на счета работников по открытым для них вкладам в коммерческих банках, на счета работников, предназначенные для расчета пластиковыми картами, и на текущие счета физических лиц. При этом безналичный способ выплаты заработной платы с использованием банковских карт может применяться организацией только в том случае, если все работники согласны на такую форму расчетов по оплате труда. Следовательно, для получения заработной платы безналичным путем каждый работник должен представить заявление с просьбой перечислять его заработную плату на определенный банковский счет. После этого организация выбирает банк-эмитент, определенный тип и вид пластиковой карты – расчетную или кредитную. Расчетная карта – банковская карта, выданная владельцу средств на банковском счете, использование которой позволяет держателю карты распоряжаться денежными средствами, находящимися на его счете в пределах расходного лимита, установленного эмитентом, для оплаты товаров и услуг и / или получения наличных денежных средств. Кредитная карта – банковская карта, использование которой позволяет держателю карты осуществлять операции в размере предоставленной эмитентом кредитной линии и в пределах расходного лимита, установленного эмитентом, для оплаты товаров и услуг и / или получения наличных денежных средств. Организация выплаты заработной платы безналичным порядком также зависит от того, имеет ли организация в данном банке расчетный счет или нет. Если у организации есть расчетный счет в данном банке, то деньги непосредственно с него перечисляются на карточные счета сотрудников. Если же у организации нет расчетного счета в данной кредитной организации, то организация перечисляет денежные средства на личные банковские счета сотрудников, открытые в этом банке. При этом организация перечисляет банку сумму, необходимую для выплаты заработной платы всем сотрудникам, одним платежным поручением. В банк в согласованные сроки должна быть передана специальная ведомость, в которой указываются табельные номера, фамилии, имена, отчества сотрудников и суммы заработной платы, подлежащие выдаче. Банк зачисляет деньги на карточные счета сотрудников только на следующий день после того, как от организации поступило платежное поручение. При этом обязательства организации-работодателя по выплате заработной платы сотрудникам считаются погашенными в тот момент, когда банк списал деньги со счета организации. На дату списания, которая указана в выписке банка, в организации делается запись по дебету счета 70 и кредиту счета 51. После списания денежных средств со счета организации банк представляет выписки с карточного счета каждого сотрудника. Как правило, такие выписки представляются до 5-го числа месяца, следующего за месяцем, за который выплачена заработная плата. Выплата заработной платы с помощью пластиковых карт порождает определенные расходы организации, которые в соответствии с правила – ми бухгалтерского учета признаются операционными.

Синтетический учет расчетов по оплате труда

Учет расчетов по оплате труда регламентируется основными положениями по учету труда и заработной платы, положением о порядке обеспечения пособиями по государственному страхованию, положением о порядке выплаты дивидендов по акциям и процентов по облигациям и др. Учет расчетов по оплате труда и другим выплатам с каждым из работающих ведется в аналитических счетах (лицевых счетах), открываемых на каждого работника.

Для идентификации работникам присваивается табельный номер по системе кодирования, удобной для организации (порядковый номер по организации, порядковый номер внутри номера подразделения и т.п.). Табельный номер работника указывается во всех документах, связанных с расчетами по оплате труда. [8]

Счет 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда»

Д К

Учет расчетов по оплате труда и другим выплатам в лицевых счетах ведется нарастающим итогом в течение года. Лицевые счета работников должны храниться в архиве организации в течение 75 лет. Для учета налога на доходы физических лиц на каждого работника открывается налоговая карточка. Учет начисления и выдачи заработной платы и других оплат ведется на пассивном счете 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда»[9]