Навигация
Документация предприятия (входящие-исходящие, приказы, бизнес планы, деловая переписка и т.п.);
95708
знаков
5
таблиц
5
изображений
1. Документация предприятия (входящие-исходящие, приказы, бизнес планы, деловая переписка и т.п.);
Документы - это самая распространенная форма обмена информацией, ее накопления и хранения. Документ отличает то, что его функциональное назначение довольно разнообразно. Важной особенностью документов является то, что он иногда является единственным источником важнейшей информации (например, контракт, долговая расписка и т.п.), а, следовательно, их утеря, хищение или уничтожение может нанести непоправимый ущерб. Совокупность документов предприятия имеет разветвленную структуру и является предметом отдельного рассмотрения, т.к документ может быть представлен не только различным содержанием, но и различными физическими формами - материальными носителями.
Разнообразие форм и содержания документов по назначению, направленности, характеру движения и использования является весьма заманчивым источником для злоумышленников, что, естественно, привлекает их внимание к возможности получения интересующей информации.
Несмотря на то, что не всякий документ содержит коммерческую тайну, необходимость в их учете, тем не менее, существует. Не бывает важных и не важных документов. Любой, даже самый малозначительный документ, при определенном стечении обстоятельств может оказаться чрезвычайно важным. Организация контроля за документацией предприятия позволит избежать путаницы и неразберихи в дальнейшем, ведь, работа любого предприятия связана с огромным объемом рабочих документов. Кроме того, надлежащая система учета и контроля предотвратит многие проблемы, причем не только из области безопасности. Известны многочисленные случаи, когда утеря или случайное уничтожение финансовых и деловых документов наносила колоссальный ущерб предприятию.
Обобщенно систему контроля и учета документов можно представить в следующем виде:
1. Учет всей документации предприятия с классификацией по сфере применения, дате, содержанию и т.п.
2. Регистрация и учет всех входящих/исходящих документов предприятия с фиксацией в специальном журнале информации о дате получения/отправления документа, откуда поступил, или куда отправлен, классификация (письмо, счет, договор, приглашение и т.п.).
3. Регистрация документов, с которых делаются копии с фиксацией в специальном журнале (дата копирования, количество копий, для кого или с какой целью производятся копии и т.п.).
4. Особый режим уничтожения документов. Перед уничтожением документов необходимо проконтролировать их содержание во избежание случайного уничтожения нужных документов. Важно, чтобы документы не просто выбрасывались в корзину, а предварительно измельчались при помощи "шредера" (уничтожителя бумаги) или в ручную таким образом, чтобы их невозможно было бы восстановить. Документы, имеющую особую ценность, после измельчения целесообразно сжечь. Об уничтожении документов в обязательном порядке составляется акт, который подписывается ответственным лицом, а также лицами присутствующими при уничтожении.
Для облечения системы контроля все документы следует разделить на три категории: документы общего пользования; документы для служебного пользования; документы секретного характера.
Различные категории документов отличаются друг от друга не только назначением, но и кругом лиц, имеющих доступ к ним. Каждой категории необходимо присвоить свой гриф. Это можно сделать при помощи штампов, специальных отметок, а можно и просто при помощи цвета (например, документы общего пользования - белого цвета, документы служебного - желтые, а секретные - красного).
Важно, чтобы эта система была реализована и успешно применялась. Для этого необходимо провести соответствующую разъяснительную работу с персоналом, а также провести необходимый инструктаж.
В ООО "Рутен" работа по контролю за документами поручена отдельному сотруднику - секретарю, однако в идеале этим должна заниматься группа режима службы безопасности предприятия.
Кроме того, целесообразно также принятие соответствующего положения регламентирующего режим документооборота предприятия. В данном положении необходимо отразить правила работы с документами, а также особенности работы с документацией носящей конфиденциальный характер. На анализируемом предприятии этот документ только в разработке.
К любому исчезновению или уничтожению документов, особенно содержащих важную информацию, необходимо отнестись со всей серьезностью. В этом случае, в обязательном порядке на предприятии проводится внутреннее расследование. Результаты расследования анализируются, если необходимо, лица, виновные в утере документов, привлекаются к дисциплинарной ответственности, а в необходимых случаях лишаются доступа к документам, содержащих коммерческую тайну. Важно, чтобы расследование не стало формальностью, а из его результатов были сделаны надлежащие выводы и допущенные ошибки исправлены в максимально короткое время.
Кроме того, случаи утери или уничтожения документов в дальнейшем могут использоваться в качестве примера при инструктаже сотрудников и работе службы безопасности.
В ООО "Рутен" ведется регистрация и учет всех входящих/исходящих документов предприятия с фиксацией в специальном журнале информации о дате получения/отправления документа, откуда поступил, или куда отправлен, классификация (письмо, счет, договор, приглашение и т.п.).
На ООО "Рутен" применяются следующие правила предосторожности при работе с документами:
не надо делать ненужных копий документов;
черновики и наброски секретных документов должны быть уничтожены;
секретные документы хранятся отдельно от остальных, в изолированном помещении с ограниченным доступом в сейфе;
копировальная техника не неходится в одном помещении с документами, представляющими коммерческую ценность для того, чтобы исключить их несанкционированное копирование;
нельзя оставлять документы на рабочем месте без присмотра, даже на короткое время;
нельзя, чтобы посторонние лица читали рабочие документы, находящиеся на столе или в кабинете работника. При появлении постороннего лица документы должны быть убраны в хранилище, шкаф, ящик стола;
установлен запрет на вынос работниками документов за пределы предприятия без предварительного разрешения лица, ответственного за сохранность коммерческой тайны.
Похожие работы
... от имени юридического лица; - обязательность раскрытия, которых или недопустимость ограничения доступа, к которым установлена иными федеральными законами. 1.2 Понятие коммерческой тайны Коммерческая тайна - режим конфиденциальности информации, позволяющий ее обладателю при существующих или возможных обстоятельствах увеличить доходы, избежать неоправданных расходов, сохранить положение на ...
... должен быть знаком с процедурами приглашения консультантов, адвокатов, экспертов, а также с порядком их участия в передаче информации, относимой к категории коммерческой тайны. 2. Анализ системы безопасности информации в туристической фирме ООО «Ди-Тревел» 2.1 Краткая характеристика предприятия "ДИ-Тревел" - бренд, который объединяет несколько направлений работы этого коллектива. ...
... коммерческую тайну, защищается способами, предусмотренными Гражданским кодексом и другими законами. Возможность защиты информации представляет собой сущность, квинтэссенцию правового режима коммерческой тайны. Собственно, сам режим коммерческой тайны – это система защиты коммерческой информации.[109] Как известно, к мерам защиты приходится прибегать тогда, когда нарушены чьи-то права и законные ...
... из вышеизложенного, следует признать, что «возникшая в настоящее время в российском законодательстве проблема, связанная с недостаточным урегулированием ответственности за разглашение информации, составляющей коммерческую тайну, остаётся в целом неразрешённой».[21] На практике известны случаи, когда к работникам, нарушившим обязанность по соблюдению коммерческой тайны, применяются такие меры как ...
0 комментариев