Особенности ведения трудовых книжек индивидуальными предпринимателями

 1.5 Особенности ведения трудовых книжек индивидуальными предпринимателями

Согласно Федеральному закону от 30.06.2006 N 90-ФЗ «О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации...» с 6 июля 2006 года индивидуальные предприниматели обязаны вести трудовые книжки работников. Однако законодатель не утвердил переходных положений относительно порядка ведения трудовых книжек работников, уже работающих у индивидуальных предпринимателей на момент вступления в силу Федерального закона.

Всем работникам, принимаемым на работу с 6 октября 2006 года, индивидуальный предприниматель обязан внести записи в имеющуюся трудовую книжку или завести новую.

Однако как быть с работниками, которые приняты на работу до 6 октября и после этой даты продолжают трудиться у индивидуального предпринимателя?

Ответить на этот вопрос попыталось Минздравсоцразвития России в письме от 30.08.2006 N 5140-17 (далее - Письмо). В Письме отмечается, что переходных положений относительно порядка ведения трудовых книжек работников, уже работающих у индивидуальных предпринимателей, нет.

Чиновники посоветовали индивидуальным предпринимателям внести в трудовые книжки работников, принятых на работу до 6 октября 2006 года, соответствующие записи. Но тут же оговорились: если такая запись вдруг внесена не будет, то и запись об увольнении с работы не имеет основания. Получается, что запись о приеме на работу можно и не вносить?

С 23 марта 2008 года конкретизирована обязанность индивидуальных предпринимателей вести трудовые книжки. Так, вступило в силу постановление Правительства Российской Федерации от 1 марта 2008 г. N 132 «О внесении изменений в постановление Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. N 225».

Однако и там нет никаких разъяснений порядка ведения трудовых книжек работников, уже работающих у индивидуальных предпринимателей на момент вступления в силу Федерального закона.

На наш взгляд, раз законодатель обязал индивидуальных предпринимателей вести трудовые книжки, то данная обязанность должна выполняться по отношению ко всем работникам, независимо от того, когда они приняты на работу - до или после 6 октября 2006 года. Если трудовые отношения между работником и работодателем - индивидуальным предпринимателем продолжаются и после вышеуказанной даты, то нет никаких препятствий для внесения записей в новую или имеющуюся у работника трудовую книжку. Соответственно, при прекращении трудового договора индивидуальный предприниматель обязан также внести и запись об увольнении работника с работы.

Запись о приеме на работу датируется числом, месяцем и годом приема работника на работу, даже если это произошло несколько лет назад.

Запись об увольнении датируется числом, месяцем и годом прекращения трудового договора.

Сказанное не означает, что индивидуальные предприниматели обязаны вносить какие-либо записи в трудовые книжки работников, которые будут уволены до 6 октября 2006 года, поскольку на момент вступления в силу закона, обязывающего индивидуальных предпринимателей вести трудовые книжки работников, трудовые отношения прекратились, а физическое лицо перестало являться по отношению к индивидуальному предпринимателю работником[16].

В случае если Правительство РФ и Минздравсоцразвития России не внесут изменения в принятые ими нормативные правовые акты, порядок ведения трудовых книжек индивидуальным предпринимателем не будет отличаться от порядка ведения трудовых книжек организациями. Инструкция по заполнению трудовых книжек утверждена Постановлением Минтруда России от 10.10.2003 N 69.

Отметим, что индивидуальному предпринимателю, по нашему мнению, нет необходимости заверять сделанные им в трудовой книжке записи печатью (поскольку печати у него может не быть).

Бывают ситуации, когда по тем или иным причинам работники предпринимателя не захотят представить свои трудовые книжки. Как выполнить в этом случае обязанность по ведению трудовой книжки? Оформлять новую не нужно, так как работодателю не дано право заводить работнику еще одну трудовую книжку при наличии прежней. А чтобы не попасть под административное наказание за нарушение порядка ведения трудовой книжки (ст. 5.27 КоАП РФ), необходимо составить соответствующий акт за подписью нескольких свидетелей о том, что работнику предлагалось представить трудовую книжку, от чего он отказался без объяснения причин[17].

ГЛАВА 2. УЧЕТ И ХРАНЕНИЕ ТРУДОВЫХ КНИЖЕК

Учет и хранение трудовых книжек является обязанностью работодателя. С целью учета трудовых книжек, а также бланков трудовой книжки и вкладыша в нее согласно пункту 40 Правил ведения и хранения трудовых книжек ведутся:

- приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее;

- книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них.

Формы указанных книг утверждены Министерством труда и социального развития Российской Федерации, их можно найти в приложениях N 2 и 3 Инструкции N 69.

Приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее и книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них должны быть пронумерованы, прошнурованы, заверены подписью руководителя организации, а также скреплены сургучной печатью или опломбированы.

В соответствии с п. 41 Правил в приходно-расходную книгу по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее, которая ведется бухгалтерией организации, вносятся сведения обо всех операциях, связанных с получением и расходованием бланков трудовой книжки и вкладыша в нее, с указанием серии и номера каждого бланка.

В книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них, которая ведется кадровой службой или другим подразделением организации, оформляющим прием и увольнение работников, регистрируются все трудовые книжки, принятые от работников при поступлении на работу, а также трудовые книжки и вкладыши в них с указанием серии и номера, выданные работникам вновь.

При получении трудовой книжки в связи с увольнением работник расписывается в личной карточке и в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них.

Согласно пункту 42 Правил ведения и хранения трудовых книжек бланки трудовой книжки и вкладыша в нее хранятся в организации в сейфе, металлических шкафах или специальных помещениях, позволяющих обеспечить их сохранность, как документы строгой отчетности и выдаются лицу, ответственному за ведение трудовых книжек, по его заявке.

Ежемесячно ответственное лицо предоставляет в бухгалтерию предприятия отчет о наличии бланков и о суммах, полученных за оформленные трудовые книжки и вкладыши в них, с приложением приходного ордера кассы организации. При этом испорченные при заполнении бланки подлежат уничтожению с составлением соответствующего акта (п. 42 Правил).

 Отметим, что законодательство не содержит запрета на выдачу работнику по его просьбе подлинника трудовой книжки в период действия трудового договора. Тем не менее ответственность за ее утерю будет все равно нести специально уполномоченное должностное лицо организации (письмо Роструда от 18.03.2008 г. N 656-6-0).

При выдаче книжки на руки работнику существует опасность утери документа или его подделки. В этом случае Министерством труда и социального развития Российской Федерации давалась следующая рекомендация: работнику кадровой службы вместе с сотрудником прийти в соответствующий орган и показать его книжку. Но понятно, что это достаточно проблематично, и если в организации большое число сотрудников, то практически невозможно. Поэтому, вопреки требованиям закона, на практике кадровый специалист все-таки выдает трудовую книжку. В этом случае кадровику рекомендуется взять с работника письменное заявление, в котором будет указана уважительная причина выдачи книжки.

Трудовые книжки и дубликаты трудовых книжек, не полученные работниками при увольнении либо в случае смерти работника его ближайшими родственниками, хранятся до востребования у работодателя (в организации или у физического лица, являющегося индивидуальным предпринимателем) в соответствии с требованиями к их хранению, установленными законодательством Российской Федерации об архивном деле.

До изменений внесенных Постановлением Правительства РФ от 1 марта 2008 г. N 132 в Правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, трудовые книжки и дубликаты трудовых книжек хранились у работодателя отдельно от остальных трудовых книжек в течение 2 лет. По истечении двухлетнего срока невостребованные трудовые книжки хранятся в архиве организации в течение 50 лет, а затем подлежат уничтожению в установленном порядке.

Правила ведения и хранения трудовых книжек предусматривают ответственность за нарушение установленного порядка ведения, учета, хранения и выдачи трудовых книжек. Согласно пункту 45 Правил ведения и хранения трудовых книжек ответственность за организацию работы по ведению, хранению, учету и выдаче трудовых книжек и вкладышей в них возлагается на работодателя. Приказом работодателя назначается уполномоченное лицо, которое несет ответственность за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек. За нарушение установленного порядка ведения, учета, хранения и выдачи трудовых книжек должностные лица несут ответственность, установленную статьей 5.27 «Нарушение законодательства о труде и об охране труда» Кодекса Российской Федерации об административных правонарушениях.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

Трудовая книжка - один из важнейших личных документов гражданина, она отражает всю его оплачиваемую трудовую деятельность, всю его профессиональную биографию. На ее основе устанавливаются все виды трудового стажа для назначения государственных пенсий, пособий по социальному страхованию, а также должностных окладов, процентные надбавки за работу в районах Крайнего Севера и т.д.

Трудовая книжка повышает у ее владельца чувство ответственности за работу, способствует укреплению дисциплины, значительно облегчает задачу правильного подбора кадров, позволяет существенно упорядочить работу органов социального обеспечения по назначению пенсий.

Однако сегодня далеко не все руководители негосударственных организаций уделяют должное внимание этому документу, а многие молодые работники не знают о его роли при установлении трудового стажа и зачастую считают его необязательным. Кроме того, в небольших по штатной численности организациях, как правило, кадровые службы отсутствуют, нет специалистов по ведению кадровой документации. Все это приводит к многочисленным ошибкам при ведении трудовых книжек, вплоть до их полного игнорирования или крайне небрежного оформления, в том числе без использования бланка установленного образца. Допущение ошибок можно объяснить тем, что до недавнего времени работники кадровых служб имели небольшую возможность доступа к нововведениям в трудовом законодательстве. На сегодняшний же день с развитием средств информационной поддержки (СМИ, Интернет, информационно-правовых программ таких как «Консультант Плюс», «Гарант») ошибок в заполнении, оформлении трудовых книжек становится меньше. Следует отметить, что иногда возникает проблема несоответствия действующих нормативных документов по вопросам ведения трудовых книжек реальным жизненным ситуациям, возникающим в повседневной практике, поэтому в трудовом законодательстве, начиная с 1918 г., когда была предпринята первая попытка упорядочить трудовые отношения (Декрет «О трудовых книжках для нетрудящихся») и до нашего времени происходили и происходят множественные изменения. И сегодня, несмотря на недавние слухи в СМИ о возможной отмене трудовых книжек, что связывалось, прежде всего, с принятием Федерального закона «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе государственного пенсионного страхования», новое трудовое законодательство подтверждает целесообразность существования трудовой книжки.

БИБЛИОГРАФИЧЕСКИЙ СПИСОК

I. Нормативно - правовые акты

1. Конституция Российской Федерации от 12 декабря 1993 г.

2. Трудовой кодекс РФ (с изм., внесенными Постановлением Конституционного Суда РФ от 15.03.2005 N 3-П, Определением Конституционного Суда РФ от 11.07.2006 N 213-О) (в ред. 22.07.2008г.)

3. Постановление Минтруда РФ от 10 октября 2003 г. N 69 "Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек"

4. Постановление Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. N 225 "О трудовых книжках" (с изменениями от 6 февраля 2004 г., 1 марта 2008 г.)

II. Специальная литература.

1.         Анисимов А.Л. Трудовая книжка ее значение в трудовых правоотношениях// Право и экономика, 2008, №2

2.         Бодиева Е. «ИП - трудовая книжка от А до Я»// "Практическая бухгалтерия", N 6, июнь 2008 г.

3.         Климова М.А. Комментарий к постановлению Правительства РФ от 19.05.2008 N 373 "О внесении изменения в Правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей // «Налоговый вестник: комментарии к нормативным документам для бухгалтеров», N 8, август 2008 г.

4.         «Комментарий к Трудовому кодексу Российской Федерации» (постатейный) (7-е издание, переработанное и дополненное)(под ред. Гусова К.Н.)//Проспект, 2008

5.         Косырев Б. «Оформлению трудовой книжки - особое внимание»// "Финансовая газета. Региональный выпуск", N 37, сентябрь 2008 г.

6.         Михайлов И. «Индивидуальные предприниматели и трудовые книжки»//«ЭЖ-Юрист», 2006, №38

7.         Письмо Министерства здравоохранения и социального развития РФ от 30.08.2006 № 5140-17

8.         Письмо Роструда от 18.03.2008 г. N 656-6-0

9.         Письмо Федеральной службы по труду и занятости 23 июня 2006 г. N 948-6 //"Нормативные акты для бухгалтера", 2006, N 14

10.      Письмо Федеральной службы по труду и занятости 30 апреля 2008 г. N 1027-6 //"Нормативные акты для бухгалтера", 2008, N 12

11.      Рогова О.А. «Трудовая книжка»//Налоги (газета), 2007, N 32, 33

12.      Справочник практикующего юриста по трудовому праву (А.В. Сутягин, В.А. Ершов, И.А Толмачев)//ГроссМедиа, РОСБУХ, 2008

13.      Шестакова К.В. «Внесение изменений в записи трудовой книжки»//"Отдел кадров бюджетного учреждения" 2008, август №2

14.      Ширимова Е. «Вносим изменения в трудовую книжку» // Кадровое дело. 2005. N 4.

15.      Шкловец И.И. «Практика применения трудового законодательства» //Экономико-правовой бюллетень, 2007, №10

АВТОНОМНАЯ НЕКОММЕРЧЕСКАЯ ОРГАНИЗАЦИЯ

ВЫСШЕГО ПОФЕССИОНАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ

ЦЕНТРОСОЮЗА РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

« РОССИЙСКИЙ УНИВЕРСИТЕТ КООПЕРАЦИИ»

КАМЧАТСКИЙ ФИЛИАЛ

_____________________________________________________________________________

Регистрационный №_____

Факультет ___________________________курс_______________ шифр________________

(зачетки)

Студент _____________________________________________________________________

(фамилия, имя, отчество полностью в именительном падеже)

Курсовая работа по дисциплине _______ Защитил курсовую работу по теме ______

____________________________________ ____________________________________

____________________________________ ____________________________________

____________________________________ с оценкой ___________________________

Допущен к защите «__»________200 _ г. Преподаватель_______________________

Курсовая работа должна быть защищена

«________» __________________200__г.

М.П.

Подпись зав. кафедрой__________________________________________________________

 (фамилия, инициалы)

РЕЦЕНЗИЯ

В рецензии следует указать: задачи, поставленные перед студентом и качество их выполнения; меру самостоятельности и инициативности; уровень теоретической подготовки; результаты курсовой работы, ее теоретическую и практическую ценность; основные недостатки. Оценка в отзыве (отлично, хорошо, удовлетворительно, неудовлетворительно) должна вытекать из приведенных выше положений.

________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

_______________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________.

«______» _______________200__ г. __________________________________________

(подпись преподавателя)

[1] «Комментарий к Трудовому кодексу Российской Федерации» (постатейный) (7-е издание, переработанное и дополненное)(под ред. Гусова К.Н.) (Проспект, 2008)

[2] Трудовая книжка ее значение в трудовых правоотношениях (А.Л. Анисимов) (“Право и экономика”, 2008, №2)

[3] Приказ Министерства финансов РФ от 22 декабря 2003 г. N 117н «О трудовых книжках»

[4] Правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденные Постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. N 225

[5] О.А. Рогова «Трудовая книжка»/"Налоги" (газета), 2007, N 32, 33

[6] Трудовая книжка:новые правила ведения и хранения (Е.А. Злобина)(Издательсто “Экзамен”, 2007)

[7] «Комментарий к Трудовому кодексу Российской Федерации» (постатейный) (7-е издание, переработанное и дополненное)(под ред. Гусова К.Н.) (Проспект, 2008)

[8] Трудовая книжка ее значение в трудовых правоотношениях (А.Л. Анисимов) (“Право и экономика”, 2008, №2)

[9] Трудовая книжка ее значение в трудовых правоотношениях (А.Л. Анисимов) (“Право и экономика”, 2008, №2)

[10] Справочник практикующего юриста по трудовому праву (А.В. Сутягин, В.А. Ершов, И.А Толмачев) (ГроссМедиа, РОСБУХ, 2008)

[11] «Комментарий к Трудовому кодексу Российской Федерации» (постатейный) (7-е издание, переработанное и дополненное)(под ред. Гусова К.Н.) (Проспект, 2008)

[12] О.А. Рогова «Трудовая книжка»/"Налоги" (газета), 2007, N 32, 33

[13] Ширимова Е. Вносим изменения в трудовую книжку // Кадровое дело. 2005. N 4.

[14] О.А. Рогова «Трудовая книжка»/"Налоги" (газета), 2007, N 32, 33

[15] «Комментарий к Трудовому кодексу Российской Федерации» (постатейный) (7-е издание, переработанное и дополненное)(под ред. Гусова К.Н.) (Проспект, 2008)

[16] Индивидуальные предприниматели и трудовые книжки И. Михайлов («ЭЖ-Юрист», 2006, №38)

[17] ИП - трудовая книжка от А до Я Е. Бодиева, "Практическая бухгалтерия", N 6, июнь 2008 г.