Процедура документирования приема на работу

2. Процедура документирования приема на работу

2.1 Оформление приема на работу

 

Прием на работу согласно статье 68 ТК РФ оформляется приказом (распоряжением) работодателя, изданным на основании заключенного трудового договора. Содержание приказа (распоряжения) работодателя должно соответствовать условиям заключенного трудового договора.

Статья 57 ТК РФ по-новому структурировала трудовой договор, установив, что в нем указываются сведения и условия. Сведения - это необходимая для сторон информация, касающаяся работника, работодателя, времени и места заключения договора. Сведения о работнике включают его фамилию, имя, отчество и сведения о документах, удостоверяющих личность. Сведения о работодателе более сложны по составу. Если работодатель - юридическое лицо, в трудовом договоре записываются его полное наименование с указанием организационно-правовой формы, идентификационный номер налогоплательщика, должность представителя работодателя, подписывающего трудовой договор, и правовой акт, в силу которого данный субъект наделен полномочиями заключать трудовые договоры. Если трудовой договор заключает работодатель - физическое лицо, указываются его фамилия, имя, отчество, сведения о документах, удостоверяющих личность, идентификационный номер налогоплательщика (если в качестве работодателя выступает индивидуальный предприниматель без образования юридического лица). Если индивидуальный предприниматель поручает заключение трудовых договоров специалисту кадровой службы, в трудовой договор вносятся сведения об этом лице (фамилия, имя, отчество) и правовой акт, на основании которого от имени работодателя действует уполномоченное лицо.

Кроме того, обязательными сведениями, подлежащими включению в трудовой договор, являются место и дата его заключения. Местом заключения договора может быть место расположения (населенный пункт) работодателя, его филиала или представительства, иного обособленного структурного подразделения.

Новое правило, установленное ч. 3 ст. 57 ТК РФ, предусматривает способ исправления ошибки, допущенной при заключении трудового договора: если в него не были включены какие-либо сведения, они вносятся в текст уже заключенного (подписанного) договора без оформления дополнительных соглашений. У правоприменителей возник ряд вопросов: можно ли недостающие сведения вписать от руки, надо ли эти сведения подтверждать подписями работника и работодателя, как дополнить недостающими сведениями второй экземпляр трудового договора, хранящийся у работника? До изменений в редакции ст.57 ТК РФ такое правило вообще отсутствовало, что создавало проблемы при ошибках составления договора.

Сведения представляют собой информационные положения трудового договора, они устанавливаются не по соглашению сторон, а на основании документов, представленных работником (паспорт или заменяющий его документ) или имеющихся у работодателя (учредительные документы, свидетельство о постановке на налоговый учет, доверенность или приказ о передаче полномочий по заключению трудовых договоров и др.). Дата и место заключения договора указываются по факту. В связи с этим представляется излишним сопровождение дополнительной записи в трудовом договоре, восполняющей недостающие сведения, подписями сторон и тем более печатью организации. Печать ставится в качестве подтверждения подлинности подписи должностного лица - представителя работодателя[44].

Так, С.Ю. Головина пишет, что Трудовой кодекс РФ не предусматривает в качестве обязательной составляющей трудового договора печать. По ее мнению, «ни ст. 67 ТК РФ, устанавливающая требования к форме трудового договора, ни ст. 57 ТК РФ, перечисляющая обязательные реквизиты трудового договора, не упоминают о печати организации». Как указывает С.Ю. Головина, в данном случае необходимо «говорить о сложившемся обычае делового оборота - удостоверять подписи должностных лиц на трудовых договорах с помощью печати»[45].

Содержание трудового договора определяется ныне не только государственным стандартом на основе ст. 57 ТК РФ, но и взаимной договоренностью между работником и работодателем относительно условий трудового договора. Обычно она касается места работы с указанием структурного подразделения, в которое работник принимается на работу, даты начала работы, наименования профессии или должности работника, прав и обязанностей работника и работодателя, в том числе по обеспечению охраны труда, условий оплаты труда, в том числе размера тарифной ставки или должностного оклада, доплат и надбавок, поощрительных выплат, режима рабочего времени и времени отдыха, продолжительности ежегодного отпуска, условий повышения квалификации, льгот по социальному обслуживанию, социальному обеспечению, медицинскому и социальному страхованию.

По общему правилу трудовой договор вступает в силу со дня его подписания работником и работодателем либо со дня фактического допущения работника к работе с ведома и по поручению работодателя или его представителя (см. ст. 61, ч. 2 ст. 67 Кодекса). Исключения из данного правила предусмотрены, в частности, ч. 3 ст. 67 Кодекса.

Единая универсальная форма трудового договора, которая могла бы применяться при заключении трудовых договоров любыми работодателями с любыми работниками, нормативными правовыми актами не предусмотрена. Некоторым ориентиром может служить Приказ Минздравсоцразвития РФ № 424н[46], Примерный трудовой договор с руководителем федерального государственного унитарного предприятия утвержден Приказом Минэкономразвития РФ от 02.03.2005 № 49[47]. Примерная форма служебного контракта о прохождении государственной гражданской службы Российской Федерации и замещении должности государственной гражданской службы Российской Федерации утверждена Указом Президента РФ от 16.02.2005 № 159[48]. Примерные формы контрактов с руководителями федеральных государственных унитарных предприятий, действующих в разных отраслях экономики, в зависимости от подчиненности соответствующих предприятий были утверждены также рядом отраслевых актов, которые могут применяться в части, не противоречащей ТК РФ[49].

Трудовой договор, не оформленный в письменной форме, считается заключенным, если работник приступил к работе с ведома или по поручению работодателя или его представителя. При фактическом допущении работника к работе работодатель обязан оформить с ним трудовой договор в письменной форме не позднее трех рабочих дней со дня фактического допущения работника к работе (ч. 2 ст. 67 Кодекса).

Для сравнения напомним, что КЗоТ содержал следующее правило: «Фактическое допущение к работе считается заключением трудового договора, независимо от того, был ли прием на работу надлежащим образом оформлен» (ч. 3 ст. 18). Данная, весьма неудачно сформулированная норма нередко толковалась таким образом, что в указанных случаях допускается отсутствие письменной формы трудового договора. Поэтому Кодекс, сохраняя в целом указанное правило, в императивной норме установил обязательность оформления в таких случаях письменного трудового договора не позднее чем в течение трех рабочих дней со дня фактического допущения работника к работе (ч. 2 ст. 67). Это правило весьма важно, так как без вступившего в силу письменного трудового договора с 01.02.2002 в принципе невозможно наличие трудовых отношений между работником и работодателем (ст. 15, 61 Кодекса). Данные нормы позволяют однозначно трактовать фактический допуск к работе началом трудовых отношений.

Для устранения возможных нарушений прав работника предлагается ввести в Трудовой кодекс РФ такого понятия, как «несвоевременное заключение трудового договора» и закрепление в Трудовом кодексе РФ обязанности уплаты работодателем работнику десяти процентов от размера его ежемесячной оплаты труда за каждый день просрочки оформления трудового договора в оговоренный срок. Данный вид санкции должен применяться по истечении установленных ч. 2 ст. 67 ТК РФ трех рабочих дней, не позднее которых, работодатель обязан оформить с работником, фактически допущенным к работе, трудовой договор в письменной форме.

Таким образом, работодатель не может изменить порядок оформления трудового договора с наемным работником. Хотя, как правило, законодательство в странах Запада устанавливает свободную форму трудового договора (по усмотрению сторон), в последние десятилетия обнаружилась тенденция к расширению числа случаев, когда обязательна его письменная форма.

Обычно закон предусматривает письменную форму только для определенных видов трудовых договоров: договоров на срок, договоров морского найма, договоров для надомников, менеджеров и т.п. В Италии, Норвегии и Люксембурге письменная форма обязательна для всех видов трудового договора. В Испании любая из сторон может потребовать, чтобы трудовой договор был оформлен в письменном виде. В Израиле в 1998 г. в парламент был внесен законопроект о введении обязательной письменной формы для всех трудовых договоров.

Другая тенденция - установление обязанности нанимателя подробно информировать в письменной форме работника об условиях его труда. Эта тенденция получила наиболее законченное выражение в Великобритании, где законодательство требует, чтобы наниматель во всех случаях заключения трудового договора, который может оформляться как письменно, так и устно, представил работнику (не позднее 13 недель после начала его работы) письменный документ, в котором должны быть указаны стороны трудового договора, дата его заключения, подтвержденный документами трудовой стаж работника и, кроме того, содержаться сведения об основных условиях трудового найма. Эти сведения должны включать: трудовую функцию, размеры заработной платы и методы ее подсчета; периоды выплаты заработной платы; продолжительность и режим рабочего времени; времени отдыха; порядок оплаты праздничных дней, времени болезни, несчастных случаев на производстве; порядок назначения и выплаты заводских пенсий. Кроме указанного документа работнику должна быть вручена информационная записка, в которой кратко изложены основные юридические нормы применительно к данной работе, в частности относящиеся к технике безопасности, производственной санитарии, а также указаны дисциплинарные правила, действующие на предприятии, и порядок рассмотрения жалоб в случае возникновения трудовых споров. С согласия сторон эти документы могут рассматриваться как письменное оформление трудового договора.

В английской юридической литературе подчеркивается, что указанный порядок придает определенность трудовым отношениям, позволяет работнику с самого начала получить представление о характере его будущей работы, ее условиях, ведет к уменьшению трудовых конфликтов, трений, вызванных неинформированностью работника о служебных функциях и условиях труда.

Норвежское законодательство определяет минимум сведений, которые должны включаться в любой трудовой договор: наименование сторон; место работы; трудовую функцию; дату начала работы; предполагаемую продолжительность работы при заключении срочного договора; продолжительность ежегодного оплачиваемого отпуска; продолжительность срока предупреждения о расторжении трудового договора сторонами; заработную плату, в том числе надтарифные надбавки; заводские пенсии; нормальную продолжительность рабочего дня и рабочей недели; испытательный срок.

Некоторые из отмеченных сведений могут представлять собой ссылки на соответствующие законы и иные нормативные акты. В Люксембурге трудовые договоры должны содержать данные о трудовой функции работника, продолжительности рабочего времени, заработной плате, испытательном сроке, продолжительности договора, если он заключен на срок, а также специфические условия, внесенные в договор по соглашению сторон. Если одна из сторон отказывается оформлять трудовой договор в письменном виде, другая сторона вправе прекратить трудовые отношения без предупреждения и выплаты какой-либо компенсации.

В Италии в отраслевых коллективных договорах обычно устанавливается, что предприниматель обязан предоставить своему работнику при найме письменный документ, в котором должны быть определены: дата начала работы, место работы, трудовая функция, заработная плата и иные условия, согласованные сторонами. В Ирландии предприниматель обязан через 28 дней после найма предоставить каждому работнику документ, фиксирующий основные условия труда. В Дании Закон 1993 г. обязывает работодателя информировать нанимаемых работников об условиях труда, о действующих коллективных договорах. Это должно быть сделано не позднее одного месяца после поступления на работу. За нарушение нормы установлена денежная компенсация в пользу работника[50].

Согласно российскому законодательству в приказе (распоряжении) о приеме на работу должны быть указаны сведения: фамилии, имени, отчестве работника; наименовании структурного подразделения, в которое принят работник; наименовании профессии (должности), разряде, классе (категории) квалификации; дате начала работы; размере оклада (тарифной ставки) и других условиях оплаты труда; наличии и продолжительности испытательного срока (если трудовой договор содержит данное условие), а также другие необходимые сведения.

Унифицированные формы приказа (распоряжения) о приеме на работу (формы № Т-1, № Т-1а) утверждены Постановлением Госкомстата РФ от 5 января 2004 г. № 1[51]. Формы приказа (распоряжения) о приеме на работу применяются для оформления и учета принимаемых на работу работников по трудовому договору (форма № Т-1 заполняется на одного работника, форма № Т-1а - на группу работников). Данные приказы составляются ответственным за прием лицом на всех работников, принимаемых на работу в организацию на основании заключенного трудового договора.

Подписанный руководителем организации или уполномоченным на это лицом приказ (распоряжение) объявляется работнику под расписку. В случае отказа от подписания приказа следует составить соответствующий акт с указанием причин отказа, если таковые работник пояснил. Нормативными правовыми актами данный случай не предусмотрен, и поэтому данное решение проблемы следует признать обычаем трудового права. Никаких правовых последствий отказа от подписи приказа для работника при анализе законодательства не установлено. На основании приказа (распоряжения) работником кадровой службы делается запись в трудовой книжке о приеме работника на работу и заполняются соответствующие сведения в личной карточке (форма № Т-2 или № Т-2ГС(МС)), а в бухгалтерии открывается лицевой счет работника (форма № Т-54 или № Т-54а). Содержание приказа должно соответствовать условиям заключенного трудового договора. В случае несоответствия приказа содержанию заключенного трудового договора он может быть обжалован работником в суде. Например, если условие об испытательном сроке имеется в приказе о приеме на работу, но отсутствует в трудовом договоре, работник считается принятым без испытательного срока, так как в этом случае данное условие приказа будет ухудшать положение работника по сравнению с заключенным трудовым договором.

Для получения копии приказа (распоряжения) о приеме на работу работник должен подать работодателю письменное заявление, содержащее соответствующее требование. Работодатель не позднее трех дней со дня подачи такого заявления обязан безвозмездно выдать работнику надлежащим образом заверенную копию указанного приказа (распоряжения).

Также следует отметить об особенностях документирования трудовых отношений с руководителем организации, так как руководитель организации имеет особый статус. У специалистов-практиков (кадровиков) и у специалистов-теоретиков в области трудового права возникают споры о порядке оформления отношений с руководителем организации, особенно когда речь заходит об издании соответствующих приказов по личному составу (о приеме на работу). Почему оформление трудовых отношений с руководителем ведется по-разному в разных организациях и неодинаково трактуется в различных периодических изданиях и других публикациях?

Вопросы документирования отношений с руководителем организации были рассмотрены Рострудом, однако, в соответствующем письме от 11 марта 2009 № 1143-ТЗ они не получили однозначного толкования. Как считает В.И.Андреева «можно согласиться с содержащимся в письме Роструда утверждением: в процессе трудовых отношений руководитель организации издает приказы в том числе «в отношении себя». Однако в качестве примеров в письме называются приказы об убытии в командировку, в отпуск, а не о приеме на работу»[52]. Совершенно очевидно, что «сам себя» принять на работу приказом по форме № Т-1 руководитель не правомочен.

Думается, что неслучайно в п. 3.1 Инструкции по заполнению трудовых книжек закреплено, что в графу 4 раздела трудовой книжки «Сведения о работе» заносятся дата и номер приказа (распоряжения) или иного решения работодателя, согласно которому работник принят на работу. Таким решением работодателя для руководителя организации является постановляющая часть протокола общего собрания акционеров (или участников) общества. Именно на протокол, а не на приказ о приеме на работу по форме № Т-1 делается ссылка в трудовой книжке руководителя организации при внесении записи об избрании на должность или о назначении на должность. На это указано и в письме Роструда от 11.03.2009 № 1143-ТЗ: «… в 4 графе следует указать решение собственников».

Что же касается приказа о приеме на работу руководителя организации, то его издание представляется невозможным по указанным выше причинам. После заключения трудового договора с руководителем организации руководитель издает приказ «о себе», но не абсурдный о приеме на работу самого себя, а «естественный» - о вступлении в должность.

В конечном итоге можно констатировать явное несоответствие норм ТК РФ, Федерального закона от 26.12.1995 № 208-ФЗ «Об акционерных обществах» и Федерального закона от 08.02.1998 № 14-ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью», связанных с оформлением приеме на работу руководителя организации. Из сложившейся в настоящее время ситуации, по мнению В.И.Андреевой, возможен выход: «На основании системного толкования законодательства устранить пробелы в действующих нормах, регулирующих труд руководителя организации, в связи с явной необходимостью создать новые нормы, позволяющие правильно и без негативных последствий документировать трудовые отношения с руководителем организации». Представляется, что этот путь, связанный с совершенствованием законодательства, предпочтительнее и для теоретиков, и для практиков.

Таким образом, современные методы управления человеческим капиталом в условиях рыночной экономики с присущими ей финансовым и производственным кризисами требуют более эффективного правового регулирования трудовых отношений, что может быть достигнуто, прежде всего, путем расширения возможностей трудового договора. Предметом такого договора могут быть любые интересующие стороны условия труда. Отвечающие конкретным интересам работника и работодателя взаимные соглашения, выходящие за рамки общих требований Трудового кодекса РФ и иных актов, содержащих нормы трудового права, могут включаться в содержание трудового договора при наличии установленных договором способов локализации и компенсации возможных негативных последствий, которые могут возникнуть при их реализации.

2.2 Оформление личного дела работника

Одной из процедур приема на работу является оформление личных дел, то, поскольку это не регламентировано никаким нормативным актом, формировать или не формировать личные дела - это личное решение каждого кадровика. Упоминание о личном деле все же есть в Федеральном законе «О государственной гражданской службе РФ» в частях 3, 4 статьи 42 и в Указе Президента от 1 июня 1998 г. № 640 «О порядке ведения личных дел лиц, замещающих государственные должности Российской Федерации в порядке назначения и государственные должности федеральной государственной службы»[53].

Прежде всего надо заметить, что в качестве рекомендательных нормативных актов при оформлении личного дела можно использовать вышеназванные Закон и Указ, соблюдать правила оформления и хранения документов, установленные, в частности, вышеупомянутым ГОСТом Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» (утв. Постановлением Госстандарта РФ от 3 марта 2003 г. № 65-ст) и Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утв. руководителем Федеральной архивной службы России 6 октября 2000 г. (с изменениями от 27 октября 2003 г.).

В личное дело включать следующие составляющие: внутренняя опись документов дела, личный листок (анкета) по учету кадров, документы об образовании (копии), ИНН (копия), страховое свидетельство государственного пенсионного страхования (копия), характеристики и рекомендательные письма, личные заявления работника, трудовой договор, копии приказов по личному составу, касающиеся данного работника, аттестационные листы,) отзывы должностных лиц о работнике, справки о состоянии здоровья, фотографии, другие документы, нахождение которых в личном деле будет признано целесообразным, лист - заверитель дела[54].

Личный листок по учету кадров составляет основу личного дела. При заключении трудового договора новому сотруднику обычно дают собственноручно заполнить личный листок по учету кадров. Заполнение анкеты нельзя путать с заполнением личной карточки работника, которая составляется кадровиком. Безусловно, заполнение анкеты имеет очень большое значение. Предоставление данных необходимо для выбора правильной линии поведения в отношении будущего работника, и не только с общечеловеческой, но и с юридической точки зрения. Желательно также предлагать работнику при заполнении анкеты делать собственноручную запись о разрешении соответствующим структурным подразделениям организации проводить в соответствии с законом проверку предоставленных работником в анкете сведений.

В дополнении к личному листку по учету кадров отражаются сведения обо всех изменениях в анкетно-биографических данных или в трудовой деятельности работника, произошедшие после заполнения личного листка по учету кадров. Все вносимые в дополнение к личному листку изменения должны быть подтверждены соответствующими документами.

Для того чтобы установить, в каком объеме работодатель вправе получать от работника информацию о его персональных данных, необходимо установить целевой характер использования персональных данных. Обработка этого вида информации может производиться исключительно в целях обеспечения соблюдения законов и иных нормативных правовых актов, содействия работникам в трудоустройстве, обучении и продвижении по службе, обеспечения личной безопасности работников, контроля количества и качества выполняемой работы и обеспечения сохранности имущества.

Можно предположить, что личная карточка работника также является составляющей личного дела. На каждого работника организации, принятого на работу на основании приказа о приеме на работу, трудовой книжки, паспорта, военного билета, документа об образовании, страхового свидетельства государственного пенсионного страхования, свидетельства о постановке на учет в налоговом органе и других документов, предусмотренных законодательством, а также сведений, сообщенных о себе работником, заполняется форма № Т-2 «Личная карточка работника». Унифицированная форма № Т-2 «Личная карточка работника» утверждена постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты». На обязательное ведение этого документа указывает п. 12 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утверждены постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 «О трудовых книжках»: «С каждой вносимой записью о выполняемой работе, переводе на другую постоянную работу и увольнении работодатель обязан ознакомить ее владельца под роспись в его личной карточке, в которой повторяется запись, внесенная в трудовую книжку».

Карточка заполняется в одном экземпляре и содержит определенные сведения:

1. Общие сведения - это фамилия, имя, отчество, дата рождения, место рождения, гражданство, знание иностранного языка, образование, наименование образовательного учреждения, специальность по диплому, стаж работы, семейное положение, состав семьи (с указанием года рождения каждого члена семьи), серия, номер паспорта, кем выдан, дата его выдачи, домашний адрес и телефон.

Помимо текстовой информации, личная карточка содержит зоны кодирования. Коды в зонах кодирования проставляются в соответствии с общероссийскими классификаторами: информация о населении (ОКИН), профессиях рабочих, должностях служащих и тарифных разрядах (ОКПДТР), специальностях по образованию (ОКСО)[55].

При заполнении пункта «Знание иностранного языка» указывается степень владения языком: «владею свободно», «читаю и могу объясняться», «читаю и перевожу со словарем».

Стаж работы (общий, непрерывный, дающий право на надбавку за выслугу лет) рассчитывается на основании записей в трудовой книжке и иных подтверждающих соответствующий стаж документах.