Редактирование и форматирование документа

2. Редактирование и форматирование документа.

Как установить параметры страницы.

Параметры страниц документа, с которыми вы работаете, можно настроить. К настраиваемым параметрам относятся:

Размеры страницы и ориентация;

Размеры верхнего, нижнего, правого и левого полей;

Отступы для колонтитулов;

По умолчанию все новые документы создаются на страницах стандартного формата А4 (210х297 мм). Если же вам требуется другой формат страницы, то для настройки воспользуйтесь командой меню Файл/Параметры страницы… В открывшемся окне на любой из закладок нетрудно сделать необходимые изменения.

Настройка параметров страницы

Обратите внимание на кнопку «По умолчанию». Нажатие этой кнопки приведет к тому, что страницы всех документов, которые вы создадите после этого, будут иметь указанные в этом окне параметры.

Как набирать текст документа.

Мигающий курсор всегда показывает, в какой позиции будут появляться символы, набираемые на клавиатуре. Если вы дойдете до края страницы (до правого поля), то текст автоматически будет перенесен на новую строку. При этом если установлен режим автоматического переноса, то перенос будет сделан.

Если вы при наборе текста нажимаете клавишу Enter, то курсор переходит на новую строку и образуется новый абзац.

Если текстовый курсор находится внутри текста, то набираемые символы вставляются в этот текст. При необходимости замещать старые символы вновь вводимыми нажмите Insert, и будет установлен режим замещения. Если режим замещения больше не нужен, надо нажать эту же клавишу.

Как использовать автоматическую расстановку переносов.

Возможность автоматической расстановки переносов, конечно, предусмотрена в редакторе MS Word. Однако по умолчанию для вновь создаваемых документов данная возможность не задействована. Поэтому если вы хотите, чтобы при наборе документов вам не надо было задумываться о расстановке переносов, то в меню Сервис выберите команду Язык/Расстановка переносов…

Автоматическая расстановка переносов

В диалоговом окне следует пометить флажок Автоматическая расстановка переносов. Здесь же можно разрешить/запретить переносы в словах из прописных букв, а также задать ряд дополнительных параметров: Автоматическую расстановку переносов рекомендуется использовать всегда, так как это делает документ значительно компактнее и удобнее для восприятия.

Как объединить два соседних абзаца в один.

Надо установить текстовый курсор в конец первого из двух абзацев и нажать клавишу Delete

Как вставить и убрать пустую строку.

Для того чтобы убрать пустую строку, следует поставить курсор в начало пустой строки и нажать клавишу Backspace.

Если надо вставить пустую строку (или открыть новую строку в конце документа), то надо установить курсор в конце той строки, после которой будет вставлена пустая строка и нажать Enter.

Как изменить шрифт, используемый в созданном документе по умолчанию.

Чтобы сменить шрифт надо воспользоваться командой Формат/Шрифт…, в диалоговом окне Шрифт нужно выбрать желаемый шрифт и нажать кнопку «По умолчанию».

Для перемещения по тексту можно использовать как клавиатуру, так и мышь. С помощью линеек прокрутки можно пролистывать документ. Схватывая и перемещая бегунок вертикальной линейки, можно увидеть надпись с подсказкой, на какой странице вы находитесь и начало первой строчки страницы.

Листать документ страницами можно с помощью клавиш Page Up и Page Down, для перемещения в начало строки – Home, для перемещения в конец строки – End. С помощью стрелок также легко перемещать текстовый курсор в четырех направлениях.

Для того чтобы установить текстовый курсор в нужную позицию документа, подведите к ней курсор мыши и щелкните левой кнопкой

Для быстрого перемещения в начало, и конец документа пользуйтесь сочетанием клавиш Ctrl+Home и Ctrl+End соответственно.

Для того чтобы быстро перейти к странице, номер которой вам известен, воспользуйтесь командой Правка/Перейти… или сочетанием клавиш Ctrl+п. (F5) и в появившемся окне укажите номер страницы.

Быстрый переход к нужной странице.

Для того, чтобы быстро перейти к нужному слову в документе, лучше всего воспользоваться командой Правка/Найти… или нажать клавиши Ctrl+F.

В поле Найти: нужно указать слово или фрагмент, который следует найти в документе.

Часто бывает нужно заменить один фрагмент текста другим по всему документу. Например, в типовом договоре – изменить название организации, не меняя всего остального содержания. Для этого надо выбрать команду Правка/Заменить… В диалоговом окне требуется указать, какой фрагмент и каким заменять.

Замена фрагмента в документе

Если вы уверены, что замену надо произвести во всем документе, можно воспользоваться кнопкой «Заменить все». В противном случае лучше делать пошаговую замену с помощью кнопки «Заменить».

Если же вы нажмете кнопку «Больше», то диалоговое окно несколько преобразится и вам станут, доступны более тонкие функции замены текста.

Использование расширенных функций замены текста.

С помощью этого окна можно менять не только фрагменты текста, но и формат шрифта, абзаца и т.д., воспользовавшись кнопкой «Формат».

Автотекст – удобная функция, предусмотренная редактором MS Word для ускорения вашей работы с документом. В частности с помощью автотекста в "Два касания" можно вставлять часто используемые вами слова, и даже целые предложения, избегая их ручного набора.

Автотекст предусматривает следующие варианты:

автоматическую замену одного текста другим;

специфические исправления;

вставку с помощью меню стандартных оборотов и словосочетаний.

При наборе можно пользоваться автоматической проверкой правописания. Чтобы ее установить, в окне настроек (Сервис/Параметры…) на закладке Правописание нужно поставить флажок напротив пункта Автоматически проверять правописание. При автоматической проверке каждое слово, которого нет во встроенном в MS Word словаре, помечается красным подчеркиванием. Это может произойти по двум причинам:

Слово содержит ошибку. В этом случае его следует исправить либо вручную, либо щелкнуть по неправильному слову правой кнопкой и в контекстном меню выбрать правильный вариант замены.

Данное слово – правильное, но его нет в словаре MS Word. Чтобы в дальнейшем это слово считалось правильным, его в словарь следует добавить: щелкнуть по слову правой кнопкой и в контекстном меню выбрать команду Добавить.

Как выделить фрагмент текста (строчный или прямоугольный), слово, абзац или весь документ.

Прежде чем что-либо сделать с фрагментом текста, его надо выделить. ? для выделения произвольного фрагмента следует провести по нему курсором мыши с нажатой кнопкой.

для выделения слова – сделайте по нему двойной щелчок.

для выделения строки – сделайте щелчок на левом поле, напротив нужной строки. Чтобы выделить несколько строк подряд следует провести мышью по полю с нажатой кнопкой.

для выделения абзаца можно использовать двойной щелчок на левом поле напротив абзаца.

чтобы выделить весь текст, используйте либо тройной щелчок по левому полю, либо команду Правка/Выделить все, либо клавиши Ctrl+5.

Как удалить, скопировать или вырезать фрагмент документа.

Прежде чем выполнить любую из этих операций, естественно желаемый фрагмент нужно сначала выделить. А далее…

Удалить фрагмент проще всего – нажать клавишу Delete.

Копирование и вырезание, – стандартные для всех приложений Windows операции: и в том, и в другом случае копия фрагмента оказывается в Буфере Обмена. Только при копировании исходный фрагмент остается на месте, а при вырезании удаляется. Чтобы скопировать (вырезать) фрагмент, нужно выделить его и нажать кнопку на панели инструментов Копировать (Выразить). Вместо кнопок можно нажать сочетание клавиш Ctrl+Insert (Shift+Delete).

Еще один удобный способ копирования (вырезания) – выделить фрагмент и щелкнув по нему правой кнопкой мыши в контекстном меню, выбрать команду Копировать (Вырезать).

Операция вставки фрагмента из Буфера Обмена – противоположна копированию и вырезанию.

Для вставки нужно установить курсор в ту позицию документа, начиная с которой вы собираетесь вставить текст и нажать кнопку Вставить. Вставленный фрагмент по-прежнему находится в Буфере Обмена и его можно использовать неоднократно.

Более быстрый способ вставки – щелкнуть в нужную позицию правой кнопкой и из контекстного меню выбрать команду Вставить.

Как пользоваться контекстным меню.

Контекстное меню вызывается щелчком мыши по выделенному фрагменту или конкретному слову документа. Оно удобно тем, что содержит наиболее часто используемые команды.

Идея контекстного меню – общая для всей системы Windows 95. Вы щелкаете по объекту правой кнопкой, тем самым, задавая вопрос: "Что я с этим могу сделать?", и получаете в ответ список команд. Контекстное меню очень удобно, если к нему привыкнуть, то оно значительно ускоряет многие операции.

Если вам надо какой-то фрагмент скопировать в другое место на этой же странице, то не обязательно использовать Буфер Обмена. Фрагмент (например, слово) можно выделить и поместив курсор мыши внутри выделения, схватив его (нажав кнопку) и переместить в другую позицию. Если при этом держать нажатой клавишу Ctrl, то произойдет копирование (клавишу Ctrl следует отпускать после кнопки мыши).