Работа персонала туристической фирмы во время выставки

1.2 Работа персонала туристической фирмы во время выставки

 

Особая роль в обеспечении успеха в выставочной деятельности принадлежит стендистам фирмы. При отборе кандидатов на эту работу необходимо уделить внимание их профессиональной компетенции, психологическим навыкам, знанию одного или двух иностранных языков. Для стендистов важно обаяние: приятная внешность, готовность общаться, не уставая повторять по 500 раз одно и то же, умение видеть и понимать собеседника.

До начала выставки проводят инструктаж будущих стендистов, при этом рассматривают следующие вопросы:

• Тема выставки.

• Цели участия в выставке.

• Перечень услуг, представляемых на выставке.

• Новинки.

• Задачи стоящие перед стендистами (ознакомление с новинками, заключение договоров).

• План стенда.

• Закрепление мест на стенде за каждым стендистом.

• Распорядок работы.

• В какие дни и часы, кто из руководителей фирмы будет находиться на стенде.

• Основные категории посетителей.

• Формы регистрационных изменений, замечания, недостатки на стенде во время работы выставки.

Желательно, чтобы во время работы выставки на стенде присутствовали специалисты, ответственные за проведение выставки. Тогда все замечания и пожелания можно будет учесть в будущем. Обычно за этим специалистом закрепляется и связь с представителями прессы. До начала выставки каждый стендист получает необходимые для его работы документ» и информацию. Это размещается в одной или двух папках. В первой содержатся сведения, необходимые стендисту, но не предназначенные для показа посетителям (адрес, р/с фирмы, телефоны руководителей, бланки договоров, бланки заказов, прайс -листы).

Во второй папке могут быть собраны все рекламные материалы по тому направлению, за которое отвечает данный стендист, или те в которых он разбирается меньше. Во время выставки желательно, чтобы каждый стендист находился на отведённом ему по расписанию месте.

Основные функции стендиста сводятся к установлению первичных контактов с посетителями выставки, выявлению среди них потенциальных клиентов или деловых партнёров, и обеспечению дальнейших их контактов с коммерческими представителями фирмы уже в зоне переговоров. Успех работы стендистов во многом зависит их поведения и внешнего вида.

Роль персонала

К подбору персонала следует отнестись с должным вниманием. Существует три категории работников, которые должны присутствовать на экспозиции.

Технические работники раздают рекламный материал у входа, разнося! их по стендам, обслуживают переговоры и следят за стендом.

Специалисты по “public relation”, которые должны легко входить в контакт, останавливать, "завлекать" посетителей на стенд.

Специалисты, глубоко знающие технические и маркетинговые особенности предлагаемой продукции.

На стенде нельзя работать в одиночку. Необходимо два стендиста на два метра, ещё один на каждые последующие три метра и один на каждые 12 кв. метров общей площади.

Заключение договора с оргкомитетом, передача ему плана выставочного стенда и заказа на оборудование и услуги

Не позднее, чем за месяц до начала выставки заполняется и посылается в адрес оргкомитета "заявка на участие в выставке". В ней указываются все реквизиты фирмы (страна, адрес/телефон, номер расчётного счёта).

Суть заявки - предварительная регистрация и бронирование выставочной площади.

Письмо - заявка подтверждает согласие фирмы с положениями данной выставки и правилами её проведения.

Это в свою очередь договор между сторонами. По получении заявки, в ответ посылается подтверждение о регистрации фирмы и выделении требуемого количества места при условии оплаты. Оплата участия должна быть произведена в течение 5-10 дней. Подтверждение гарантирует получение базового набора услуг. Для получения дополнительных услуг, фирма выбирает то, что считает необходимым и указывает количество.

После ярмарочная стадия

На этой стадии выполняется следующая работа.

1. Анализ кот актов, осуществляемых за период работы стенда.

2. Проверка результатов участия.

3. Составление отчёта об участии.

Участие в выставке является для предприятия своего рода инвестицией. поэтому возникает необходимость сравнения её стоимости (затрат) с полученными результатами. Оценка участия, это сравнение между целями и полученными результатами. Проверки того, что сделано, что необходимо было сделать, что нужно ещё сделать. Основными элементами, на сравнение которых должна быть сосредоточена проверка результатов участия является:

1. Сметные и реальные расходы.

2. Расходы на рекламу.

3. Впечатление, произведённое стендом, отклик па равноценные стенды участвовавшие в выставке.

4. Эффективная работа персонала и соответствующие результаты по другим стендам.

5. Оценка состава посетителей.

6. Заказы, полученные в результате работы стенда, в сравнении с ожидавшимися.

 

1.3 Международные туристические выставки

Особое значение для продвижения национального туристского продукта имеют международные выставки. Международные выставочные мероприятия отражают развитие туризма, несут биржевую информацию, являются средством прогнозирования конъюнктурных изменений. Международное бюро выставок определяет выставку как показ, основная цель которого состоит в просвещении публики путём демонстрации средств, имеющихся в распоряжении человечества, для удовлетворения потребностей в одной или нескольких областях его деятельности. Выставочные мероприятия можно классифицировать, но ряду признаков:

Цели проведения Торговые.

Информационно - ознакомительные

Частота проведения Периодические.

Ежегодные

Сезонные

Характер предложения Универсальные

экспонатов. Многоотраслевые

Специализированны

Отраслевые

Каждая выставка обладает своей индивидуальностью и характерными чертами. По составу и количеству участников (экспонентов), широте охвата, разнообразия видов и географии предложения международные выставки можно подразделить на межрегиональные и региональные. Международные межрегиональные туристские выставки предполагают наиболее полный количественный и качественный состав участников. Для подобных мероприятий характерно соотношение национальных и международных участников как 1:3. Во время работы таких выставок организуется проведение ряда мероприятий: конференции по проблемам развития туризма, семинаров, круглых столов, презентаций. Это даёт участникам дополнительные возможности изучить состояние дел, передовой опыт и новейшие технологии туристической индустрии.

В мире проводится много выставочных мероприятий связанных с туризмом. Особое место занимают международные туристические биржи. Это выставочные мероприятия, на которых наряду с рекламой туризма проводится активная работа по установлению контактов и заключению сделок между производителями туристских услуг (гостиницы, транспортные предприятия) и их продавцами (туристическими фирмами). Такими биржами обычно открывается или завершается период активной рекламы туров на следующий год.

Крупнейшими международными туристическими выставками и биржами являются:

• Международная туристская биржа в Берлине (International Tourismus Вогse, IТВ).

• Международная туристская выставка - биржа FITUR в Мадриде.

• Всемирная туристская выставка в Лондоне (World Тгаvе1 Магкеt, WTM).

• Международная туристская биржа в Милане.

• Международная выставка "Путешествия и туризм" в Москве (МИТТ).

Наиболее солидными в составе участников и масштабам дополнительных мероприятий являются выставки в Лондоне и Берлине. Время их проведения выбрано удобно: ноябрь - обычной для европейцев время для принятия решений о предстоящем отпуске, а для туроператоров - подведение итогов прошедшего сезона и разработки планов на предстоящий сезон. Осенью осуществляется реализация продуктов "зимнего" ассортимента. Март (1ТВ) - возможность установления прямых контактов между специалистами различных стран, заключение договоров с перевозчиками и предприятиями средств размещения. Особое место занимает выставка — биржа FITUR, проводимая ежегодно в конце января - начале февраля в Мадриде.

Она определяет ценовые и иные тенденции на рынке туризма в новом сезоне. В Мадриде особенно активно продвигаются предложения латиноамериканских туроператоров. Международная туристская биржа в Милане, проводимая в феврале, по числу экспонентов соперничает с мадридской и лондонской, а по стендовой площади уступает только берлинской. Самая широка экспозиция, посвящена Италии. Крупные стендовые площади занимают Франция, Испания, Германия, Австрия, США. Популярность миланской биржи с каждым годом возрастает.

Стремительно набирает обороты и популярность международной выставки "Путешествия и туризм" Москве (март). Для МИТТ характерна очень высокая активность участников и посетителей. Известны выставки стран Черноморского и Средиземноморского бассейнов, Юго-Восточной Азии, Тихого океана, а также районов Европы: Центрального, Восточного, Северного (Скандинавия).

Международный туристский выставочный бизнес стремительно развивается. Увеличивается число выставок, расширяется их география и круг участников, становится разнообразнее тематика. Большой популярностью пользуется выставка по туризму в Лейпциге, "Всемирная неделя туризма и путешествий" Париже, "Матка" в Хельсинки, 1п\\'е1ех в Санкт - 11етербурге, "Боут - шоу" в Лондоне, водных видов спорта в Париже и Дюссельдорфе. Также проводятся специализированные выставки гостиничного и ресторанного хозяйства, спортивные, экологические, познавательные и делового туризма.

Чтобы сделать участие в выставках более эффективным, необходимо чётко представлять, себе их возможности.

Если туристская администрация страны ставит задачи повышения своего международного престижа, установление контактов на высоком уровне, изучение передового опыта, то более предпочтительно представляются лондонские и берлинские биржи. Участие на уровне делегации целесообразно для того, чтобы получить представление о выставке, установить необходимые контакты.

Организация коллективного стенда позволяет приобрести необходимый практический опыт, наладить деловые отношения, отработать приёмы и методы рекламно - выставочной деятельности, осуществить целенаправленное продвижение национального туристского продую а.

Организация собственного стенда позволяет туристской администрации реализовать в полном объёме свою собственную стратегию продвижения национального туристского продукта и использовать для той цели все возможности.