Основні функції інформаційних центрів

4. Основні функції інформаційних центрів

Довідково-інформаційні фонди виникли в процесі розвитку та вдосконалення державної системи науково-технічної інформації. Ідея створення довідкові-інформаційного фонду формувалась поступово. З кінця 50-х - початку 60-х органи науково-технічної інформації були ініціаторами ряду пропозицій по впорядкуванню потоку документів, введення механізації та автоматизації в інформаційні процеси. Реалізація цих пропозицій створювала необхідні умови науково-технічним бібліотекам та органам науково-технічної інформації для комплектування фондів першоджерел різними видами опублікованих та неопублікованих документів та для удосконалення довідково-пошукового апарату. Але повноцінне використання цих умов можливо лише в разі об'єднання зусиль органів науково-технічної інформації та науково-технічних бібліотек в довідково-інформаційної діяльності. Пошук оптимальних шляхів та форм взаємодії органів науково-технічної інформації та науково-технічних бібліотек в процесі довідково-інформаційного обслуговування, а також науково-методичні розробки в цій області призвели до створенню довідково-інформаційних фондів.

Інформаційний фонд це вітчизняна та зарубіжна інформаційна література, опис винаходів та патентів, стандарти, технічні умови та інші видання опубліковані у відкритому друці, а також дуже цінні неопубліковані документи: інформаційні карти, науково-технічні звіти, вітчизняна документація на вироби та матеріали, номенклатура продукції, яку випускають, акти порівняння випробувань окремих агрегатів, супроводжуюча технічна документація для імпортного обладнання, рішення та акти для імпортних зразків, неопубліковані матеріали конференцій, семінарів, звіти про відрядження, дисертації, препринти тощо.

Довідковий апарат ДІФ є ключем до інформаційного фонду. Він складається з фонду довідкових видань (керуючі і директивні матеріали офіційних органів, енциклопедії, словники, довідники, бібліографічні та реферативні видання); фонд виконання довідок, які використовують при повторному запиті; каталогів (алфавітного, систематичного); картотек (головних, довідково-бібліографічних, спеціально-бібліографічних: картотеки стандартів, картотеки звітів про відрядження, картотеки персоналу тощо; спеціальні фактографічні картотеки; допоміжні картотеки: картотеки вітчизняних підприємств, зарубіжних фірм тощо).

Аналітико-синтетичне опрацювання документів  це інформаційний процес, який включає бібліографічний опис, класифікацію, предметизацію, анотування, реферування, науковий переклад, складання оглядів. В результаті таких процесів скорочується кількість інформаційних матеріалів за рахунок застарілих, проводиться якісний відбір інформації, який включає тенденції розвитку науки та техніки, розробку нових гіпотез, практичних рекомендацій, висновків, прогнозів.

Бібліотечно-бібліографічне інформування  це процес накопичення та видачі споживачу документів в режимі “запит  відповідь”. Важливе місце в бібліотечно–бібліографічному інформуванні надається міжбібліографічному абонементу.

Вибірковий розподіл інформації. Оскільки споживачу інформації потрібно не все про все те, що його цікавить, а тільки те що містить нові відомості, то спеціалісти з довідково-інформаційного забезпечення намагаються здійснити вибіркове інформування: представляють відомості у зручній для споживача формі (огляд, аналітична довідка, реферат, таблиця), враховуючи при цьому інформаційні особливості споживача.

Науковий аналіз та синтез інформації. Процес наукового аналізу та синтезу змісту первинних документів й створення оглядово-порівняльної інформації в вигляді бібліографічних, фактографічних, реферативних, аналітичних, та прогнозуючих оглядів.

Ретроспективний пошук інформації це послідовність операції, виконаних з метою глибокого та повного пошуку відомостей за певний проміжок часу з достатньою достовірністю відповідаюча на питання: вирішується чи вже вирішена дана проблема і яким способом, яка нова інформація з даного питання існує в нашій країні та за її межами.

Організація поточної інформації. В науково-інформаційній діяльності розрізняють два самостійні потоки інформації: спадний та зростаючий.

Спадний умовно називають потоком “зверху вниз”, він обіймає всю друковану продукцію, яка централізовано опрацьовується і надходить в усі канали інформаційної системи країни у вигляді бібліографічних описів, анотацій, рефератів, оглядів.

Зростаючий названий потоком “знизу вгору”, формується в низових органах НТІ, де в обов’язковому порядку повинна відображатися на інформаційних картках вся інформація про передовий виробничий досвід і надходити у всі центральні та міжгалузеві органи НТІ, де вона підпадає під спеціальне опрацювання і знаходить відображення в виданнях науковоінформаційної літератури. Таким чином, організація вихідних потоків інформації – це цілеспрямоване систематичне та оперативне введення в інформаційні канали нових відомостей з науково-технічних досягнень.

Види інформаційного забезпечення Найбільш поширеними видами довідково інформаційного забезпечення є: інформування про матеріали, які поступили в ДІФ; система “запит–відповідь”; система “вибіркове поширення інформації”; видавнича діяльність; інформаційне забезпечення керівників.

Інформування про матеріали які надходять у ДІФ. Методи реалізації такої інформації зводяться до наступного: повідомлення про нові надходження шляхом складання та видання бібліографічних вказівок, списків нових надходжень; підготовки оглядових доповідей за матеріалами нових надходжень, організації нових надходжень; індивідуального інформування працівників підприємств (організацій); пропаганда нових джерел НТІ шляхом телерадіоінформування тощо.

Система “запит-відповідь”. Перевага забезпечення споживача в цьому режимі полягає в тому, що досягає диференційованого та строгого індивідуального розподілу інформації, й причому інформації тільки потрібної, оскільки вона надає відповідь на разовий запит споживача, а з цього випливає результат вибору окремих видів інформації з об’ємного потоку інформаційних матеріалів.

Запити споживача, які забезпечуються в цьому режимі, бувають трьох видів:

1.  Запити на видачу копій документів, про які споживач уже проінформований.

2.  Запити на ретроспективний пошук інформації за темою, сформульованою споживачем на відомій йому професійній мові.

3.  Запити конкретних відомостей із заданими параметрами.

Запити в режимі “запит–відповідь” надходять у вигляді заявок (письмових, усних, за телефоном). Для їх задоволення вимагаються операції різного змісту та об’єму, інколи достатньо знайти документи на полиці або сховищі мікрофльмів, особливо, якщо споживач повідомив адресу документу. Для задоволення запитів на ретроспективний пошук або видачу конкретних відомостей розробляються складні синтетичні комплекси: створюються формалізовані мови тощо.

Вибіркове поширення інформації. Серед усіх видів довідковоінформаційного забезпечення найефективнішим вважається вибіркове поширення інформації. Вибіркове поширення інформації  це режим, в якому працює інформаційно-пошукова система (ІПС) дескрипторного типу, реалізована за допомогою обчислювальної техніки.

Повне та своєчасне забезпечення всіх різноманітних інформаційних потреб спеціалістів можна надати лише сукупністю всіх видів інформаційного забезпечення.

Видавнича діяльність органів НТІ забезпечує створення системи інформаційних видань. На основі видань органів НТІ (“спадний потік” інформації) розвиваються прогресивні форми та методи індивідуального та групового обслуговування за принципом вибірковості (вибіркове поширення інформації, диференційоване забезпечення керівництва (ДЗК) тощо).

Системи інформаційного забезпечення керівництва характеризуються значними відмінностями в потребах, що ставляться керуючими органами, і методів підготовки інформаційних документів, це обумовлено різним рівнем і спеціалізацією як інформаційних, так і керуючих органів. Державні органи НТІ спеціалізуються на забезпеченні керівних органів державного масштабу, галузеві – відповідних міністерств і відомств. Інформація, яка надходить до керуючих працівників повинна містити оцінку відомостей з потрібними висновками і рекомендаціями, достатніми для прийняття рішень. Основними формами доведення інформації є: огляди, тематичні вибірки, експрес-інформація, аналітичні довідки, звіти.

Інформація, яка поступає до керівників повинна мати оцінку даних з відповідними висновками та рекомендаціями, достатніми для прийняття рішення. Основними формулами доведення інформації є: огляд, тематичний підбір, експрес-інформації, аналітичні довідки (доповіді).

Останнього часу набула широкого поширення система диференційованого інформаційного забезпечення керівництва, яка побудована на принципах ВПІ.

Бібліотечні фонди формуються відповідно до значення, складу користувачів бібліотеки та виду бібліотеки як упорядковане зібрання документів.

Державний бібліотечний, фонд України складається з фондів бібліотек, що є у державній і комунальній власності, фондів бібліотек самоврядних організацій, взаємопов’язаних скооперованим комплектуванням, єдиним довідково-пошуковим апаратом сисдепозитарного зберігання, перерозподілу та взаємовикористання фондів і відображає науковий, культурний, інформаційний потенціал суспільства.

Для документів, що внесені або підлягають внесенню до Державного реєстру національного культурного надбання України, та документів, що с унікальними пам’ятками Національного архівного фонду України і зберігаються в бібліотеках, встановлюється особливий режим охорони, зберігання та використання.

У разі, якщо бібліотека не забезпечує необхідні умови для зберігання та використання документів, внесених до Державного реєстру національного культурного надбання України, вони можуть бути передані іншим бібліотекам згідно з рішенням відповідних органів виконавчої влади за погодженням із спеціально уповноваженим центральним органом виконавчої влади у сфері культури.

Довідково-інформаційний фонд являє собою сукупність опублікованих та неопублікованих документів, систематизованих, снабжених довідковим апаратом та призначених для довідково-інформаційної роботи. Це впорядковане зібрання документів, забезпечене довідково-пошуковим апаратом, та використовуване органом науково-технічної інформації при здійснені довідково-інформаційної роботи.

Призначенням кожного довідково-інформаційного фонду є оперативне доведення необхідної інформації до відповідних споживачів на потрібному якісному рівні. Довідково-інформаційний фонд призначений забезпечувати підприємства, організації в цілому та окремих спеціалістів трьома видами інформації:

а) поточною (повсякденною) - про дослідження та розробки, які проводяться в наш час;

б) ретроспективною - про досліди та розробки, які проводилися в минулі роки;

в) перспективною - про досліди та розробки, які заплановані на майбутнє.

Основними цілями кожного довідково-інформаційного фонду є:

1. Ціленаправлене накопичення документів (комплектування довідково-інформаційного фонду).

2. Систематизація документів.

3. Створення довідкового апарату до документів.

4. Обробка документів з метою вилучення з них найбільш вагомих відомостей для видання оперативної інформації.

5. Введення інформаційно-пошукових систем, які забезпечують досить повний та оперативний пошук необхідних документів та оперативних даних.

6. Забезпечення споживачів інформації необхідними видами документів.

7. Ведення довідково-інформаційної роботи.

8. Розмноження інформації.

9. Передача інформації.

Довідково-інформаційний фонд повинен надавати споживачам окрім необхідних документів та відомостей про них , але й конкретні фактичні данні по запиту, тобто повинен забезпечувати спеціалістів не тільки документографічною, але й і фактографічною інформацією. Існує три види інформаційного пошуку: внутрішньо бібліотечний, бібліографічний та фактографічний.

Під внутрішньо бібліотечним розуміється пошук по запиту будь яких документів (книжок, періодичних видань, статей тощо). Бібліографічний пошук - це уточнення бібліографічних описів або виявлення конкретної теми (тематичні бібліографічні довідки). Під фактографічним пошуком розуміється пошук по запиту конкретних фактів, обраних з документів.

Внутрішньо бібліотечний та бібліографічний пошук розуміються як різновиди документографічного пошуку. Фотографічний пошук може бути чисто-фактографічний (пошук тільки конкретних фактів) або факто-документографічним (пошук фактів та супровідної документації).

Для виконання цих завдань кожен довідково-інформаційний фонд повинен мати відповідні документальні джерела та добре організований довідковий апарат.

До складу довідково – інформаційного фонду відноситься фонд першоджерел інформації та довідково – пошуковий апарат до нього. В ньому збираються та зберігаються різні типи та види документів. До таких документів відносяться опубліковані друковані документи (книги, журнали, спеціальні види технічної літератури), які видають різні видавництва, відомства, інформаційні органи тощо, неопубліковані документи (науково – технічна документація: звіти, проекти, плани тощо; звіти про відрядження, дисертації, переклади, депоновані рукописи та препринти).

Депоновані рукописи являють собою документи по вузькій, спеціальній тематиці, яка являє інтерес для не великої групи спеціалістів, тому тиражування таких документів є нецілеобразно. Препринтами називають типографічні відтиски статей та других робіт, які призначені для розсилання обмеженому колу споживачів до офіційного опублікування цих робіт.

Потоки опублікованих документів надходять в інформаційні та бібліотечно-бібліографічні організації, в яких виконується державний облік та реєстрація, зберігання, централізована обробка документів та підготовка обліково-реєстраційних, сигнальних бібліографічних та реферативних видань. Дякуючи такій організації довідково-інформаційні фонди можуть проводити планомірне, систематичне комплектування своїх фондів потрібними документами.

Набагато складніше збирати неопубліковану науково-технічну документацію або систематично отримувати інформацію про їх появлення та місці зберіганню.

Форма та глибина взаємодії довідково-інформаційних фондів залежить від вибору архітектури схеми. Існуючі різновиди організації систем довідково-інформаційних фондів можна розділити на три типи: ієрархічний, розташовочний, зірковий. Системи ієрархічного типа передбачають диференціацію довідково-інформаційних фондів на декілька рівнів, які відрізняються повнотою комплектування та функціями в задоволені запитів користувачів. В таких системах запити споживачів інформації, які не можуть бути виконані в довідково-інформаційних фондах більш нижчого рівня передаються в фонди більш вищого рівня, комплектовані більш повно. Перевагою такого типа систем є можливість обходитися більш простим системним довідково-пошуковим апаратом, а недоліком - переадресація великої кількості запитів та низька оперативність задоволення таких запитів. Даний тип організації системи довідково-інформаційних фондів полягає в основі діючої системи міжбібліотечного абонемента.

Довідково-пошуковий аппарат являє собою систематизовану сукупність каталогів та карток, об'єднаних єдиним алфавітно-предметним покажчиком.

Довідково-пошуковий аппарат в себе включає:

- бібліотечні каталоги та реєстраційні картотеки, призначені для пошуку, та в деяких випадках для обліку документів в фонді;

- довідкові картотеки опублікованих та неопублікованих матеріалів по профілю діяльності інститута , необхідні для підбору матеріалу по певному питанню, темі чи наведення довідок в ході виконання будь-якої роботи;

- фонд довідкових видань.

Бібліотечні каталоги та реєстраційні картотеки включають в себе:

- алфавітний каталог;

- систематичний каталог;

- реєстраційна картотеки журналів.

Довідкові картотеки включають:

- головну довідкову картотеку;

- спеціальні картотеки, в тому числі фактографічні.

Головна довідкова картотека є основою довідково-пошукового апарату фонду. Вона використовується при будь-яких видах довідково-інформаційної роботи: при підготовці усних або письмових довідок, планових бібліографічних покажчиків, оглядів.

Використана література

 

1.  Войчак І.С. Інформаційні системи та комп'ютерні технології в менеджменті [Текст]: Навч. посіб.— Тернопіль: Карт-Бланш, 2001.—354 с.

2.  Береза А.М. Основи створення інформаційних систем [Текст]: Навч. посібник.— К.: КНЕУ, 2001.— 400 с.

3.  Макарова М.В., Карнаухова Т.В., Запара С.В. Інформатика та комп'ютерна техніка[Текст]: Навч. посіб.— Суми: Університетська книга, 2003.— 380 с.

4.  Гаевский А. Основы работы в Интернете [Текст].— СПб.: БХВ — Петербург, 2003.— 127 с.

5.  Матвієнко, О.В. Основи інформаційного менеджменту [Текст]: Навч. посіб.— К.: Центр навч. літератури, 2004.— 324 с.

6.  Вуль В.А. Электронные издания [Текст]: Учебн. пособ.— СПб.:БХВ — Петербург, 2003.— 358 с.

7.  Кулаков Ю.О. Комп'ютерні мережі [Текст]: Підручник / Кулаков Ю.О., Луцький Г.М. / За ред. Ю.С. Ковтанюка.— К.: Юніор, 2003.— 400 с.

8.  Устинова Г.М. Информационные системы менеджмента. Основные аналитические технологии в поддержке принятия решений [Текст]: Учеб. пособие.— СПб.: ДиаСофтЮП, 2000.— 368 с.

9.  Кушнаренко, Н.Н. Документоведение [Текст]: Учебник.— К.: Знання, 2000.— 460 с.

10.  Пшенко, А.В. Документационное обеспечение управления [Текст].— М.: Форум: Инфра-М, 2002.— 256 с.

11.  Кудряев. В.А. Организация работы с документами [Текст]: Учебник.— М.: Инфра-М, 2003.— 591 с.

12.  Козлакова, Г.О. Комп'ютеризовані технології обробки ділової інформації [Текст]: Навч. посібник для студентів технічних спеціальностей / Г.О. Козлакова; За ред. В.І.Костюка. - К.; Рівне: РДТУ, 2001. - 233 с.

13.  Кушакова, Н. Право людини на інформацію в Україні: Сучасний стан та перспективи розвитку [Текст]: [Інформаційні відносини ] // Митна справа. - 2001. -№3.-С.41-46.

14.  Кумицький, С.П. Основи організації інформаційної діяльності у сфері управління [Текст]: Навч. посібник. - К.: МАУП, 2002. - 224 с.: іл. - Бібліогр.: с. 209-218.

15.  Скаленко, O.K. Глобальні критерії побудови інформаційного суспільства // Построение информационного общества [Текст]: ресурсы и технологии. - К., Материалы Межд. конф., 2003.