Проверяется правильность доставки. Ошибочно достав­ленная документация возвращается на почту для пересылки адресату

1. Проверяется правильность доставки. Ошибочно достав­ленная документация возвращается на почту для пересылки адресату.

2. Проверяется целостность упаковки, сохранность печатей. Конверты вскрываются, проверяется комплектность и сохран­ность вложений. При обнаружении повреждений конвертов, от­сутствия документов, приложений к ним, несоответствия доку­ментов и приложений об этом сообщают отправителю.

3. При поступлении машиночитаемых документов обрабаты­вается только сопроводительная документация, машинные но­сители в упаковке передаются по назначению.

4. Как правило, конверты уничтожают. Сохраняют конверты (подкалывая их к документу) только в тех случаях, когда на до­кументе отсутствует обратный адрес, когда дата на почтовом штемпеле имеет значение для доказательства даты получения документа, когда на конверте нет надписи «лично», а документ носит личный характер.

5. Документы с пометкой «лично» не вскрываются, а пере­даются адресату. Однако в некоторых организациях количество таких документов может быть весьма значительным, В таком случае экспедиционная обработка поступивших документов предусматривает учет их поступления, дата и учетный номер проставляются на пакетах.

6. Экспедиция ведет учет всех поступивших документов — на документе проставляется штамп об их получении, где указыва­ется наименование организации, дата поступления, порядковый учетный номер документа. Обычно в штампе предусмотрено ме­сто для последующего проставления входящего регистрацион­ного индекса.

7. При первичной экспедиционной обработке документы сортируют по структурным подразделениям. Главный критерий этой сортировки — адресование документов. Обычно докумен­ты, адресованные руководству, передаются в канцелярию для подготовки к рассмотрению, туда же поступают документы, ад­ресованные организации (без указания фамилии должностного лица). Документы, адресованные в структурные подразделения, проходят сортировку по их названиям.

В небольших организациях вся поступающая документация сортируется секретарем. В помощь секретарю можно разработать классификатор видов документов и вопросов деятельности с ука­занием исполнителей, которые курируют определенные вопросы.

8. Процесс первичной обработки заканчивается раскладкой рассортированных документов по ячейкам сортировочного шкафа, откуда документы забирают секретари структурных под­разделений. В небольших организациях секретари используют папки-регистраторы, разделы которых закрепляют за отдельным структурным подразделением или исполнителем.

Большая часть организаций и учреждений обладает помимо почты и другими каналами информации. Например, значитель­ное количество документов, содержащих, как правило, опера­тивную информацию, поступает в организации по факсимиль­ным аппаратам. Масса документов доставляется сотрудниками сторонних организаций, происходит передача «из рук в руки». Все эти способы доставки могут создать мощные документопотоки, содержащие необходимую для деятельности организации информацию. Служба делопроизводства обязана обеспечить учет и контроль за движением поступающих по различным каналам связи документов. Учет необходимо вести и для документации, поступающей по факсимильной связи и от курьеров. В против­ном случае эти документы «выпадают» из поля зрения службы делопроизводства и не включаются в информационную систему организации, оседая у исполнителей. Учет телеграмм, телексов, телетайпограмм, которые затем передаются в службу делопроиз­водства, должен проводиться в службах связи.

Практически во всех сферах управления используются ком­пьютеры, в связи с чем коренные изменения происходят в про­цедуре получения и отправки документов. С распространением факсимильной связи и факс-модемных устройств для компью­тера документ может быть отправлен и получен из любого мес­та. Факс-модем позволяет соединять компьютеры друг с другом по телефонным линиям и передавать сообщения непосредст­венно с одного компьютера на другой, пользоваться электрон­ной почтой и подключаться к международным глобальным ком­пьютерным сетям. При этом документ может передаваться в том виде, как он был создан, со всеми особенностями его внешнего вида, значит, возникает возможность использовать сведения из одного документа для создания другого.

Это приводит к децентрализации приема-передачи докумен­тов, результатом чего становится потеря службой делопроизвод­ства контроля за документооборотом организации. Следствием такого положения может стать чрезмерная автономность струк­турных подразделений и утрата руководством организации кон­троля за их деятельностью.* Поэтому для включения электронных документов в информационную базу организации (фирмы) служ­ба делопроизводства должна участвовать в регламентации и этих потоков информации (в отношении доступа к информации, от­ветственности за ее сохранность и использование).

Передача документов

Согласно рекомендациям Основных положений ГСДОУ, пе­редача документов между структурными подразделениями (из экспедиции в канцелярию, из канцелярии в структурные под­разделения и т.д.) осуществляется через секретарей этих подраз­делений или тех должностных лиц, которые отвечают в них за работу с документами.

Документы передаются с соответствующими отметками в регистрационных формах.

В крупных фирмах, учреждениях, на промышленных пред­приятиях, там, где структурные подразделения расположены на значительном расстоянии друг от друга, организуется курьерская связь для доставки поступивших документов. Курьеры совер­шают два-три обхода здания (территории) по заранее разрабо­танным маршрутам в установленные часы, забирая документы для отправки и доставляя поступившие документы.

Самый нерациональный способ доставки документов — вы­полнение этой работы специалистами аппарата управления, так как расходуется их рабочее время, дорожает доставка и соответ­ственно весь аппарат управления.

Таким образом, организация первичной обработки докумен­тов позволяет выделить первичные потоки поступивших доку­ментов: в адрес руководства организации, руководства структур­ных подразделений, исполнителей. Движение этих потоков бу­дет зависеть от количества инстанций прохождения документов в процессе рассмотрения и принятой в организации технологии регистрации документов.

* Кузнецов С.Л. Применение современных технологий в работе с документами. // Секретарское дело. — 1996. — № 1(3), с.48.

Порядок направления на исполнение и работы исполнителя с документами

Из экспедиции документы, адресованные руководству, пере­даются в службу делопроизводства для регистрации и подготов­ки рассмотрения документов руководителем.

Документы, адресованные в структурные подразделения, на­правляются в их секретариаты для тех же операций.

На этапе движения от первичной обработки до поступления на исполнение документы проходят несколько инстанций, ко­личество которых зависит от структуры организации, распреде­ления обязанностей между руководством, степени самостоя­тельности структурных подразделений, технологии регистрации и общей организации делопроизводства. В организациях с не­большими штатами сотрудников документ передается исполни­телю практически сразу после рассмотрения руководителем. В крупных организациях с многоступенчатой структурой движение документов от получения до исполнителя будет проходить по­следовательно от руководителя (заместителя) организации к ру­ководителям сначала крупных структурных подразделений (на­пример, главных управлений), затем более мелких (отделы). Сроки прохождения документов увеличивает и «ожидание» рас­смотрения документов руководителями, которые в силу занято­сти или информационной перегрузки не успевают регулировать направление документов. Такие операции, как регистрация до­кументов и контроль за сроками их исполнения, могут значи­тельно увеличивать время доставки документов исполнителю и самого процесса исполнения. Если регистрация документов централизована и однократна (т.е. один документ в пределах одной организации регистрируется один раз), документ попадет к исполнителю быстрее. Если регистрация проводится в канце­лярии, а затем повторно в структурных подразделениях, то вре­мя движения документа увеличивается.

С 1970-х годов получила широкое распространение методика предварительного рассмотрения документов. Предварительное рассмотрение документов проводится секретарем-референтом ру­ководителя, его помощником или одним из работников службы делопроизводства. Требования к этим сотрудникам — высокая квалификация, достаточный стаж работы, знание состояния дел организации, а также доверие к ним руководителя. Предвари­тельное рассмотрение состоит в просмотре всех поступивших на имя руководства документов. При этом секретарь-референт выяв­ляет документацию, которая должна быть представлена руководи­телю в обязательном порядке — документы по принципиальным вопросам деятельности, имеющие важное значение в связи со сложившейся ситуацией, требующие координации работы струк­турных подразделений и т.д. Перечень таких вопросов может быть составлен самим руководителем. Назначение процедуры предварительного рассмотрения документов — в освобождении руководителя от просмотра всего объема документов, среди кото­рых имеется типовая документация, не требующая его компетен­ции, не имеющая принципиального характера. Предварительное рассмотрение ликвидирует «узкие» места в движении входящего документопотока, скопление документов на столе руководителя, что предотвращает увеличение сроков рассмотрения и возможные срывы исполнения в необходимые сроки.

Основным критерием, влияющим на движение документов к исполнителю, является содержание документа, поэтому рефе­рент должен иметь четкие представления о положении дел в организации, хорошо знать распределение обязанностей между руководством, функции структурных подразделений, функции и специализацию отдельных сотрудников.

Предварительное рассмотрение проводится непосредственно после первичной обработки документов и значительно ускоряет движение документов, так как существенная часть их передается в структурные подразделения, минуя рассмотрение у руководи­теля. Отобранный массив документов «спускается» на следую­щий уровень управленческой структуры, т.е. документы попа­дают к исполнителю уже в день их поступления в организацию.

Рассмотрение документов руководителем организуется в этом случае более рационально — к нему попадают документы, которые имеют принципиально важное значение. Практикуется доклад руководителю документов, в ходе которого помимо по­ступивших документов еще представляется подборка справоч­ных данных или предварительной переписки.

Движение документов задается резолюцией руководителя (см. гл. 4). В зависимости от содержания и назначения посту­пивших документов исполнение каждого из них различное.

Постановления, решения, приказы, письма вышестоящих организаций, органов власти и управления не всегда требуют письменного ответа — они необходимы для ознакомления, со­держат инструкции по выполнению каких-то операций или дей­ствий. Их исполнение будет состоять в принятии указаний к действию. Для этого секретариат или канцелярия проводит оз­накомление с документом необходимого круга сотрудников. Ви­зы ознакомления с документом проставляются в левом нижнем углу на обороте последнего листа документа или на листах озна­комления. На документе делается отметка «Принято к сведе­нию» или «Принято к руководству», ставится подпись лица, ко­торое проводило ознакомление, дата и номер дела, в котором документ будет храниться.

Сводки, отчеты, заявки, информационные письма и другие документы, не требующие письменного ответа, передаются спе­циалистам функциональных подразделений, которые используют их в оперативной работе, а затем списывают в дело, делая отмет­ки «Включено в план», «Включено в отчет», и подшивают в дела.

Наибольшее внимание исполнителя занимают документы, которые требуют ответа.

Исполнение документа начинается со сбора информации по вопросу. Анализ собранной информации позволяет определить, достаточны ли ее объем и качество (достоверность, актуаль­ность, объективность). На этом этапе исполнитель особенно нуждается в документационном обеспечении своей деятельно­сти, в использовании информационно-поисковой системы по документам организации и самих документов, т.е. в рациональ­ной системе хранения документов. Свои соображения по харак­теру исполнения документа исполнитель представляет руководи­телю либо в устной, либо в письменной (представляя проект ответного документа) форме.

Проект документа проходит этап согласования — сбора виз руководителей структурных подразделений и специалистов, кото­рые выражают свое согласие с содержанием документа. Процесс согласования может быть организован в виде рассылки необхо­димого количества экземпляров проекта документа для сбора за­мечаний и предложений — так называемое параллельное согласо­вание. Однако иногда требуется последовательное согласование, в соответствии с функциями структурных подразделений.

Принципиальные изменения в процессах визирования могут происходить при наличии в организации локальной компьютер­ной сети. Такая сеть позволяет осуществлять обмен информаци­ей между структурными подразделениями и отдельными автома­тизированными рабочими местами. Документ может создаваться в электронной форме и передаваться для редактирования, полу­чения заключения, визирования. Технические возможности компьютерных технологий позволяют изменить прежние методы работы, но тут возникают организационные трудности из-за проблемы доступа к информации. Часть сотрудников имеет ог­раниченный доступ (право чтения, право копирования, право внесения изменений) только к строго нормированным масси­вам. Полный доступ ко всем документам

организации могут иметь только руководитель, его доверенное лицо, руководство службы делопроизводства.*

После получения на проекте документа всех виз документ пе­репечатывают с учетом сделанных замечаний и передают на под­пись руководителю. Исполнитель, получив эту подпись, передает документ на регистрацию, снимает его с контроля и передает на отправку в службу делопроизводства. Если адресат подготовлен­ного документа является новым партнером, если их несколько, в службу делопроизводства передается также адрес или адреса. В необходимых случаях составляется список рассылки документа. Поступивший документ, копию отправленного документа и его проект с визами согласования исполнитель подшивает в дело, сделав соответствующие отметки об исполнении.

По такой же схеме работает исполнитель и над инициатив­ными документами — запросами, уведомлениями, гарантиями, просьбами, заявками, информационными письмами.

Таким образом, подготовка исходящих документов склады­вается из подготовки проекта документа, его согласования, ви­зирования, перепечатки, подписания, регистрации и отправки. На движение исходящих документов прежде всего оказывает влияние количество подразделений, участвующих в составлении документа, количество операций по согласованию и визирова­нию. Кроме того, чем выше уровень подписания документа, тем больше инстанций он проходит.

Подготовка и оформление внутренних документов организу­ется так же, как и исходящих. На этапе исполнения маршруты их движения совпадают с входящим документопотоком. Напри­мер, докладные записки

* Кузнецов С.Л. Делопроизводство на компьютере (Компьютерные технологии в делопроизводстве). — М.: ЗАО «Бизнес-школа» «Интел-Синтез», 1999.

рассматриваются руководителем на об­щих основаниях. Отличия имеются в подготовке распорядитель­ных документов. Приказы по основной деятельности должны согласовываться в юридическом отделе, приказы по личному составу должны готовить отделы кадров с соблюдением трудо­вого законодательства, решения коллегиального органа — спе­циальный аппарат (секретариат коллегии).

Правила обработки исходящих документов

Документы, отправляемые организацией, в том числе на машинных носителях, проходят сортировку, упаковку, оформ­ление почтового отправления и сдачу в отделение связи.

Обработка и отправка осуществляются централизованно экс­педицией, участком канцелярии или секретарем в соответствии с действующими Почтовыми правилами.

Экспедиция принимает документы для отправки полностью оформленными, подписанными, зарегистрированными, с отмет­кой о категории отправления.

Служба делопроизводства проверяет правильность оформле­ния документов, наличие указанных в документе приложений, соответствие количества экземпляров количеству адресатов, да­ты подписания, регистрации и отправки.

Неоформленные или неправильно оформленные документы возвращаются исполнителям на доработку в структурные под­разделения.

На заказную корреспонденцию сотрудники делопроизводст­ва составляют опись рассылки, на которой в экспедиции про­ставляется фамилия сотрудника и дата отправки.

Документы на машинных носителях принимаются к отправ­ке в упаковке, соответствующей техническим требованиям, при наличии сопроводительного письма, оформленного и зарегист­рированного в установленном порядке.

Документы, переданные на отправку, обрабатываются и от­правляются в тот же день или не позднее первой половины сле­дующего рабочего дня.

Литература:

1.  Кодекс законов о труде Российской Федерации.

2.  Закон Российской Федерации от 25 октября 1991 г. № 1807-1 «О язы­ках народов Российской Федерации» (с изм. и доп. от 24 июля 1998 г.).

3.  Андреева В.И. Делопроизводство. Изд. 6-е, перераб. и доп. — М.: ЗАО «Бизнес-школа «Интел-Синтез», 2000, 187 с.

4.  34. Примерное положение о Центральной экспертной комиссии (ЦЭК) министерства, ведомства Российской Федерации. Утвер­ждено приказом Росархива от 17.03.1998 № 19.

5.  35. Типовая инструкция по делопроизводству в министерствах и ве­домствах Российской Федерации. —М.. Росархив,1994.

6.  46. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Унифицированные формы, инструктивные и ме­тодические материалы по их применению. — М., 1982.

7.  47. Управленческие документы постоянною срока хранения, образую­щиеся в деятельности негосударственных коммерческих органи­заций (хозяйственных товариществ и обществ, производствен­ных кооперативов). Справочное пособие. — М.: ВНИИДАД, 1996 г.