Аудит расчетов по заработной плате

3 Аудит расчетов по заработной плате

На втором этапе аудиторской проверки аудитор определяет основные категории работающих, виды начисления и порядок их оформления. Проверка начинается с того, что аудитор сверяет сальдо по счету 70, отраженное в журнале-ордере (обороты по кредиту этого счета - начисление заработной платы проверяют по данным журналов-ордеров № 10 и 10/1, а дебетовые данные по счету 70 - выдача заработной платы, удержания и др. – по данным журналов-ордеров № 1 «Касса» и № 2 «Расчетный счет») с данными Главной книги и бухгалтерского баланса. Если установлены расхождения, то выясняются причины и даются рекомендации. Подтверждение достоверности произведенных начислений осуществляется выборочно. В объем выборки включаются различные категории работающих или уволенных (руководители, специалисты, рабочие, служащие и др.), разные временные периоды (обычно за один месяц каждого квартала) и основные виды начислений (удельный вес в структуре начисленной заработной платы должен превышать 5%). Если учетная информация обрабатывается вручную, то аудитор по данным расчетных ведомостей подтверждает достоверность произведенных расчетов и используемых в расчетах показателей. При этом изучаются первичные документы, которые являются основанием для начисления заработной платы. Особое внимание обращается на правильность их заполнения, соответствие требованиям нормативных документов по начислению и выплате заработной платы. При проверке первичных документов устанавливается наличие подписей должностных лиц, ответственных за учет выполненных работ, правильность заполнения всех реквизитов, нет ли в документах подчисток, неоговоренных исправлений. Анализируя наряды на сдельную работу по датам их выдачи, сопоставляя фамилии рабочих в нарядах и табелях учета рабочего времени с данными учета личного состава, аудитор определяет, нет ли случаев включения в них вымышленных лиц, повторного начисления сумм по ранее оплаченным первичным документам. Методом арифметического контроля определяются неточности в подсчетах в первичных документах или расчетных ведомостях. Как известно, различают основную и дополнительную оплату труда. К основной относится оплата, начисляемая работникам за отработанное время, количество и качество выполненных работ: оплата по сдельным расценкам, тарифным ставкам, окладам, премии сдельщикам и повременщикам, доплаты в связи с отклонениями от нормальных условий работы, за работу в ночное время, за сверхурочные работы, за бригадирство, оплата простоев не по вине рабочих и т.п. К дополнительной заработной плате относятся выплаты за неотработанное время, предусмотренные законодательством по труду: оплата очередных отпусков, перерывов в работе кормящих матерей, льготных часов подростков, за время выполнения государственных и общественных обязанностей, выходного пособия при увольнении и др. При проверке начисления заработной платы аудитору необходимо знать, что основными формами оплаты труда являются повременная, сдельная и аккордная. Первые две формы оплаты труда имеют свои системы: простая повременная, повременно-премиальная; прямая сдельная, сдельно-премиальная, сдельно-прогрессивная, косвенно-сдельная. При повременных формах оплата производится за определенное количество отработанного времени независимо от количества выполненных работ. В этом случае заработок рабочих определяют умножением часовой или дневной тарифной ставки его разряда на количество отработанных им часов или дней. При использовании повременно премиальной системы оплаты труда к сумме заработка по тарифу прибавляют премию в определенном проценте к тарифной ставке или другому измерителю. Первичными документами по учету труда работников при повременной оплате труда являются табели [2].

При прямой сдельной системе оплата труда рабочих осуществляется за число единиц изготовленной ими продукции и выполненных работ исходя из твердых сдельных расценок, установленных с учетом необходимой квалификации. Сдельно-премиальная система оплаты труда рабочих предусматривает премирование за перевыполнение норм выработки и достижение определенных качественных показателей (отсутствие брака). При сдельно-прогрессивной системе оплата повышается за выработку сверх нормы. При косвенно-сдельной системе оплата труда наладчиков, комплектовщиков, помощников мастеров и других рабочих осуществляется в процентах к заработку основных рабочих обслуживаемого участка.

Аккордная форма оплаты труда предусматривает определение совокупного заработка за выполнение определенных стадий работы или производство определенного объема продукции. Расчет заработка при сдельной форме оплаты труда осуществляется по документам о выработке [3].

Для правильного начисления оплаты труда рабочим большое значение имеет учет отклонений от нормальных условий труда, которые оплачиваются дополнительно к действующим расценкам на сдельную работу. Доплаты оформляют следующими документами:

-  дополнительные операции, не предусмотренные технологией производства, - нарядом на сдельную работу, который обычно содержит какой-либо отличительный знак (например, яркая черта по диагонали);

-  отклонения от нормальных условий работы – листком на доплату, который выписывают на бригаду или отдельного рабочего. В нем указывают номер основного документа (наряда, ведомости и др.), к которому производится доплата, содержание дополнительной операции, причину, работника, получающего доплату и расценку.

Таким образом, аудитор проверяет наличие вышеуказанных документов и производит аудит доплат, размеры и условия выплаты которых, предприятия устанавливают самостоятельно и фиксируют их в коллективном договоре. При этом размеры доплат не могут быть ниже установленных законодательством.

Простои не по вине рабочего подтверждается листком о простое с указанием причин и виновников простоя, его продолжительности, тарифной ставки рабочего, размера оплаты и суммы. Согласно ст. 157 ТК РФ, время простоя не по вине рабочего оплачивается в размере не ниже 2/3 тарифной ставки (оклада) установленного работнику разряда. Время простоя по вине работника не оплачивается. На обнаруженный брак продукции должен быть составлен акт, в котором отражаются затраты на брак и сумма потерь. Браком в производстве считаются изделия, детали и узлы, не отвечающие требованиям стандартов или техническим условиям, которые не могут быть использованы по прямому назначению. На основании ст. 156 ТК РФ брак не по вине работника оплачивается наравне с годными изделиями, но не ниже 2/3 тарифной ставки (оклада) установленного работнику разряда. Частичный брак по вине работника оплачивается по пониженным расценкам в зависимости от степени годности продукции. Полный брак по вине работника оплате не подлежит [4].

Доплата за работу в ночное время осуществляется на основании табеля учета рабочего времени с итоговым количеством за месяц и регулируется ст. 96 и 154 ТК РФ. Ночным считается время с 22 часов до 6 утра (продолжительность работы (смены) в ночное время сокращается на один час). Оплата такого времени производится:

-  рабочим повременщикам – не ниже 7/6 дневного часа при 7-часовом рабочем дне и не ниже 6/5 – при 6-часовом рабочем дне;

-  рабочим сдельщикам – сверх сдельной заработной платы доплата за каждый час производится не ниже 1/6 или 1/5 тарифной ставки рабочего.

Доплата за работу в сверхурочное время также подтверждается данными табеля. Согласно ст.152 ТК РФ сверхурочная работа оплачивается за первые два часа не менее чем в полуторном размере, а за последующие часы – не менее чем в двойном. Сверхурочные работы не должны превышать для каждого работника четырех часов в течение двух дней подряд и 120 часов в год (ст. 99 ТК РФ). По желанию работника сверхурочная работа вместо повышенной оплаты может компенсироваться предоставлением дополнительного времени отдыха, но не менее времени, отработанного сверхурочно.

Оплата работы в праздничные дни должна подтверждаться приказом на работу в праздничные дни и табелем учета рабочего времени. Работа в выходной и нерабочий праздничный день оплачивается не менее чем в двойном размере (ст. 153 ТК РФ):

-  сдельщикам – не менее чем по двойным сдельным расценкам;

-  работникам, труд которых оплачивается по дневным и часовым ставкам, - в размере не менее двойной дневной или часовой ставки;

-  работникам, получающим месячный оклад, - в размере не менее одинарной дневной или часовой ставки сверх оклада, если работа в выходной и нерабочий праздничный день производилась в пределах месячной нормы рабочего времени, и в размере не менее двойной часовой или дневной ставки сверх оклада, если работа производилась сверх месячной нормы.

По желанию работника, работавшего в выходной или праздничный день, ему может быть предоставлен другой день отдыха. В этом случае работа в нерабочий праздничный день оплачивается в одинарном размере, а день отдыха оплате не подлежит [5].

Согласно ст. 114 ТК РФ штатным работникам ежегодно предоставляются очередные отпуска. Право на использование отпуска за первый год работы возникает у работника по истечении шести месяцев его непрерывной работы в данной организации. По соглашению сторон оплачиваемый отпуск работнику может быть предоставлен и до истечения шести месяцев. Последующие очередные отпуска – по графику, утвержденному администрацией предприятия. Основанием для расчета суммы отпускных является приказ, в котором указывается, кому предоставляется отпуск, с какого числа, продолжительность отпуска. Минимальная продолжительность отпуска – 28 календарных дней. При проверке данного объекта аудита необходимо проконтролировать правильность исчисления отпускного пособия. Расчет оплаты за отпуск производится исходя из средней заработной платы и количества дней предоставляемого отпуска. Средний дневной заработок для оплаты отпусков, предоставляемых в календарных днях, и выплаты компенсации за неиспользованные отпуска исчисляется путем деления суммы заработной платы, фактически начисленной за расчетный период (12 календарных месяцев), на 12 и на среднемесячное число календарных дней (29,4). Если один или несколько месяцев расчетного периода отработаны не полностью или из него исключалось время, а также начисленные за это время суммы, когда:

–  за работником сохранялся средний заработок в соответствии с законодательством РФ, за исключением перерывов для кормления ребенка;

–  работник получал пособие по временной нетрудоспособности или пособие по беременности и родам;

–  работник не работал в связи с простоем по вине работодателя или по причинам, не зависящим от работодателя и работника;

–  работник не участвовал в забастовке, но в связи с этой забастовкой не имел возможности выполнять свою работу;

–  работнику предоставлялись дополнительные оплачиваемые выходные дни для ухода за детьми-инвалидами и инвалидами с детства;

–  по другим причинам, предусмотренным законодательством РФ,

то средний дневной заработок исчисляется путем деления суммы фактически начисленной заработной платы за расчетный период на сумму среднемесячного числа календарных дней (29,4), умноженного на количество полных календарных месяцев, и количество календарных дней в неполных календарных месяцах. Сумма отпускных определяется умножением среднего дневного заработка на количество дней отпуска. Необходимо отметить, что замена отпуска компенсацией за него не допускается. Лишь часть отпуска, превышающая 28 календарных дней, по письменному заявлению работника может быть заменена денежной компенсацией (ст. 126 ТК РФ). Если работник увольняется или переводится на другое предприятие и не использовал очередной отпуск, то ему начисляется компенсация (ст. 127 ТК РФ). Кроме того, по семейным обстоятельствам и другим уважительным причинам работнику по его письменному заявлению может быть предоставлен отпуск без сохранения заработной платы, продолжительность которого определяется по соглашению между работником и работодателем и регламентируется ст. 128 ТК РФ. Аудитор проверяет правильность расчета среднего дневного заработка, суммы отпускных, а также правильность предоставления отпусков работникам в соответствии с графиком отпусков [7].

Далее аудитор приступает к проверке пособий по временной нетрудоспособности. Эти пособия выплачивают рабочим и служащим за счет отчислений на социальное страхование. Основанием для выплаты пособий являются больничные листки (листки временной нетрудоспособности), выдаваемые лечебными учреждениями. Размер пособия по временной нетрудоспособности зависит от страхового стажа работы сотрудника и среднего заработка:

при непрерывном стаже работы до 5 лет – 60% заработка;

от 5 до 8 лет – 80% заработка;

более 8 лет – 100% заработка.

Независимо от стажа работы пособие выдается в размере 100% вследствие трудового увечья или профессионального заболевания; лицам, имеющим на своем иждивении трех и более детей, не достигших 16 лет; по беременности и родам и в других случаях. Пособия по временной нетрудоспособности выплачиваются за первые два дня болезни – за счет работодателя, начиная с третьего дня – за счет средств ФСС РФ. Пособия исчисляются исходя из среднего заработка за 12 календарных месяцев, предшествующих месяцу, в котором человек заболел. При проверке правильности расчета среднего заработка аудитор должен помнить, что в его сумму включаются все виды оплат, кроме оплаты за работу, выполненную в сверхурочное время, в праздничные дни, по совместительству, за неотработанное время, премии, не входящих в фонд оплаты труда, и других выплат, носящих единовременный характер. Размеры пособий по временной нетрудоспособности и условия их выплаты устанавливаются Федеральным законом от 29 декабря 2006 года № 255-ФЗ «Об обеспечении пособиями по временной нетрудоспособности, по беременности и родам граждан, подлежащих обязательному социальному страхованию». В настоящее время максимальный размер пособий за полный календарный месяц не может превышать 18720 руб. В соответствии с законом № 255-ФЗ (ред. от 24.07.2009) с 1 января 2010 года при расчете пособий по временной нетрудоспособности, по беременности и родам и по уходу за ребенком нужно учитывать их предельные размеры, которые зависят от предельной величины базы для начисления страховых взносов в ФСС РФ. В 2010 году база составит 415000 руб., в дальнейшем эта сумма будет ежегодно индексироваться. Аудитор должен проверить правильность расчета пособия по нетрудоспособности, т.е. правильно ли определен расчетный период в календарных месяцах, размер среднего дневного заработка исходя из фактического заработка, размер среднего дневного заработка исходя из предельной величины базы для начисления страховых взносов, размер дневного пособия исходя из страхового стажа работника и сумма самого пособия по нетрудоспособности, равная произведению суммы дневного пособия и количества календарных дней нетрудоспособности [9].

Кроме этого, аудитор должен проверить правильность расчетов по депонированной заработной плате. Согласно Порядку ведения кассовых операций в РФ (утвержден решением Совета Директоров ЦБР 22 сентября 1993 г. № 40) на выплату заработной платы в кассе предприятия отводится три дня, а в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях – пять дней. В том случае, если работник не получил причитающуюся ему заработную плату в установленном порядке, ее следует депонировать. Депонирование – это передача денежных средств или ценных бумаг на хранение в банк, депозитарий или другое аналогичное учреждение. Кассир в платежной или расчетно-платежной ведомости против фамилии лиц, не получивших заработную плату в графе «Подпись в получении» делает отметку «Депонировано». Деньги сдаются в банк и зачисляются на расчетный счет организации. Из банка их получают при обращении работника в бухгалтерию. Работник имеет право на получение депонированной заработной платы в течение 3 лет. По истечении этого срока невостребованные суммы присоединяются к прибыли в качестве прочих доходов. В бухгалтерии учет расчетов с депонентами ведут в книге учета депонированной заработной платы. В ней для каждого депонента отводится отдельная строка, в которой указывают фамилию, имя, отчество и депонированную сумму, отмечается ее выдача (дата и сумма). В книге ежемесячно подсчитывается общая депонированная сумма и сумма выданная, выводится остаток. Выдача депонированных сумм оформляется расходным кассовым ордером. Для учета депонированных сумм предназначен счет 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами», субсчет 4 «Расчеты по депонированным суммам» [10].

В заключение аудитор проверяет правильность составления бухгалтерских записей. Синтетический учет по начислению заработной платы ведется по кредиту счета 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда». Поэтому при начислении заработной платы и других выплат аудитору сначала необходимо определить их источники, а затем проверить бухгалтерские записи. Выделяют следующие источники:

1.  За счет отнесения зарплаты на себестоимость продукции или реализации товаров, работ, услуг, в этом случае, дебетуются счета: 20 «Основное производство», 23 «Вспомогательные производства», 25 «Общепроизводственные расходы», 26 «Общехозяйственные расходы», 29 «Обслуживающие производства и хозяйства», 44 «Расходы на продажу» и кредитуется счет 70;

2.  Начисление оплаты труда по операциям, связанным с заготовлением и приобретением производственных запасов, осуществлением капитальных вложений, ликвидацией основных средств отражают по дебету счетов 08 «Вложения во внеоборотные активы», 10 «Материалы», 11 «Животные на выращивании и откорме», 15 «Заготовление и приобретение материальных ценностей» и кредиту счета 70;

3.  За счет собственных средств предприятия. Начисленные суммы премий, материальной помощи, пособий, выплаты социального характера, производимые за счет собственных средств отражают по дебету счета 91 «Прочие доходы и расходы» и кредиту счета 70. Начисление доходов от участия в капитале организации оформляют записью: дебет счета 84 «Нераспределенная прибыль (непокрытый убыток)» и кредит счета 70.

Начисление отпуска оформляется следующими проводками: дебетуются счета 20, 23, 25, 26, а кредитуется счет 70. Если организация создает резерв на предстоящие отпуска, то сначала создается резерв проводкой: дебет счетов 20, 23, 25, 26, кредит счета 96 «Резервы предстоящих расходов», а затем начисленные суммы отпускных равномерно списывают на уменьшение созданного резерва следующей проводкой: дебет счета 96, кредит 70 счета. Начисление пособия по временной нетрудоспособности оформляют следующими бухгалтерскими записями: дебет счетов 20, 23, 25, 26, 44, кредит счета 70 – за первые два дня болезни за счет средств предприятия и дебет счета 69 «Расчеты по социальному страхованию и обеспечению» и кредит счета 70 – начиная с третьего дня болезни за счет средств ФСС РФ. Депонирование заработной платы отражают по дебету счета 70, кредиту счета 76.4.