Документне забезпечення роботи міської ради

3.1 Документне забезпечення роботи міської ради

Питання організації управління районами у містах належать до компетенції міських рад. Міські ради та їх виконавчі органи відповідно до Конституції та Законів України здійснюють управління рухомим і нерухомим майном та іншими об’єктами, що належать до комунальної власності територіальних громад районів у містах, формують, затверджують, виконують відповідні бюджети та контролюють їх виконання, а також здійснюють інші повноваження, передбачені законодавством України, в обсягах і межах, що визначаються міськими радами [14, с. 174].

Кузнецовська міська рада є виборним представницьким органом місцевого самоврядування, що складається з депутатів і відповідно до закону представляє територіальну громаду міста та здійснює від її імені та в її інтересах функції та повноваження місцевого самоврядування.Порядок діяльності ради, її органів та посадових осіб визначається Конституцією України, законами України „Про місцеве самоврядування в Україні”, „Про статус депутатів місцевих рад”, іншими законодавчими актами України, регламентом та іншими рішеннями ради (Статутом та інструкціями, положеннями вищих органів влади).

Кузнецовська міська рада діє в такій структурі (Додаток 3):

1. Керівництво ради:

- міський голова;

- секретар міської ради;

- Заступники міського голови по виконавчій роботі:

- Перший заступник міського голови з питань діяльності виконавчих органів влади;

- Заступник міського голови з питань діяльності виконавчих органів влади;

- Заступник міського голови начальник фінансового управління;

- Заступник міського голови начальник управління економіки;

- Заступник міського голови керуючий справами виконкому;

Чисельність апарату міської ради та її виконавчого комітету складає – 89 осіб:

Апаратне управління нараховує 13 осіб працюючих.

Відділ бухгалтерського обліку та звітності – 4 особи.

Відділ з гуманітарних питань та внутрішньої політики – 2 осби.

Відділ комунальної власності – 9 осіб.

Відділ у справах захисту населення від наслідків аварії на Чорнобильській АЕС – 4 особи.

Управління економікою- 4 особи.

Відділ архітектури та містобудування – 3 особи.

Відділ з питань торгівлі та сфери обслуговування – 2 особи.

Відділ з питань кадрової роботи – 3 особи.

Служба у справах неповнолітніх – 4 осби.

Відді культури – 6 осіб.

Комітет з фізичної культури та спорту – 1 особа.

Відділ реєстрації виборців – 4 особи.

Військово-облікове бюро – 8 осіб.

Господарська група – 14 осіб.

Юридичний відділ – 3 особи.

Відділ у справах сім’ї та молоді – 3 особи.

Архівний відділ - 2 особи.

Відділи займаються службовою документацією та бухгалтерським обліком бюджетних установ м. Кузнецовська. Структура міської ради м. Кузнецовська представлена широко, відділами з усіх питань соціально-економічного розвитку міста.

Міська рада веде свою роботу у таких напрямках: постійно спрямовує свою роботу згідно основних напрямків розвитку господарського комплексу міста:

- промисловість,

- інвестиційна діяльність;

- енергозбереження;

-житлова політика та реформування житлово-комунального господарства;

- торгівля, побутові послуги, розвиток малого підприємництва;

- благоустрій, санітарна очистка, ремонт і утримання доріг;

- газифікація;

- водопостачання, водовідведення, водопониження.

Ці напрями роботи передбачені у “Програмі соціально-економічного розвитку міста на 2008 рік.

В галузі "Органи виконавчої влади" діловодство міських рад є важливою ланкою.

В системі управління Кузнецовської міської ради діє організаційно-розпорядча документація (ОРД):

- організаційно-розпорядча документація представлена нормативними актами, що регламентують порядок створення, оформлення й використання організаційно-розпорядчих документів, до яких належать вказівки (керівні настанови або рекомендації), інструкції, накази, положення, постанови, рішення (Додаток 5), розпорядження (Додаток 6), статути, укази, ухвали.

ОРД свідчить про закріплення функцій, обов’язків і прав керівних органів та керівних осіб управління на певні строки (це накази, інструкції, розпорядження, вказівки, статути).

Різноманітна за видами та за обсягом у Кузнецовській міській раді довідково-інформаційна документація. До неї належать: акти (Додаток 7), анотації, відгуки, відомості, довідки, договори , записки (службові доповідні, пояснювальні), запрошення, звіти, листи службові, оголошення, плани роботи, посвідчення, протоколи, витяги з протоколів, реферати, рецензії, телеграми, телефонограми, списки/переліки, доповідні та пояснювальні записки, запрошення.

Документація з кадрових питань, документація по особовому складу міської ради має інформаційний характер про особовий склад ради і ведеться секретарем міської ради з моменту вступу громадянина на роботу. Це – заяви (про прийняття на роботу, звільнення з роботи, переведення на іншу посаду); накази по особливому складу (про прийняття на роботу, звільнення з роботи, переведення чи зміщення на іншу посаду, заохочення, стягнення, відрядження); виробничі характеристики, контракти з найму (трудові угоди), особові листки з обліку кадрів, особові картки, трудові книжки, графіки відпусток, журнали обліку працівників, які відбувають у відрядження, анкети, автобіографії, витяги з трудової книжки.

Особисті, офіційні документи – службові документи, необхідні для певних формальних повідомлень про себе як працівника ради представлені - автобіографіями, дорученнями, заявами, посвідченнями, пропозиціями, розписками, скаргами.

До фінансово-розрахункової та облікової документації належать акти (обстеження, ревізії, інвентаризації), платіжні відомості, відмови від акценту, гарантійні листи, договори, передбачені цивільним кодексом – договори на поставку, купівлю-продаж (Додаток), позики, наймання житлових приміщень тощо; заяви-зобов’язання на одержання кредиту чи позики; заяви для організації купівлі-продажу, квитанції, накладні (вимоги), свідоцтва із зразками підписів і відбитком печатки, переліки, платіжні доручення, трудові угоди, доручення на представництво інтересів та на здійснення угод на отримання власних грошей, список, розписка.

Діловодство здійснюється централізовано, всі операції з обробки документів (приймання і відправлення, реєстрація й облік, контроль виконання документів, формування справ, довідкова робота за документами), а також їх пошук і зберігання, передавання на архівне зберігання виконує секретар виконкому, тобто виконує діловодні функції. У структурних підрозділах зберігаються лише робочі документи співробітників, у тому числі копії вже завершених документів, які виконавці можуть застосовувати задля власних потреб та утримувати будь-яким зручним для них способом.

Документаційне забезпечення документів в Кузнецовській міській раді здійснюється відповідно до “Примірної Інструкції з діловодства у міністерствах, інших центральних органах виконавчої влади, Раді міністрів Автономної Республіки Крим, місцевих органах виконавчої влади, затвердженої постановою Кабінету Міністрів України”, а також відповідно до державних стандартів на організаційно-розпорядчу документацію. Згідно інструкції регламентуються загальні питання документування управлінської діяльності; прийом, розгляд і реєстрація документів; складання і оформлення службових документів, у тому числі датування, індексація, узгодження, засвідчення і адресування документів.

Частиною організації роботи з документам є система збереження документів - сукупність засобів обліку та систематизації документів з метою їх пошуку і використання у поточній діяльності установи [29, с. 56].

Органи державної влади та органи місцевого самоврядування визначають конкретний комплекс документів, необхідний та достатній для документування їх діяльності. Ці документи групуються за логічною послідовністю виконання, а їх систематизований перелік справ називається «номенклатурою справ».

Номенклатура справ - це обов'язковий для кожної юридичної особи систематизований перелік назв справ, що формуються в її діловодстві. Вони розміщені у певній послідовності, з зазначенням строків зберігання справ, відповідна номенклатура справ існує і в Кузнецовській міській раді.

Номенклатура справ є обов'язковим для кожної установи документом постійного зберігання, який складається для створення в установі єдиної системи формування справ, забезпечення їх обліку, швидкого розшуку документа за його змістом та видом, відбору документів на державне зберігання у процесі діловодства. Номенклатура справ Кузнецовської міської ради складається з номенклатурних справ окремих структурних підрозділів, а саме:

1. Міська рада:

- Комісія з питань поновлення прав реабілітованих;

- Робота з депутатами.

2. Організаційно-контрольний відділ.

Зведена номенклатура погоджена з архівом і затверджена міським головою (Додаток 8).

У Кузнецовській міській раді використана індивідуальна номенклатура справ, яка складається з номенклатур справ окремих структурних підрозділів.

Така індивідуальна номенклатура справ складена з метою впорядкування документів, забезпечення їх обліку та швидкого пошуку і включає заголовки лише тих справ, які ведуться у міській раді.

У номенклатурі справ є графа про строки зберігання документів ( Додаток 8). У ньому відмічено, які документи постійно зберігаються, які від 1-го року , до 3-х, 5-ти, 10-ти, 75-ти років (Додаток 8).

Документи з часу створення (надходження) і до передачі їх в архів зберігаються за місцем їх формування у службових «справах».

Слід відмітити, що справа - це комплекс належно оформлених і згрупованих закінчених виробництвом документів службового характеру, що вміщує вичерпну інформацію стосовно вирішення конкретного питання. Формування справи - це групування окремих документів відповідно до встановленої номенклатури. Справи формуються за місцем реєстрації самих документів або в структурних підрозділах установи, де відповідальні особи групують виконані документи згідно з профілем свого підрозділу.

Кузнецовською міською радою визначений конкретний комплекс документів, необхідний та достатній для документування їх діяльності. Ці документи згруповані за логічною послідовністю виконання, а їх систематизований перелік справ є «номенклатурою справ» (Додаток 8).

Номенклатура справ є обов'язковим для кожної установи документом постійного зберігання, який складається для створення в установі єдиної системи формування справ, забезпечення їх обліку, швидкого розшуку документа за його змістом та видом, відбору документів на державне зберігання у процесі діловодства. Номенклатура справ органу виконавчої влади складається з номенклатурних справ окремих структурних підрозділів. Зведена номенклатура після погодження з архівом затверджується керівником органу державної влади.

На практиці використовуються три види номенклатури справ: типова, примірна та індивідуальна [5, с. 298].

Типова номенклатура справ установлює типовий склад справ для установ, однорідних за характером діяльності, з єдиною системою індексації, і є нормативним актом.

Примірна номенклатура встановлює примірний склад справ для установ, однорідних за характером діяльності, але різних за структурою, і має рекомендаційний характер.

Індивідуальна номенклатура справ установи складається із номенклатур справ окремих структурних підрозділів.

Типові та примірні номенклатури справ розробляються органами вищого рівня для організацій, які належать до сфери управління установи, і використовуються ними як методичні посібники при складанні індивідуальних номенклатур справ.

Індивідуальна номенклатура справ складається з метою впорядкування документів, забезпечення їх обліку та швидкого пошуку і включає заголовки лише тих справ, які ведуться у конкретній організації (або структурному підрозділі).

Розробляють індивідуальну номенклатуру справ відповідно до вимог чинних нормативно-правових актів з організації діловодства та архівної справи.

Розробляючи індивідуальну номенклатуру справ на основі примірної або типової номенклатури, яка застосована у Кузнецовській міській раді, врахована специфіка діяльності цієї установи.

Текст номенклатури справ оформлюють у вигляді таблиці (Додаток 8), яка має такі графи:

1.Індекс справи

2.Заголовок справи (тому, частини)

4.Строк зберігання справи (тому, частини) і номери статей за переліком