Навигация
ИНФОРМАЦИОННО-СПРАВОЧНАЯ РАБОТА
39505
знаков
4
таблицы
1
изображение
4. ИНФОРМАЦИОННО-СПРАВОЧНАЯ РАБОТА
Регистрация позволяет сформировать банк данных о документах организации (информационно-справочный массив), на основе которого может быть создана информационно-поисковая система (ИПС).
С помощью ИПС в любой момент можно установить, где, кого и на какой стадии исполнения находится или хранится документ, а также найти документы, содержащие определенные сведения.
При традиционной карточной форме регистрации информационно-справочные массивы состоят из справочных картотек, в которых РК расположены по определенным группам (рубрика). Систематизацию могут проводить, например, по хронологическому принципу (датам поступления, отправки и исполнения), структурному принципу (рубрики картотеки соответствуют структуре организации), номинальному принципу (рубрики – наименование видов документов: приказов, распоряжений и т.д.), корреспондентскому принципу (рубрики — определенные корреспонденты или их группы) и т.д. Чаще всего при построении картотек сочетают несколько принципов.
Картотеки передают на хранение в архив организации вместе с документами за соответствующий год.
Возможности поиска нужного документа и связанной с ним информации значительно расширяются при использование САДД.
В САДД поиск документов может осуществляться:
· по значению и сочетанию любых реквизитов РК;
· по текстам документов, файлы которых связаны с РК (полнотекстовый поиск);
· для целых групп документов за определенный период времени.
При необходимости сложный поисковый запрос может быть сохранен и использован неоднократно. Возможен просмотр структуры (дерева) взаимосвязанных документов, что позволяет в сложных случаях легко разбираться в ситуации и истории вопроса.
Кроме того, как уже указывалось ранее, САДД позволяет создавать единые информационно-справочный массив документов и ИПС организации при децентрализованной форме регистрации документов в данной организации.
5. КОНТРОЛЬ ИСПОЛНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ
Контроль за исполнением принятых управленческих решений, в том числе и зафиксированных в документной форме, — важная функция управления организацией.
Контроль исполнения документов — совокупность действий, обеспечивающих своевременное исполнение документов.
В ГОСТ Р 6.30-2003 и других нормативно-методических документах по делопроизводству использован термин «контроль исполнения документов». В утвержденных в 2005 г. нормативных документах, регламентирующих деятельность федеральных органов исполнительной власти, содержатся термины: «контроль исполнения поручений», «контроль за исполнением поручений», «контроль за рассмотрением поступивших в федеральный орган исполнительной власти обращений». Новая редакция терминов правомерна, так как исполнению подлежат именно поручения, а обращения граждан не «исполняются», а рассматриваются.
Поручения могут содержаться в документах (например, приказах, распоряжениях, письмах вышестоящих организаций) или в резолюции руководителя на документе. Кроме того, в некоторых организациях поручения считают особым видом документов и оформляют на бланках поручений.
Цели контроля исполнения документов — содействие качественному и своевременному выполнению решений руководства организации и структурных подразделении, а также получение информации для оценки эффективности деятельности/ должностных лиц и подразделений организации.
Основные направления контроля:
• контроль за исполнением документов по существу поставленных в них вопросов и данных поручений;
• контроль своевременности выполнения документов;
• контроль соответствия формы создаваемых документов требованиям нормативных актов.
Контроль «по существу» входит в должностные обязанности руководителей всех уровней. При большом объеме контрольных документов в организации создают специальное контрольное подразделение (самостоятельное или в составе службы ДОУ);
Контролирует сроки исполнения, а также правильное, т.е. соответствующее нормативным требованиям, оформление документов служба ДОУ.
Руководители подразделений и исполнители несут ответственность за полноту и своевременность исполнения документа, а работники, готовящие проекты документов, — за правильность использования форм, бланков, составление и оформление проектов.
Задачи контроля исполнения:
• проверка сроков исполнения;
• регулирование хода исполнения документов;
• учет и анализ результатов исполнения документов по отдельным структурным подразделениям и организации в целом, информирование руководителей о результатах проведенного обобщения и анализа.
Сроки исполнения могут быть типовыми и индивидуальными, их исчисляют в календарных днях с даты подписания (утверждения) документа, а для поступивших из других организаций с даты их поступления.
Типовые сроки исполнения устанавливают законодательные акты и нормативные документы государственных органов управления, ведомственные подзаконные акты. В организациях для определенных групп документов могут быть установлены типовые сроки исполнения, не указанные в законах и подзаконных нормативных актах. На документы с типовыми сроками исполнения составляют «Перечень документов с типовыми сроками исполнения», который является приложением к инструкции по делопроизводству организации.
Индивидуальные сроки устанавливают вышестоящие организации или руководитель в тексте документа либо в резолюции. Изменить срок исполнения можно только по указанию организации или руководителя, установивших этот срок.
Текущий контроль осуществляется путем ежедневной подготовки и предоставления руководству сведений о документ» с истекшими сроками хранения.
Предупредительный контроль — своевременное (за 3-5 дней) предупреждение работников о приближении сроков исполнения документов. Это может быть сделано в устной форме или путем направления письменного напоминания.
Документ считают исполненным и снимают с контроля после выполнения всех установленных в нем заданий и информирования об этом всех заинтересованных организаций и лиц.
Снять документ с контроля после его исполнения может лишь должностное лицо, установившее контроль, либо ответственный исполнитель. Отметку о снятии с контроля проставляют в левом нижнем углу документа, а также в его РК.
Итоговый контроль состоит в обобщении и анализе данных исполнения документов в организации. Он ведется путем периодического составления (обычно ежемесячно, ежеквартально и ежегодно) сводки итогового контроля, представленной на рисунке 5.
| Подразделения, исполнители | Исполнено документов | Оставлено документов на исполнение | |||||
| Всего | В срок | С нарушением срока | Причины нарушения срока | Срок не наступил | С продлением срока | Без продлением срока | |
Рисунок 5 – «Примерная форма сводки итого контроля».
Наиболее характерные причины несвоевременного исполнения документов:
· слишком высокая степень централизации полномочий;
· перегрузка отдельных руководителей и исполнителей;
· недисциплинированность работников;
· установленные нереальные сроки исполнения;
· неэффективная система организации документооборота.
Причины нарушения сроков исполнения анализируют. Результаты анализа используют для совершенствования деятельности организации в целом и работы отдельных структурных подразделений, повышения исполнительской дисциплины оптимизации подготовки документов и документооборота.
Технология контроля исполнения документов службой ДОУ при журнальной и традиционной картонной формах регистрации состоит в:
· постановке документов на контроль, при этом на верхнем поле контрольных документов и в регистрационной форме (журнал. РК) проставляют отметку о контроле — «К»;
· направлении карточки контролируемого документа исполнителю;
· формировании картотеки РК контрольных документов и ее ежедневном просмотре;
· устном или письменном напоминании исполнителю о приближении срока исполнения документов;
· получении информации о ходе и результатах исполнения и записи ее в РК;
· снятии документа с контроля (с типовыми сроками – самостоятельно, с индивидуальными – по указанию должностного лица, ответственного за контроль исполнения документа);
· составлении текущих и итоговых отчетов (сводок) по исполнению документов.
В САДД под не ним документа автоматизирован.
При введении в РК плановой даты исполнения происходит его автоматическая постановка на контроль. На контроль может быть поставлено исполнение как отдельных резолюций, так и документа а целом. РК контрольного документа и сама резолюции выделяются определенным визуальным признаком.
Система позволяет автоматически формировать и рассылать по локальной сети напоминания исполнителям о приближении срока выполнения.
Для контрольных документов и резолюций автоматически отслеживаются сроки исполнения, особо выделяются документы с истекшими срока ми исполнения. Система способна автоматически формировать сводки об исполнении контрольных документов, при этом периодичность и форму итоговой сводки определяет руководитель.
Кроме того, руководитель организации, обладая в САДД правом неограниченного доступа к документам, имеет возможность в режиме “on line” оценивать объем и результативность исполнительской деятельности всех должностных лиц и всех подразделений организации.
Похожие работы
... и проблему технологии документационных процессов, поэтому занимает место узлового звена системы делопроизводства предприятия. Проведем анализ организации документооборота компании ЗАО «Группа компаний «Жилищный капитал». Глава 2 Организация документооборота в компании ЗАО «Жилищный капитал» 2.1 Общие положения организации документооборота в компании В любой организации существует ...
... получения информации, необходимой для выработки решения. Поэтому на комбинате рациональной организации документооборота всегда уделяется большое внимание. В настоящее время наличие успешно действующей системы автоматизации делопроизводства и документооборота говорит о благополучии данного предприятия и его руководства. Это означает полную управляемость подчинённых руководству аппарата, их ...
... отдельного рассмотрения и может быть выполнен как в традиционной, так и автоматизированной технологии. Несмотря на вторичность порядка движения документов по отношению к целям и задачам организации, документооборот рекомендуется нормировать и регулировать. Так, например, в ГСДОУ предлагается закреплять порядок прохождения документов внутри организации в специальных графических оперограммах и ...
... срока дела передаются на хранение в архив. Документооборот - это движение документов от момента их создания до момента окончания работы с ними. Рис. 2. Документооборот на предприятии Организация документооборота имеет много общего с организацией механического конвейера (рис. 2). В свое время введение конвейерной сборки наряду с типизацией продукции и стандартизацией деталей привело к ...
0 комментариев