Бюджетный контроль

1.  Бюджетный контроль

Бюджетный контроль – составная часть финансового контроля, посредством которого в процессе составления проекта бюджета, его анализа и при составлении отчета о его исполнении проверяется образование, распределение и использование бюджетных средств.

Бюджет служит механизмом предварительного контроля, поскольку дает уверенность в том, что когда организации потребуются наличные средства, эти средства у нее будут. Бюджеты устанавливают также предельные значения затрат и не позволяют тем самым какому-либо отделу или организации в целом исчерпать свои наличные средства до конца. [17,205]

2.  Стандартная калькуляция себестоимости

Это технология, связанная с обеспечением контрольной информацией о стоимости продуктов или деятельности. в то время, как бюджетный контроль позволяет сравнивать итоговые цифры, стандартная калькуляция себестоимости рассматривает цену отдельной единицы товара.

Система используется специально для идентификации отличий в цене закупки материалов или в использовании материалов (это является превосходным способом быстрой идентификации неприемлемого уровня потерь). Это также применяется для контроля затрат на оплату рабочей силы, где существуют некоторые определенные стандарты продолжительности рабочего времени и оплаты за работу

3.  Контроль качества

Чаще всего идет речь в основном о «Всеобщем контроле качества» (TQM – Total QualityManagement), нежели о непосредственном контроле качества продукта. Для контроля качества лучше всего убедиться, что для каждого процесса, независимо от того, идет ли речь о конкретном производственном процессе или о какой-то процедуре в офисе, качество на выходе должно соответствовать какому-либо предопределенному стандарту качества. Более того, некоторые организации обнаружили, что они должны обзавестись формальным признанным сертификатом качества — таким, как Британский Стандарт (BS) 5750 или его международным эквивалентом ISO 9000 для того, чтобы заказчики продолжали работать с ними.

Каждое возможное место для возникновения дефекта качества и каждый потенциальный тип дефекта должен быть предметом внимания персонала по контролю за качеством. В некоторых ситуациях верной оказывается поговорка, что предупредить — лучше, чем бороться с последствиями. Хорошая система контроля качества — эта та, которая основана на тщательно проработанных параметрах, планах и процедурах, так что снижается риск производства некачественной продукции.

4.  Контроль запасов

Чаще всего этот контроль называется логистикой. Все проблемы могут быть связаны с сырьем, компонентами, упаковкой, полуфабрикатами и завершенными продуктами, Системы контроля запасов должны минимизировать потери. Эффективный контроль запасов может быть обеспечен, если он встроен в общую систему стандартной калькуляции себестоимости, если он имеет отношение к контролю закупочной функции, а также связан с контролем качества.

Важность эффективной системы контроля запасов связана с тем, что каждая организация располагает лишь ограниченным объемом денежных ресурсов. Если они расходуются на приобретение материалов и производство быстрее, нежели поступают от продаж, то рано или поздно наступит кризис наличности. Это известно как проблема работающего капитала или как кризис наличных средств, и нередко возникает в результате излишне оптимистичных закупок («фантастическая сделка») или накапливания готовых изделий («со дня на день наступит бешеный спрос»). В установлении оптимального соотношения и состоит контроль запасов

5.  Системы, основанные на применении компьютеров

Применение компьютеров привело к чрезвычайно быстрому росту систем контроля, использующих все преимущества быстрой обработки и хранения данных. Обычно такое развитие свойственно большим организациям, где ощущают, что затраты могут оцениваться в терминах потенциальной экономии, которой можно добиться.

В последнее время, с появлением микрокомпьютеров и распространенностью бюро компьютерных услуг, появилась реальная возможность даже для самых небольших организаций иметь системы контроля, Информация, полученная с помощью компьютеров, или компьютерные системы контроля могут обеспечить эффективные ответы на многие из проблем, с которыми сталкиваются компании,

6.  Общий контроль

Общий контроль организации осуществляется примерно так же, как и контроль за различными подразделениями. Это достигается за счет сравнения общего функционирования с планами, обычно с помощью таких отчетов, как торговые счета, счета прибыли и убытков, балансов, анализа, насколько это важно для компании; подсчет прибылей и убытков для общественных организаций, занимающихся предоставлением услуг, обществ и клубов. Данные традиционные системы счетоводства сами по себе не позволяют наблюдать развитие ситуации, но если они имеют отношение к бюджету организации, отклонения в общем функционировании могут быть замечены оперативно. [16,242]

Так же в менеджменте известны следующие подходы к разработке систем контроля:

1.  Рыночный. Для установления стандартов используют внешний рыночный механизм, такой, как ценовая конкуренция и относительная доля рынка. Обычно применяется организациями, продукция или услуги которых имеют четкие спецификации и выделяются на рынке сбыта, а так же компаниями которые работают в условиях жесткой конкуренции.

2.  Бюрократический. Упор на организационные полномочия, на административные и иерархические механизмы, такие как правила, процедуры, инструкции, политика, стандартизация операций, четкие описания рабочих заданий и точные бюджеты с помощью которых и обеспечивается желаемое поведение работников и их работа в соответствии с установленными нормами и стандартами эффективности.

3.  Клановый. Поведение сотрудников регулируется на основе общих ценностей, норм, традиций, ритуалов, легенд, другими аспектами организационной культуры. Используется в организациях, в которых распространены командные методы работы, а применяемые технологии часто меняются.

Приведенные виды и методы проведения контроля являются классическими и наиболее часто используемыми. Но применяемые вместе они образуют систему, которая индивидуальна для каждого предприятия. Идеальная система контроля для одних организаций может лишь скрыть существующие проблемы и стать губительной для других. Поэтому, какой бы вид и метод контроля не выбрал руководитель, он всегда должен учитывать особенности присущие организации.

Каждая организация сама решает какие методы, формы и виды контроля использовать, но принципы построения системы контроля универсальны для всех. Различные авторы по разному видят процесс контроля

Р. Олдкорн, например, объясняет процесс контроля так. В системе контроля все начинается с плана (рис. 2.). «Это стадия, когда ответственное лицо говорит: Это то, что мы собираемся сделать, и вот так мы это собираемся сделать» (блок 1). Это ведет к действиям (блок 2) – стадия «взяться за работу». Блок 3 (сравнение плана с реальными результатами) может быть охарактеризовано выражением: «это то, что мы хотели получить, а вот то, что мы получили».

Блок 4 (да или нет?) следует сразу же за блоком 3 и задает вопрос: «Получили ли мы то, что хотели?». Если ответ положительный – «да», то идем к блоку 5 «хорошие новости». Процесс не завершается, он возвращается к этапу планирования действий, эффективно иллюстрируя: «Что мы запланировали, то прекрасно выполнили». Если же ответом на вопрос блока 4 оказалось «нет», то переход осуществляется к блоку 6 «Что делать?». Очевидно, что существует три варианта: либо произошла неконтролируемая аномалия, тогда ничего предпринимать не требуется, или же что-то было сделано неверно, в этом случае мы должны проинформировать исполнителя в блоке 2. Третья возможность заключается в том, что мы приняли неосуществимый план, тогда следует известить об этом «прожектеров» в блоке 1. Все это звучит примитивно, но здесь есть как преимущества, так и проблемы, и система контроля может создать не меньше проблем, чем она сама способна предотвратить, если ею не управлять надлежащим образом. За каждым из шести блоков скрываются нюансы, которые следует иметь в виду». [16,233]

Согласно Мескону процесс контроля состоит из трех этапов: