Финансисты выбрали безбумажный офис

2.2 Финансисты выбрали безбумажный офис

Почти четверть финансовых консультантов назвали системы управления документооборотом в роли технологического приоритета на 2010 год. Такие результаты показал опрос, проведенный порталом InvestmentNews.com.

Аналитический портал InvestmentNews.com, предоставляющий сведения об финансовых новостях крупных городов США, провел исследование среди 1000 финансовых консультантов и независимых брокеров о приоритетности расходов на те или иные средства автоматизации. В результате 23,8% респондентов планируют в 2010 году потратить средства на решения в области управления документацией и технологии "безбумажного офиса". Еще 50,9% опрошенных участников упомянули о CRM-системах (система управления взаимодействием с клиентами), а перед СЭД (системы электронного документооборота) по популярности поместились средства для управления портфолио проектов (35,3%) и технологии по обеспечению соответствия всех ключевых действий в компании принятым нормам (стандартам, лицензионным соглашениям, законодательству, регламентам отрасли и пр.) (30,6%). В целом, в 2010 году финансисты потратят больше денег на ИТ ( Информационные технологии), чем в 2009 (об этом заявили 63,1% респондентов).

Опрошенные CNews участники рынка СЭД в целом согласны с результатами InvestmentNews.com и высказывают мнения, что данный расклад характерен не только для американского, но и для глобального рынка. "Перечень "болевых точек" - CRM, соответствие нормативному регулированию и управление портфелем, - однозначно связан с финансовым кризисом и проблемой "плохих кредитов". И в этом смысле профиль приоритетов является, безусловно, глобальным, как и мировой финансовый кризис. Кроме финансового сектора как такового, аналогичные приоритеты характерны и для финансовых подразделениях крупных компаний, в том числе и в России", - заявляет Сергей Курьянов, директор по развитию DocsVision. Похожего мнения придерживается и Юрий Корюкин, директор по корпоративным проектам ABBYY Russia, говоря о том, что все большее и большее число организаций финансового сектора уделяют больше внимание безбумажным технологиям. "Это прослеживается как на уровне работы банков с клиентами, так и на уровне нормативной базы регулирующей эту часть деятельности. Не исключаю, что уже в 2010 году, например, большинство банков создадут свои электронные архивы, а уж в планы данную работу внедрят уже все банки", - замечает специалист.

Начальник отдела маркетинга ЭОС, уточняет, что эти данные характерны в большей степени для американского, а в меньшей для европейского рынков. "Как в Европе, так и в Америке, и точно также и в России, усиливается тренд интереса к системам управления документами со стороны государства. Оно уже давно является крупнейшим заказчиком СЭД, и эта тенденция будет только усиливаться, а в России - еще быстрее. Очень активно начнут проявлять интерес к системам управления документами страховые компании, промышленные, транспортные, торговые предприятия, сфера услуг, СМИ, ТЭК. Близкие к финсектору результаты могли бы показать только ТЭК и промышленность", - замечает она.

"Для российских финансистов и российского рынка в целом приоритет электронного документооборота в списке был бы выше", - предполагает Евгений Стаханов, директор по маркетингу Terralink. Он отмечает, что одной из самых актуальных тем в последнее время на российском финансовом рынке стал потоковый ввод первичной финансовой документации, с последующей работой с ней в электронном виде, соответственно, вырос и интерес к подобным решениям.

"Если оценивать экономические эффекты от внедрения ECM-систем, то снижение затрат на бумагу и расходные материалы - это капля в море по сравнению с уходом от убытков вследствие различных рисков и неоптимальных процессов. Это правило работает везде, кроме, пожалуй, торговли и финансового сектора. Результаты опросов косвенно подтверждают этот тезис ( рис. №1). Действительно, внедрение безбумажных технологий для ключевых процессов в финансовом секторе - задача очень актуальная, особенно если учесть некоторые позитивные подвижки в банковском секторе", - замечает Максим Галимов, директор по перспективным решениям компании Directum. Тем не менее, некоторые компании не скрывают своего скепсиса, оценивая перспективы переноса в реальность результатов опроса. "Финансовый сектор (инвестиционные компании в частности) больше всего пострадал от экономического кризиса. Поэтому компаниям этого профиля сейчас не до ИТ.

Рис. №1.(результаты опроса по СЭД )

Те же, кто продолжают работать на финансовом рынке, в большинстве случаев уже обладают технологиями в рассмотренных областях в той или иной мере. Но улучшать их пока, скорее всего, не планируют, так как у них сейчас есть более приоритетные задачи.

2.3 Электронный документооборот и его возможности

 

Признание превосходства электронных офисных технологий перед бумажными является, по сути, общим местом в современной литературе по делопроизводству. Это связано с тем, что электронный документ имеет значительно лучшие характеристики, чем бумажный с точки зрения оперативности его составления, поиска, передачи, согласования.

Основными преимуществами электронного документа перед бумажными являются следующие:

1.  Для бумажных документов и время, и надежность, и стоимость доставки зависят от выбранного сервиса (почта, курьер и т.д.) и варьируются в достаточно больших пределах. Для электронных документов все упомянутые указатели близки к идеальным значениям.

2. При использовании бумажных документов достаточно трудоемкой процедурой является поиск документов, поскольку он осуществляется вручную по классификаторам. Принципиально новой возможностью при работе с электронными документами является технология содержательного, или контекстного поиска, что значительно упрощает доступ заинтересованных лиц к массивам документальной информации.

3. Особенной для электронных документов является возможность создания интерактивных документов. Бумажная среда для документов является средой негибкой, консервативной. После того, как документы напечатаны, остается очень мало возможностей для их изменения. Наоборот, электронные документы могут непрерывно модернизироваться автором. Например, разместив на корпоративном Web-сервере подобную страницу с обратной связью, маркетинговые отделы компании смогут провести анализ посетителей и более точно спланировать работу сбытового аппарата.

4. Бумажные документы не могут содержать гиперссылки. Использование гипертекстовой и гипермедиа технологии в электронных документах существенно повышает эффективность работы специалистов с большими и распределенными документальными базами данных, позволяя посредством гиперссылок осуществлять просмотр и поиск тематически связанных документов.

5. Совместная работа над бумажным документом осуществляется только в режиме последовательного доступа к бумажному документу, тогда как при создании и обработке электронных документов существует возможность параллельной коллективной работы, тогда как совместная работа над бумажным документом осуществляется только в режиме после.

6. Еще одно из технологических преимуществ электронных документов расширение среды их представления. В электронные документы можно включить такие динамические объекты, как видео и озвучивание. Эта возможность имеет смысл, например, при протоколировании совещаний и конференций.

В научной литературе применительно к электронному документу получил распространение термин « интеллектуальный документ». Это понятие используется, что бы подчеркнуть, что электронный документ не просто компьютерное представление своего предшественника, а нечто большее, содержащее помимо статистической информации еще указатели на другие источники данных. Таким образом, документ становится эволюционирующей и интеллектуальной сущностью, способной самостоятельно и непрерывно поддерживать свою новизну и актуальность. Тесная связь приложений технологии регламентирования хода работ с регламентом движения электронных документов внутри учреждения обеспечивает другой уровень интеллекта, преобразуя документ в самоуправляемый объект.

Таким образом, управление документами в электронной форме - не просто дань современным технологиям, это совершенно иные возможности по управлению интеллектуальными активами и бизнес-процессами предприятия, напрямую связанные с успешностью представления на рынке. Включение электронных документов в делопроизводственный цикл позволяет достичь качественно нового уровня эффективности работы с документами, поскольку технологии работы с электронными документами (редактирование, перемещение, тиражирование и др.) принципиально более эффективные.

Вместе с тем существует ряд препятствий дальнейшему повышению удельного веса электронных документов в управлении. Полностью исключить бумажные документы из работы невозможно, поскольку большое количество документов, имеющих юридическую силу, представлено в бумажном виде, и такое положение вещей будет оставаться еще достаточно долго. Это связано с несовершенством нормативно-правовой базы электронных документов, поскольку до сих пор не создан стандарт работы с электронными документами, обеспечивающий признание их юридической силы. Проблема обеспечения аутентичности электронных документов особенно обостряется, если их нужно хранить долго - более 5-7 лет. В этом случае, вследствие устаревания компьютерных систем и (или) форматов данных, может потребоваться перенос документов в другую компьютерную систему и/или преобразование в новые форматы (миграция). Таким образом, для долговременного хранения информации с сохранением возможности ее восприятия бумажные документы имеют преимущества, связанные с бумагой как носителем информации. Соответственно, нельзя отвергать применение бумажных документов, когда нужно обеспечить длительное хранение информации (документы со сроком хранения «Постоянно»).

ВЫВОД

 

В данной главе нас стало известно еще больше подробностей о электронном документирование. На примере налоговой инспекции стали выявлены многочисленные преимущества безбумажного делопроизводства, т.е электронного документирования. А так же при помощи аналитического портала InvestmentNews.com провели исследование среди 1000 финансовых консультантов и независимых брокеров по поводу электронного документирования. При помощи этих данных можно сделать вывод :

- 17.2% считают, что система нуждается в дальнейшем совершенствование

- 22.1% считает, что система не удобна

- 60.7% очень довольны системой.

Таким образом, управление документами в электронной форме - не просто дань современным технологиям, это совершенно иные возможности по управлению интеллектуальными активами и бизнес-процессами предприятия, напрямую связанные с успешностью представления на рынке.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

Создание действенной системы управления является сегодня ключевой проблемой большинства отечественных организаций и предприятий и все больше организаций понимают, что их эффективная работа, улучшение информационно-документационного обслуживания сферы управления, повышение производительности и качества работы управленческого аппарата в целом невозможны без внедрения современных технологий и специального программного обеспечения. Таким образом, эффективность управления сегодня напрямую связана с применением передовых технологий управления документами (электронным документооборотом), и недооценивать данную проблему нельзя.

В настоящей работе я попыталась комплексно рассмотреть вопросы, связанные с внедрением и реализацией электронного документооборота. Были проанализированы различные аспекты этой проблематики: правовые, организационные, программно-технические и др.

Из поставленных задач мы выяснили , что серийное производство ЭВМ в СССР началось в 1952г, с тех пор оно развивалось большими темпами. В 1960г стали действовать первые вычислительные комплексы предназначенные для автоматизированной обработки информации. А в 1982г было создано первое в нашей стране архивохранилище машиночитаемых документов.

Правовой основой документов являются: обширный массив нормативно-правовых актов и методических документов. Основным законом является Федеральный закон «Об информации, информационных технологиях и о защите информации».

Следующей задачей являлось выявить преимущества и недостатки электронного документирования на примере нескольких организаций. Проанализировав финансовое делопроизводство и делопроизводство в налоговой инспекции, выявили ряд преимуществ:

1. Электронный документ не является в специальном виде доставки (курьер, почта и др.)

2. У электронного документа более легкий способ поиска, нежели у бумажного.

3. Бумажные документы не могут содержать гиперссылки.

4. В электронный документ можно включить видео или картинку.

Это основные преимущества электронного документа, но помимо этих есть еще и масса других.

Анализ нормативно-правовой и методической базы регулирования электронного документооборота показал, что для полноценного использования электронных документов необходимо дальнейшее ее развитие, принятие ряда законов, которые будут всесторонне определять порядок создания, применения, признания юридической силы электронных документов, их защиты, а также устанавливать ответственность за нарушение правил работы с электронными документами. В российской юридической практике практически нет ни одного подзаконного или инструктивного нормативного акта, который бы конкретизировал правила организации электронного документооборота в целом или в определенной информационно-телекоммуникационной системе. Так, Федеральный закон «Об электронной цифровой подписи», при всей своей значимости, не может регламентировать все аспекты применения электронных документов и электронных технологий. Автоматизацию управленческих процессов сдерживает отсутствие общегосударственных нормативно-методических актов, устанавливающих требования к автоматизированным системам делопроизводства. Актуальным является разработка типовых систем автоматизации делопроизводства для организаций различного уровня и различных организационно-правовых форм. Рассматривая возможности электронного документооборота, мы, в первую очередь, сравнили свойства бумажного и электронного документооборота, поскольку именно функциональные характеристики последнего позволяют качественно улучшить документационное обеспечение, а значит и управление в целом.

В настоящее время на рынке представлено немало программных продуктов автоматизации делопроизводства, поэтому актуален вопрос об их классификации, типологизации. Анализ этого вопроса показал, что проблема классификации в настоящее время разработана недостаточно. Требуется дальнейшее исследование этого вопроса, основанное на анализе отечественного рынка программных продуктов.

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ И ЛИТЕРАТУРЫ

 

1.Источники

 

1.1 Опубликованные

1. Конституция РФ. М., 2005.

2. Арбитражный процессуальный кодекс РФ от 24 июля 2002 г. № 95-ФЗ. М, 2005.

3.Гражданский кодекс РФ. Часть первая от 30 ноября 1994 г. № 51-ФЗ, часть вторая от 15 сентября 2009 г. № 14-ФЗ М., часть третья от 15 сентября 2009г. № 146-ФЗ. М, 2009.

4. Гражданский процессуальный кодекс РФ от 14 ноября 2002 г. № 138-ФЗ. М., 2005.

5. Кодекс РФ об административных правонарушениях от 30 декабря 2001г. № 195-ФЗ. М., 2005.

6. Федеральный закон Российской Федерации от 27 июля 2006 г. N 149-ФЗ Об информации, информационных технологиях и о защите информации

1.2Web-сайты

7. http://www.investmentnews.com/ аналитический портал

8.http://www.cnews.ru/news/top/index.shtml?2010/01/29/377875 CNews электронный журнал.

9. http://www.buh.ru/document-371 Статья «Бежбумажные технологии сдачи налоговой и бухгалтерской отчетности».

1.3 Нормативно методическая литература

10. ГОСТ 13699-91. Запись и воспроизведение информации. Термины и определения. М.: Изд-во стандартов, 2001.

11. ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. М.: Госстандарт России, 2003.

12. Березина Н.М. Современное делопроизводство. 2-е издание. М.,2005

13. Дуплий.Е.В Методические рекомендации по выполнению и оформлению дипломных работ. М.,2009

2. Литература

14. Акопянц. А.А К выбору систем автоматизации документооборота/ ЛСомпьютерра. 2003. №12.

15. Афанасьева Л.П. Электронные документы в документообороте и архиве организации//Секретарское дело. 2006. №1.

16. Бобылева М.П. Эффективный документооборот: от традиционного к электронному. М.,2004.

17. Вершинин А.П. Электронный документ: правовая форма и доказательство в суде. М., 2000.

18. Гадасин В.А., Конявский В.А. От документа - к электронному
документу. Системные основы

19. Гайфулина М.В. Автоматизированные документы регистрации

документов компании//Секретарское дело. 2006. №1.

20. Гришин В.Н., Панфилова Е.Е Информационные технологии в

профессиональной деятельности. М., 2005.

21. Тихонов В.И. Сущностные характеристики, состав и классификация электронных документов // Делопроизводство. 2003. № 2. С.48-56.

22. Чибисов К.В. Фотография в прошлом, настоящем и будущем. М.: Наука, 2000.

23. Кушнаренко Н.Н. Документоведение. Киев.,2005

[1] М.П. Бобылева. Эффективный документооборот: от традиционного к электронному. М., 2004. С.66.

[2] Федеральный закон от 27 июля 2006 г.№149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации». М. 2006. Ст.1

[3] Федеральный закон от 27 июля 2006 г.№149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите