Оформлення службового листа спічрайтером

2.2  Оформлення службового листа спічрайтером

 

Службовий лист – це узагальнена назва різнотипних за змістом документів, що служать засобом спілкування між установами, закладами, організаціями та приватними особами і надсилаються поштою.

Службовий (діловий) лист – один з найважливіших каналів зв’язку підприємства, організації, установи, закладу із зовнішнім світом. Через листи ведуться переговори, з`ясовуються відносини між структурами, супроводжуються матеріальні цінності в дорозі тощо.

Аналіз сучасного листування показує відсутність у багатьох управлінських працівників навичок складання листів. Тому актуальним є питання призначення спеціальних працівників, які будуть найефективніше працювати з службовим листом – спічрайтери.

Перш за все, спічрайтер повинен враховувати те, що службовий документ – не матеріал для читання, а інформація, яка повинна спонукати до певних дій.

Відповідно до правової залежності офіційних листів їх мова і стиль повинні задовольняти ті самі вимоги, що і мова закону.

Залежно від типу листа і його змісту текст може бути як простим, так і складним, має викладатись від першої особи множини ( просимо, надсилаємо, пропонуємо, повідомляємо, повертаємо тощо).

Текст листа має бути індивідуальним, простим, тобто висвітлювати одне питання і складатись із двох логічно пов`язаних між собою частин: у першій – наводиться опис фактів, подій, що були підставою для написання листа; у другій – викладаються висновки, пропозиції, прохання, рішення щодо змісту.

Текст розміщують з урахуванням берегів та абзаців, які поділяють частини тексту на окремо закінчену думку.

Складний лист містить вступ, основну частину і висновок.

У вступній частині дається обґрунтування питання: причина виникнення чи його коротка історія. Якщо приводом для створення листа був будь-який документ, робиться посилання на нього.

В основній частині викладається сутність питання, наводяться докази і вона має бути переконливою, щоб не виникло сумнівів щодо точності й обґрунтованості рішень, які пропонуються.

У висновку формулюється основна мета листа.

Службовий лист – один із засобів обміну інформацією й оперативного управління найрізноманітнішими процесами діяльності організації чи установи, що виникають в управлінській діяльності: запит, відповідь, повідомлення, уточнення, пропозиція, прохання, з`яування, запрошення, вимога, заперечення тощо.

Головна мета службового листа – спонукати до дії, переконувати, доводити, пояснювати тощо. Цього досягають ясністю, чіткістю та стислістю тексту.

До складання листів ставляться ті самі вимоги, що й до інших службових документів. Службове листування ведеться від імені установи, а не від імені спічрайтера, або посадової особи, що підписала документ. Особистий момент у таких листах зводиться до мінімуму.

2.3  Створення договору спічрайтером

 

Доповідь – це документ, у якому викладаються певні питання, наводяться висновки, вносяться пропозиції. Призначений для усного (публічного) виголошення та обговорення. Складаються доповіді з різних питань діяльності установи, організації, підприємства. Вони можуть бути:

а) звітними, тобто такими, в яких узагальнюється стан справ, хід роботи за певний час; б) поточним, інформуючими про хід виконання планів; в) на політичні теми; г) наукові та інші.

Текст доповіді складається трьох логічних елементів: вступу, доведення і висновків.

У вступі вказують підстави, причини, що викликали виникнення названого документа. Наприклад, керівники громадських організацій у відповідності до статуту повинні у певний час звітувати про виконувану роботу. В описовій частині аналізується фактичний стан справ, наводяться аргументи, даються посилання і т.д. Заключна частина містить висновки і пропозиції.

Вітання. Важливе місце у мовному етикеті відведено й вітанню. За для хорошого іміджу керівника, як людину з якою приємно мати справу, слід використовувати найменшу нагоду для виявлення уваги до своїх колег чи співробітників, показувати, свою небайдужість до їхніх успіхів. За розпорядженням керівника, спічрайтер повинен написати вітального листа чи скористатися усним мовленням.

Акт. Документ, складений однією або кількома особами, що підтверджує якісь установлені факти, події. У ряді випадків складання актів регламентується спеціальними правовими нормами. Щомісяця, наприклад, вилучаються залишки матеріальних цінностей у осіб, котрим вони ввірені, що передбачено Положенням про бухгалтерський облік. Акти можуть слугувати доказом винуватості у суді і т.д.

Акти складаються після ревізії, при передачі товарно-матеріальних цінностей від однієї особи до іншої, після приймання завершених будівельних об’єктів, при проведенні випробувань нових зразків машин і обладнання, при обстеженні побоїв, тілесних ушкоджень і т.п. У необхідних випадках акти затверджуються вищестоящою організацією або першим керівником підприємства.

Часто акти складають за раніше встановленою формою (наприклад, зміст акта приймання продукції виробничо-технічного призначення і товарів народного споживання за кількістю, якістю визначається інструкцією). Акти оформляють комісії, які створюються керівниками підприємств.

До формуляра акта входять такі реквізити: авто документа; дата і місце складання; номер і гриф затвердження (у необхідних випадках); заголовок; підстава (наприклад, наказ міністра промисловості); склад комісії; присутні (перелічуються прізвища і посади); текст.

Текст складається з двох частин: вступної та констатуючої. У першій указуються підстави для складання акта, члени комісії, її завдання, охоплений період. У другій описуються сутність та характер виконаної роботи, встановлені факти, а також вносяться пропозиції, робляться висновки.

Акт складається у трьох примірниках: перший з них направляється вищестоящій організації, другий – керівникові організації, третій підшивається до справи. Він підписується усіма особами, які брали участь у його складанні, а також присутніми.

Посадовий стан членів комісії у реквізиті “підпис” не вказується.

ГОСТ 6.38-90 припускає два варіанти розташування реквізитів у актах: кутовий і повздовжній. Якщо у деяких членів комісії або у присутніх виникають особливі думки, їх викладають на першому примірнику акта нижче підписів або на окремому аркуші ставиться підпис і дата.

Промова. Як зазначають і американські дослідники Аронсон та Спетнер, незалежно від специфічної мети, промова має бути побудована так, щоб відповідати особистості того, хто говорить, події, якій присвячено промову, складу аудиторії. Іншими словами, промова не може існувати сама по собі, пишучи її, спічрайтер має враховувати те, хто її виголошуватиме, себто, чи буде характерним стиль цього тексту особистості виступаючого, як може сприйняти зміст промови в цілому або окремі її фрази та аудиторія, котра слухатиме цей виступ, тощо. Аби не виникало ніяких труднощів у написанні промов, Аронсон та Спетнер радять спічрайтерам здійснювати у своїй роботі такі кроки ( як називають їх самі автори, „ 10 ключів до вдалої промови”):

1. почніть роботу, інтерв’юючи того, хто виступає;

2.дізнайтесь про місце виголошення промови й склад аудиторії;

3. сфокусуйтесь на одній темі;

4. отримайте схвалення теми та її розвитку до написання промови;

5. пишіть просто;

6. думайте про задоволення аудиторії, а не виступаючого;

7. тримайте в голові будь-яку суттєву полеміку довкола виступаючого;

8. пам’ятайте про важливість репетиції;

9. прослухайте виголошення промови;

10. вивчіть шляхи можливого розповсюдження промови, щоб вона досягла більшого числа людей, а не тільки тих, хто буде присутнім при її виголошенні. Тож доречно зупинитися на основних моментах написання промови, щодо першого пункту – інтерв’ю з виступаючим. Цей крок необхідний для того, аби з’ясувати манеру говорити того, хто читатиме ваш текст, його ритм і навіть те, як він ставить наголос. Це одна з найважливіших процедур, яка необхідна для того, щоб уникнути дисонансу між текстом спічрайтера та його озвученням. Що стосується аудиторії, на це треба звернути особливу увагу, оскільки в залежності від того, яка це буде аудиторія - професійна група людей чи різнорідна, і слід будувати концепцію промови. Приміром, якщо аудиторія виступаючого – спеціалісти у певній галузі, то в промові мають бути використані спеціальні терміни, зрозумілі колу цих людей. Якщо ж аудиторія є загальною, то і промова має будуватися на простих, загальнозрозумілих популярних слов, термінах та словосполученнях. Стосовно однієї теми варто згадати відомий вислів: „ Неможливо охопити все”. Одна тема допоможе вам ефективніше зосередити увагу аудиторії на тих проблемах, котрі хвилюють виступаючого. До речі, щодо нього, перш ніж обирати тему, слід з’ясувати, чи хвилює вона того, хто буде виступати з вашим „докладом”. Іншими словами, на розсуд виступаючого спічрайтер має пропонувати кілька тем. Більш детально про технологію створення промови спічрайтером немало сказав і вітчизняний дослідник Г. Почепцов. У своїй роботі „Паблик рилейшнз для профессионалов” науковець пропонує звернути увагу на такі застереження :

- підкреслюйте головні слова;

- залишайте великі поля під час друку, щоб виступаючий міг доповнити промову своїми зауваженнями;

- використовуйте прості слова і прості стверджувальні речення;

- не переобтяжуйте текст службовими реченнями.

Аби завершити з технологічним аспектом роботи спічрайтера, згадаємо лише про одну немало важливу деталь – план промови. Для прикладу пан Почепцов подає план промови президента компанії: спічрайтера, згадаємо лише про одну немало важливу деталь – план промови. Для прикладу пан Почепцов подає план промови президента компанії:

1. Вітальні зауваження:

- щирі вітання;

- мета зустрічі.

2. Повідомлення про зростання компанії:

- цифри продажу цього року;

- цифри продажу, порівняно з минулим роком;

- мета майбутнього року.

3. Роль торгових представників стосовно працюючих в інших відділах:

- порівняльні зауваження;

- досягнення;

- мета на майбутнє.

4. Висновки:

- перспективи;

- як їх гідно зустріти.

Дещо перегукуються із цим планом поради власне не спічрайтерові, а рекламодавцю. Схема цих порад приблизно така :

- розкажіть про свої досягнення;

- доведіть, що на вас можна покластися;

- розкажіть, що ви не стоїте на місці. Хоча в цьому прикладі про спічрайтера не йдеться, себто обов’язки написання промови та її виголошення покладаються на керівника компанії, але все ж це свідчить лише про те, що незалежно від того, хто пише промову, її мета та схема не змінюються. А мета, як ми з вами зрозуміли, судячи з вищенаведених порад, полягає у тому, аби „зачепити” аудиторію, привернути її увагу, а відтак змусити її діяти, себто купляти ваш товар, чи то голосувати за вас на виборах.

Висновок

 

1. ЗАГАЛЬНІ ПОЛОЖЕННЯ

1.1. Спічрайтер відноситься до категорії фахівців підприємства, приймається на роботу і звільняється з роботи директором.

1.2. Основними завданнями спічрайтера є організаційне і документальне забезпечення управлінської діяльності.

1.3. Спічрайтер підпорядковується безпосередньо директору підприємства.

1.4. У своїй діяльності спічрайтер керується:

- чинним в Україні законодавством;

- Статутом підприємства;

- положенням про функціональні служби підприємства;

- наказами (вказівками) керівництва підприємства;

- нормативно-методичними матеріалами з організації діловодства;

- цією посадовою інструкцією.

1.5. На посаду спічрайтера призначаються особи з вищою чи середньою професійною освітою і стажем роботи не менше одного року або без стажу, але за умови проходження навчання на курсах секретарів-референтів.

1.6. Спічрайтер повинен володіти питаннями:

- відмінне володіння словом, чи написанням статті, промови політика або програми партії.

- організаційної структури підприємства;

- організації роботи з документами, складання документації;

- організації управлінської роботи;

- перекладу службової документації на іноземну мову комерційного партнера;

- культури роботи і службової етики;

- охорони праці, техніки безпеки і протипожежного захисту.

2. ФУНКЦІЇ

На спічрайтера покладаються наступні функції:

2.1. Інформаційно-довідкове забезпечення по документах підприємства.

2.2. Швидке та ефективне написання релізів, статтей, доповідей.

2.3. Документування діяльності дорадчих органів підприємства.

2.4. Оперативно-організаційне обслуговування керівництва.

3. ПОСАДОВІ ОБОВ'ЯЗКИ

Спічрайтер повинен:

3.1. Здійснювати підготовку необхідних документів, забезпечувати фінансово-господарську діяльність підприємства необхідною документацією.

3.2. Складати за дорученням керівника тексти доповідей, привітань, виступів, побажання, службових листів та ін.

3.3 Враховувати цілі виступу, характер та особливості виступаючого, його лексичний запас та ін.

3.4. Здійснювати контроль за виконанням рішень і доручень керівника, вживати оперативних заходів, спрямованих на своєчасне і якісне їхнє виконання.

3.5. Створювати тексти виступів так, щоб вони буди доцільними, цікавими, запам’ятовуючими.

3.6. Здійснювати оперативний зв'язок з іншими організаціями (як комерційними, так і державними) і окремими громадянами з питань поточної діяльності підприємства (телефон, факс тощо).

3.8. Виконувати всі доручення керівника.

3.9. Використовувати ПЕОМ як засіб автоматизації документального забезпечення підприємства.

4. ПРАВА

Спічрайтер має право:

4.1. Запитувати від функціональних служб всю необхідну інформацію для створення тексту виступу чи службового листа.

4.2. Спічрайтер має бути забезпечений будь-якою статистичною, аналітичною, довідковою інформацією по темі виступу. Тому всі відповідні відділи і підрозділи відомства або організації мають бути готові до спільної роботи з цим фахівцем: знати, в чому полягає його робота, які матеріали можуть йому знадобитися, як інтерпретувати ті або інші статистичні дані.

4.3. Керівник повинен звести до мінімуму терміновість написання мови. Адже чим більше у спічрайтера часу на підготовку тексту, тим ефективніше виходить виступ. Нормальний час підготовки двадцятихвилинної доповіді - тиждень.

4.4. Вносити на розгляд керівника пропозиції по поліпшенню тексту виступу, удосконаленню форм і лексикону для кращого і ефективнішого сприйняття.

4.5 Вимагати від керівника створення нормальних умов для виконання службових обов'язків і поінформованість.

4.6. Приймати рішення в межах своєї компетенції.

4.7. Взаємодіяти з усіма службами (співробітниками) підприємства з питань перевірки виконання рішень керівника і надання необхідної інформації керівнику.

5. ВІДПОВІДАЛЬНІСТЬ

Спічрайтер несе відповідальність за:

5.1. Якість текстів, поданих керівнику підприємства.

5.2. Недбале, халатне відношення до створення і документів.

5.3. Грамотність створення виступів, повідомлень, привітань, службових листів та ін.

5.4. Неточне і несвоєчасне виконання посадових обов'язків, передбачених дійсною посадовою інструкцією.

5.5. Своє відношення до створення виступів перед своїм керівником, він повинен бути в тіні перед аудиторією, де виступає керівник.

Список використаної літератури

 

1. Колесніков А. "Спічрайтери"\\. Москва. 2007.

2. Теплицкая Т. "Настольная книга секретаря-референта"\\. Москва. 2005.

3. Петрова Ю.А "Секретарское дело"\\. Санкт-Петербург. 2008.

4. Олешко В.Ф. "Інформаційна діяльність ЗМІ". Харків, 2001.

5. Твердохліб М.Г. Інформаційне забезпечення менеджменту: Навч. посібник. – Вид. 2-ге, доп. та перероб. – К.: КНЕУ, 2002.

6. Інформаційні системи і технології: Навч. посіб. для студ. вищ. навч. закл. / С.Г. Карпенко, В.В. Попов, Ю.А. Тарнавський, Г.А. Шпортюк. – К.:МАУП,2004.7. Зайцева В. "Ефективність засобів масової інформації." Харків, 2001.

8. Головач А.С. "Зразки оформлення документів"\\. Донецьк, 1999. – 352 с.

9. Энговатова О. "500 советов секретарю"\\. Москва, 2004.

10. Бибик С.П. "Ділові документи та правові папери"\\. Киев, 2004.

11.Диденко М.А. "Проблемы классификации политических текстов" (на примере политического выступления). Тези // Матеріали звітної наукової конференції професорсько-викладацького складу факультету РГФ, присвяченої 135-річчю ОДУ. – Одеса: Латстар, 2000. – С.57-58.

12. Палеха Ю.І. "Документування у підприємницькій сфері." \\. Київ, 2010.

13. Сельченкова С. "Довідник секретаря та офіс-менеджера"\\. Харків, 2008.

14. Смирнова Е.П. "Делопроизводство для секретаря"\\. Москва, 2010.

15. Штанько В.И. "Философия и методология науки. Учебное пособие для аспирантов и магистрантов естественнонаучных и технических вузов" \\. Санкт-Петербург, 2002.

16. Степин В.С. "Философская антропология и философия науки " \\. Москва, 1992.

17. Кохановский В.П. "Философия и методология науки " \\.Ростов-на-Дону, 1999.