Формирование бюджета фирмы

3. Формирование бюджета фирмы

Значение прогнозов и бюджета при управлении финансами

Следует установить разницу между понятиями прогноз и бюджет. Прогнозирование — это количественная оценка деятельности на определенный период времени в будущем. Бюджет — это денежное выражение прогноза на этот же период времени.

Когда дистрибьютор предсказывает, что объем продаж увеличится в следующем году на 5%, он делает прогноз. Когда же он планирует под эти 5% оборудование, товар и операционные затраты и рассчитывает по каждой статье расхода ее стоимость, он формирует бюджет.

Бизнес не может долго существовать без достаточного рабочего капитала. Лучший способ увеличения денежных ресурсов — это их прогнозирование и бюджетирование. Краткосрочные прогнозы на год, организованные по кварталам, месяцам и неделям позволяют руководителям осуществлять контроль на всех уровнях управления.

Прогнозированию продаж следует уделять самое пристальное внимание, поскольку они являются основным источником получения прибылей. Невыполнение плана продаж отрицательно сказывается на других статьях бюджета. Если расходы на оборудование, приобретение товаров, выплату заработной платы работающим слишком высоки по отношению к уровню продаж, их следует сократить и установить в соответствии с существующим уровнем продаж.

Прогнозирование денежных средств должно осуществляться в соответствии с запланированными объемами продаж и Е определенные периоды времени корректироваться в сторону увеличения.

Во многих компаниях бюджет разрабатывается для разных объемов продаж. По мере увеличения или уменьшения объемов продаж соответственно увеличиваются или уменьшаются расходы по другим статьям. Однако, некоторые расходы бывает трудно скорректировать. Например, определенные трудности возникают при определении расходов на аренду помещений на достаточно протяженный промежуток времени.

Весьма затруднительным при снижении объемов продаж является понижение заработной платы постоянным и временным работникам, поскольку это противоречит требованиям профсоюзов.

Отсутствие прогнозов и бюджетов ведет к замыканию на ежедневных текущих проблемах и постоянной работе в режиме цейтнота.

Исключить кризисные ситуации может только хорошо организованное и эффективное планирование на краткой и долгосрочной основе.

Бюджет

Бюджет является рабочим планом для финансовой деятельности фирмы.

Годовой бюджет разбивается на более краткие финансовые периоды — кварталы и месяцы с установлением целей и задач на каждый период времени. Бюджет может формироваться с учётом организационной структуры компании с определением целей для каждого функционального участка деятельности, с учётом размера продаж для отдельных товаров и товарных групп. По бюджету можно проследить эффективность финансовой деятельности в конкретном интервале времени и в соответствии с этим ускорить выполнение задач или установить новые.

Если первоначально установленные цели реальны, их можно взять за основу при определении эффективности хозяйственных операций или организационных элементов управления фирмы.

При не выполнении намеченных целей следует тщательно изучать результаты деятельности для выделения и определения проблемных участков, требующих наибольшего внимания со стороны руководящего звена фирмы.

Например, руководство компании может установить в бюджете на будущий год повышение объёма продаж на 10%. В процессе планирования эти процентные данные переводятся в количественное и денежное выражение. При этом определяется необходимое количество товаров и их стоимость, планируется штат сотрудников, парк оборудования и средств труда, потребности в денежных ресурсах. Впоследствии на основании этих данных разрабатываются статьи расхода и прихода и рассчитываются налоги.

Финансовый отчёт составляется с учётом целей и задач, установленных в бюджете. Степень выполнения поставленных в бюджете задач определяется путём сравнения irx с данными финансового отчёта. В некоторых фирмах составляются сравнительные отчёты, в графах которых содержатся сравнительные данные бюджета и финансового отчёта на конкретную дату. Сравнительные отчёты можно составлять на каждый месяц.

Баланс, финансовый отчёт и бюджет представляют собой сводные документы, составленные на основе различных финансовьтх документов, в которых детально отражаются хозяйственные операции фирмы. Баланс составляется на основании нескольких финансовых документов. Например, статья "Счета дебиторов" в балансе представляет совокупность всех счетов дебиторов, взятых из соответствующих документов.

В практике одних компаний принято представление баланса и финансового отчёта в самом простом виде. Другие компании включают в эти документы самую разнообразную информацию, детально характеризующую состояние финансов. Например, статья баланса "Счета кредиторов" может быть представлена тремя группами: счета по расчёту с предприятиями розничной торговли, промышленными предприятиями и общественными организациями. В финансовом отчёте данные продаж могут разбиваться по различным группам товаров.

Процесс принятия решений требует свежей и детальной информации о состоянии финансов. Финансовые документы в совокупности с документами кредитного отдела в значительной степени способствуют этому процессу.

Отчётные документы содержат информацию, необходимую для принятия основных решений. Однако, для решения каких-либо сложных, глубоко скрытых проблем этой информации бывает подчас недостаточно. Например, при составлении планов расширения производства требуются более детальные данные, касающиеся практики работы по каждой товарной единице за весьма продолжительный период времени, включающий иногда несколько лет. Такая информация частично берется из финансовых документов, либо может быть получена в результате специального изучения различных документов функциональных подразделений фирмы.

Прогнозирование продаж

Прогнозирование продаж состоит в определении -их объема в денежном или количественном выражении на определенные периоды времени в будущем. Оно является инструментом выявления будущих прибылей компании. Прогнозирование позволяет улучшить контроль за товарами, оборудованием и операциями, а также за размещением и использованием всех ресурсов: финансовых, трудовых и материальных.

Прогноз продаж следует осуществлять с поправкой на непредвиденные ситуации, постоянно возникающие как в хозяйственной деятельности предприятия, так и в рыночных отношениях. Ниже приводятся основные принципы, позволяющие разрабатывать относительно точные и реальные прогнозы.

Во-первых, прогнозирование должно основываться на реальном учете и анализе результатов предыдущей деятельности. Оценке подвергаются любые тенденции, влияющие на осуществление производственных процессов и возникающие в рассматриваемый период времени. Рассматриваемый период может охватывать временной интервал в несколько последних лет, при этом деятельность последнего года принимается за основу при составлении прогнозов. Оценка деятельности последнего года осуществляется с разбивкой по месяцам и помогает прогнозированию месячных продаж в запланированном году.

Во-вторых, необходимо определить и выделить все специфические факторы, способные оказывать влияние на формирование будущих тенденций развития рыночных отношений. Определение этих факторов должно основываться на отрогах фактах. Например, выбор факторов должен осуществляться с учетом увеличения и миграций населения, расширения производства, появления на рынке новых конкурент -носпособных товаров.

В-третьих, выбор факторов следует осуществлять на основе анализа их надежности и достоверности. Любые факторы, не основанные на точных данных и не имеющие надежного доказательства их достоверности, в прогноз включать не рекомендуется. Прогноз, который нельзя проверить и доказать, не является надежным инструментом управления. Использование и размещение денежных ресурсов должно основываться на надежной достоверной информации.

Прогноз продаж достигнет своей цели только в том случае, если все сотрудники фирмы будут рассматривать его как руководство к действию. Каждый работник фирмы должен иметь уверенность в его реальном осуществлении и предпринимать зависящие от него действия по его реализации.

Прогнозирование предполагает активное участие работников различных функциональных служб-в составлении прогноза. Вклад каждого работника в прогноз может быть относительно небольшим, однако, это участие создает предпосылки для успешного выполнения прогноза и способствует проявлению творческой активности работающих.

Прогнозирование продаж — это управленческий инструмент для планирования и разработки политики принятия решений. Управляющий продажами может использовать данные прогноза для планирования продаж, разработки новых маршрутов и мероприятий по увеличению числа обслуживаемых потребителей, для отбора и расстановки кадров. Прогноз оказывает большую помощи при планировании товарного ассортимента. Управляющий складом найдет полезным использование данных прогноза для разработки мер по улучшению применения имеющегося складского оборудования и повышению технической вооруженности склада. Прогноз позволит управляющему финансами установить размер дополнительных денежных ресурсов и наметить мероприятия по их перераспределению внутри компании между различными структурными подразделениями для достижения большей эффективности их использования. Результатом прогноза является составление бюджета.

Прогнозирование товарных запасов

Товарно-материальные ценности представляют значительную часть инвестиций большинства дистрибьюторов. Продажа товаров является для дистрибьютора основным источником получения прибылей. Непроданные или неходовые товары представляют дополнительные расходы. Главная задача прогнозирования товаров заключается в определении ассортимента товаров, пользующихся наибольшим потребительским спросом.

Склады многих дистрибьюторов содержат неходовые товары, хранение которых обходится весьма дорого. Прогнозирование товарного ассортимента не преследует задач освобождения складов от товаров низкого потребительского спроса. Однако, если прогнозирование товаров сделать частью и следствием прогноза продаж, возможность возникновения ошибок неправильного выбора товаров в будущем может быть значительно снижена.

Поскольку целью прогноза продаж является определение будущих объёмов продаж и объёма каждого товарного наименования, рекомендуется осуществлять увязку прогноза товаров и их запасов с прогнозом продаж.

Прогнозирование ассортимента товаров позволяет установить объёмы по каждой товарной группе в соответствии с прогнозом продаж. Прогнозированием товаров обеспечивается минимизация будущих затрат на закупку недоходных и малоприбыльных товаров.

Как увязать прогноз продаж с прогнозом товаров? Ниже мы приводим несколько рекомендаций, которые будут полезными при решении данного вопроса.

Прогноз продаж следует увязать с количественной оценкой товарного ассортимента. Далее данные прогноза следует сформировать по потребителям, маршрутам, территориям и складам при наличии у оптовой компании разветвлённой сети складского хозяйства. Данные составленного прогноза следует затем сопоставить с данными текущих товарных запасов по каждой товарной группе для определения различий между ними. Если разница составляет 1% на каждый месяц, уровень текущих запасов корректируется в соответствии с данными прогноза в сторону увеличения или снижения.

Текущие прогнозы следует сравнивать с предыдущими прогнозами. Если условия составления предыдущих прогнозов аналогичны и их данные подтверждены практической деятельностью фирмы, можно надеяться на точность текущих прогнозов и реальность их выполнения.

Прогноз должен содержать как можно больше информации. Чем больше информации включено в прогноз, тем больше возможностей для её изучения, анализа и использования.

В прогноз должны включаться только товары постоянного потребительского спроса.

Плохо реализуемые товары с низким потребительским спросом в прогноз не включаются. Изучение товаров, подле-жаищх исключению из общей товарной номенклатуры, осуществляется отдельно от прогнозирования товарного ассортимента

Прогнозирование потребности в денежных ресурсах осуществляется в два этапа.

Первый этап состоит в оценке размера поступлений денежных средств из 1 сех возможных источников в планируемый период. Общи! приход складывается из выручки от продаж, прихода по счетам дебиторов, ссудным процентам и дивидендам от вложенных акций и других источников.

Второй этап состоит в оценке расхода денежных средств на тот же период времени. В общей расход включаются выплаты по счетам кредиторов, выплаты заработной платы, операционные расходы, выплаты ссудных процентов и другие текущие затраты.

Разница между размерами расхода и прихода составляет сальдо, определяющее излишек или дефицит денежных средств на планируемый период времени.

Прогноз потребностей денежных средств составляется по форме, имеющей следующие графы:

— начальный баланс:

а) банковская наличность;

б) кассовая наличность;

— приход денежных средств:

а) выручка от продаж;

б) счета дебиторов;

в) ссудные проценты от акций;

г) дивиденды;

д) другие статьи прихода;

— расход денежных средств:

а) счета кредиторов;

б) заработная плата;

в) операционные расходы;

г) ссудные проценты по акциям;

д) выплаты по разным долговым обязательствам;

е) другие текущие расходы;

— сальдо (излишек или дефицит);

— размер недостающих денежных средств;

— окончательный баланс:

а) банковская наличность;

б) кассовая наличность.

Руководящему звену управления для принятия решений достаточно предоставление общей формы прогноза, где по каждой позиции представлены укрупнённые данные. Управляющий финансами работает с детализированной формой прогноза, позволяющей осуществлять различные корректировки в распределении и перемещении денежных средств.

Счета дебиторов

Другой большой статьей расходов является кредитование потребителей. Многие дистрибьюторы осуществляют свою деятельность только за наличный расчет. Расчет за товар осуществляется по накладным или счетам, которые потребители получают после отгрузки продукции. Каждый месяц дистрибьютор посылает счета потребителям, не рассчитавшимся за приобретенный товар. За быстрый расчет дистрибьютор предоставляет потребителям различные скидки. Например, за расчет в течение 10 дней со дня получения накладной потребителю предоставляется скидка от 1 до 296. Другие компании предоставляют своим клиентам скидку за расчет в течение 30 дней. Предоставление скидок имеет для потребителей розничной сети большое значение.

Неоплаченные счета представляют замороженные денежные средства, которые нельзя немедленно направить на воспроизводство товарных запасов. Неоплаченные счета за полученный товар являются кредитом, который дистрибьютор предоставляет своим клиентам. Срок кредита у разных дистрибьюторов неодинаков и колеблется обычно от 10 до 40 дней. В этот промежуток времени дистрибьютор осуществляет финансирование потребителя. Наиболее оптимальным сроком предоставления кредита является срок, не превышающий 40 дней. При этом следует учесть, что обычный срок хранения товара до его продажи составляет 30 дней. Следовательно, окончательный расчет с потребителями произойдет по истечении 70 дней со дня закупки товара. Это обстоятельство следует учитывать при прогнозировании средств на кредитование потребителей.

Любой дистрибьютор, как правило, несет различного рода убытки. Они возникают в результате повреждения или расхищения товара, его морального устаревания или порчи. Однако самые большие потери связаны с невыполнением некоторыми клиентами своих долговых обязательств. Убытки такого плана должны тщательно анализироваться руководством.

Потери, происходящие по причине отказа или невозможности выплаты по счетам, следует закладывать в бюджет, поскольку они представляют одну из статей расхода. Если средние годовые потери оптового предприятия составляют 0,16% от продаж, тогда общие потери по невыплаченным счетам составят более 16000 долларов в год на каждый миллион долларов продаж. Для большой оптовой компании годовые потери такого рода могут составлять совершенно ошеломляющую сумму. Прогнозирование потерь позволит свести к минимуму их возникновение. Руководству оптовой фирмы следует разрабатывать кредитную политику с учетом возможности изыскания ресурсов для покрытия возникающих в результате невыплат потерь. Необходимость расширения парка оборудования и увеличения объёмов продаж часто диктуется требованиями рынка.

Расширение парка оборудования необходимо при увеличении масштабов деятельности предприятия. Увеличение объёмов продаж может быть связано с расширением обслуживаемого пространства, возросшим потребительским спросом, обострением конкуренции.

Эффективное планирование мероприятий по обеспечению роста и расширения предприятия на краткой и долгосрочной основе с заранее предусмотренным финансированием позволяет избежать кризисных ситуаций при осуществлении текущей деятельности.

4. Экономия денежных средств при закупке и продаже товара

Экономия денежных средств

Кроме уже описанных способов имеются другие способы получения недостающего капитала.

Уменьшение товарных запасов приводит к уменьшению затрат на приобретение товаров и их хранение. Это также ведёт к сокращению объёмов продаж.

Увеличением товарооборота достигается уменьшение объёма товарных запасов и размера, вложенного в них капитала. Все освобождаемые при этом деньги можно направить на финансирование других операций. Уменьшение товарных запасов влечёт за собой уменьшение различных операционных расходов.

Уменьшением покупной стоимости товаров также достигается высвобождение денежных средств.

Увеличение продажной стоимости товаров ведёт к увеличению денежных ресурсов. Однако контроль за ценами со стороны государственных законодательных органов не позволяет значительного увеличения цен на товары. Цена, которую дистрибьютор назначает при продаже товара, должна быть достаточной для получения прибыли. Если повышение цены на товар невозможно, целесообразно поставить вопрос об исключении данного товара из номенклатуры. При этом следует помнить, что дистрибьютор предлагает потребителям не только товар, но и обслуживание, которое не должно оставаться неоплаченным.

Уменьшением кредитования также можно достичь экономии денежных средств потребителей. Размер кредитования является индикатором масштаба деятельности предприятия. При снижении объёмов кредитования снижаются и масштабы деятельности. В последнее время в кредитной политике многих оптовых предприятий наметились новые тенденции. Одной из них является ограничение кредитований минимальных партий закупок. Другой является ограничение в кредитовании некоторых категорий потребителей. Кредит предоставляется только покупателям, которые осуществляют закупки товара на регулярной основе. Хотя такие меры направлены против небольших и малых предприятий с ограниченным капиталом, они дают дистрибьютору возможности для расширения собственной деятельности и привлечения к обслуживанию более выгодных клиентов.

В последнее время появилось достаточное число дистрибьюторов, оказывающих услуги только предприятиям малого бизнеса. Такие дистрибьюторы осуществляют свою деятельность на основе продаж небольших партий товаров с использованием специальной службы доставки. Организация такого обслуживания способствует росту малых предприятий и постепенному расширению масштабов их деятельности.

Одним из лучших способов высвобождения недостающих денежных средств является сбор денежных средств по счетам дебиторов. В этом направлении финансовому управлению открывается широкое поле деятельности для разработки всевозможных мероприятий.

Уменьшение различных операционных и управленческих расходов также способствует высвобождению денежных средств. Первый шаг по сокращению расходов — уменьшение числа работающих на определённый период времени. Другой шаг в этом направлении — сокращение управленческого аппарата и укрупнение управленческих функций.

В каждой компании имеются факты неэффективного использования персонала и оборудования, требующих немалых расходов на своё содержание. Увольнение непроизводительных работников также способствует снижению расходов. Организация более эффективного использования оборудования или его перевооружение также помогут сократить ненужные расходы.

Задача управления финансами состоит в определении наиболее напряжённых в финансовом отношении участков деятельности и принятии мер по снижению расходов и повышению эффективности их деятельности. Складское хозяйство является наиболее благоприятной сферой внедрения новых методов труда и передовых технологий. Усовершенствование технологического процесса на складе ведёт к повышению эффективности всех других сфер оптовой деятельности. В результате таких усовершенствований достигается большая экономия денежных средств, которые в дальнейшем могут быть направлены на финансирование наиболее прибыльных направлений деятельности.

Излишек денежных средств требует использования его в краткосрочных и долгосрочных инвестиционных программах. Наличность, не пущенная в оборот, не представляет источник увеличения капитала. Операционные расходы следует покрывать за счет использования минимальных денежных средств, а излишки капитала необходимо направлять в другие сферы деятельности для получения больших прибылей.