Деление организации на подразделения соответственно целям и стратегиям

1. Деление организации на подразделения соответственно целям и стратегиям.

2. Делегирование полномочий.

Делегирование, как термин, используемый в теории управления, означает передачу задач и полномочий лицу, которое принимает на себя ответственность за их выполнение.

Чтобы понять, как эффективно осуществлять делегирование, необходимо понять связанные с этим концепции ответственности и организационных полномочий.

Ответственность представляет собой обязательство выполнять имеющиеся задачи и отвечать за их удовлетворительное разрешение.

Важно осознать, что делегирование реализуется только в случае принятия полномочий, и собственно ответственность не может быть делегирована. Руководитель не может размывать ответственность, передавая ее подчиненному. Хотя лицо, на которое возложена ответственность за решение какой-либо задачи, не обязательно выполнять ее лично, оно остается ответственным за удовлетворительное завершение работы.

Если предполагается, что какое-то лицо примет ответственность за удовлетворительное выполнение задачи – организация должна предоставить ему требуемые ресурсы. Руководство осуществляет это путем делегирования полномочий вместе с задачами.

Полномочия представляют собой ограниченное право использовать ресурсы организации и направлять усилия некоторых ее сотрудников на выполнение определенных задач.

Полномочия ограничены планами, процедурами, правилами и устными распоряжениями начальников, а также факторами внешней Среды, например, законами и культурными ценностями. Пределы формальных полномочий часто нарушаются благодаря власти и неформальным организациям.

В некоторых случаях пределы полномочий изменяют характер полномочий в такой значительной степени, что необходимо рассмотреть отношения между уровнями полномочий, которые проявляются в виде двух общих типов. Они обозначаются как линейные и аппаратные (штабные) полномочия, причем оба типа могут применяться в различных формах.

Линейные полномочия – это полномочия, которые передаются непосредственно от начальника к подчиненному и далее к другим подчиненным.

Делегирование линейных полномочий создает иерархию уровней управления организации. Процесс создания иерархии называется скалярным процессом. Поскольку полномочия распоряжаются людьми обычно передаются посредством скалярного процесса, результирующая иерархия называется скалярной цепью или цепью команд. Итак, результатом делегирования линейных полномочий является цепь команд.

На нашем предприятии делегирование полномочий осуществляется через издание приказов (Приложение 4).

Число работников, подчиняющихся непосредственно руководителю, составляет его норму управляемости. Если норма управляемости не будет соответствующим образом ограничена, возникнут путаница и перегрузка руководителя. Потенциальная возможность путаницы в полномочиях может быть уменьшена при помощи принципа единоначалия – работник должен получать непосредственные распоряжения только от одного начальника и отвечать только перед ним.

Делегирование редко бывает эффективным, если руководство не придерживается принципа соответствия, согласно которому объем полномочий должен соответствовать делегированной ответственности.

Построение организаций – это важнейший аспект организационного процесса. Согласно классической теории организации, с выводами которой по данному вопросу согласно большинство менеджеров, структура организации должна разрабатываться сверху вниз. Последовательность разработки организационной структуры схожа с последовательностью элементов процесса планирования. Вначале руководители должны осуществить разделение организации на широкие сферы, затем поставить конкретные задачи – подобно тому, как в планировании сначала формируются общие задачи, – а потом составить конкретные правила.

Таким образом, последовательность действий следующая:

1.  Деление организации по горизонтали на широкие блоки, соответствующие важнейшим направлениям деятельности по реализации стратегии. Определение, какие виды деятельности должны выполняться линейными подразделениями, а какие – штабными.

2.  Установление соотношения полномочий различных должностей. При этом руководство устанавливает цепь команд, если необходимо, производит дальнейшее деление на более мелкие организационные подразделения, чтобы эффективно использовать специализацию и избежать перегрузки руководства.

3.  Определение должностных обязанностей, как совокупность определенных задач и функций и поручение их выполнения конкретным лицам. В организациях, деятельность которых в значительной мере связана с технологией, руководство разрабатывает также конкретные задачи и закрепляет их за непосредственными исполнителями, которые и несут ответственность за их удовлетворительное выполнение.

Появившаяся в итоге разработки организационная структура – это не застывшая форма, подобная каркасу здания. Поскольку организационные структуры основываются на планах, то существенные изменения в планах могут потребовать соответствующих изменений в структуре. И в самом деле, в действующих организациях к процессу изменения организационной структуры следует относиться как к реорганизации, т. к. этот процесс, как все функции организации, бесконечен. В настоящее время успешно функционирующие организации регулярно оценивают степень адекватности своих организационных структур и изменяют их так, как этого требуют внешние условия. Требования внешней среды, в свою очередь, определяется в ходе планирования и контроля.

Мотивация

При планировании и организации работы руководитель определяет, что конкретно должна выполнить данная организация, когда, как и кто, по его мнению, должен это сделать. Если выбор этих решений сделан эффективно, руководитель получает возможность воплотить свои решения в дела, применяя на практике основные принципы мотивации.

Мотивация – это процесс побуждения себя и других к деятельности для достижения личных целей или целей организации.

Систематическое изучение мотивации с психологической точки зрения не позволяет определить точно, что же побуждает человека к труду. Однако исследование поведения человека в труде дает некоторые общие объяснения мотивации и позволяет создать прагматические модели мотивации сотрудника на рабочем месте.

Различные теории мотивации разделяют на две категории: содержательные и процессуальные.

Однако, чтобы понять смысл теории содержательной и процессуальной мотивации, нужно сначала усвоить смысл основополагающих понятий: потребности и вознаграждения.

Потребности – это осознанное отсутствие чего-либо, вызывающее побуждение к действию. Первичные потребности заложены генетически, а вторичные вырабатываются в ходе познания и обретения жизненного опыта. Потребности служат мотивом к действию.

Потребности можно удовлетворить вознаграждениями. Вознаграждение – это то, что человек считает для себя ценным. Менеджеры используют внешние вознаграждения (денежные выплаты, продвижение по службе) и внутренние вознаграждения (чувство успеха при достижении цели), получаемые посредством самой работы.

Содержательные теории мотивации в первую очередь стараются определить потребности, побуждающие людей к действию, особенно при определении объема и содержания работы. При закладке основ современных концепций мотивации наибольшее значение имели работы трех человек: Абрахама Маслоу, Фредерика Герцберга и Дэвида МакКлелланда.

Согласно теории Маслоу пять основных типов потребностей (физиологические, безопасности, социальные, успеха, самовыражения) образуют иерархическую структуру, которая как доминант определяет поведение человека. Потребности высших уровней не мотивируют человека, пока не удовлетворены, по крайней мере, частично потребности нижнего уровня. Однако эта иерархическая структура не является абсолютно жесткой и строгой.

Полагая, что классификация потребностей, предложенная Маслоу, не полная, МакКлелланд дополнил ее, введя понятие потребностей власти, успеха и принадлежности.

Во второй половине 50-х годов Фредерик Герцберг с сотрудниками разработал еще одну модель мотивации, основанную на потребностях. Герцберг пришел к заключению, что факторы, действующие в процессе работы, влияют на удовлетворение потребностей. Гигиенические факторы (размер оплаты, условия труда, межличностные отношения и характер контроля со стороны непосредственного начальника), всего лишь не дают развиться чувству неудовлетворенности работой. Для достижения мотивации необходимо обеспечить воздействие мотивирующих факторов – таких, как ощущение успеха, продвижение по службе, признания со стороны окружающих, ответственность, рост возможностей.

Процессуальные теории мотивации рассматривают мотивацию в ином плане. В них анализируется то, как человек распределяет усилия для достижения различных целей и как выбирает конкретный вид поведения. Согласно процессуальным теориям поведение личности является также функцией его восприятия и ожиданий, связанных с данной ситуацией, и возможных последствий выбранного им типа поведения. Имеется три основные процессуальные теории мотивации: теория ожиданий, теория справедливости и модель Портера-Лоулера.

Теория ожиданий основывается на предположении, что человек направляет свои усилия на достижение какой-либо цели только тогда, когда будет уверен в большой вероятности удовлетворения за этот счет своих потребностей или достижения цели. Мотивация является функцией фактора ожидания «затраты труда – результаты», ожидания – «результаты – вознаграждение» и валентности (т.е. относительной степени удовлетворения). Наиболее эффективная мотивация достигается, когда люди верят, что их усилия обязательно позволят им достичь цели и приведут к получению особо ценного вознаграждения. Мотивация ослабевает, если вероятность успеха или ценность вознаграждения оценивается людьми невысоко.

В рамках теории справедливости предполагается, что люди подвергают субъективной оценке отношение вознаграждения к затраченным усилиям и сравнивают его с тем, что, как они считают, получили другие работники за аналогичную работу. Несправедливое, по их оценкам, вознаграждение приводит к возникновению психологического напряжения. В целом, если человек считает свой труд недооцененным, он будет уменьшать затрачиваемые усилия. Если же он считает свой труд переоцененным, то он, напротив, оставит объем затрачиваемых усилий на прежнем уровне или даже увеличит его.

Получившая широкую поддержку модель Портера-Лоулера основывается на том, что мотивация является функцией потребностей, ожиданий и восприятия работниками справедливого вознаграждения. Результативность труда работника зависит от приложенных им усилий, его характерных особенностей и возможностей, а также оценки им своей роли. Объем затрачиваемых усилий зависит от оценки работником ценности вознаграждения и уверенности в том, что оно будет получено. Согласно модели Портера-Лоулера результативность труда продолжает удовлетворенность, а вовсе не наоборот, как считают сторонники теории человеческих отношений.

Контроль

Контроль – это процесс, обеспечивающий достижение целей организации. Он необходим для обнаружения и разрешения возникающих проблем раньше, чем они станут слишком серьезными, и может также использоваться для стимулирования успешной деятельности. Процесс контроля состоит из установки стандартов, изменения фактически достигнутых результатов и проведения корректировок в том случае, если достигнутые результаты существенно отличаются от установленных стандартов.

Контроль – это критически важная и сложная функция управления. Одна из важнейших особенностей контроля, которую следует учитывать в первую очередь, состоит в том, что контроль должен быть всеобъемлющим. Каждый руководитель, независимо от своего ранга, должен осуществлять контроль как неотъемлемую часть своих должностных обязанностей, даже если никто ему специально этого не поручал.

Контроль есть фундаментальнейший элемент процесса управления. Ни планирование, ни создание организационных структур, ни мотивацию нельзя рассматривать полностью в отрыве от контроля. Действительно, фактически все они являются неотъемлемыми частями общей системы контроля в данной организации. Это обстоятельство станет более понятным после того, как мы познакомимся с тремя основными видами контроля: предварительным, текущим и заключительным. По форме осуществления все эти виды контроля схожи, так как имеют одну и ту же цель: способствовать тому, чтобы фактически получаемые результаты были как можно ближе к требуемым. Различаются они только временем осуществления.

Предварительный контроль обычно реализуется в форме определенной политики, процедур и правил. Прежде всего он применяется по отношению к трудовым, материальным и финансовым ресурсам. Текущий контроль осуществляется, когда работа уже идет и обычно производится в виде контроля работы подчиненного его непосредственным начальником. Заключительный контроль осуществляется после того, как работа закончена или истекло отведенное для нее время.

Текущий и заключительный контроль основывается на обратных связях. Управляющие системы в организациях имеют разомкнутую обратную связь, так как руководящий работник, являющийся по отношению к системе внешним элементом, может вмешиваться в ее работу, изменяя и цели системы, и характер ее работы.

Процесс контроля.

В процессе контроля есть три четко различимых этапа: выработка стандартов и критериев, сопоставление с ними реальных результатов и принятие необходимых корректирующих действий. На каждом этапе реализуется комплекс различных мер.

Первый этап процесса контроля – это установка стандартов, т.е. конкретных, поддающихся измерению целей, имеющих временные границы. Для управления необходимы стандарты в форме показателей результативности объекта управления для всех его ключевых областей, которые определяются при планировании.

На втором этапе сравнения показателей функционирования с заданными стандартами определяется масштаб допустимых отклонений. В соответствии с принципом исключения, только существенные отклонения от заданных стандартов должны вызывать срабатывание системы контроля, иначе она станет неэкономичной и неустойчивой.

Следующий этап – измерение результатов – является обычно самым хлопотным и дорогостоящим. Сравнивая измеренные результаты с заданными стандартами, менеджер получает возможность определить, какие действия необходимо предпринимать.

Такими действиями могут быть изменения некоторых внутренних переменных системы, изменение стандартов или невмешательство в работу системы.

Принятие решений – это выбор того, как и что планировать, организовывать, мотивировать и контролировать. В самых общих чертах именно это составляет основное содержание деятельности руководителя.

Основным требованием для принятия эффективного объективного решения или даже для понимания истинных масштабов проблемы является наличие адекватной точной информации. Единственным способом получения такой информации является коммуникация.

Коммуникация – это процесс обмена информацией, ее смысловым значением между двумя или более людьми.

2.7 Анализ внутренней и внешней среды предприятия

Организации – это системы, созданные людьми, следовательно, внутренние переменные являются результатом управленческих решений.

Внутренние переменные – это ситуационные факторы внутри организации, к которым относятся: цели, структура, задачи, технологии, люди.

Цели являются фундаментом существования любой организации. Это конкретные, конечные состояния или желаемые результаты.

Цели должны отвечать следующим требованиям:

1.  Достижимость;

2.  Гибкость;

3.  Измеримость;

4.  Совместимость;

5.  Приемлемость.

Установление целей предполагает прохождение обязательных фаз:

1.  Выявление и анализ тенденций, наблюдаемых в окружающей среде.

2.  Установка общих для организации целей;

3.  Построение иерархии целей;

4.  Установка индивидуальных задач.

Структура организации – это логические взаимоотношения уровней управления и функциональных областей, построенные в такой форме, которая позволяет наиболее эффективно достичь целей организации

Существуют две концепции, имеющие отношение к структуре: специализированное разделение труда и сфера контроля. При специализированном разделении труда определенная работа закрепляется за специалистами. Группы людей, подчиненных одному руководителю, составляют сферу контроля.

Задача – это предписанная работа, серия работ, часть работы, которая должна быть выполнена заранее установленным способом и в заранее определенные сроки.

Существует три категории задач для любой организации:

1.  Работа с людьми

2.  Работа с оборудованием и сырьем

3.  Работа с информацией.

Задачи могут повторяться и требуют разного времени для своего выполнения.

Технологии тесно связаны с задачами, так как выполнение любой задачи сопряжено с использованием определенной технологии.

Классификация технологий:

1.  Единичное, мелкосерийное или индивидуальное производство.

2.  Массовое, крупносерийное производство.

3.  Непрерывное производство.

Люди – это наиболее важный фактор внутренней среды предприятия. Они отличаются друг от друга способностями, что предопределяет выбор типа работы.

Предрасположенность, одаренность – это понятия, тесно связанные с понятием способности.

Потребности – это внутреннее состояние психологического или физиологического ощущения недостатка в чем-либо.

Задача менеджера – создать такие условия для работников, в которых удовлетворение потребностей самого работника вело бы к реализации целей предприятия. Руководители должны уметь прогнозировать воздействие меняющейся обстановки на поступки и ответную реакцию своих подчиненных.

Любая организация добивается успеха только при взаимодействии с внешней средой. Факторы внешней среды влияют на деятельность фирмы и организация должна быть в состоянии эффективно реагировать на изменения среды для достижения поставленных целей.

Различают среду прямого воздействия и среду косвенного воздействия.

Среда прямого воздействия – это факторы, непосредственно влияющие на деятельность организации. К ним относятся:

а)  Поставщики.

Для нашего предприятия ОАО «Камышинпищепром» для выпуска классических безалкогольных напитков (Дюшес, Крем-сода, Буратино, Лимонад и др.) основным поставщиком является ОАО «Аромат» г. Санкт-Петербург.

Для выпуска безалкогольных напитков на импортной основе (Оранж, Апельсин, Вишня, Клубника, Папайя и др.) основным поставщиком является ООО «Дёлер-Москва» г. Москва.

Сахар-песок приобретается в основном на сахарных заводах Краснодарского края и Воронежской области.

Напрямую с Ближним и Дальним Зарубежьем предприятие не работает.

Плановых поставщиков нет.

Поставщиков, на которых приходится более 10% всех поставок материально-технических ценностей, нет. В будущем предприятие планирует работать с существующими на сегодня поставщиками и постоянно искать новых.

б)  Потребители.

Потребителей, на оборот с которыми приходится более 10% общей выручки, нет. Рынком сбыта для нашего акционерного Общества является г. Камышин и районы Волгоградской (Камышинский, Котовский, Руднянский, Ольховский, Жирновский и Еланский) и Саратовской (Красноармейский и г. Балаково) областей. ОАО «Камышинпищепром» сотрудничает не только с предприятиями и большими фирмами, но и с частными лицами.

Предприятие работает по заявкам, в пределах 40–45% продает через торговые точки, принадлежащие ОАО «Камышинпищепром». Повлиять на сбыт готовой продукции может только ухудшение экономической ситуации в стране.

в)  Конкуренты.

Основным конкурентом по производству живого пива является волгоградский завод «Пивовар». Конкурентами по производству лимонада является ООО «Камышинский завод безалкогольных напитков» («Пилот») и саратовский производитель «Радуга».

г)  Акционеры (Приложение 5)

д)  Правительственные органы управления

Среда косвенного воздействия представлена факторами, которые могут не оказывать непосредственного влияния на организацию, но сказываются на ее деятельности и фирма их учитывает, планируя свое будущее. К факторам среды косвенного воздействия можно отнести:

а)  Политическую сферу государства;

б)  Экономическую сферу;

в)  Социально-культурные факторы;

г)  Налоговую систему;

д)  Международное положение.

2.8 Организационная культура предприятия

Реализация возможностей культуры в интересах организации, использование в этих целях культурного арсенала получила название организационной культуры. Иными словами организационная культура представляет собой наиболее систему наиболее важных предположений, ценностей и символов, разделяемых членами организации. Организационная культура оказывает сильное влияние как на внутреннюю жизнь организации, так и на ее положение во внешней среде. Часто основные положения организационной культуры находят проявление в лозунгах, обобщающих смысл деятельности организации. Носителями организационной культуры являются люди, но вырабатывается она руководством организации. Организационная культура может играть огромную роль в мобилизации всех ресурсов на достижение целей. Главные принципы организационной культуры:

1.  Устойчивость, стабильность положения организации;

2.  Заинтересованное и внимательное отношение к потребностям;

3.  Дисциплина и ответственность персонала;

4.  Эффективное разрешение конфликтов;

5.  Постоянное обучение кадров;

6.  Уважительное отношение между руководителями и персоналом;

7.  Отсутствие назойливой рекламы;

8.  Чистота, порядок, современный дизайн помещений и сооружений.

Организационная культура имеет определенную структуру, являясь набором предположений, ценностей, верований и символов.

Выводы и предложения

На основе вышеизложенного можно сделать обобщающий вывод и сказать, что ОАО «Камышинпищепром» – это достаточно крупное предприятие, которое производит большой ассортимент продукции, планирует в дальнейшем его расширить. Начиная свою деятельность, руководство предприятия правильно сформулировало миссию, на которую ориентируется, и на основании миссии смогло определить подчиненные ей цели и установить достаточно сильную стратегию. Завод эффективно использует основные средства, которые используются в качестве средств труда при производстве продукции, оказании услуг в течение периода, превышающего 12 месяцев. Для того, чтобы поддержать основные фонды в рабочем состоянии и обеспечить предприятие их количественным и качественным составом, необходимо воспроизводить основные фонды за счет:

а)  Вкладов в уставный капитал;

б)  Капитальных вложений;

в)  Безвозмездной передачи;

г)  Аренды.

Изучив управление производственным процессом, можно сказать, что эффективная и безопасная работа предприятия возможна лишь при соблюдении определенных правил, которые установлены для всех работников, и с которыми весь персонал предприятия ознакомлен. На основании планов осуществляется работа всего предприятия в целом и поэтому руководитель должен уметь планировать текущую деятельность и контролировать производственный процесс, для того, чтобы дополнительно использовать все возможности фирмы.

Для совершенствования функционирования системы управления мы можем рекомендовать следующее:

а)  путем соподчинения высшим руководителям низших и дозагрузки исполнителей и руководителей среднего звена высвободить некоторое количество персонала;

б)  в целях ускорения документооборота при коммерческих сделках по ряду коммерческих вопросов подчинить главного бухгалтера зам. директора по коммерческим вопросам;

в)  для снижения хаотичности в установлении очередности решения вопросов предполагается усилить функцию генерального директора по координации взаимодействия подразделений;

г)  оптимизировать структуру оплаты труда – введение новых форм и видов премирования, надбавок и доплат, увеличение размеров единовременных поощрительных выплат, увеличение размеров должностных окладов каждого его члена в отдельности;

д)  разработать службу управления персоналом, состоящую из нескольких подразделений;

Предполагается, что после проведения реструктуризации, высвободившийся персонал составит «костяк» нового дочернего предприятия. Это позволит не только увеличить объем выпускаемой и реализуемой продукции и соответственно прибыль, но и создаст дополнительные рабочие места для проживающего в этой местности населения, что в целом благоприятно скажется на социально-экономической обстановке территории.

Подводя итого вышеизложенному отметим, что реструктуризация системы управления позволит не только повысить результативность работы сотрудников предприятия и наметит направления расширения производства, но и возрастет функционализм действующей системы управления, сделает ее более оперативной и адаптивной к условиям внутренней и внешней среды предприятия.

Список используемой литературы

1.  Богатин Ю.В., Швандар В.А. Оценка эффективности бизнеса и инвестиций. – М.: ЮНИТИ, 2001.

2.  Виссема Х. Менеджмент в подразделениях фирмы: Пер. с англ. – М.: ИНФРА-М, 1996.

3.  Виханский О.С., Наумов А.И. Менеджмент. – М.: МГУ, 1995.

4.  Герчикова И.Н. Менеджмент. – М.: ЮНИТИ, 2005.

5.  Градобитова Л.Д., Исаченко Т.М. Транснациональные корпорации в современных международных экономических отношениях: Учеб. пособие. – М.: Анкил, 2002.

6.  Гэлловей. Операционный менеджмент. Принципы и практика. – СПб.: Питер, 2001.

7.  Дэниелс Д., Радеба Ли Х. Международный бизнес: Пер. с англ. – М.: Дело, 1994. Ч. 6,7.

8.  Ефремов В.С. Стратегия бизнеса. Концепции и методы планирования. – М.: Финпресс, 1998.

9.  Игнатьева А.В., Максимцов М.М. Исследование систем управления. – М.: ЮНИТИ, 2000.

10.  Корнеев И.К., Машурцев В.А. Информационные технологии в управлении. – М.: ИНФРА-М, 2001.

11.  Мескон М.Х., Альберт М., Хедоури Ф. Основы менеджмента: Пер. с англ. /Под ред. Л.И. Евенко. – М.: Дело, 1996.

12.  Ноздрева Р.Б. Международный маркетинг: Учеб. пособие. – М., 2002.

13.  Павлова Л.Н. Финансовый менеджмент: Учебник для вузов. – М.: ЮНИТИ, 2002.

14.  Попов С.Г. Управление персоналом: Учеб. пособие. – М.: Ось-89, 2002.

15.  Румянцева З.П. Общее управление организацией. Теория и практика: Учебник. – М.: ИНФРА-М, 2003.

16.  Русинов Ф.М., Никулин Л.Ф., Фаткин Л.В. Менеджмент и самоменеджмент в системе рыночных отношений: Учеб. пособие. – М.: ИНФРА-М, 1996.

17.  Сергеев А.А. Экономические основы бизнес-планирования. – М.: ЮНИТИ, 1999.

18.  Смирнов Э.А. Разработка управленческих решений: Учебник. – М.: ЮНИТИ, 2002.

19.  Фатхудинов Р.А. Инновационный менеджмент. – М.: Бизнес-школа «Интел-Синтез», 2002.

20.  Шерер Ф., Росс Д. Структура отраслевых рынков: Пер. с англ. – М.: ИНФРА-М, 1997.