Подготовка документов для проведения совещания

1.2.3 Подготовка документов для проведения совещания

Перед рассылкой участникам материалов, которые будут обсуждаться на совещании, следует обратить внимание на их оформление.

Так, 10-15 страниц сплошного текста, набранного мелким шрифтом, никто читать не будет. Поэтому не стоит экономить на своих сотрудниках и использовать оптимальный размер шрифта — 12. Более мелкий текст можно использовать, например, для постраничных сносок. Выделять фрагменты текста лучше разными начертаниями (курсивом, жирным) или подчеркиванием.

Главное, чтобы выбранная логика форматирования материала не нарушалась в пределах одного документа, и желательно, чтобы она соблюдалась (пусть даже с небольшими отступлениями) в пределах всего комплекта материалов[12].

Выступления участников могут подкрепляться письменными докладами. Отметим, что доклад является одним из самых длинных деловых документов. Его написание относится к навыкам, необходимым для успешной карьеры. Поэтому можно дать несколько основополагающих рекомендаций по составлению текста доклада. Он должен быть:

·  кратким, насколько позволяет содержание и цель;

·  понятным (простым, а не запутанным);

·  логичным;

·  структурированным.

Очень часто цели написания доклада состоят в том, чтобы оказать на читателей определенное влияние: убедить их принять определенную точку зрения, изменить собственное мнение или предпринять конкретные действия. Доклад должен быть адресован заранее очерченной группе, содержать убедительные аргументы и предвосхищать возможные возражения.

Помимо докладов, к совещанию готовятся информационные материалы, которые используют выступающие. Существует большое количество наглядных средств. Например, два простых графика могут быть эффективнее одного сложного, причем их легче и быстрее построить. Современная компьютерная техника позволяет включать в доклад множество графических изображений вплоть до цветных иллюстраций.

1.2.4 Выбор и подготовка помещения для совещания

Помещение, предназначенное для проведения совещания, должно быть заранее подготовлено.

Его нужно проветрить или за несколько часов включить систему кондиционирования.

Стулья следует аккуратно расставить, а их количество должно быть на 1-2 больше, чем запланированное число участников и приглашенных. Ведь во время обсуждения может срочно понадобиться пригласить кого-либо из сотрудников. Тогда им будет куда сесть.

На столах должны быть письменные принадлежности (ручки, карандаши и листы бумаги формата А4 или удобные блокноты А5 либо большего формата). Приветствуется использование канцтоваров с фирменной символикой.

На столах размещается минеральная вода и стаканы, которые ставятся вверх дном на салфетки, а их количество должно быть на 1–2 больше, чем присутствующих.

Если для наглядности используются маркерные доски, необходимо предусмотреть наличие нескольких разноцветных маркеров, а также заранее пропитать так называемую «стерку» специальной жидкостью.

В случае использования технических средств их необходимо установить заранее, ознакомиться с правилами эксплуатации и проверить работоспособность, обязательно следует предусмотреть возможность подключения ноутбуков. При использовании слайдов необходимо обеспечить их наличие на совещании, разместить проекционный экран таким образом, чтобы его было видно всем присутствующим.

Может потребоваться и более экзотическое оборудование. Например, на пищевых предприятиях возможно проведение дегустации какого-либо продукта и сравнение его с продуктами конкурентов. В этом случае необходимо предусмотреть наличие одноразовой посуды для каждого участника.

В некоторых компаниях в целях безопасности не разрешается приносить на совещания мобильные телефоны. В этом случае следует предусмотреть возможность их хранения у секретаря руководителя[13].

2. Подготовка руководителя в риэлтерской компании «Центр недвижимости» к деловому совещанию

2.1 Характеристика риэлтерской компании «Центр недвижимости»

Компания «Центр недвижимости» работает на самарском рынке недвижимости более 7 лет. За это время компания прочно завоевала одну из лидирующих позиций. Коллектив компании «Центр недвижимости» - это высококвалифицированные сотрудники, опыт и профессионализм которых гарантирует высокое качество услуг. В настоящее время в городе работает шесть представительств компании. Стратегический план развития компании предусматривает открытие новых представительств. Система управления компании выстроена таким образом, что происходит постоянное взаимодействие всех структурных подразделений осуществляется полный контроль за действиями сотрудников в каждом офисе.

Компания «Центр недвижимости» входит в состав Российской гильдии риэлторов и Поволжской гильдии риэлторов, строго соблюдает кодекс профессиональной этики. Качество услуг компании «Центр недвижимости» подтверждено Сертификатом соответствия, выдаваемым Российской гильдией риэлторов. Обладателем такого документа являются только 7 компаний в Самаре и 3 - в Тольятти. Профессиональная ответственность компании «Центр недвижимости» застрахована. Если клиент ценит четкость и ясность в вопросах, касающихся покупки или продажи недвижимости, если набор требований к качеству услуг и чистоте сделки высоки, то «Центр недвижимости» - самая достойная компания. Каждый объект недвижимости, находящийся в управлении компании «Центр недвижимости», проходит проверку юридической чистоты.

Один из важнейших принципов работы компании «Центр недвижимости» - это забота об интересах клиентов. Именно поэтому больше половины клиентов - это те, кто обращается по рекомендациям друзей и знакомых или те, кто обращался ранее. "Оперативность, умение решать самые сложные задачи, уважение к клиентам" - это отзывы большинства людей, воспользовавшихся услугами специалистов компании.