Оформление и учет депозитарных операций в кредитных организациях

2 Оформление и учет депозитарных операций в кредитных организациях

2.1 Аналитический учет депозитарных операций

Все депозитарные операции, проводимые любой кредитной организацией с эмиссионными ценными бумагами должны быть отражены в ее депозитарном учете. Депозитарный учет в ЗАО Акционерный банк газовой промышленности «Газпромбанк» (далее ЗАО «Газпромбанк») ведётся в бухгалтерии данной организации. Причем порядок учета депозитарных операций, принятый в ЗАО «Газпромбанк» дает прекрасную возможность сформировать полный отчет о состоянии депозитарного учета в соответствии с Планом счетов, принятым Центральным Банком России.

ЗАО «Газпромбанк» создан 31 июля 1990 года, его основными акционерами являются ОАО "Газпром", ООО "Новые финансовые технологии", Негосударственный пенсионный фонд "ГАЗФОНД" и ЗАО "Лидер" (Компания по управлению активами пенсионного фонда на доверительном управлении). В настоящее время собственный капитал данной кредитной организации составляет – 89,4 млрд. руб. [30]

ЗАО «Газпромбанк» является уполномоченным банком ОАО "Газпром", и входит в пятерку крупнейших российских банков по всем основным показателям. В настоящее время ЗАО «Газпромбанк» помимо газовой отрасли предоставляет банковские услуги предприятиям и сотрудникам других отраслей реального сектора экономики (химической, нефтяной и атомной промышленности, машиностроения, оборонного комплекса, электроэнергетики, транспорта, строительства, торговли). Клиентами Банка являются около 2 млн. граждан, свыше 36 000 корпоративных клиентов, в том числе 1 000 предприятий и организаций газовой промышленности.

ЗАО «Газпромбанк» имеет лчень разветвленную региональную сеть в 51 регионе Российской Федерации и в 2 иностранных государствах. Свыше 300 пунктов инфраструктуры ЗАО «Газпромбанк» представлены: 35 филиалами Банка с 124 дополнительными офисами, 13 кредитно- кассовыми офисами и 15 операционными кассами вне кассового узла, 1 представительством ЗАО «Газпромбанк» в г. Казани и 1 зарубежным представительством в г. Пекине (КНР); 4 банками Межрегиональной банковской группы газовой промышленности, имеющими 19 филиалов, 53 дополнительных офиса и 20 операционных касс вне кассового узла, и банком "Кредит Урал" (ОАО), имеющим 3 филиала, 4 дополнительных офиса, 7 операционных касс; 1 зарубежным банком с 7 филиалами и 120 пунктами банковского обслуживания. [30]

Следует отметить, что в отличие от многих других крупных российских банков ЗАО «Газпромбанк» практически без потерь прошел через поразивший в 1998 году российскую банковскую систему кризис. Своевременное проведение расчетов, выполнение всех обязательств перед клиентами, готовность к сотрудничеству позволили Банку не только сохранить, но и существенно упрочить достигнутые позиции. В послекризисный период значительное число крупных российских компаний стали клиентами ЗАО «Газпромбанк». За 1998-2001 гг. число корпоративных клиентов Банка утроилось, а сам Банк стал одним из крупнейших универсальных финансовых институтов России, предоставляющий широкий спектр банковских, финансовых, инвестиционных продуктов и услуг корпоративным и частным клиентам, финансовым институтам, институциональным и частным инвесторам. [30]

Филиал ЗАО «Газпромбанк» в Барнауле был зарегистрирован 6 марта 2004 года по адресу – г.Барнаул, ул. Северо-Западная, 20. На сегодняшний день ЗАО «Газпромбанк» - это третий банк в России по величине активов и капитала, и пятый банк в Центральной и Восточной Европе по величине капитала. Банком установлены корреспондентские отношения с ведущими зарубежными и российскими банками.

Депозитарная сеть ЗАО «Газпромбанк» состоит из региональных депозитариев на базе филиалов Банка, депозитариев-корреспондентов и их удаленных пунктов. Организация, оформление и учет депозитарных операций в филиалах и в самом банке ведется в соответствии с установленным законом порядком и согласно правилам.

Первичными документами подразделений ЗАО «Газпромбанк», служащими основанием для совершения проводок по счетам депо, на которых учитываются ценные бумаги, принадлежащие Банку на праве собственности, а также ценные бумаги, переданные клиентами для осуществления доверительного управления и брокерских операций, являются распоряжения и поручения на совершение депозитарных проводок, отданные сотрудником подразделения Банка, проводящим такие операции с ценными бумагами, который уполномочен на передачу таких распоряжений в депозитарий. Передача в депозитарий других документов по сделке с ценными бумагами не является обязательной. Она может осуществляться в случае, если руководство кредитной организации обязывает депозитарий контролировать деятельность подразделения, ведущего операции с ценными бумагами, или если через депозитарий происходит передача соответствующих документов в бухгалтерию.

В целях ведения аналитического учета депозитарий открывает аналитические счета депо: счета депо депонентов – пассивные счета, и счета депо мест хранения – активные счета. При открытии пассивного счета депо между депозитарием и депонентом заключается депозитарный договор, который носит название – договор счета депо и содержит основные права и обязанности сторон. Но такой договор может и не заключаться в том случае, когда депонентом является сам депозитарий, учитывающий в своем депозитарном учете принадлежащие ему ценные бумаги, а также в случае, когда депонентом является филиал или иное подразделение этого депозитария. Иногда допускается открытие пассивного счета депо с отложенным заключением депозитарного договора, но это возможно только в случае осуществления этой операции в пользу третьего лица, а также при зачислении ценных бумаг в пользу клиента, ранее не имевшего счета депо в депозитарии, в его отсутствие. Причем не допускается списание ценных бумаг с такого счета по поручению депонента или его доверенного лица до заключения депозитарного договора между ними. [27,с.159]

Что касается открытия активного счета депо, то оно производится на основании распоряжения администрации депозитария, которое определяет основные характеристики открываемого счета. Открытие счета депо не обязательно сопровождается немедленным зачислением на него ценных бумаг, допускается наличие счета депо, на котором не учитываются никакие ценные бумаги. При открытии счета депо ему присваивается уникальный в рамках конкретного депозитария код, причем правила кодирования счетов депо определяются каждым депозитарием самостоятельно. Далее все открываемые счета депо регистрируются в журнале регистрации счетов депо. Указанный журнал состоит из двух разделов: счета депонентов (пассивные) и счета депо мест хранения ценных бумаг (активные). Допускается разбивка разделов на подразделы в целях раздельной регистрации различных типов счетов депо.

Следует отметить, одну особенность – при первоначальном открытии счета депо заполняется анкета счета, а также анкета физического или юридического лица, организации (депонента). Дополнительно к анкете счета депозитарий может оформить краткую анкету счета, содержащую необходимую депозитарию информацию.

После непосредственного открытия счетов депо, аналитический учет депозитарных операций осуществляется в регистрах аналитического учета, которые представлены лицевыми счетами, разделами счетов, карточками и журналами. Причем основной задачей аналитического учета депозитарных операций является – отразить каждую операцию во всех деталях с тем, чтобы в любой момент иметь точные данные о состоянии счета депо каждого клиента, каждого вида имущества и обязательств. Набор счетов аналитического учета и порядок отражения на них депозитарных операций определяются депозитарием самостоятельно с учетом требований и положений, установленных Центральным Банком Российской Федерации.

Как уже было сказано, одним из регистров аналитического учета депозитарных операций являются лицевые счета депо, которые открывают для учета ценных бумаг в рамках счета депо. Лицевой счет депо является минимальной неделимой структурной единицей учета депозитарных операций кредитной организации, на нем учитываются ценные бумаги одного выпуска с одинаковым набором допустимых депозитарных операций. Открытие лицевого счета происходит в рамках счета депо и не требует заключения между депозитарием и депонентом отдельного договора. Порядок открытия лицевых счетов определяется регламентом депозитария. [8]

В подразделениях ЗАО «Газпромбанк» при открытии лицевого счета депо на него заполняется регистрационная карточка лицевого счета, которая помещается в картотеку лицевых счетов счета депо. Также лицевому счету депо присваивается уникальный в рамках счета депо код, причем правила кодирования определяются депозитарием самостоятельно. Для получения расширенного кода лицевого счета, уникального в пределах депозитария, код лицевого счета следует добавлять к коду счета депо, в рамках которого лицевой счет был открыт, при этом разрешается повторное использование кода, но только после закрытия данного лицевого счета депо. Каждому лицевому счету депо при его открытии однозначно сопоставляется соответствующий ему – синтетический счет депо, на котором отражаются в синтетическом учете находящиеся на данном лицевом счете ценные бумаги. [17]

Основанием для совершения проводок по лицевым счетам депо, на которых учитываются ценные бумаги, принадлежащие Банку, а также ценные бумаги, переданные клиентами для осуществления доверительного управления и брокерских операций, являются первичные документы подразделений Банка, отвечающих за проведение соответствующих действий с ценными бумагами. Эти документы составляются по итогам проведенных Банком операций с такими ценными бумагами.

Лицевой счет существует тогда, когда он имеет реальный остаток ценных бумаг, являющийся текущим состоянием этого счета. Остатком ценных бумаг на лицевом счете депо является количество бумаг, учитываемых на нем. Депозитарий вправе одновременно с хранением остатка на лицевом счете в штуках дополнительно хранить величину остатка в номинальных единицах данного выпуска ценных бумаг.

Параллельно с лицевым счетом в кредитной организации ведут два журнала: операционный журнал лицевого счета депо (см. Приложение 1) и журнал оборотов, которые служат в основном для сохранения сведений об операциях, совершенных с лицевым счетом. Операционный журнал лицевого счета содержит сведения обо всех бухгалтерских операциях с лицевым счетом депо, также он содержит текущее количество ценных бумаг на лицевом счете. Сведения об административных и информационных операциях с лицевыми счетами депо помещаются в операционный журнал счета депо, в рамках которого открыт данный лицевой счет депо. [26, с.135]

В отличие от операционного журнала – журнал оборотов лицевого счета депо (см. Приложение 2) содержит только остатки ценных бумаг и конечные обороты по лицевому счету на конец тех операционных дней, в течение которых было движение по данному счету. В подразделениях ЗАО «Газпромбанк» осуществляется электронное ведение депозитарного учета, при котором допускается получение операционного журнала и журнала оборотов посредством выборки некоторых записей, относящихся к лицевому счету, из журналов счета депо или журналов депозитария.

Следует отметить, что в Банке не допускается наличие в течение длительного периода лицевых счетов с нулевым остатком. Так, лицевые счета, депо на которых имеется нулевой остаток в течение более чем 30 дней должны быть закрыты. При закрытии лицевого счета в его регистрационной карточке проставляется дата закрытия, а в операционном журнале этого счета делается запись о закрытии данного лицевого счета, причем и карточка и операционный журнал, и журнал остатков по данному лицевому счету помещаются в картотеку закрытых лицевых счетов депо. Следующим учетным регистром аналитического учета депозитарных операций в подразделениях ЗАО «Газпромбанк» являются разделы счета депо. Разделом счета называется учетный регистр, образуемый совокупностью лицевых счетов счета депо, депозитарные операции с которыми регламентированы одним документом. Открытие раздела счета происходит в рамках счета депо и сопровождается оформлением базового документа, регламентирующего допустимые депозитарные операции с лицевыми счетами, отнесенными к данному разделу. Таким базовым документом может быть договор между депозитарием и депонентом; договор между депонентом и третьим лицом, удостоверенный депозитарием; договор между депозитарием и оператором; распоряжение администрации депозитария и т.п. Набор используемых разделов счетов депо и типы базовых документов определяются депозитарием самостоятельно. При открытии раздела счета на него заполняется регистрационная карточка раздела, которая помещается в картотеку разделов счета депо.

При открытии разделу счета присваивается уникальный в рамках счета депо код, при этом в рамках счета коды разделов не должны совпадать с кодами лицевых счетов, хотя допускается повторное использование кода раздела, но только после закрытия этого раздела. Все операции с документами, относящимися к разделу счета депо, отражаются в операционном журнале счета депо, отдельный операционный журнал раздела счета депо в кредитной организации обычно не ведется. [28, с.187]

При закрытии раздела в его регистрационной карточке проставляется дата закрытия, а в операционном журнале счета делается запись о закрытии раздела. Карточка закрытого раздела помещается в картотеку закрытых разделов счета депо, при этом не может быть закрыт раздел, к которому отнесены незакрытые лицевые счета.

Кроме заполнения указанных выше документов, для каждого выпуска ценных бумаг депозитарий ЗАО «Газпромбанк» хранит анкету выпуска ценных бумаг 9см. Приложение 3), которая хранится в картотеке выпусков ценных бумаг и содержит в себе сведения, достаточные для организации учета ценных бумаг данного выпуска. Анкета выпуска ценных бумаг заполняется депозитарием заблаговременно или при первом приеме на учет ценных бумаг данного выпуска. Следует отметить, что не допускается ведение учета ценных бумаг без заполнения анкеты, при этом датой принятия выпуска ценных бумаг на обслуживание является дата заполнения анкеты.

После погашения всех ценных бумаг выпуска или если учет ценных бумаг данного выпуска не предполагается в будущем, выпуск ценных бумаг может быть снят с обслуживания в депозитарии, при этом в анкете выпуска проставляют дату снятия с обслуживания, и помещают в картотеку выпусков, снятых с обслуживания. При повторном принятии того же выпуска на обслуживание в депозитарии на него должна быть заполнена новая анкета. Но не снимается с обслуживания выпуск, если хотя бы один лицевой счет содержит ненулевой остаток по выпуску ценных бумаг.

После записи всех депозитарных операций счета депо могут быть закрыты при некоторых обязательных условиях. Так, не может быть закрыт счет, на лицевых счетах которого числятся ценные бумаги, а закрытие счета депо с нулевыми остатками на лицевых счетах производится только по письменному поручению депонента. Счет депо с нулевыми остатками может быть закрыт по инициативе депозитария, если в течение одного года (или иного длительного срока, предусмотренного регламентом депозитария) с ним не производилось никаких операций и такой порядок закрытия счетов депо предусмотрен регламентом депозитария. При закрытии счета депо в регистрационном журнале счетов депо проставляется дата закрытия. [17]

Все документы аналитического учета ЗАО «Газпромбанк» хранятся в депозитарии не менее трех лет с момента поступления документа в депозитарий, внесения последних изменений в картотеку или журнал, подготовки отчета или корректировки записи. По истечении этого периода все материалы аналитического учета передаются в архив, где должны храниться еще не менее пяти лет, но уже с момента непосредственной передачи их в архив. Если запись депозитарного учета изменяется, то в депозитарии должна быть предусмотрена возможность, получить все предыдущие состояния записи (неизмененные) за нормативный период ее хранения.